Учет расчетов по выданным авансам.

Расчеты по авансам, перечисленным учреждениями (кроме авансов, выданных подотчетным лицам) учитываются на счете 020600000 «Расчеты по выданным авансам».

Дебиторская задолженность возникает при перечислении авансов поставщикам товаров (работ, услуг).

Размер аванса юридическим лицам и срок его перечисления с банковского счета учреждения должен быть зафиксирован в договоре с контрагентом или в счете на оплату.

Размер авансовых платежей устанавливается Постановлением Правительства Российской Федерации о мерах по реализации Федерального закона о федеральном бюджете на соответствующий финансовый год.

Следует отметить, что получатели средств федерального бюджета при заключении договоров (государственных контрактов) о поставке товаров, выполнении работ и оказании услуг, включая договоры, подлежащие оплате за счет средств, полученных от оказания платных услуг и иной приносящей доход деятельности, вправе предусматривать авансовые платежи:

- в размере до 100 процентов суммы договора (контракта), но не более лимитов бюджетных обязательств, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета в соответствующем финансовом году, - по договорам (контрактам) об оказании услуг связи, о подписке на печатные издания и об их приобретении, об обучении на курсах повышения квалификации, о приобретении авиа- и железнодорожных билетов, билетов для проезда городским и пригородным транспортом, путевок на санаторно-курортное лечение, по договорам обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств;

- в размере до 60 процентов суммы договора (контракта), но не более 60 процентов лимитов бюджетных обязательств, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета в соответствующем финансовом году, - по государственным контрактам на оказание услуг по авиационным перевозкам высших должностных лиц органов государственной власти Российской Федерации, иных должностных лиц и представителей официальных делегаций, выполняемым по отдельным решениям Президента Российской Федерации;

- в размере до 30 процентов суммы договора (контракта), но не более 30 процентов лимитов бюджетных обязательств, подлежащих исполнению за счет средств федерального бюджета в соответствующем финансовом году, - по остальным договорам (контрактам), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Общий срок исковой давности, в течение которого учреждения могут востребовать дебиторскую задолженность, составляет три года.

По обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности начинается по окончании срока исполнения договора.

В случае реорганизации организации-дебитора, его обязанности переходят к вновь возникшему юридическому лицу. Задолженность такого дебитора с баланса не списывается.

Процесс документального оформления расчетов по авансам выданным состоит из следующих этапов:

- на основании заключенных договоров (контрактов) и выставленных счетов производится оплата со счетов учреждения;

- при поступлении документов, подтверждающих выполнение условий договора с контрагентом, формируется Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками №4.

- по истечении месяца – обороты по Журналу операций расчетов с поставщиками и подрядчиками №4 переносятся в Главную книгу.

Учет расчетов по выданным авансам ведется в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления на следующих счетах:

Счет 020600000 «Расчеты по выданным авансам» включает следующие счета:

020601000 «Расчеты по выданным авансам на заработную плату»;

020602000 «Расчеты по выданным авансам на прочие выплаты»;

020603000 «Расчеты по выданным авансам на начисления на выплаты по оплате труда»;

020604000 «Расчеты по выданным авансам за услуги связи»;

020605000 «Расчеты по выданным авансам за транспортные услуги»;

020606000 «Расчеты по выданным авансам за коммунальные услуги»;

020607000 «Расчеты по выданным авансам за арендную плату за пользование имуществом»;

020608000 «Расчеты по выданным авансам за работы, услуги по содержанию имущества»;

020609000 «Расчеты по выданным авансам за прочие работы, услуги»;

020610000 «Расчеты по выданным авансам по безвозмездным перечислениям государственным и муниципальным организациям»;

020611000 «Расчеты по выданным авансам по безвозмездным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций»;

020612000 «Расчеты по выданным авансам по перечислениям другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации»;

020613000 «Расчеты по выданным авансам по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств»;

020614000 «Расчеты по выданным авансам по перечислениям международным организациям»;

020615000 «Расчеты по выданным авансам по пенсиям, пособиям и выплатам по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;

020616000 «Расчеты по выданным авансам по пособиям по социальной помощи населению»;

020617000 «Расчеты по выданным авансам по пенсиям, пособиям, выплачиваемым организациями сектора государственного управления»;

020618000 «Расчеты по выданным авансам на прочие расходы»;

020619000 «Расчеты по выданным авансам на приобретение основных средств»;

020620000 «Расчеты по выданным авансам на приобретение нематериальных активов»;

020621000 «Расчеты по выданным авансам на приобретение непроизведенных активов»;

020622000 «Расчеты по выданным авансам на приобретение материальных запасов»;

020623000 «Расчеты по выданным авансам на приобретение ценных бумаг, кроме акций и иных форм участия в капитале»;

020624000 «Расчеты по выданным авансам на приобретение акций и иных форм участия в капитале».

