Майстер - організатор виробництва, лідер трудового колективу.

Майстер, старший майстер і начальник виробничої ділянки є повноправними керівниками-єдиноначальниками й безпосередніми організаторами виробництва й праці на своїй ділянці. Вони відповідають за виконання плану виробництва на своїй ділянці й за якість продукції. Майстри призначаються із числа інженерів, техніків і висококваліфікованих робітників наказом директора підприємства.

Майстрам надане право приймати на роботу й із твердження начальника цеху представляти до звільнення зайвих робітників або порушників трудової дисципліни, привласнювати робітником тарифні розряди, представляти робітників до преміювання й заохочень, накладати дисциплінарні стягнення й переводити на нижчеоплачувальну роботу. Майстер розставляє робітників на ділянці, має право преміювати їх за рахунок засобів преміального фонду, щомісяця виділюваного в його розпорядження, може проводити експерименти по вдосконалюванню технології й організації виробництва.

Майстер зобов'язаний установлювати виробниче завдання бригадам й окремим робітникам, проводити інструктаж й організовувати технічну службу робочих ділянок. Майстер відповідає за виконання планових завдань, приділяючи особливу увагу підготовці виробництва, строгому дотриманню на ділянці технологічного процесу, впровадженню передової технології й передових методів праці. Він бере участь у перегляді норм виробітку, домагається виконання їхнім кожним робітником і контролює витрату заробітної плати на ділянці. Майстер займається попередженням шлюбу й простоїв, усуненням втрат сировини, палива, енергії, забезпечує зниження витрат на одиницю продукції й випуск виробів високої якості. Майстер веде боротьбу за максимальне використання виробничих потужностей і правильну експлуатацію встаткування, не допускаючи роботи на несправному встаткуванні й використання сировини, що не відповідає технічним умовам.

В обов'язку майстра входить також сприяння розвитку винахідництва, створення умов для виконання робітниками соціалістичних зобов'язань, перетворення в життя рішень виробничих нарад, строгий контроль за дотриманням техніки безпеки й охорони праці.

Майстер повинен бути звільнений від канцелярської роботи й виконання інших, не відповідних йому функцій. Його основним завданням є технічне й господарське керівництво ділянкою. Разом з тим він повинен бути й вихователем робітників, керівником колективу ділянки й працювати в тісному зв'язку із громадськими організаціями. Вся діяльність майстра повинна бути спрямована на неухильне підвищення продуктивності праці працюючих, виявлення й використання резервів виробництва.

У розміщенні робітниках і розподілі між ними роботи, в інструктажі членів бригади й контролі за використанням устаткування й матеріалів, підтримці дисципліни й створенні інших умов для ефективної роботи бригади разом з майстром бере участь і бригадира. Його вказівки обов'язкові для робітників і можуть бути скасовані тільки майстром. Бригадир відповідає за виконання бригадою виробничих завдань і разом з іншими її членами несе матеріальну відповідальність за схоронність основних фондів, матеріалів і за якість продукції.

Тема «Планування та організація особистої праці керівника».

План

1. Основні напрямки наукової організації праці керівника. Основні вимоги до організації основного місця керівника.

2. Методика роботи зі спеціальною апаратурою. Робота керівника з документацією. Складання індивідуальних планів роботи керівника. Телефон та ділове спілкування.

3. Задачі і практика ділових нарад, їх підготовка і проведення.

 

Необхідно знати: основні функції керівника різних рівнів управління, та зміст їх праці; основні напрямки наукової організації праці керівника; роботу керівника з документацією, задачі ділових нарад, їх підготовку та проведення; використання засобів зв’язку, промислового телебачення, персональних комп’ютерів в роботі керівника.

Необхідно вміти: складати індивідуальні плани роботи та аналізувати використання часу.

 

Основні напрямки наукової організації праці керівника. Основні вимоги до організації основного місця керівника.

 

Основні напрямки наукової праці керівника.

