Базы информации и системы управления базами информации.

Таблицы

Существует 3 способа задания таблиц:

1. панель инструментов - стандартная, кнопка добавить таблицу.

2. в гор.меню - пункт таблица-добавить таблицу(ширина столбца)

3. таблицы и границы - нарисовать таблицу - панель инструментов.

Редактирование таблицы.

1. добавление заданного кол-ва строк

2. добавление заданного кол-ва столбцов

3. удаление выделенных строк, столбцов, ячеек

4. слияние выделенных ячеек

5. разбиение выделенных ячеек

комбинируя эти операции можно получить сложную структуру таблицы.

Форматирование таблиц.

Это управление размерами строк, столбцов, ячеек. Можно форматировать и содержимое ячеек. Средства форматирования:

1. горизонтальное меню: таблица - свойства таблицы

2. контекстное меню: свойства таблицы

М ожно задать выравнивание таблицы относительно страницы

документа. (таблица - св-ва таблицы

Взаимодействие с окружающим текстом (таблица - св-ва таблицы -

обтекание)

5. оформление таблицы (св-ва таблицы - границы и заливка)

6. размеры внутренних полей и интервалы между ячейками, (таблица - св-ва таблицы - параметры)

7. назначить параметры текущей строки и выделенных строк (таблица - св-ва таблицы - строка)

8. назначить параметры для ячейки(таблица - св-ва таблицы-ячейка)

9. назначать параметры для столбца(таблица - св-ва таблицы-столбец)

Можно форматировать таблицу с помощью маркеров. Маркеры- появляются при наведении указателя мыши на таблицу или ее элементы. Маркер в верхнем левом углу позволяет перемещать таблицу по рабочему

полю документа. Маркер в правом нижнем углу позволяет управлять общими размерами таблицы. Маркер изменения таблицы появляется при наведении указателя мыши на рамки таблицы - позволяют изменить размеры столбцов, строк методом перетаскивания.

Ввод и форматирование содержимого таблицы.

Перемещение по таблице - TAB, в обратном направлении - SHIFT+TAB. Для навигации можно использовать клавишу управления курсором. Все команды форматирования относятся к выделенному элементу. Выделение ячейки с помощью мыши. Группы ячеек выделяют протягиванием мыши. Форматирование элементов таблицы с помощью панели инструментов. Автоматическое форматирование: таблица - автоформат. На выбор представляется набор форматов в списке «формат».

Диаграммы.

Вставка - объект - диаграмма. В диалоговом окне выбрать MICROSOFT GRAPH

Работа с графическими объектами.

2 типа: 1.рисунки (линии, кривые, фигурки-простейшие с помощью панели рисования).

2.изображения (объекты, которые могут быть вставлены как внешние объекты, подготовленные другими средствами(сканер). Его вставляют в документ методом внедрения. Редактирование изображений возможно в ограниченных пределах.

Работа с рисунками.

Вид - панели инструментов - рисование. Основное средство для создания рисунка раскрывающийся список автофигуры. Свойства объектов можно редактировать (формат - автофигура - редактирование объекта)

Вставка – надпись-используется для создания надписей. С помощью панели рисования могут быть простые композиции.Для создания сложных композиций могут быть использованы готовые рисунки. Clipart – библиотека,которая поставляется с MS WORD.

Вставка - рисунок - картинки. Кроме графических объектов могут быть звуковые и видеоклипы. Отыскав клип его можно выполнить и вставить в документ щелчком по кнопке вставить. Клип можно редактировать. Выделить щелчком левой кнопкой открыть конт.меню, команда -изменить рисунок. Откроется окно редактирования, в нем можно работать с отдельными объектами рисунка, но нужно сделать предварительно разгруппировку. Если нужно комбинировать рисунки из разных клипов, то используют буфер обмена.

Работа с изображениями.

Вставка - рисунок - из файла. Три метода вставки:

1. Внедренный объект войдет в документ и может передаваться вместе с
ним.

2. Связывание - объект остается по месту своего хранения, а в документ
войдет только указатель на первоисточник.

