Обліково-фінансова документація

Усі документи, пов’язані з обліком та фінансовими діями приватних осіб, установ, організацій, підприємств, об’єднуються у групу обліково-фінансових документів.

Документацією обліково-фінансового призначення вважається доручення, розписка, акт, відомість, накладна, список, таблиця, перелік, віза, субсидія, ваучер, приватизаційний сертифікат, довідка про присвоєння ідентифікаційного номера.

Фінансово-розрахункові операції проводяться при підтвердженні їх відповідними документами, призначення яких забезпечувати:

повну схоронність грошових коштів та інших цінностей;

— точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

— своєчасне відображення виробничих операцій;

— запобігання фінансових порушень і зловживань;

— можливість документального обґрунтування відповідальності службових/посадових осіб;

— складання бухгалтерської та іншої звітності;

— право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах.

Обліково-фінансова документація має високий рівень стандартизації.

До неї належать: акти (обстеження, ревізії, інвентаризації), платіжні відомості, відмови від акцепту, гарантійні листи; заяви-зобов’язання на одержання кредиту чи позики, заяви на відкриття рахунка в банку, заявки для організації купівлі-продажу, квитанції, накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення; доручення на представництво інтересів та на здійснення угод, на отримання власних грошей, список, розписка.

 

 

Господарсько-договірні документи. Договір.

Договір — це документ, який фіксує угоду двох Чи кількох організацій

(підприємств) або інших юридичних осіб про встановлення, зміну чи

припинення взаємовідносин.

У договорі повинні бути такі реквізити:

1.Заголовок.

2. Зазначення дати й місця його укладання.

3. Повна й точна назва сторін, їхніх представників і повноважень, на

підставі яких вони діють.

4. Предмет договору.

5. Кількісні та якісні показники.

6. Строки виконання договору (загальний і за окремими роботами).

7. Ціна робіт (продукції) і загальна сума, на яку складається договір.

8. Порядок кількісного та якісного приймання робіт (продукції).

9. Порядок розрахунків між сторонами.

10. Майнова відповідальність сторін за повне або часткове невиконання

договору (договірні санкції).

11. Порядок і місце розв'язання суперечок.

12. Номер рахунків кожної сторони та адреси банків (відділень).

13. Юридичні адреси сторін.

14. Власноручні підписи сторін, засвідчені печатками укладачів договору.

Договір це угода двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов'язків. Договір може бути укладено між окремими громадянами, між громадянами і організаціями і між організаціями.
В основі нових умов господарювання і розвитку ринкових відносин лежить економічна самостійність підприємств, і договір між підприємствами в одним з важливих засобів міжвиробничих зв'язків.

Існують договори різних видів. Цивільний кодекс передбачав такі договори: поставки, купівлі-продажу, закупівлі сільськогосподарської продукції, позики, наймання житлового приміщення та інші.

Організаційні документи.Інструкція.Статут.Правила.

Комплекс взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, має рацію, обов'язки і відповідальність керівників і фахівців підприємства, називається організаційними документами.Організаційні документи представлені статутами, положеннями, зокрема про структурні підрозділи, інструкціями, зокрема посадовими, правилами.

Статут - зведення правило, регулюючих діяльність організацій, установ, суспільств і громадян, їх взаємовідношення з іншими організаціями і громадянами, має рацію і обов'язки в певній сфері державного управління, господарській або іншій діяльності. Статути підприємств, установ, організацій затверджуються вищестоящими органами (міністерствами, адміністрацією суб'єктів федерації), статут юридичної особи затверджується його засновниками (учасниками) і підлягає державній реєстрації в установленому порядку. Статут відноситься до обов'язкових засновницьких документів при створенні недержавних комерційних організацій. Загальні вимоги до порядку його складання, оформлення і змісту дані в частині першої Цивільного кодексу Російської Федерації.Структура тексту статуту міняється залежно від його різновиду. Статут організації включає: загальні положення, цілі і завдання, має рацію, діяльність, майно, управління, реорганізація і ліквідація.Статут акціонерного суспільства містить розділи: загальні положення, акціонерний капітал, порядок діяльності, має рацію, управління, облік і звітність, розподіл прибули, інші накопичення, припинення діяльності.

Положення - правовий акт, що визначає порядок освіти, правове положення, має рацію, обов'язки, організацію роботи установи, структурного підрозділу (служби).Положення про організацію включає розділи: загальні положення; основні завдання; функції; має рацію і обов'язки; керівництво; взаємини і зв'язки; контроль, перевірка і ревізія діяльності; реорганізація і ліквідація.Структура тексту положення про структурний підрозділ (службі) нормативно не визначена. Достатньо стійку структуру, вироблену практикою, мають положення про підрозділи, що мають наступні розділи: загальні положення, основні завдання, функції, має рацію і обов'язки, відповідальність, взаємини.Окрему групу положень складають положення, регулюючі сукупність організаційних, трудових і інших стосунків з конкретного питання. Наприклад: Положення про документаційне забезпечення управління.