Наукова організація управлінської праці - напрямок роботи, який дозволяє в най коротші строки підвищити рівень і ефективність управління. До основних напрямків НОУ відносяться:

- його розподіл і кооперування;

- підвищення кваліфікації управлінських кадрів;

- нормування їх праці;

- організація робочих місць;

- раціоналізація праці працівників управління;

- впровадження раціональних форм і методів матеріального і морального стимулювання управлінської праці;

- покращення його умов;

- укріплення дисципліни праці і розвиток творчої активності;

Наукова організація управлінської праці починається з вивчення витрат робочого часу співробітників апарату управління. Такий аналіз дає змогу виявити втрати, факти і причини нераціонального використання спеціалістів високої кваліфікації, виділити самі прості операції по управлінню, які піддаються механізації і автоматизації, тощо.

Розподіл і кооперація.

За кожним підрозділом і виконавцем в апараті управління повинна бути закріплена обмежена кількість в достатній степені однорідних видів робіт. В результаті підвищується продуктивність праці, якість робіт, накопичується досвід.

Розподіл праці відбувається на рівні галузі підприємств, цехів, виробничих груп.

Розподіл праці відбувається також по помноженням, якими наділений конкретний підрозділ.

Повноваження - організаційне закріплення прав і обов'язків приймати рішення при умові всієї повноти відповідальності за їх наслідки. Документальне закріплення повноважень відображається в положеннях, посадових інструкціях та інших ділових документах. Це придає чітку визначеність у відношеннях між працівниками, сприяє чіткий і погодженій діяльності, підвищує відповідальність виконавців.

Розподіл праці діє і на рівні конкретних підрозділів. Так, в управлінні підприємством виділяються функції: планування, організації, оперативного управління,тощо.

Кооперування праці сприяє об'єднанню різних, відносно відокремлених видів управлінської праці в єдиний процес управління, узгодженню діяльності окремих працівників, органів і служб в просторі і часі.

Розподіл і кооперування управлінської праці регламентується структурою данного апарату управління, положеннями про його структурні підрозділи, посадовими інструкціями. Тут важливо забезпечити єдиний підхід до найменування посад службовців, відповідно посадових характеристик і тарифно-кваліфікаційних довідників.

Підвищення кваліфікації управлінських кадрів.

Висококваліфікований працівник швидше оволодіває прогресивними методами праці, активніше використовує сучасну техніку, забезпечує високу якість роботи і економію матеріальних витрат.

Кваліфікацію кадрів постійно необхідно підвищувати. Тільки так можна підтримувати компетентність кадрів на рівні сучасних вимог, особливо в нових і новітніх областях техніки і технології.

Для підвищення кваліфікації спеціалістів і господарських керівників в нашій країні діє мережа учбових закладів, факультетів, курсів. Періодичність підвищення кваліфікації визначається з урахуванням темпів розвитку галузі.

Нормування праці.

До важливіших задач нормування управлінської праці відноситься визначення трудомісткісткості окремих видів робіт і чисельності працівників для її виконання.

Визначення трудомісткості окремих видів робіт проводиться при допомозі фотографії робочого часу працівника, аналізу даних витрат і складання проектного балансу робочого часу. При нормуванні праці працівників управління використовують норми часу, виробітку, обслуговування, управляємості, співвідношення, чисельності.

При розробці і впровадженню заходів по розширенню сфери нормування і його удосконалення вирішуються питання: на які види робіт і для яких посад (груп) повинні бути підготовлені і введені в дію норми, необхідно враховувати питому вагу подібних робіт (або посад) в загальному об'ємів робіт (або чисельності працівників).

Організація робочих місць.