3. Внедрение со связыванием объект войдет в документ, но его связь с
первоисточником сохраняется.

Выбор метода в диалоговом окне Добавить рисунок.

Справочная система MS WORD.

Чтобы получить справку по той или иной команде или функции WORD можно воспользоваться несколькими уровнями справочной системы MS WORD.

1. Подсказка в строке состояния

2. F1 - вызов контекстно-зависимой справки, т.е.справка для того режима,
в котором мы находимся.

3. SHIFT+F1 с помощью стрелки выбираем объект нужный нам объект.

4. В строке меню? предоставляет широкие возможности по получению
справочной информации.

Вызов - справка, которое открывает диалог со справочной системой. Здесь можно найти информацию по имени.

OFFICE 2007.

В новом 2007 MS WORD новый интерфейс вместо привычных строки меню и панелей инструментов –лента, кнопки ленты иммют вид,похожий на кнопки предыдущих версий. В интерфейсе остались такие элементы как линейка, полосы прокрутки и строки состояния. Где располагалась строка меню- вкладки ленты:

1. Главная предназначена для основных операций и состоит из 5-ти групп: Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили, Редактирование

2. Вставка для вставки в документразличных элементов таких как автофигура, таблицы, графические объекты (картинки, диаграммы), страницы, ссылки (гиперссылки, закладки), колонтитулы, текстовые поля(надписи, поля, объекты WORDArt), символы и формулы.

3. Разметка страницы- для установкиразличных параметров разметки страницы- темы, параметры страницы, фон страницы, абзац, упорядочить.

4. Ссылки- для создания оглавления, сносок, ссылки и список литературы, названия, предметный указатель(индекс), таблица ссылок

5. Рассылки – предназначена для работы с элекронной почтой,-Создать, начать слияние, составление документа и вставка полей, просмотр результата, завершить

6. Рецензирование- для рецензирования документов, правописание, прмечания, отслеживание, изменения, сравнить, защитить

7. Вид- позволяет настроитьрежим просмотра документа- режим просмотра документа, показать или скрыть, масштаб, окно.

Значок со стрелкой позволяет обратиться к дополнительным инструментам и при этом отображаются панели (здесь используются всплывающие подсказки..

Строка состояния теперь содержит кнопки, с помощью которых можно вызывать диалоговые окна(если нажать число слов вызывается диалоговое окно- статистика.

В процессе выделения текста с помощью мыши рядом появляется меню с основными командами для работы с текстом.
В левом верхнем углу находится кнопка OFFICE содержит команды Сохранить, Отменить, Повторить, может быть дополнено командами.

 

MS EXCEL

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. ПК позволяет представить их в электронном виде, что дает возможность их обрабатывать. Такие таблице называются электронными. Особенность таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого одной ячейки приводит пересчету значений всех ячеек, которые связаны формулой. Применение эл.таблицы упрощает работу с данными и позволяет получить результат без проведения расчетов вручную или специального.программирования. Эл.таблицы ориентированны прежде всего на решение экономических задач, однако заложенные в них инструментальные средства позволяют решать инженерные задачи. Освоение работы эл.таблицы обеспечивает возможность самостоятельно решать задачи на ПК. Создавая ту или иную таблицу, пользователь выполняет одновременно функции:

1. алгоритмиста.

2. программиста

3. конечного пользователя

Это обеспечивает эффективность эксплуатации программ, т.к. в нее оперативно могут вносится любые изменения, связанные с модернизацией алгоритма, перестановкой таблицы и т.д. Табличные процессоры могут выполнять функции калькулятора. Одним из самых распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру программ MS EXCEL. Он входит в пакет MICROSOFT OFFICE и предназначен для подготовки и обработки эл.таблиц под управлением WINDOWS. Документом MS EXCEL является файл с расширением.XLS. В терминах MS EXCEL такой файл называется рабочая книга. В каждом файле могут размещаться от 1 до 255 таблиц, каждая из которых называется рабочим листом. Рабочий лист - документ, который состоит из 16384 строк и 256 столбцов. Строки пронумерованы от 1 до 16384, а столбцы A,B,C и т.д. На пересечении строки и столбца располагается основной структурный элемент таблицы - ячейка. В любую ячейку можно ввести число, текст, формулу. Для указания на конкретную ячейку используется адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки (Al, C2 и т.д.). Размеры таблицы позволяют обрабатывать огромные объемы информации.

