Учёт командировочных расходов

 

В соответствии с ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поруче­ния вне места постоянной работы.

В командировку может быть направлен только работник организации.

Поездка гражданина, выполняющего работу по гражданско-правовому договору, не должна рассматриваться в качестве командировки, независимо от условий договора и ха­рактера выполняемой работы. Если организация все же возмещает такому работнику ко­мандировочные расходы, то они должны быть включены в его совокупный доход наряду с вознаграждением, выплачиваемым за саму выполненную работу по договору.

Расходы на командировки учитываются только при наличии подтверждений о произ­водственном характере поездки (командировки).

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командиров­ками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти це­ли. Выдача подотчетных сумм из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам, в которых должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы.

Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении применяется унифицированная форма №- Т-10а «Служебное за­дание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Затем оно утверждается руководителем органи­зации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания прика­за (распоряжения) о направлении в командировку по форме №- Т-9. При направлении груп­пы работников оформляется приказ (распоряжение) по форме №- Т-9а.

Направление работника в командировку оформляется командировочным удостовере­нием. Командировочное удостоверение составляется по форме №- Т-10 и служит докумен­том, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия, пункт назначения и время убытия из него).

При зарубежных командировках командировочное удостоверение не оформляется. Время фактического пребывания работника в заграничной командировке подтверждается отметками в загранпаспорте о пересечении государственной границы РФ.

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет по форме №- АО-1 с приложением документов, подтверждаю­щих произведенные расходы. Авансовый отчет составляется не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения работника из командировки.

В соответствии со ст. 168 УК РФ в случае направления в служебную командировку ра­ботодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного житель­ства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Для целей бухгалтерского учета все виды командировочных расходов для работников коммерческих организаций не нормируются и компенсируются работнику полностью в раз­мере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т.п.).

В соответствии с ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со слу­жебными командировками, определяются коллективным договором или локальным норма­тивным актом организации.

Изменениями, внесенными с 1 января 2005 г. в ст. 168 ТК РФ, исключена норма, в соот­ветствии с которой размеры возмещения расходов, связанных со служебными команди­ровками, не могли быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организа­ций, финансируемых из федерального бюджета. Таким образом, коммерческим организа­циям дано право возмещать командировочные расходы своим работникам в меньшем размере, чем установленные Правительством РФ для бюджетных учреждений нормы.

Налоговые аспекты. Для целей налогообложения прибыли расходы на служебные ко­мандировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и/или реализацией готовой продукции (работ, услуг).

В частности, для целей налогообложения могут учитываться следующие расходы:

- на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- на наем жилого помещения;

- суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

- на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомо­бильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Для целей налогового учета расходы по проезду к месту назначения и обратно не нор­мируются и компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездные билеты, квитанции об оплате за пользо­вание постельными принадлежностями в поезде и т.п.).

В соответствии с письмом Министерства финансов РФ от 12.05.1992 №- 30 затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются по фактическим расходам, подтвержденными соответствующими документами.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 11.03.1999 №- 277 стоимость комплекта постельного белья может быть включена в стоимость проезда, оформленного проездным документом (билетом).

По статье «найм жилого помещения» подлежат возмещению расходы на проживание в гос­тинице, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостини­цах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслужи­вание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Для целей налогового учета расходы по найму жилого помещения, подтвержденные документально, принимаются в размере фактически произведенных затрат.

Таким образом, для целей налогообложения прибыли нормируются только суммы су­точных и полевого довольствия. При этом НК РФ установлено, что нормы суточных или полевого довольствия должны утверждаться Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 №- 93 установлены следующие нор­мы возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения на территории РФ (таблица 17):

Таблица 17

Виды компенсаций	Нормы возмещения расходов в сутки, руб.
Суточные (за каждый день нахождения в командировке)
Оплата найма жилого помещения: - по фактическим расходам при наличии подтверждающих документов; - при отсутствии подтверждающих документов	не более 12

 

Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при кратко­срочных командировках на территории зарубежных стран установлены приказом Мини­стерства финансов РФ от 02.08.2004 №- 64н.

1 января 2006 г. размеры выплаты суточных при заграничных командировках уста­новлены постановлением Правительства РФ от 13.05.2005 №- 299.

Работникам геологоразведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геологоразведочные и топографо-геодезические работы на территории РФ, работникам лесо­устроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драго­ценных металлов и драгоценных камней, должно выплачиваться полевое довольствие.

Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 №- 93 установлены следующие нор­мы по ежедневному полевому довольствию:

- за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 руб.;

- за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 руб.;

- за работу на базах геологоразведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 75 руб.;

- за работу на базах геологоразведочных организаций, расположенных в других рай­онах, - в размере 50 руб.

Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно (включая затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями), а также по расходам по найму жилого помещения, подлежат вычету при расчетах с бюдже­том при соблюдении определенных условий.

При оплате за наличный расчет услуг по найму жилого помещения, по перевозке ра­ботников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению пользование в поездах постельными принадлежностями, основанием для регистрации книге покупок и вычета сумм НДС, уплаченных по таким услугам, являются заполненные установленном порядке бланки строгой отчетности с выделенными в них отдельной строкой суммами НДС.

Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с вы­деленной отдельной строкой суммой НДС хранятся у организации-покупателя в журнале учета полученных счетов-фактур.

При отсутствии бланков строгой отчетности основанием для вычета сумм НДС являют­ся счет-фактура и документы, подтверждающие фактическую уплату суммы налога (в том числе кассовые чеки с выделенной в них отдельной строкой суммой НДС).