Робоче місце службовця - обмежена площа службового приміщення, призначена для виконання певного виду робіт, обладнана необхідними засобами організаційної і лічильної техніки. Рівень організації і обслуговування робочих місць впливає на степінь тяжкості, виснажливості і привабливості праці. Чим більш раціонально організоване робоче місце, чим воно зручніше, чим краще забезпечене всім необхідним для безперервної і ритмічної роботи, тим вище працездатність і рівень продуктивності праці працівника. Управлінська праця має свою специфіку. Працівник апарату управління приймає участь у створенні матеріальних цінностей не прямо, а через організацію праці людей, безпосередньо зайнятих у виробничому процесі. Як предмет праці в управлінні виступає інформація, на обробку якої управлінський персонал витрачає до 70% свого часу. Як правило, носієм і джерелом інформації виступає документ. В зв'язку з цим раціоналізація робочих місць в напрямку компьютерізації дасть змогу удосконалити управлінську працю.

Робоче місце керівника підприємства забезпечується широким набором засобів зв'язку: телефони, автовідповідачі, телефонні концентратори, диктофони а в даний час - індивідуальні комп'ютери.

В кабінеті і на столі керівника не повинно бути нічого зайвого, відволікаючого увагу. Доцільно прибирати зі столу всі матеріали, які не потрібні в даний момент для роботи. Зайві матеріали не тільки ускладнюють процес роботи, але і зменшують робочу площу столу, створюють враження не упорядкованості. Для створення оптимального мікросередовища в кабінеті керівника слід підтримувати температуру повітря 18-20°С, вологість на рівні 50-60%, рівень шуму не більше 75 децибелів. Особливу увагу при організації робочого місця керівника необхідно звернути на освітлення і забарвлення кабінету. Існує пряма залежність між освітленістю і продуктивністю праці працівника. Сила світла повинна відповідати нормі - 200 люкс, світло повинне мати відповідний відтінок, не осліплювати працюючого, падати на робоче місце зліва. Велике значення має кольорове оформлення робочого місця керівника. Яскраві і темні тони викликають передчасну втому, нерізкі - навпаки, сприяють підвищенню продуктивності його праці. Тому краще всього оформлювати робочий кабінет в світлі і м’які тона, наприклад ніжно-зелений, жовтий, бежевий або їх поєднання. Такі кольори добре відбивають світло, приємні для очей і заспокійливо діють на нервову систему.

Раціоналізація праці працівників управління.

Означає покращення планування діяльності органів управління, якісну підготовку і проведення нарад, засідань, покращення системи контролю виконання, тощо. Велике значення має удосконалення технології виконання управлінських робіт (розробка інструкцій, організаційних графіків, технологічних схем, та інше).

Раціональні форми і методи матеріального і морального стимулювання управлінської праці.

До рішення цих питань відноситься: розробка форм і систем організації зарплати кадрів управління; степінь наукового обґрунтування застосування схем посадових окладів; надання права трудовому колективу підвищувати (знижувати) рівень зарплати у відповідності с конкретним трудовим вкладом кожного працівника.

Оплата їх праці повинна бути пов'язана з кінцевими результатами роботи підрозділу в цілому. Наприклад, працівники відділу праці і зарплати повинні бути відповідальні за співвідношення темпів росту продуктивності праці і середньої зарплати.

Покращення умов праці.

Умови праці - зовнішнє середовище, в якому трудиться працівник, і стан виробництва. Ці фактори впливають на організм людини, її фізіологічні можливості, психіку, відповідно, на її працездатність, рівень продуктивності праці. Умови праці оцінюються комплексом параметрів: температурою, вологістю, тиском, швидкістю руху повітря, запиленістю, загазованістю, освітленням, шумом, вібрацією, ультразвуком, санітарно-гігієнічними умовами, культурно-побутовим обслуговуванням, соціально-психологічним кліматом.

Діяльність працівників управління переважно інтелектуальна, творча, тому НОУ передбачає створення достатньо комфортних умов праці у відповідності до установлених нормативів..

Укріплення дисципліни праці і розвиток творчої активності.