Запуск MS EXCEL.

1. Пуск - программы - MS EXCEL.

2. двойной щелчок на документе.

3. ярлыки.

4. C:\PROGRAM F1LES\MICROSOFT OFFICE.

Завершение MS EXCEL.

1. файл-выход.

2. крестик.

3. системное меню (двойной щелчок).

Файл-Сохранить (в первый раз). Файл-Сохранить как (создать копию).

Окно программы EXCEL.

Содержит все стандартные элементы: зону заголовка, гор.меню, 2 панели инструментов (стандартная и форматированная), полосы прокрутки, строку состояния. Ниже панели форматирования располагается строка формул, в которой можно набрать и отформатировать данные и формулы вводимые в ячейку. В левой части этой строки раскрывающийся список - поле имени, в которой высвечивается адрес или имя выделенной ячейки таблицы. Ячейка таблицы, выделенная серой рамкой называется текущей. Правее поля линии находить небольшая область, ограниченная вертикальной чертой, в которой на время ввода данных появляется три кнопки управления:

1. крестик - удаляет информацию

2. зеленая галочка - ENTER.

3. вызов мастера функций (fm)

Ниже строки формул находится заголовок строк. В левой части экрана -заголовок столбца. Имеется пустая кнопка для выделения всей таблицы. В правой части окна находится стандартная полоса прокрутки для перемещения по рабочему листу. Под полосой прокрутки строка с ярлычками для переключения листов.

Обзор функции гор меню.

Обзор функций горизонтального меню.Почти полное совпадение с MS WORD что связано с единством объектно-ориентированной технологии Windows.,которая предполагает, что интерфейс одного приложения отличается от интерфейса другого только специфическими операциями.В Правке добавлено - заполнить ячейки формулами

-очистить ячейки

Вставка- строки

Ячейки

Столбцы

Имя

Функция.

Вместо пункта Таблица пункт Данные, который предназначен для сложных манипуляций с содержимым ячеек таблиц.

Панели инструментов
1) стандартная -Добавляются пиктограммы.

∑ -нахождение суммы; fx -вызов мастера функций

Пиктограммы сортировки.

-мастер диаграмм (построение диаграмм) 2)Форматирование

-проценты

-позволяет выровнятьтекст, как целое по центру выделенной в строке группы ячеек

-, 00

,00 -*.о

-разделитель тысяч.(1 -увеличить,2-повысить)

Настройка EXCEL

1)Вид—(Активизировать) панели инструментов

2)Активизировать строку формул(Сервис—►Параметры—Строка ярлычков,строка формул, прокрутки горизонт, и вертик., строка состояния.)

Ячейка электронной таблицы

Обозначение ячейки составлено из N столбца и N строки называется относительным адресом (А5) или просто адрес.

При некоторых операциях EXCEL автоматически изменяет этот адрес в формулах. Чтобы отменить автоматическое изменение адреса ячейки можно назначить ей абсолютный адрес. Для этого необходимо проставить перед N столбца и (или) перед N строки знак $-доллара.

$А5. Если мы хотим работать с группой смежных ячеек, то нужно указать начальную ячейку:конечную ячейку.

Если мы работаем на 5 листе, а нужен 8. (Лист 8!А1:В2).В EXCEL есть удобный способ ссылки на ячейку с помощью присвоения этой ячейки произвольного имени. Вставка—Имя—-Определить

В диалоговом окне ячейке может быть присвоено имя.

Ввод данных в ячейку.

