Рабочая книга Excel. Связь таблиц

 

Цели работы:

научиться использовать несколько листов рабочей книги; научиться осуществлять связь между листами одной рабочей книги и связь между файлами.

 

Листы рабочей книги

До сих пор вы работали только с одним листом рабочей книги. Часто бывает полезно использовать несколько рабочих листов.

 

Постановка задачи

Необходимо создать автоматическое заполнение “Итоговой ведомости за 1-ю четверть”.Исходными данными являются оценки по предметам0 изучаемым в этой четверти. Для простоты ограничимся тремя предметами: литературой, алгеброй, геометрией. Для каждого предмета отводиться отдельный лист рабочей книги, который содержит список класса (ограничимся пятью учениками) текущие оценки и итоговую оценку за 1-ю четверть. На отдельном листе должна быть представлена ведомость итоговых оценок за 1-ю четверть, заполненная оценками с использованием ссылок на соответствующие листы по предметам.

 

Ход работы

Задание 1. На <Листе> заполните и оформите таблицу со­гласно рис.5.1

Для чисел в ячейках, содержащих даты проведения занятий, за­дайте формат Дата. Оценки за 1-ю четверть вычислите по фор­муле, как среднее арифметическое текущих оценок.

 

Рис.5.1.

Задание 2. Сохраните таблицу в папке С:\Мои документы \ Работа под именем jurnal

Задание 3. Создайте аналогичные листы для алгебры и геомет­рии.

Для этого:

- скопируйте таблицу Литература на следующий лист, ис­пользуя команды меню Правка, Перемес­тить/Скопировать лист..., перед листом <Лист 2>, созда­вать копию [x].

После выполнения команды появится лист <Лист 1 (2)>.

- скопируйте таблицу еще раз, используя те же команды ме­ню. После выполнения этой команды появится лист <Лист 1 (3)>

 

Задание 4. Переименуйте листы: <Лист 1> в <Литература>, <Лист 1 (2)> в <Алгебра>, <Лист 7 (3)> в <Геометрия>.

 

Задание 5. На листах <Алгебра> и <Геометрия> в таблицах соответственно измените названия предметов, текущие оценки, даты.

 

Связь рабочих листов одной книги.

Excel позволяет использовать в таблице данные с других лис­тов и из других таблиц. Связь между двумя листами достигается за счет введения в один лист формулы связи со ссылкой на ячейку в другом листе.

 

 

Задание 6. На <Листе 2> создайте таблицу – (см. рис5.2).

Для этого:

6.1. Переименуйте <Лист 2> в лист <1 четверть>.

6.2. Заполните таблицу ссылками на соответствующие ячейки
других листов: В ведомости заполнятся колонки "№" и "Фамилия учащегося",

- в ячейку А2 занесите формулу= Литература!А2 Здесь: Литература! - ссылка на другой лист, символ «!» обязателен; А2 - адрес ячейки на листе <Литература>, где записано название. №.

Протяните формулу на последующие. ячейки столбца

- в ячейку В2 занесите формулу = Литература!В2 и протяните ее

- в ячейку C2 занесите формулу = Литература!А1.

- в ячейку СЗ занесите формулу =Литература!LЗ,

-протяните формулу на последующие 4 ячейки столбца.
Столбец заполнится оценками за 1-ю четверть по литературе.
Таким образом, будет: установлена связь между листом <1 четверть> и листом <Литература>.

 

Рис.5.2.

 

Задание 7. Аналогично заполните столбцы D и Е

Работа с несколькими окнам.

Пока информация рабочего листа занимает один экран, доста­точно одного окна. Если это не так, то можно открыть несколько окон и одновременно отслеживать на экране разные области рабочего файла.

В нашем примере это также удобно сделать, расположив в раз­ных окнах разные рабочие листы.

Задание 8. Проверьте правильность заполнения таблицы

Для этого:

- откройте для просмотра еще одно окно. Выполните ко­манды меню Окно, Новое.

- в новом окне выберите рабочий лист <Литературах выполните - команды меню Окно, Расположить..., ря­дом.

Вид экрана после выполнения указанных действий представлен на рис.3. Активным всегда является только одно из окон Для активизации другого окна нужно щелкнуть по нему мышью.

 

Рис.3.

 

Задание 9. Проверьте, как работает связь таблиц.

Для этого:

- на листе <Литература> Ефремову Олегу исправьте две текущие оценки 3 на 4.