Аналізуючи причини, які викликають порушення дисципліни праці, можна визначити головні напрямки роботи по її укріпленню. Вони охоплюють посилення заходів впливу на працівників, які порушують дисципліну, а також удосконалення системи організації праці, виробництва і управління. Організованість, чіткість, старанність повинні стати законом для кожного.

Організація праці керівника

Об'єм роботи яку виконує керівник і одержані результати в значній мірі залежать від його вміння організовувати свою роботу, раціонально використовувати свій робочий час. Для цього необхідне чітке визначення виконуємих керівником функцій, планування робочого часу і особистих контактів.

Планування робочого часу керівника.

Планування робочого часу керівника заклечається в складані планів і графіків своєї роботи. Для складання реального режиму необхідно перш за все добре вивчити усі витрати часу впродовж дня, тижня, місяця. Частіше всього для цього застосовується самофотографія робочого часу керівника. Потім проводиться аналіз витрат часу, який дозволяє вияснити, які із виконуємих операцій повторяються частіше, скільки часу іде на їх виконання, яке співвідношення між поточними і перспективними питаннями, які із них можна було б передати для рішення підлеглим, де є резерви часу. Основним методом аналізу є порівняння фактичних витрат часу з нормативними, або середніми витратами часу інших керівників того ж рівня.

Планування часу керівника необхідно починати з розробки режиму робочого дня. При цьому передбачається виконання видів робіт, які повторяються в певний відрізок часу і непередбачені роботи.

Режим упорядковує щоденну діяльність, виробляє необхідні стійкі навички вносить ритмічність в роботу і значно економить час. Планування може бути довгостроковим (рік, квартал, місяць) і оперативним (тиждень, доба).

Можна виділити основні елементи організаційної роботи:

1. Мета (в чому заключається мета або завдання роботи);

2. Типи організації (яка форма організації являється найбільш підходящою для виконання наміченої роботи);

3. Методи (якими організаційними методами можна буде досягти наміченої мети);

4. Люди (при допомозі яких осіб і при використанні якої людської сили буде виконуватись робота);

5. Матеріальні засоби (які матеріали необхідні для виконання роботи і які засоби);

6. Час (впродовж якого часу робота може і повинна бути виконана; скільки часу необхідно для виконання кожної окремої операції; в якій послідовності повинні бути проведені всі операції);

7. Контроль (яким чином вести облік і контроль за виконанням роботи).

Перед початком виконання будь-якої роботи необхідно її детально продумати, скласти план. План повинен передбачати і різні варіанти на всі можливі випадки обставин, які змінюються.

Основним принципом організації особистої праці керівника повинне бути правило: не витрачати час на те, що може виконати підлеглий, або без чого можна обійтися.

Характерно, що чим більше зайнятий керівник поточною роботою, чим більше він встигає вирішити оперативних питань, тим менше він займається вузловими проблемами, наприклад проблемами науково-технічного прогресу. І вже зовсім мало часу залишається у такого керівника на підвищення кваліфікації, зокрема на ознайомлення з науково-технічною інформацією по профілю роботи.

2. Методика роботи зі спеціальною апаратурою. Робота керівника з документацією. Складання індивідуальних планів роботи керівника. Телефон та ділове спілкування.

 

Обхід виробничих дільниць.

Частота обходів залежить від рангу керівника і стану справ. Наприклад, директор підприємства повинен появлятись в цехах відносно рідко. Начальнику цеха такі обходи необхідно проводити кожен день. Майстер зобов’язаний проводити обходи своєї дільниці декілька раз впродовж робочого дня.

Обходи відбуваються як в певні часи, так і несподівано, але в будь-якому випадку повинні переслідувати певну мету. Тому перед обходом керівник повинен ознайомитися зі всіма матеріалами про роботу дільниці, продумати, на які сторони роботи йому необхідно звернути особливу увагу, з ким із співробітників провести бесіду, що вияснити. Регулярні обходи керівником виробничих дільниць підвищують відповідальність і дисципліну працівників, дозволяють керівнику бути постійно інформованим про дійсний стан справ.