Чтобы ввести данные в конкретную ячейку необходимо её выделить щелчком мыши, а затем щелкнуть по строке формул -справа от вертикальной черты появляется курсор.
Двойной щелчок по ячейке- появится курсор ^

В любую ячейку можно записать: число,ф-лу, текст. Числа сдвигаются к правой стороне. Число можно записать в виде: 257; 2.0Е-20 -Если последовательность знака начинается со знака =, то MS EXCEL считает её формулой.(=А2+СЗ+В6)

Если вводимая информация, не число ине формула, to MS EXCEL считает,что это- текст. Если вводимый текст превысит по длине видимую ширину столбца, то возможны 2 случая: -если следующие ячейки пустые, тогда визуальный текст накроет эти ячейки,

-если в следующих ячейках есть данные, тогда правая часть текста скроется за этими ячейками.

Формула может включать функции. Имя функции не нужно набирать вручную, надо воспользоваться мастером функции. Вызов мастера функции можно выполнить с помощью:

f(x) -кнопка на стандартной панели. Вставка—Функция

∑ -нахождение суммы -позволяет вычислить сумму данных. Она вынесена на панель, как часто используемая.

Мастер функции имеет 2 окна:

Категории список имён

 

машем		Sin

Сначала выбирается категория функции
(-математические,финансовые,логические и др.), а затем сама функция.

После выбора функции открывается диалоговое окно для выбора параметров функции.

Копирование формул.

MS EXCEL позволяет скопировать готовую формулу в смежные ячейки. Сначала нужно выделить ячейку в которой находится формула.Затем установить курсор мыши на чёрный квадрат в нижнем правом углу курсорной рамки. Указатель примет форму +. Нажать левую кнопку мыши и,не отпуская кнопку,переместить указатель. Копировать формулу можно только по горизонтали и по вертикали. При копировании влево(вправо) по горизонтали смещение на 1 ячейку уменыпает(увеличивает) имя столбца на соответствующее следующее или предыдущее. При копировании вверх(вниз) по вертикали смещение на 1 ячейку уменышает(увеличивает) номер строки в формуле на единицу.

=А1+В1 =А2+В2

Автозаполнение числами.

Наводим указатель на маркер. С помощью перетаскивания маркера заполнения происходит размножение содержимого ячейки в гориз. или вертик. направлении. Если ячейка содержит дату, денежную сумму, то при перетаскивании происходит копирование ячеек или

их заполнение арифметической прогрессией. Для выбора способа заполнения может использоваться: -правая кнопка мыши -Правка—-Заполнить—-Прогрессия

В окне прогрессия можно выбрать: -тип прогрессии, -величину шага, - предельное значение.

Если нам нужно, чтобы значение ячеек не изменились в формуле, надо использовать абсолютные адреса, перед адресом поместить знак $. Способы выделения информации.

Перед проведением каких-либо действий по редактированию ячеек нужно сначала их выделить. Чтобы выделить одну ячейку достаточно щелкнуть по ней мышью. Для выделения нескольких ячеек: 1)мышью(левой кнопкой и проводим по ячейкам) 2)клавиатура shift+|,<—,—->, j

EXEL позволяет выделить несколько диапозонов ячейки. Один диапозон обычным, для следующего опозона нужно нажать Ctrl. Чтобы выделить столбец нужно щелкнуть на заголовке столбца(строка то же самое). Вся таблица м-у столб, и строками пустая кнопочка. Очистка ячеек. Правка—Ючистить—>Все Если форматы, то можно с помощью DEL. Изменение длины столбца и высоты строки.

Ширина столбца измеряется в символах. Значит в ячейку можно ввести 8,5 символов Ширина от 0 до 409.

72 пункта-2,54 см.

Для изменения столбца (строки)

1. Чтобы изменить ширину столбца указатель установить на правую границу в

заголовке столбца, указатель +, переместить строку влево или вправо. Drag and drop.

Чтобы изменить высоту строки устанавливаем на нижнюю границу. При перемещении в поле имя высвечивается текущая ширина столбца и высота строки, в соответствии с единицами измерений. 2.Для задания явной ширины столбца Формат—►Столбец^-шири на Формат—>Строки—»Высота Вставка и удаление.