Обратите внимание! Изменилась итоговая оценка Ефремова Олега за 1-ю четверть как на листе <Литература>, так и на лис­те < 1 четверть >.

- исправьте текущие оценки Ефремова Олега опять па 3. Таким образом, связь между различными листами одной рабочей книги действует.

 

Задание 10. Закройте окно с выбранным листом <Литература> по кнопке закрытия окна документа, а окно с ведомостью разверните на весь экран.

 

Связь между файлами

Связь между двумя файлами достигается за счет введения в один файл формулы связи со ссылкой на ячейку в другом файле.

Файл, который получает данные из другого, называется фай­лом - назначения, а файл, который предоставляет данные, - фай­лом - источником.

Как только связь устанавливается, Excel копирует величину из ячейки в файле-источнике в ячейку файла назначения. Величина в ячейке назначения автоматически обновляется.

 

Задание 11. Создадим новый файл ^и^па^1 в папке Мои документы\Работа.

Для этого:

- выделите диапазон ячеек А1:Е7

- выполните команду меню Правка\Копировать

- нажмите на кнопку Создать панели инструментов Стан­дартная, чтобы создать новый файл

- выполните команду меню Правка\Вставить

- сохраните файл в папке Мои документы\Работа под именем jurnal1, выполнив команду Файл\Сохранить как

 

Задание 12. Упорядочите два открытых документа рядом, вы­полнив Окно\Расположить... рядом

 

Задание 13. Осуществите связь между листами разных рабочих книг. Заполните столбец в ведомости оценками го литературе, взяв их из файла jurnal.

Для этого:

- очистите в файле jurnal1 от оценок столбец Литература,
используя команды меню Правка, Очистить, Содержи­мое.

- в ячейку СЗ занесите формулу: =’С:\ Мои документы \ Работа \ [jurnal.xls]Литература' LЗ.

'С:\ Мои документы \ Работа \ [jurnal.xls]Литература'! - путь к фай­лу jurnal.xls и листу <Литература>. Этот путь обязательно дол­жен быть заключен в одинарные кавычки. Имя файла должно быть заключено в квадратные скобки.

- протяните формулу на последующие 4 ячейки столбца. Столбец заполнился оценками по литературе, т. е. связь уста­новлена.

Задание 14. Аналогично заполните ведомость оценок за 1-ю четверть по алгебре и геометрии.

 

Задание 15. Закройте файл jurnal1 по кнопке закрытия окна документа.

 

Задание 16. Разверните окно оставшегося открытого докумен­та на весь экран.

 

Задание 17. На листе <Литература> напечатайте список уче­ников, которые закончили 1-ю четверть с оценками 5, 4, 3 по предмету.

Для этого:

- на листе < Литература> в ячейку А10 введите текст
"Получили оценку 5:"

- скопируйте этот текст в ячейки А17 и А24.

- в ячейке А17 измените текст на "Получили оценку 4:", а
- в ячейке А24 на "Получили оценку 3: ".

- с использованием Автофильтра выберите записи с итоговой оценкой 5 за 1-ю четверть.

- выделите фамилии учеников и скопируйте их в 11-ю
строку столбца В.

- с ячеек с фамилиями, которые были только что скопированы, снимите обрамление

- аналогичные действия произведите для учеников, которые получили оценку 3 и 4 (см. рис.4).

- отмените Автофильтр, выполнив команды Данные,
Фильтр, Автофильтр.

В результате всех действий лист <Литература> будет иметь вид, представленный на рис. 4.

 

 

Рис.4.

Задание 18. Подведите итоги.

Проверьте:

знаете ли вы, что такое: рабочая книга Excel; рабочий лист: правила записи формул для связи рабочих листов;

умеете ли вы: вставлять рабочий лист, удалять; переименовывать; перемещать; копировать; открывать окна; закрывать; упорядочивать; осуществлять связь между листами одной и разных рабочих книг.

 

Светлана Ивановна Похилько

________________________________________________

 

 

Excel для экономиста

Часть 1

 

Основы работы в EXCEL

 

________________________________________________

 

Подписано к печати 30.04.2010 г.

Печать оперативная. Усл.п.л. 2,3

Тираж 50 экз. Заказ № 56

 

 

Пособие подготовлено на кафедре экономико-математических методов и информационных технологий Института Экономики и бизнеса УлГУ

 

ãИнститут экономики и бизнеса УлГУ

Ульяновск, 2011