Приймання відвідувачів.

Приймання відвідувачів по службовим і особистим питанням, розглядання скарг і заяв трудівників повинні проводитись регулярно. Для цієї мети повинні бути відведені певні дні і години, зручні для всіх працівників. Регламентація приймання дає змогу керівнику, по-перше, не відволікатись від основних справ, по-друге, краще підготуватись до розмови.

Починати приймання необхідно в точно визначений час. В цей час керівника не повинні відволікати інші відвідувачі, телефонні дзвінки, тощо. Обов'язковою вимогою являється реєстрація відвідувачів в окремому журналі, з вказівкою сутності питання, прийнятого рішення, відповідального за виконання, контрольного строку і відмітки про виконання. Різноманітність питань, з якими стрічається керівник в час приймання, потребує від нього проявлення максимальної чуйності і уважності при рішенні самих незначних особових питань підлеглих. Разом з тим він не повинен давати необґрунтованих запевнень і не здійснюваних обіцянок.

Телефоні розмови

У керівників підприємств, як показали обстеження, 15-20% часу витрачається на телефонні розмови. Те що керівник сам замість свого секретаря, бере трубку, довго розмовляє, нікому не відмовляє в роз'ясненнях, свідчить лише про його не ефективну роботу, а не про демократичний стиль, як деякі думають.

Незайве нагадати будь-якому співбесіднику, що телефонні розмови повинні бути короткими і діловими. Перш ніж запросити співробітника на прийом, корисно повідомити йому по телефону причину виклику, в протилежному випадку у нього можуть виникнути неприємні хвилювання, негативні емоції.

Підготовка виступу

Спілкування з підлеглими відбувається головним чином шляхом виступу, роз'яснень і різних повідомлень. їх дійовість залежить від змістовності і форми передачі. Задача керівника діяти на думки, бажання і почуття слухачів. А щоб діяти ефективно, необхідно старанно підготовляти виступи.

Така підготовка включає слідуючи моменти:

- Уточняється круг слухачів, їх професіональна підготовка, інтереси;

- Визначаються причини і мета випуску;

- Формулюється тема виступу, розкривається її зміст.

Будь-який виступ будується по чіткій логічній структурі. У вступній частині виступу формулюється основна думка з метою налагодження контакту з слухачами. В основній частині доказується обґрунтованість і користь даної думки. При цьому повинні бути уміло показані як переваги, так і недоліки. Для аргументації виступу необхідно підготувати цифрові данні, приклади. Будь-який виступ закінчується заключною частиною, де приводяться висновки. При виступі повинні застосовуватись слова зрозумілі слухачам, язик повинен бути простим і ясним. Велике значення при цьому має граматична правильність і емоційна виразність мови.

Робота з кореспонденцією

Значна частина часу керівника (8-10%) витрачається на розборку ділової кореспонденції. Вся кореспонденція, яка надходить на підприємство реєструється в канцелярії, потім направляється відповідному виконавцю. Адресована керівнику, вона надходить до секретаря, який повинен мати певну професійну підготовку. Секретар сортує кореспонденцію по степеню її важливості, використовуючи для цього кольорові папки. Керівнику спочатку необхідно переглянути найбільш важливі документи, потім останні.

Проглядаючи документ, керівник ставить на ньому резолюцію. Резолюція - це своєрідний документ на документі, який являється обов'язковим для виконання працівниками підприємства. Така резолюція повинна бути чіткою і короткою.

Звичайно керівник в лівому верхньому куті документу ставить фамілію виконавця, дає коротку вказівку, розпис, дату. Слід уникати таких фраз "до відома і виконання", "прошу розібратись", тощо. Резолюція повинна містити конкретні вказівки.

Секретар повинен переадресувати іншим співробітникам інформацію (документи) по яким не обов'язкове рішення даного керівника.

 

3. Задачі і практика ділових нарад, їх підготовка і проведення.