Можно вставить с помощью Вставка—►Столбец(Строка,Ячейка) Удаление Правка—»Удалить(удалить выделенные строки или столбцы) Для вставки необходимо выделить столбец или строку перед которым надо делать вставку. Если нес-ко, то выделяют нужное количество строк, столбцов. Вставка нового диапозона ячеек. Выделить диапозон в который хотите вставить ячейки. Вставка—»Ячейка

Открывается диалоговое окно, где нужно сделать сдвиг, чтобы освободить место для новых ячеек.

Перемещение, копирование и Вставка фрагментов.

1. С помощью Буфера обмена(Правка—>Вырезать(копировать, вставка(для перемещения)) 2. Метод Drag and drop.

Для метода №2 указатель мыши установить на рамку выделенного блока. Указатель станет f и буксировать блок в нужном направлении. При копировании держать клавишу CTRL.

-Вырезать.CTRL+X -Копироват/b.CTRL.+C -Вставка CTRL+V

Поиск и замена

EXEL позволяет находить текст или числа и осуществлять переход к ним. Найти: -Ячейки с формулами, -Ячейки без формул. Поиск данных:

Поместить указатель мыши в ту позицию места с которой будет осуществлятся поиск Правка—»Найти.

Открывается окно, в нем ввести данные которые хотим найти. Найденные данные можно заменить другими. Правка—^Заменить CTRL+PgUp-K предыдущему С листами

1.Добавить новые листы

2.Удалить существующие

3. Переместить

Вставка листа в обл. ярлычков-щелкнуть лист, перед которым надо ставить новый. Затем

Меню—^Вставка—»Листы

Для добавления нескольких листов щелкнуть нужное количество ярлычков, удерживая

клавишу SHIFT.

Правка—^удалить

Перемещение листов: перерасп. листов в данную и перемещ. листа в другую книгу.

1)Выделить одк^пши несколько листов и не отводя мышь методом Drag and drop.

Открываем диалоговое окно, в котором можно указать имя книги. Можно задать в диал.

окне лист и др..

CT

 

Диаграммы в EXCEL

В нем имеются широкие возможности построение диаграмм. С их

помощью можно представить данные в графическом виде. EXCEL

предлагает различные виды и типы диаграмм. Можно создать диаграмму в

виде рисунка на рабочем столе или в виде отдельного листа.

(вставка-диаграмма)

ТИП ДИАГРАММЫ: гистограмма и др.

В следующем диалоговом окне будет показана диаграмма, если ячейки не

правильно указаны. Если данные указаны не верно, то можно сделать

изменения.

В следующем окне можно задать название диаграммы, подписи осей,

отображение линий сетки, отображение и маркировка осей

координат(легенда-описание построенных графиков). Для отдельных

элементов можно сделать надписи.

Редактирование диаграмм

• При щелчке на отдельном элементе диаграммы

• При наведении на него указателя мыши появляется подсказка. Для
форматирования элементов диаграммы можно использовать (меню-
форматирование, либо контекстное меню и выбираем формат)

Различные вкладки, открывающиеся окна позволяют изменить параметры отображения выбранного элемента данных. Если требуется существенные изменения следует вновь воспользоваться, открыть рабочий стол и запустить мастер диаграмм. DEL-удалить выделенную диаграмму или правка-удалить лист.

Работа с базой данных MSEXCEL

Б.Д.-совокупность сведений о конкретных объектах в какой-либо предметной области.

Используют Б.Д. для хранения информации, выдача нужных форм для поиска.

Для создания Б.Д. мы можем ввести данные:
поле1 поле2 полеЗ
фамилия имя очество

иванив иван Иванович

EXCEL позволяет использ. Форму, нужно выделить таблицу и обратиться Вт Б.Д. Если выбрали (данные-сортировка), то в раскрывающемся окне можно указать поля, по кот можно произвести сортировку. Можно задать вложенный ключ сортировки, который будет включать 1ую сортировку внутри. В данных записях можно выбрать отчет, т.е. выдать те данные, кот представляют интерес.(данные-фильтр-автофильтр)

 

после этого снять выделение с таблиц, появляется раскрывающийся список, кот позволит задать критерии фильтра.

Кроме этого можно скрыть столбцы(формат-столбцы-скрыть); для восстановления таблицы(столбцы-показать); для восстановления записей(убрать автоформат).

