Система управления базами данных - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания, обработки баз данных и поддержания их в актуальном состоянии .

Почти все современные СУБД основаны на реляционной модели данных. Название "реляционная" связано с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, относящуюся (related) только к одному объекту. Кроме того, с данными о двух объектах можно работать как с

СУБД MS ACCESS входит в офис, как любое приложение

запускается(пуск-программа-МS АССЕSS или c:\program files\Microsoft

office. Файл имеет расширение.mdb.

 

Окно включает строку заголовка, панель инструментов, строку состояния. Если нужно создать Б.Д. открывается

диалоговое окно, где можно задать ей имя.

Создание таблицы

1. Рекомендуется с помощью режима конструктор.

Здесь можно задать: типы полей(текстовый, цифровой); св-ва полей. Для каждого поля своя строка. В св-вах поля можно указать формат, маску ввода. В режиме конструктора мы создаем структуру таблиц, кот включает имена полей, типы полей, св-ва полей.

2. Режим таблица позволяет заполнить поля Б.Д. значениями

Переход от одной ячейки к другой TAB. Режим таблица используется для просмотра информации, удалении записей. Для удобного ввода данных используются формы: режим форм-для просмотра и редактирования данных; режим конструктора-для создания формы(автоформы-ленточные, табличные и тд) С помощью мастера форм мы выбираем таблицы, поля, внешний вид формы, стиль оформления формы.

Типы полей.
1)Текстовые поля могут содержать до 255 символов.
2)Поле Мемо –специальный тип данных для хранения больших объемов текста до 65536 символов
3)Числовой тип данных(для хранения действительных чисел)
4)Дата/время(для задания календарных дат и текущего времени
5) Денежный формат(для хранения денежных сумм)
6) Счетчик-специальный тип данных (для уникальных,не повторяющихся данных с автоматическим наращиванием)
7)Логический-для хранения логических данных
8)Поле объекта OLE-специальный тип данных,в котором обычно хранятся указатели на объекты
9)Гиперссылка-специальное поле для хранения адресов WEB-объектов
Интернета.При щелчке на ссылке автоматически запускается браузер и воспроизводится объект.
10)Мастер подстановок-это объект,который позволяет заполнить БД, выбирая значения данных из других таблиц с помощью раскрывающегося списка.
Для каждого типя поля могут быть заданы свойства полей.
К свойствам можно отнести:
-имя поля,т.е. как обращаться к полям БД
-тип поля
-размер поля (предельная длина поля)
-формат поля(способ форматирования данных в поле)
-маска ввода-определяет формуввода данных в поле
-подпись-заголовок столбца матрицы
-значение по умолчанию(вводится в ячейку автоматически)
-сообщение об ошибке(выдается при вводе ошибочных данных)
-обязательное поле(должно обязательно заполняться)
-пустые строки(вводпустыхстрок разрешается)
-индексированное поле(способствует ускорению поиска и сортировки)
Это полный набор свойств для текстовых данных.Для других типов данных свойства могут отличаться.
Для успешного функционирования базы данных важна правильная организация данных в ней. При определении структуры данных в базе выделяют следующие основные понятия.

Класс объектов - совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Например, в базе данных о ВУЗе классами объектов являются студенты, преподаватели, предметы. Для каждого отдельного объекта из данного класса объектов в таблице создается отдельная запись.

Свойство (атрибут) - определенная часть информации о некотором объекте. Хранится в виде столбца (поля) таблицы. Например, фамилия, имя, отчество - это свойства для объекта Студент.

Связь (отношение) - способ, которым связана информация о разных объектах.

Типы связей между объектами

Основным структурным компонентом базы данных, как правило, является таблица. При определении состава таблиц следует руководствоваться правилом: в каждой таблице должны храниться данные только об одном классе объектов. Например, в одной таблице нельзя хранить анкетные данные студента и фамилии преподавателей, которым он сдавал экзамены, т.к. это свойства разных классов объектов.

Если в базе данных должна содержаться информация о разных классах объектов, то она должна быть разбита на отдельные таблицы. Связь между таблицами осуществляется с помощью общих полей.

Связи между любыми двумя таблицами относятся к одному из трех типов: один-к-одному (1:1), один-ко-многим (1:М) и много-ко-многим (М:М).