Наради

Засідання і наради - один із самих дорогих видів службової діяльності. Люди відволікаються від безпосередньої роботи. Перш ніж проводити наради, необхідно уяснити, чи не можна ці питання вирішити іншими засобами. Якщо виясниться, що нарада потрібна, то необхідно визначити ії тематику, сформулювати повістку дня, установити приблизний склад її учасників, назначити дату і час проведення, установити орієнтовану тривалість, підготувати тезиси для короткого повідомлення, а в необхідних випадках і проект рішення.

Доцільно призначити спеціальну особу, відповідальну за підготовку наради в обов'язки якої повинна входити підготовка графіків проведення нарад, списки запрошених, координація діяльності осіб, які беруть участь в підготовці матеріалів до наради, ведення протоколів, тощо. На наради слід запрошувати тільки тих працівників, участь яких необхідна. На початку наради формулюється її мета, затверджується регламент виступів. У вступному слові керівник викладає свою точку зору з даного питання таким чином, щоб це сприяло конструктивним виступам учасників наради й служило в виробітку правильного рішення. Виступи повинні бути лаконічні, змістовні. Якщо на нараді обговорюється декілька питань, то важливо спочатку вирішити ті із них, котрі стосуються всіх учасників наради, а після їх вирішення відпустити тих працівників, присутність яких при обговорені інших питань не обов'язкова. Хід проведення нарад слід відображати у протоколах на основі яких проводиться контроль і виконання прийнятих на нараді рішень. Після закінчення наради такий протокол розмножується і роздається його учасникам, а також працівникам, які приймають участь в реалізації цих рішень. Зручно фіксувати хід наради на магнітофонній стрічці, щоб потім оформити з неї протокол.

В заключному слові керівник повинен підвести підсумок: сформулювати рішення, вказівки, доручення і сказати кому, що і коли виконати.

І накінець кілька практичних порад:

- не дозволяйте курити на нараді, це дозволить скоротити її тривалість на 30-40%;

- не економте на перервах, відмова від них збільшує час нарад;

- критикуйте думку, а не людину, яка висказала її;

- не скликайте нову нараду по тому ж питанню, поки не реалізується рішення попередньої.

Ділові бесіди

Для створення довірливої обстановки і одержання інформації краще проводити бесіди на робочих місцях. Для підсилення офіціального характеру бесіди їх краще вести в кабінеті керівника.

Слухачам одного із інститутів підвищення кваліфікації керівних кадрів було задано запитання: що запам'ятувалося в діловій бесіді з цікавим співрозмовником? Відповіді показали, що це - ерудиція, уважність, повага, доброзичливість, критичне відношення до себе. Важливіша якість керівника в бесіді - уміння слухати.

Починаючи бесіду, керівник повинен перш за все визначити її мету: знайомство з працівником, одержання інформації з питання, яке цікавить, винести стягнення, тощо. В залежності від того визначається орієнтовний план бесіди: попередньо вивчається предмет наступної розмови, продумуються запитання до співбесідника, визначається тривалість бесіди. При проведені бесіди дуже важливо створити довірливу, товариську атмосферу розмови. Підлеглий повинен бути впевнений, що керівник цікавиться його роботою, особистими справами, щоб він почував себе вільно і відверто висказував свою думку.

Керівник повинен уміти задавати запитання в такій формі, щоб вони спонукали співбесідника аргументувати свою думку, поведінку, позицію. В ході бесіди не рекомендується допускати оціночних зауважень, так як відношення керівника до питання може вплинути на об'єктивність підлеглого. Якщо дати оцінку необхідно, то краще це зробити в кінці розмови. Після того як мета бесіди досягнена, керівнику треба її тактовно закінчити. Для цього краще всього підвести підсумки розмови, зробити висновок, дати оцінку розмові, об'явити своє рішення. В будь-якому випадку у співбесідника повинно залишитись враження про користь розмови.