Работа с рисунками

Рисунками могут быть графические объекты, созданные в других программах(картинки из коллекции CLIPQRT, чертежи, фотографии). Вставка- рисунок из файла Тип файла - все рисунки.

Рисунки можно вставить на стенки диаграмм, в ячейку. Есть режим предварительного просмотра, находясь в этом режиме можно переходить от страницы к странице, увеличивать(уменыпать) масштаб страницы и производить настройку.(файл- предварительные просмотр). Параметры страницы задаются(файл- параметры страницы).

Можно указать размер бумаги и его ориентацию, масштаб, номер страницы, кол-во печатных сведений, указанных в колонтитулах. В диалоговом окне параметры можно указать, чтобы рабочий лист был напечатан не заданном кол-ве страниц(разместить не более чем).

 

База данных (БД) - это поименованная совокупность данных, относящихся к определенной предметной области.

Типы связей между объектами

Основным структурным компонентом базы данных, как правило, является таблица. При определении состава таблиц следует руководствоваться правилом: в каждой таблице должны храниться данные только об одном классе объектов. Например, в одной таблице нельзя хранить анкетные данные студента и фамилии преподавателей, которым он сдавал экзамены, т.к. это свойства разных классов объектов.

Если в базе данных должна содержаться информация о разных классах объектов, то она должна быть разбита на отдельные таблицы. Связь между таблицами осуществляется с помощью общих полей.

Связи между любыми двумя таблицами относятся к одному из трех типов: один-к-одному (1:1), один-ко-многим (1:М) и много-ко-многим (М:М).

Создание запроса

Для начала создания запроса следует открыть базу данных, и, перейдя на вкладку Запросы нажать кнопку Создать. Появится окно Новый запрос для выбора способа построения запроса (рис 1).

Понятие запроса

Рис. 1.Диалоговое окно Новый запрос

Конструктор -создает запрос на основе пустого бланка запроса.

Простой запрос - создает простой запрос из определенных полей.

Перекрестный запрос - создает запрос, данные в котором имеют компактный формат, подобный формату сводных таблиц в Excel.

Повторяющиеся записи – создает запрос, выбирающий повторяющие записи из таблицы или простого запроса.

Записи без подчиненных - создает запрос, выбирающий из таблицы записи, не связанные с записями из другой таблицы.

 

 

В общем случае запрос не соответствует ни одной из базовых таблиц. Результирующая таблица может содержать поля из разных таблиц, а ее записи могут быть отфильтрованы и отсортированы. В тех случаях, когда нет нужных данных в запросах возникает необходимость создания нового запроса. Запрос может быть создан «вручную»(режим конструктор, где мы все выбираем сами). При выборе режима конструктор открывается специальный бланк, бланк запроса по образцу, состоит из 2х областей: верхней части(где отображается структура таблиц,к которой адресован запрос и нижняя часть - разбита на столбцы по одному столбцу на каждое поле будущей результирующей таблицы. С помощью контекстного меню на верхней половине бланка открываем те таблицы к кот. обращен запрос. Затем двойным щелчком выбираем названия полей, кот. должны войти в запрос, таким образом, мы заполняем поля нижнюю часть запроса.

Сортировка может быть многоуровневая, самый высший уровень слева. По умолчанию вывод на экран всех, а отмеченные тогда не выводятся. Дополнительным средством обеспечивающий отбор данных по заданному критерию, явл условие отбора, оно указывается в самой нижней строке. Для каждого поля можно задать индивидуальные условия. Сформировав структуру запроса, его запускают двойным щечком в окне БД.

Такой запрос называют запрос на выборку.

Виды критериев отбора

Логическая операция или

Можно задать несколько условий отбора, соединенных логическим оператором или (or), для некоторого поля одним из двух способов:

1) можно ввести все условия в одну ячейку строки Условие отбора, соединив их логическим оператором или (or). В этом случае будут выбраны данные, удовлетворяющие хотя бы одному из условий.

Например, запись

Or 5

соответствует тому, что будут выбраны фамилии с оценками 4 или 5.