Оплаченные работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно, не подтвержденные документально, не учитываются для целей налогообложения, т.е. не умень­шают налоговую базу по налогу на прибыль.

При отсутствии документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого поме­щения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

Выдача подотчетных сумм на командировочные расходы отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

В зависимости от категории персонала и цели командировки, израсходованные подотчетные суммы списываются в дебет счетов 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расчеты» (44 «Расходы на продажу» в торговых органи­зациях) в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Суммы НДС, уплаченные по расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, а также по расходам по найму жилого помещения, учитываются на счете 19 «На­лог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с креди­том счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Вычет этих сумм НДС отражается по кредиту счета 19 «Налог на добавленную стои­мость по приобретенным ценностям» в корреспонденции с дебетом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» (субсчет 68-1 «Расчеты по налогу на добавленную стоимость»).

В общем случае операции по учету командировочных расходов в пределах установлен­ных норм отражаются следующими проводками (таблица 18):

Таблицы 18

№ п/п	Содержание хозяйственных операций	Корреспондирующие счета
Дебет	Кредит
	Выдан работнику в подотчет аванс на командировочные цели
Продолжение таблицы 18
	На основании авансового отчета фактические и документально подтвержденные командировочные расходы отнесены на себестоимость продукции (расходы на про­дажу) без учета НДС	20, 25, 26, (44)
	Отражена сумма НДС от стоимости произведенных расходов на проживание и проезд
	Предъявлены к вычету суммы НДС, уплаченные по расходам на проезд и проживание	68-1
	Отражен возврат остатка неизрасходованной подотчетной суммы

 

Порядок направления работников в командировку за пределы РФ после отмены Правил об условиях труда советских работников за границей, утвержденных постановлением Гос­комтруда СССР от 25.12.1974 № 365, регулируется нормами ТК РФ.

Порядок выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию определен Федеральным законом от 15.08.1996 № 114-ФЗ (с учетом последующих изменений и дополнений).

Необходимым условием для направления работника в зарубежную командировку явля­ется издание приказа о командировании.

При наличии валютных средств на текущем валютном счете организация в установлен­ном порядке может получить наличную иностранную валюту в уполномоченном банке.

При отсутствии валютных средств на валютном счете в банке организации могут без специального разрешения ЦБ России покупать в безналичном порядке за рубли через уполномоченные банки иностранную валюту для оплаты командировочных расходов. По­купка наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов запрещена.

Купленная иностранная валюта зачисляется в полном объеме на текущий валютный счет организации и может использоваться только для оплаты командировочных расходов в иностранной валюте через кассу организации.

Поступление иностранной валюты в кассу организации отражается по дебету счета 50 «Касса» обособленно (например, на субсчете 50-4 «Касса в иностранной валюте») и кре­диту счета 52 «Валютные счета» (субсчет 52-2 «Текущие валютные счета»).

Выдача иностранной валюты работнику на командировочные расходы отражается по кредиту счета 50 «Касса» (субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте») в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (например, субсчет 71-2 «Расчеты с под­отчетными лицами в иностранной валюте»).

При этом выдачу подотчетных сумм в рублях можно учитывать по субсчету 71-1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях».

Бухгалтерский и налоговый учет расходов по загранкомандировке производится в том же порядке, как и при командировках в пределах РФ. Особого внимания требуют лишь операции с иностранной валютой и учет курсовых разниц.

Курсовые разницы, возникающие при изменении курса валют за время командировки, от­ражаются по дебету (кредиту) счета 91 «Прочие доходы и расходы в корреспонденции со сче­тами 50 «Касса» (субсчет 50-4 «Касса в иностранной валюте») и 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (субсчет 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»).

Бухгалтерский учет по валютным счетам организации и операциям в иностранной ва­люте ведется в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ России на дату совершения операции.

В бухгалтерском учете операции по учету расходов на загранкомандировки можно от­разить следующими проводками:

 

№ п/п	Содержание хозяйственных операций	Корреспондирующие счета
Дебет	Кредит
А П	Получены по чеку деньги для выдачи работнику аванса на командировку в рублях	50-1
	Получены деньги с текущего валютного счета для выдачи работнику аванса на командировку в иностранной валюте	50-4	52-:
	Выдан работнику в подотчет аванс на загранкомандировку в рублях	71-1	50-1
	Выдан работнику в подотчет аванс на загранкомандировку в иностранной валюте	71-2	50-4
	Отражена положительная курсовая разница на дату выдачи валютных средств из кассы в подотчет	50-4	91-1
	Отражен возврат неизрасходованной подотчетной суммы в иностранной валюте	50-4	71-2
	Отражен возврат неизрасходованной подотчетной суммы в рублях	50-1	71-1
	Отражена отрицательная курсовая разница, возникшая по возвращенной неизрасходованной подотчет­ной сумме в иностранной валюте на дату ее возврата в кассу	91-2	71-2
	На основании авансового отчета фактические и документально подтвержденные командировочные расходы в иностранной валюте отнесены на себестоимость про­дукции		71-2
	Отражена отрицательная курсовая разница, возникшая по командировочным расходам в иностранной валюте, на дату их списания на себестоимость про­дукции	91-2	71-2
	На основании авансового отчета фактические и документально подтвержденные командировочные расходы в рублях отнесены на себестоимость продукции (без учета НДС)		71-1
	Отражена сумма НДС по произведенным командировочным расходам в рублях в пределах РФ		71-1
	Предъявлены к вычету суммы НДС, относящиеся к командировочным расходам в рублях в пределах РФ	68-1

 

Организация должна проводить инвентаризацию подотчетных сумм, в ходе которой проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого исполь­зования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).