Інструкція - правовий акт, що містить правила, регулюючі організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові або інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств, їх підрозділів, служб, посадових осіб. Інструктивний характер носять такі види документів, як правила, регламенти і ін.

Починається інструкція, як правило, розділом «Загальні положення», в якому указуються цілі її видання, області розповсюдження, порядок користування і інші відомості загального характеру.

Текст інструкції повинен містити чіткі формулювання з розпорядливими словами типу «винен», «слідує», «необхідно», «має право», «не допускається», «рекомендується», «забороняється» і так далі Текст інструкції висловлюється від третьої особи («виконавець повинен представляти документи на підпис разом з матеріалами, на підставі яких вони готувалися») або в безособовій формі («термін зберігання документів визначається по Переліку»).

Ділове листування.

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.
Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, якнайповнішої його механізації і автоматизації заложить ефективність управління в цілому.
Документування — це створення документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення.
Організація роботи з документами є створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.
Документообіг — рух документів в установі з моменту створення до Відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік. Службовий лист — це узагальнена назва різних за змістом документів, які виділяють у зв'язку із особливим способом передавання тексту — пересиланням поштою.
Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а й правовим документом.
Правильність листа, відповідність його змісту нормативним актам засвідчує своїм підписом керівник організації, який несе повну відповідальність за викладену інформацію.
Виклад змісту листа мас бути логічно послідовним, стислим, переконливим, спонукати адресата належним чином вирішити порушене питання.
Службовий лист складається зі вступу, доведення та заключної частини. У вступі викладають причини та безпосередній привід, які стали підставою для написання. У доведені подаються історія питання, докази, факти, посилання на законодавство, цифрові дані, робляться логічні висновки. Заключна частина містить основну думку документа: прохання, пропозицію, згоду, відмову тощо.
Кореспонденція поділяється на такі види листів:
— ділові (формальні та неформальні);
— особисті (приватні);
— рекомендаційні;
— прямої поштової реклами.

Формальними є листи, підготовленні одним підприємством (установою, організацією).
Неформальні складають працівники одного рівня (скажімо, менеджер кадрової) служби однієї фірми менеджеру кадрової служби іншої) із пропозицією про особисту зустріч з метою обговорення деяких питань, обміну інформаційними матеріалами тощо.
Всі офіційні ділові листи за функціональною ознакою можна поділити на такі, що потребують відповіді і такі, що не потребують відповіді.
Серед перших - лист прохання, лист вимога, лист звертання. лист запит. Відповіді на них оформляють залежно від змісту вхідного листа.
До другої групи належать лист-попередження, лист-відмова, лист нагадування, лист-повідомлення, лист-подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження. лист-розпорядження, інформаційний лист. супровідний лист. В залежності від адресата їх розрізняють на колективні та циркулярні.
Колективний лист складається від імені певної кількості осіб та спрямовується за одною адресою. До таких листів можна віднести скарги, прохання 'га:звернення, що Підписані групами осіб, які усвідомлюють свою спільність у розв’язанні питань.
Циркулярний лист, навпаки. спрямовується ряду підпорядкованих установ одним адресатом. Джерелом циркулярного листа є, як правило, вища організація (міністерство, корпорація), що інформує свої підрозділи щодо того чи іншого питання або дає вказівки, розпорядження.
3 огляду на зміст та обсяг листи поділяють на прості, або одноаспектні, та складні, або багатоаспектні.
За тематичною ознакою листи бувають адміністративно господарчі. постачальницько-побутові, виробничі, пропагандистські. та інші. За цією ознакою розрізняють також ділову та комерційну кореспонденцію. Листування може стосуватися виробничої діяльності підприємств та організацій. та відносин між суспільними, профспілковими та культовими установами.
Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі. Така кореспонденція мас приватний характер.
Раніше особисті листи займали багато сторінок. Автор першого тлумачного словника Самуель Джонсон, скажімо, вважав, що стислий лист, що адресований далекому другові, є образливим, подібні до короткого кивка або недбалого рукостискання.
Рекомендаційними є листи, які заочно представляють людину. Такі листи допомагають їй швидко заручитися підтримкою за місцем тимчасового перебування. Якщо ви пишете рекомендаційний лист, разом з ним можна вкласти у конверт вашу візитну картку. А ім 'я того, кого ви рекомендуєте, можна написати олівцем.
Листи прямої поштової реклами призначені для рекламування товарів та послуг безпосередньо тим людям, в яких зацікавлений рекламодавець. Якщо список адресатів добре продуманий, рекламний лист складений тонко та зі смаком, а товар, що пропонується мас хороший попит, адресати, як правило, дістають серйозний імпульс до здійснення негайних покупок.