2) ввести второе условие в отдельную ячейку строки или. И если используется несколько строк или, то чтобы запись была выбрана, достаточно выполнения условий хотя бы в одной из строк или, как, например, показано на рис. 4.

 

 

Логическая операция и

Логическая операция и (and) используется в том случае, когда должны быть выполнены оба условия и только в этом случае запись будет выбрана.

Например, записав условие

>2 and <5

будут выбраны только оценки 3 и 4.

Чтобы объединить несколько условий отбора оператором и (and), следует привести их в одной строке.

Например, на рис 5 показано как можно задать условие для выбора фамилий студентов, проживающих в городе Уфе, которые учатся только на 5.

 

 

Исключить группу данных из состава анализируемых запросом записей позволяет следующий критерий

< > 4

В этом случае можно не использовать кавычки.

Операторы и и или применяются как отдельно, так и в комбинации. Следует помнить, что условия связанные оператором и выполняются раньше условий, объединенных оператором или.

6.3.3.Оператор Between

Оператор Between позволяет задать диапазон значений, например:

Between 10 and 20

Оператор I n позволяет задавать используемый для сравнения список значений. Например:

Сортировка данных в запросе

Данные можно упорядочить по возрастанию или убыванию.

Для упорядочения отобранных записей целесообразно воспользоваться возможностями сортировки самого запроса в строке Сортировка окна конструктора запроса (см рис 3).

Вычисляемые поля

Можно задать вычисления над любыми полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем в запросе.

Для этого в строке Поле бланка QBE вводится формула для вычисления, причем имена полей заключаются в квадратные скобки.

Например : =[ Оклад]*0.15

В выражениях можно использовать следующие операторы:

- арифметические: * умножение; + сложение; - вычитание; / деление; ^ возведение в степень;

- соединение частей текста при помощи знака &, например:

вычисления над любыми полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем в запросе. Для этого в строке Полебланка QBE вводится формула для вычисления, причем имена полей заключаются в квадратные скобки. Например: =[ Оклад]*0.15 В выражениях можно использовать следующие операторы: - арифметические: *умножение; +сложение; -вычитание; /деление; ^возведение в степень; - соединение частей текста при помощи знака &, например: =[ Фамилия] & “ “&[Имя] В кавычки заключен пробел для того, чтобы запись не была слитной. 6.5.1. Использование построителя выражений При создании выражений для вычисляемых полей можно использовать Построитель выражений. Для этого нужно щелкнуть по пустому полю в бланке QBE, а затем по кнопке панели инструментов Построить, при этом откроется окно Построитель выражений (рис. 6).   Рис.6. Окно построителя выражений В верхней части окна расположена пустая область ввода, в которой создается выражение. Можно самим ввести выражение, но проще использовать различные кнопки, расположенные под областью ввода. Для начала нужно щелкнуть дважды в левом списке по папке Таблицы, и выбрать саму таблицу,а затем в колонке Кодсамо поле и щелкнуть по кнопке Вставить. Например, как показано на рис 6, была выбрана таблица Сотрудники. Все имена объектов, из которых строится выражение для вычисления, заключены в квадратные скобки, причем перед именем поля может стоять восклицательный знак (!) разделяющий его и имя таблицы. Ошибку при составлении выражения можно отменить, щелкнув по кнопке Отмена. В результате произведенных действий получится выражение, например как показано на рисунке. 6 задано выражение для поля, которое будет состоять из суммы оклада и премии сотрудника. Если щелкнуть по кнопке ОК, то полученный результат будет перенесен в бланк QBE. 6.6. Итоговые запросы Итоговые запросы значительно отличаются от обычных. В них поля делятся на 2 типа: - поля, по которым осуществляется группировка данных; - поля, для которых проводятся вычисления. Для составления итогового запроса, находясь в режиме конструктора, следует нажать кнопку Групповые операции на панели инструментов или воспользоваться командой Групповые операциииз меню Вид. В результате чего в бланке запроса появится строка Групповая операция. Если для соответствующего поля из списка выбрать функцию Группировка (рис 7), то при выполнении запроса записи по этому полю группируются по значениям в этом поле, но итог не подводится. Группировка в итоговом запросе производится только по одному полю. Во всех остальных полях вводятся итоговые функции.   Рис 7. Строка Групповая операция в бланке QBE Access предоставляет ряд функций, обеспечивающих выполнение групповых операций. Можно задать нужную функцию, набрав на клавиатуре ее имя в строке, Групповая операцияили выбрав ее из раскрывающегося списка. Основные групповые функции, которыми можно воспользоваться: SUМ - вычисляет сумму всех значений заданного поля (для числовых или денежных полей), отобранных запросом; AVG - вычисляет среднее значение в тех записях определенного поля, которые отобраны запросом (для числовых или денежных полей); MIN - выбирает минимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом; MAX – выбирает максимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом; COUNT – вычисляет количество записей, отобранных запросом в определенном поле, в которых значения данного поля отличны от нуля; FIRST - определяет первое значение в указанном поле записей; LAST -. определяет последнее значение в указанном поле записей.   6.7. Выполнение запроса Готовый запрос выполняется после щелчка по кнопке панели инструментов в режиме Конструктора запросов или при активизации команды Запускиз меню Запрос. В результате будет получена таблица с ответом на заданные условия. Например, на рис 8 показан результат запроса, построенного на рис. 3.   Рис.8. Результат выполненного запроса 6.8. Запросы к нескольким таблицам Запросы можно создавать для отбора данных как из одной, так и из нескольких таблиц. Запросы к нескольким таблицам производятся аналогично запросам к однотабличным БД с той лишь разницей, что в окно конструктора запроса добавляются все таблицы, данные которых нужны в запросе. При этом следует учитывать наличие связей между таблицами (см. лаб. раб. по созданию многотабличной БД).

