Организация ввода данных в БД.

Цель работы: изучение и закрепление на практике методов и средств СУБД Access по заполнению и модификации таблиц БД, проверке достоверности данных, вводимых пользователем.

Теоретические сведения.

СУБД Access автоматически осуществляет проверку достоверности данных, вводимых в поля определенного типа. Например, нельзя ввести букву в числовое поле. Уровень контроля может быть повышен пользователем путем задания дополнительных ограничений на значения полей в области конструктора Свойства поля (см. лабораторную 1, раздел работа с таблицами).

Для этого можно использовать следующие свойства:

Значения по умолчанию. Если в каком-либо поле преобладает одно значение, то целесообразно установить его в качестве значения по умолчанию и оно будет появляться в данном поле автоматически при создании новой записи. Например, если в таблицу заносится город проживания студента и преобладает Калининград, то целесообразно именно его установить в качестве значения по умолчанию. При занесении другого города данное значение необходимо стереть, например, сочетанием клавиш Ctrl/Backspace.

Обязательное поле. Установка данного поля в значение Да приводит к тому, что переход к новой записи не будет разрешен, пока пользователь не заполнит обязательное поле.

Условие на значение. После перехода в данное поле необходимо раскрыть путем нажатия на кнопку окошко, в котором формируется само условие с помощью указанных в нём операций. Например, можно установить условие на экзаменационные оценки в виде ограничения >1 And <6, что позволит вводить только цифры 2, 3, 4 и 5.

Маска вода.

Данное свойство используется для установки ввода данных по определенному формату. Маска формируется из следующих символов:

0 - знакоместо для цифры, ввод ее обязателен;

9 - знакоместо для цифры или побела, ввод не обязателен;

# - знакоместо для цифры или пробела, ввод не обязателен, пустые символы преобразуются в пробелы;

L - буква, ввод обязателен;

? - буква, ввод не обязателен;

А - буква или цифра, ввод обязателен;

а - буква или цифра, ввод не обязателен;

& - любой символ или пробел, ввод обязателен;

с - любой символ или пробел, ввод не обязателен;

< - принудительный перевод всех последующих символов в нижний регистр;

> - принудительный перевод всех последующих символов в верхний регистр;

! - заполнение маски справа налево (символ! можно ставить в любую позицию маски);

\ - следующий символ является текстовой константой.

Стандартно маска состоит из двух частей, разделяемых символом (;). В первой части фиксируется собственно маска, во второй определяется режим занесения постоянных строковых констант, добавляемых в маску: 0 указывает, что постоянные символы автоматически добавляются в каждое заносимое значение, 1 или пустое значение - сохраняются только те символы, которые введены пользователем.

Примеры масок: Результат ввода:

00-00-00 27-34-56

17-78-32

>L<??????????? Петров

Радиотехника

Достаточно сложно реализовать маску для ввода ФИО в виде Фамилия И.О. Если прежположить, что сама фамилия содержит не более 15 символов и не короче 2 символов, то маска имеет вид >L<L????????????? L.L.;0 и при переходе в данное поле изображается следующей структурой _______________ _._.. При ее заполнении необходимо установить курсор в левую позицию, набрать фамилию в любом регистре (первый символ автоматически станет заглавной буквой, остальные отображаются в прописном варианте), а затем мышью или клавишей ® перенести курсор в место ввода инициалов (рис. 2.1)

Романов________ _._.

 

Рис. 2.1

При переходе в следующее поле введеное значение преобразуется к нормальному виду, т.е. без пропусков.

Если в маске отсутсвует вторая компонента, то точки после инициалов необходимо вводить самому пользователю, в противном случае ФИО будет отображаться в формате Фамилия ИО.

Еще один вариант повышения достоверности вводимых данных - использование полей-списков фиксированных данных. Создание нового поля с фиксированным набором значений Как правило, на предприятии существует фиксированный список должностей. Среда баз данных позволяет создать поле с фиксированным набором значений.

 

Технология создания полей-списков.

1. Откройте таблицу в режиме конструктора.

2. В столбце Тип данных для соответствующего поля выберите пункт Мастер подстановок.

3. На первом шаге работы мастера установите переключатель «Будет введен фик­сированный набор значений» и нажмите Далее.

4. На втором шаге (рис. 2.2) задайте число столбцов (1) и введите соответствующие названия, например: директор, замдиректора, секретарь, гл. бухгалтер, бухгалтер, менеджер, маркетолог, консультант, преподаватель, специалист (список можно продолжить) и нажмите Готово.

 

Рис. 2.2. Столбец подстановки с фиксированным набором значений.

 

Откройте таблицу в режиме Таблица, поставте курсор в любое поле столбца для которого вы создавали поле-список, увидети стрелочку поля-списка, откройте список и виберите нужное название, оно автоматически станет зачением данного поля.

 

Задание к лабораторной работе.

Для таблицы, созданной в предыдущей лабораторной работе, сформировать меры контроля достоверности:

· маска для поля ФИО;

· поле-список для семейного положения из значений: холост, не замужем, женат, замужем;

· количество детей находится в диапазоне 1..6;

· поле-список для пола из двух значений: м и ж;

· оклад находится в диапазоне 100..10000.

Дополнить таблицу двадцатью записями;

Результат работы показать преподавателю

 

Лабораторная работа №3