Обратите внимание на счета:

020601000 «Расчеты по выданным авансам на заработную плату»;

020602000 «Расчеты по выданным авансам на прочие выплаты»;

020603000 «Расчеты по выданным авансам на начисления на выплаты по оплате труда».

Эти счета не будут применяться для отражения в учете операций при расчетах с рабочими и служащими по оплате труда, поскольку в соответствии с трудовым законодательством работники получают заработную плату за первую половину месяца. Поэтому записи по выданным работникам авансам делаться не должны. Указанные счета введены с целью установления единообразия в Плане счетов бюджетного учета.

Аналитический учет расчетов с поставщиками по выданным авансам ведется в журнале по расчетам с поставщиками и подрядчиками либо в карточке учета средств и расчетов.

Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками предназначен для аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками и составляется на основании платежных поручений, товарно-транспортных накладных на получение материальных ценностей, счетов на оплату выполненных работ, оказанных услуг.

В журнале указывают: дату, номер и наименование документа; наименова­ние показателя (наименование поставщика, подрядчика), номер счета бюд­жетного учета по дебету и кредиту; сумму; итоговые суммы по дебету и кре­диту счетов бюджетного учета (с входящими и исходящими остатками) по каждому поставщику (подрядчику) и в целом по счетам Плана счетов бюд­жетного учета; количество приложений.

В конце месяца в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками подводятся итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета с входящими и исходящими остатками, которые переносятся в Главную книгу.

Операции по счету 020600000 оформляются следующими бухгалтерскими записями: на суммы перечисленных авансов дебетуют соответствующие счета аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020604560-020610560, 020615560, 020616560, 020618560-020624560) и кредитуют счета 020101610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов», 020106610 «Выбытия денежных средств с аккредитивного счета», соответствующие счета аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами (030405221 - 030405226, 030405241, 030405261, 030405251, 030405262, 030405290, 030405310 - 030405340, 030405520, 030405530).

Получение материальных ценностей и потребление услуг в счет перечисленной ранее предварительной оплаты отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам» (020604660 - 020609660, 020615660, 020616660, 020618660 - 020624660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (030204830-030209830, 030215830, 030216830, 030218830-030224830).

 

Пример. Учет выданного аванса.

Бюджетное учреждение заключило соглашение на поставку оборудования стоимостью 236 000 руб. (в том числе НДС - 36 000 руб.). Согласно договору учреждение перечислило поставщику аванс в размере 20 процентов от стоимости оборудования - 47 200 руб. (236 000 руб. х 20%). После того как поставщик получил аванс, он отгрузил оборудование учреждению. В бюджетном учете данные операции будут отражены следующими бухгалтерскими проводками:

Операция	Дебет	Кредит	Сумма
Перечислен аванс поставщику	1 206 19 560 «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам на приобретение основных средств»	1 304 05 310 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по приобретению основных средств»	47 200 руб.
Поступило оборудование	1 106 01 310 «Увеличение капитальных вложений в основные средства»	1 302 19 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств»	236 000 руб.
Зачтен ранее выданный аванс	1 302 19 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств»	1 206 19 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам на приобретение основных средств»	47 200 руб.
Перечислена оставшаяся сумма поставщику	1 302 19 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению основных средств»	1 304 05 310 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по приобретению основных средств»	188 800 руб. (236 000 - 47 200)

 

Пример. Выдача аванса за счет доходов от приносящей доход деятельности.

Бюджетное учреждение за счет доходов от приносящей доход деятельности приобрело прочие материальные запасы на сумму 28 320 руб. (в том числе НДС - 4320 руб.).

Согласно договору учреждение перечислило поставщику аванс в размере 20 процентов от стоимости запасов - 5664 руб. (28 320 руб. х 20%).

После того как поставщик получил аванс, он отгрузил материалы учреждению. В бюджетном учете данные операции будут отражены следующими бухгалтерскими проводками:

Операция	Дебет	Кредит	Сумма
Перечислен аванс поставщику	2 206 22 560 «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам на приобретение материальных запасов»	2 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов»	5 664 руб.
Поступили прочие материальные запасы	2 105 06 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»	2 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»	24 000 руб. (28 320 - 4 320)
Учтен НДС по приобретенным материальным ценностям	2 210 01 560 «Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам»	2 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»	4 320 руб.
Зачтен ранее выданный аванс	2 302 22 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»	2 206 22 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам на приобретение материальных запасов»	5 664 руб.
Перечислена оставшаяся сумма поставщику	2 302 22 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»	2 201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения со счетов»	22 656 руб. (28 320 - 5 664)

Одновременно операции по выбытию денежных средств отражают на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» в разрезе кодов бюджетной классификации.

 

 

Особенности учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях.

 

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40 учреждения имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы сотрудникам своих подразделений, филиалов, не имеющих самостоятельного баланса и находящихся вне района деятельности учреждения.