Связь типа “один-к-одному” (1:1)

енПри этом типе связи каждой записи в одной таблице соответствует не более одной записи в другой таблице. Этот вид связи встречается довольно редко. В основном в тех случаях, когда часть информации об объекте либо редко используется, либо является конфидциальной (такая информация хранится в отдельной таблице, которая защищена от несанкционированого доступа).

Связь типа “один-ко-многим” (1:М)

При таком типе связи каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в связанной таблице. Этот наиболее распространенный тип связей. Для его реализации используются две таблицы. Одна из них представляет сторону "один", другая - сторону "много". Например, нужно иметь информацию о студентах и результатах сдачи ими экзаменов (дата сдачи, предмет, оценка и т.д.). Если все это хранить в одной таблице, то ее объем неоправданно возрастет, т.к. в ней для каждой записи об очередном экзамене должны повторяться все анкетные сведения о студенте. Поскольку Студент и Экзамены - это разные классы объектов, то и свойства их должны храниться в разных таблицах.

Решением этой задачи является создание двух таблиц. Условно назовем их Студенты и Экзамены. В каждой из них хранятся соответствующие свойства. Для связи этих таблиц нужно использовать только часть информации о студенте, сдающем экзамен. Но она должна однозначно определять каждого студента среди всех. Такой информацией может явиться, например, номер зачетки (он уникален для каждого студента).

В таблице со стороны "один" (в нашем примере Студенты) такие поля называются ключевыми. Основное требование к значениям в ключевых полях - это их уникальность для каждой записи (т.е. они не должны повторяться).

Связь типа “много-ко-многим” (М:М)

При таком типе связи множеству записей в одной таблице соответствует множество записей в связанной таблице. Большинство современных СУБД непосредственно не поддерживают такой тип связи. Для его реализации такая связь разбивается на две связи типа один-ко-многим. Соответсвенно, для хранения информации потребуется уже три таблицы: две со стороны "много" и одна со стороны "один". Связь между этими тремя таблицами также осуществляется по общим полям.

 

Работа с запросами

При работе с таблицами можно в любой момент выбрать из базы данных необходимую информацию с помощью запросов.

Запрос - это обращение к БД для поиска или изменения в базе данных информации, соответствующей заданным критериям.

С помощью Access могут быть созданы следующие типы запросов: запросы на выборку, запросы на изменение, перекрестные запросы, запросы с параметром.

Одним из наиболее распространенных запросов является запрос на выборку, который выполняет отбор данных из одной или нескольких таблиц по заданным пользователем критериям, не приводящий к изменениям в самой базе данных.

 

Создание запроса

Для начала создания запроса следует открыть базу данных, и, перейдя на вкладку Запросы нажать кнопку Создать. Появится окно Новый запрос для выбора способа построения запроса (рис 1).

Понятие запроса

Рис. 1.Диалоговое окно Новый запрос

Конструктор -создает запрос на основе пустого бланка запроса.

Простой запрос - создает простой запрос из определенных полей.

Перекрестный запрос - создает запрос, данные в котором имеют компактный формат, подобный формату сводных таблиц в Excel.

Повторяющиеся записи – создает запрос, выбирающий повторяющие записи из таблицы или простого запроса.

Записи без подчиненных - создает запрос, выбирающий из таблицы записи, не связанные с записями из другой таблицы.

 

 

В общем случае запрос не соответствует ни одной из базовых таблиц. Результирующая таблица может содержать поля из разных таблиц, а ее записи могут быть отфильтрованы и отсортированы. В тех случаях, когда нет нужных данных в запросах возникает необходимость создания нового запроса. Запрос может быть создан «вручную»(режим конструктор, где мы все выбираем сами). При выборе режима конструктор открывается специальный бланк, бланк запроса по образцу, состоит из 2х областей: верхней части(где отображается структура таблиц,к которой адресован запрос и нижняя часть - разбита на столбцы по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы. С помощью контекстного меню на верхней половине бланка открываем те таблицы к кот. обращен запрос. Затем двойным щелчком выбираем названия полей, кот. должны войти в запрос, таким образом, мы заполняем поля нижнюю часть запроса.

Сортировка может быть многоуровневая, самый высший уровень слева. По умолчанию вывод на экран всех, а отмеченные тогда не выводятся. Дополнительным средством обеспечивающий отбор данных по заданному критерию, явл условие отбора, оно указывается в самой нижней строке. Для каждого поля можно задать индивидуальные условия. Сформировав структуру запроса, его запускают двойным щечком в окне БД.

Такой запрос называют запрос на выборку.