 

;

Рис 7. Строка Групповая операция в бланке QBE

Access предоставляет ряд функций, обеспечивающих выполнение групповых операций. Можно задать нужную функцию, набрав на клавиатуре ее имя в строке, Групповая операция или выбрав ее из раскрывающегося списка.

Основные групповые функции, которыми можно воспользоваться:

SUМ - вычисляет сумму всех значений заданного поля (для числовых или денежных полей), отобранных запросом;

AVG - вычисляет среднее значение в тех записях определенного поля, которые отобраны запросом (для числовых или денежных полей);

MIN - выбирает минимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом;

MAX – выбирает максимальное значение в записях определенного поля, отобранных запросом;

COUNT – вычисляет количество записей, отобранных запросом в определенном поле, в которых значения данного поля отличны от нуля;

FIRST - определяет первое значение в указанном поле записей;

LAST -. определяет последнее значение в указанном поле записей.

 

Выполнение запроса

Готовый запрос выполняется после щелчка по кнопке панели инструментов в режиме Конструктора запросов или при активизации команды Запуск из меню Запрос. В результате будет получена таблица с ответом на заданные условия. Например, на рис 8 показан результат запроса, построенного на рис. 3.

 

Рис.8. Результат выполненного запроса

6.8. Запросы к нескольким таблицам

Запросы можно создавать для отбора данных как из одной, так и из нескольких таблиц. Запросы к нескольким таблицам производятся аналогично запросам к однотабличным БД с той лишь разницей, что в окно конструктора запроса добавляются все таблицы, данные которых нужны в запросе.

При этом следует учитывать наличие связей между таблицами (см. лаб. раб. по созданию многотабличной БД).:

Работа с формами

Основные сведения о формах

Формы являются основным средством организации интерфейса пользователя в приложениях Access. Хорошо разработанные формы позволяют работать с приложением даже неподготовленному пользователю.

Чаще всего формы создаются в следующих целях:

– ввод и редактирование данных – это наиболее распространенный способ использования форм. Формы обеспечивают вывод на экран данных в удобном для пользователя виде.

– управление ходом выполнения приложения – в этом случае формы используются для запуска макросов (они подробно будут описаны в главе 7);

– вывод сообщений – с помощью форм можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибках;

– печать информации – несмотря на то, что для печати информации чаще всего используются отчеты, можно напечатать информацию, содержащуюся в форме. Форм