Документ. Його функціональні особливості. Діловодство.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи класифікуються за такими ознаками:ї- спосіб фіксації інформації;- зміст;- назва;

Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці тощо.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации.

Функции, обеспечивающие процесс управления

Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,

Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,

Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,

Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,

Историческая — документ является историческим источником.

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів.
Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.
Складові частини діловодства - система документації, система документування, організація роботи з документами. Діловодство - галузь діяльності, що забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.
Спочатку термін з'явився в усному мовленні (приблизно в XVII ст.) І означав процес рішення (виробництва) справи: «справа виробляти»-вирішувати питання. У ході вирішення виникала необхідність закріплення результату, наприклад, досягнутої домовленості. Для цього прадавнього віку і створювали документи, так як усне слово на короткий, може бути забуте, спотворене при передачі або не так зрозуміло. Вже в XVI ст. Вживається слово справа як збори документів, що відносяться до якої-небудь справи, питання. Вперше в цьому понятті слово «справа» зафіксовано в документах в 1584 р.

 

 

Культура усного ділового спілкування. Мовний етикет.

За допомогою усного мовлення спілкування і обмін думками відбувається

безпосередньо. В усному мовленні вживається побутова й діалектна

лексика, слова розмовно-просторічного характеру, своєрідні

фразеологізми.

У наголошуванні українських слів є своя системність, яка виявляється в тому, що певні групи мають однотипне наголошування. Наприклад, у віддієслівних іменниках типу читáння (читáти), писáння (писáти), навчáння (навчáти); у числівниках другого десятка наголошується склад -на-: одинáдцять, дванáдцять, тринáдцять, чотирнáдцять; іменники на позначення території із суфіксом -щин (а) зберігають наголос власної назви, від якої вони утворилися: Полтáва - Полтáвщина, Су жка, книжки В усному мовленні важливу роль відіграє наголос. Він в українській мові вільний, різномісний. Наголос може бути нерухомим (нарóд, нарóду, нарóди, нарóдів) та рухомим. . Не буде порушень акцентуаційних норм у словах, які вживаються з подвійним (дуплетним) наголосом, кількість яких дедалі скорочується. Наприклад, до нний, дрижа т, невблага жати; правильно: вісімдеся ганий, дре сімдесят, невбла га). Часто недоліки у наголошуванні є наслідком помилок у написанні (неправильно: во тель, подру топис, прия вопис, лі на, жи вий, середи друга, а не но ятель, по пис, при пис, літо дина, живо й, сере , неслá, везлá). Помилки роблять і під впливом російської мови (правильно: нови , пишу зла, але правильно: ка жу сла, ве шу, не Порушення акцентуаційних норм відбувається в результаті різних причин. Звичайно, це порушення не завжди викликає зміну значення слова чи речення, однак веде до спотворення вимови. Так, в українській літературі мовлення можуть заноситися діалектні наголоси

Культура мовлення залежить від уміння граматично правильно будувати фразу, знайти потрібне слово і вимовити його відповідно до орфоепічних норм літературної мови. Нормативна вимова має велике суспільне значення, становить один із суттєво важливих показників загальної культури особи, створює необхідні передумови для ефективного користування літературним мовленням у різних сферах суспільного життя. Правильна, унормована вимова є однією з ознак культури усного ділового мовлення.

Мовний етикет – це набір, або спектр фраз, якими ми послуговуємося у щоденних ситуаціях: знайомства, звертання, вітання, прощання, подяки, співчуття, відмови, компліменту тощо. Діловий стиль реалізується також в усній формі у ділових нарадах, публічних виступах, телефонних розмовах.

На зборах, нараді, засіданні парламенту показником культури ділового мовлення є правильне називання головуючим прізвищ тих, хто виступає. Головна особливість спілкування як процесу — взаємодія. Процес спілкування охоплює соціальну взаємодію членів суспільства — їх спільну діяльність, інтсрукцію і власне комунікацію. Упорядкованість досягається за допомогою правил і норм, які регулюють характер спілкування залежно від його мети і засобів. Спілкуючись, індивіди повинні рахуватися із соціальними нормами, звичаями, традиціями, що існують у даному суспільстві. Така необхідність нормативного регулювання спілкування, на думку Л. М. Архангельського, продиктована потребою "забезпечення цілісності суспільства як системи, стійкості взаємопов'язаних видів соціальної діяльності".

Життя будь-якого суспільства неможливе без дотримання соціальних норм і звичаїв, які регулюють суспільну діяльність і якнайтісніше пов'язані з процесом формування особистості, її соціалізацією.

Соціальні норми взаємин у суспільстві складалися поступово й природним шляхом. Корені їх у будь-якому етносі сягають сивої давнини, беруть початок з того часу, коли людина вперше вступила в суспільні відносини.

Головним завдання культури мови є:

• виховання навичок літературного спілкування;• пропаганда й засвоєння літературних норм у слововжитку, граматичному оформленні мови;• у вимові та наголошуванні;

• неприйняття спотвореної мови, або суржику.