Установка критериев отбора записей

При создании запроса можно задать критерии, вследствие чего по запросу будет осуществлен отбор только нужных записей.

Чтобы найти записи с конкретным значением в каком либо поле, нужно ввести это значение в данное поле в строке бланка QBE Условие отбора (см. рис.3).

Критерии, устанавливаемые в QBE – области, должны быть заключены в кавычки. Если ACCESS 97 идентифицирует введенные символы как критерии отбора, то заключает их в кавычки автоматически, а если нет, то сообщает о синтаксической ошибке.

Например, как показано на рис.3, построен запрос, по которому из данных по баллам будут выбраны фамилии и имена студентов с оценками только 4 и 5.

Виды критериев отбора

Логическая операция или

Можно задать несколько условий отбора, соединенных логическим оператором или (or), для некоторого поля одним из двух способов:

1) можно ввести все условия в одну ячейку строки Условие отбора, соединив их логическим оператором или (or). В этом случае будут выбраны данные, удовлетворяющие хотя бы одному из условий.

Например, запись

Or 5

соответствует тому, что будут выбраны фамилии с оценками 4 или 5.

2) ввести второе условие в отдельную ячейку строки или. И если используется несколько строк или, то чтобы запись была выбрана, достаточно выполнения условий хотя бы в одной из строк или, как, например, показано на рис. 4.

 

 

Логическая операция и

Логическая операция и (and) используется в том случае, когда должны быть выполнены оба условия и только в этом случае запись будет выбрана.

Например, записав условие

>2 and <5

будут выбраны только оценки 3 и 4.

Чтобы объединить несколько условий отбора оператором и (and), следует привести их в одной строке.

Например, на рис 5 показано как можно задать условие для выбора фамилий студентов, проживающих в городе Уфе, которые учатся только на 5.

 

 

Исключить группу данных из состава анализируемых запросом записей позволяет следующий критерий

< > 4

В этом случае можно не использовать кавычки.

Операторы и и или применяются как отдельно, так и в комбинации. Следует помнить, что условия связанные оператором и выполняются раньше условий, объединенных оператором или.

6.3.3.Оператор Between

Оператор Between позволяет задать диапазон значений, например:

Between 10 and 20

Оператор I n позволяет задавать используемый для сравнения список значений. Например:

In (“первый”,”второй”,”третий”)

Оператор Like

Оператор Like полезен для поиска образцов в текстовых полях, причем можно использовать шаблоны:

* — обозначает любое количество (включая нулевой) символов;

? — любой одиночный символ;

# — указывает что в данной позиции должна быть цифра.

Например: для выбора фамилии, начинающейся с буквы П и с окончанием “ов” можно записать

like П*ов

Операторы для даты и времени

Можно ввести дату и время, при этом значения должны быть заключены между символами #. Например:

#10 мая 1998#

>#31.12.96#

В Access используется ряд других функций, которые помогут задать

Day(дата) – возвращает значение дня месяца в диапазоне от 1 до 31

Month(дата) – возвращает значение месяца года в диапазоне от 1 до 12

Year(дата) – возвращает значение года в диапазоне от 100 до 9999

Сортировка данных в запросе

Данные можно упорядочить по возрастанию или убыванию.

Для упорядочения отобранных записей целесообразно воспользоваться возможностями сортировки самого запроса в строке Сортировка окна конструктора запроса (см рис 3).

Вычисляемые поля

Можно задать вычисления над любыми полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем в запросе.

Для этого в строке Поле бланка QBE вводится формула для вычисления, причем имена полей заключаются в квадратные скобки.

Например : =[ Оклад]*0.15

В выражениях можно использовать следующие операторы:

- арифметические: * умножение; + сложение; - вычитание; / деление; ^ возведение в степень;

- соединение частей текста при помощи знака &, например:

вычисления над любыми полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем в запросе. Для этого в строке Полебланка QBE вводится формула для вычисления, причем имена полей заключаются в квадратные скобки. Например: =[ Оклад]*0.15 В выражениях можно использовать следующие операторы: - арифметические: *умножение; +сложение; -вычитание; /деление; ^возведение в степень; - соединение частей текста при помощи знака &, например: =[ Фамилия] & “ “&[Имя] В кавычки заключен пробел для того, чтобы запись не была слитной. 6.5.1. Использование построителя выражений При создании выражений для вычисляемых полей можно использовать Построитель выражений. Для этого нужно щелкнуть по пустому полю в бланке QBE, а затем по кнопке панели инструментов Построить, при этом откроется окно Построитель выражений (рис. 6).   Рис.6. Окно построителя выражений В верхней части окна расположена пустая область ввода, в которой создается выражение. Можно самим ввести выражение, но проще использовать различные кнопки, расположенные под областью ввода. Для начала нужно щелкнуть дважды в левом списке по папке Таблицы, и выбрать саму таблицу,а затем в колонке Кодсамо поле и щелкнуть по кнопке Вставить. Например, как показано на рис 6, была выбрана таблица Сотрудники. Все имена объектов, из которых строится выражение для вычисления, заключены в квадратные скобки, причем перед именем поля может стоять восклицательный знак (!) разделяющий его и имя таблицы. Ошибку при составлении выражения можно отменить, щелкнув по кнопке Отмена. В результате произведенных действий получится выражение, например как показано на рисунке. 6 задано выражение для поля, которое будет состоять из суммы оклада и премии сотрудника. Если щелкнуть по кнопке ОК, то полученный результат будет перенесен в бланк QBE. 6.6. Итоговые запросы Итоговые запросы значительно отличаются от обычных. В них поля делятся на 2 типа: - поля, по которым осуществляется группировка данных; - поля, для которых проводятся вычисления. Для составления итогового запроса, находясь в режиме конструктора, следует нажать кнопку Групповые операции на панели инструментов или воспользоваться командой Групповые операциииз меню Вид. В результате чего в бланке запроса появится строка Групповая операция. Если для соответствующего поля из списка выбрать функцию Группировка (рис 7), то при выполнении запроса записи по этому полю группируются по значениям в этом поле, но итог не подводится. Группировка в итоговом запросе производится только по одному полю. Во всех остальных полях вводятся итоговые функции.   Рис 7. Строка Групповая операция в бланке QBE Access предоставляет ряд функций, обеспечивающих выполнение групповых операций. Можно задать нужную функцию, набрав на клавиатуре ее имя в строке, Групповая операцияили выбрав ее из раскрывающегося списка. Основные групповые функции, которыми можно воспользоваться: SUМ - вычисляет сумму всех значений заданного поля (для числовых или денежных полей), отобранных запросом; AVG - вычисляет среднее значение в тех записях определенного поля, которые отобраны запросом (для числовых или денежных полей); MIN - выбирает минимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом; MAX – выбирает максимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом; COUNT – вычисляет количество записей, отобранных запросом в определенном поле, в которых значения данного поля отличны от нуля; FIRST - определяет первое значение в указанном поле записей; LAST -. определяет последнее значение в указанном поле записей.   6.7. Выполнение запроса Готовый запрос выполняется после щелчка по кнопке панели инструментов в режиме Конструктора запросов или при активизации команды Запускиз меню Запрос. В результате будет получена таблица с ответом на заданные условия. Например, на рис 8 показан результат запроса, построенного на рис. 3.   Рис.8. Результат выполненного запроса 6.8. Запросы к нескольким таблицам Запросы можно создавать для отбора данных как из одной, так и из нескольких таблиц. Запросы к нескольким таблицам производятся аналогично запросам к однотабличным БД с той лишь разницей, что в окно конструктора запроса добавляются все таблицы, данные которых нужны в запросе. При этом следует учитывать наличие связей между таблицами (см. лаб. раб. по созданию многотабличной БД).

 

;

Рис 7. Строка Групповая операция в бланке QBE

Access предоставляет ряд функций, обеспечивающих выполнение групповых операций. Можно задать нужную функцию, набрав на клавиатуре ее имя в строке, Групповая операция или выбрав ее из раскрывающегося списка.

Основные групповые функции, которыми можно воспользоваться:

SUМ - вычисляет сумму всех значений заданного поля (для числовых или денежных полей), отобранных запросом;

AVG - вычисляет среднее значение в тех записях определенного поля, которые отобраны запросом (для числовых или денежных полей);

MIN - выбирает минимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом;

MAX – выбирает максимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом;

COUNT – вычисляет количество записей, отобранных запросом в определенном поле, в которых значения данного поля отличны от нуля;

FIRST - определяет первое значение в указанном поле записей;

LAST -. определяет последнее значение в указанном поле записей.

 

Выполнение запроса

Готовый запрос выполняется после щелчка по кнопке панели инструментов в режиме Конструктора запросов или при активизации команды Запуск из меню Запрос. В результате будет получена таблица с ответом на заданные условия. Например, на рис 8 показан результат запроса, построенного на рис. 3.

 

Рис.8. Результат выполненного запроса

6.8. Запросы к нескольким таблицам

Запросы можно создавать для отбора данных как из одной, так и из нескольких таблиц. Запросы к нескольким таблицам производятся аналогично запросам к однотабличным БД с той лишь разницей, что в окно конструктора запроса добавляются все таблицы, данные которых нужны в запросе.

При этом следует учитывать наличие связей между таблицами (см. лаб. раб. по созданию многотабличной БД).:

Работа с формами

Основные сведения о формах

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Access. Хорошо разработанные формы позволяют работать с приложением даже неподготовленному пользователю.

Чаще всего формы создаются в следующих целях:

– ввод и редактирование данных – это наиболее распространенный способ использования форм. Формы обеспечивают вывод на экран данных в удобном для пользователя виде.

– управление ходом выполнения приложения – в этом случае формы используются для запуска макросов (они подробно будут описаны в главе 7);

– вывод сообщений – с помощью форм можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибках;

– печать информации – несмотря на то, что для печати информации чаще всего используются отчеты, можно напечатать информацию, содержащуюся в форме. Формы позволяют задавать два различных набора параметров: один – для вывода формы на экран, а другой – для вывода на печать;

Способы создания форм

Для создания формы следует в окне базы данных перейти на вкладку Формы и нажать кнопку Создать, после чего на экране появится окно Новая форма. В данном окне предлагается выбрать источник данных для формы и способ ее создания.

Access предлагает следующие способы создания форм:

– Конструктор форм. Этот способ позволяет разрабатывать собственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра, ввода и редактирования данных.

– Мастер форм. Позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных для нее данных.

– Автоформа: в столбец. Позволяет автоматически создать для исходной таблицы/запроса форму, в которой все поля располагаются в один или несколько столбцов.

– Автоформа: в ленточная. Позволяет автоматически создать для исходной таблицы/запроса форму, в которой все поля расположены в строку. Названия полей расположены сверху, как в таблице, но каждое значение имеет собственное поле для просмотра.

– Автоформа: табличная. Позволяет автоматически создать табличную форму, которая аналогична ленточной, но каждая запись в такой форме находится на отдельной странице.

– Диаграмма. Позволяет создавать форму, данные в которой представлены в виде диаграммы.

– Сводная таблица. Этот мастер использует Microsoft Excel для создания объекта сводной таблицы, и Microsoft Access для создания формы, в которую внедряется объект сводной таблицы.

– Для вариантов создания форм Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная, Автоформа: табличная и Диаграмма необходимо выбрать источник данных для создания формы. Во всех остальных случаях это делать необязательно.