Проектирование отчетов в среде СУБД Access

 

Цель работы: изучение и закрепление на практике средств и методов создания отчетов в среде СУБД Access.

Методические указания

 

Отчет – это документированный результат анализа информации, хранящейся в БД. Он предназначен, прежде всего, для печати и позволяет:

- снабдить результаты анализа пояснительной информацией (заголовком-названием, названием фирмы, датой создания отчета, номерами страниц, выводами и т.п.);

- ввести пояснительную графику (логотип фирмы, диаграммы и т.д.);

- разбить анализируемые данные по группам;

- производить вычисления по записям и итоговые (для всего отчета, отдель-ных групп, страниц и т.д.).

- Существует несколько разновидностей отчетов:

- в столбец;

- ленточный;

- почтовые наклейки и др.

Создать отчет можно:

- нажатием кнопки на панели инструментов Новый объект и выбором опции Автоотчет;

- переходом на вкладку Отчеты БД и нажатием кнопки Создать.

Во втором случае СУБД предлагает набор средств для создания отчетов, наиболее универсальным из которых является конструктор. По своим возможностям и структуре он аналогичен конструктору формуляров, т.е. включает бланк формируемого отчета и панель инструментов (см. рис. 9.1).

Поле бланка разбито на несколько областей:

- заголовок отчета;

- верхний колонтитул;

- область данных;

- нижний колонтитул;

- примечание отчета.

ЗАГОЛОВОК ОТЧЕТА

 

ВЕРХНИЙ КОЛОНТИТУЛ

 

ОБЛАСТЬ ДАННЫХ

 

НИЖНИЙ КОЛОНТИТУЛ

 

ПРИМЕЧАНИЕ ОТЧЕТА

 

Рис. 9.1. Структура формуляра отчета.

 

Содержимое заголовка и примечания отчета выводится (печатается) один раз, поэтому в них целесообразно включать разовую информацию: название отчета, название фирмы, её логотип, дату формирования отчета, итоговые показатели по всему отчету и другую служебную информацию.

В верхнем и нижнем колонтитулах указывается информация, отображаемая на каждой странице печатаемого отчета: номера страниц, дата и время печати, повторение названия фирмы или отчета и т.п. Можно также здесь рассчитывать итоговые показатели по страницам. Содержание области данных в отчете отображается для каждой записи источника информации (таблицы или запроса).

Панель инструментов конструктора отчетов практически полностью совпадает с аналогичной панелью конструктора формуляров, т.е. не требует детального рассмотрения.

В отчете можно ввести неограниченное количество уровней группировки по значениям полей или некоторых вычисляемых выражений, а также по количеству записей. В этом случае для каждой группировки создается своя область, которую можно дополнять верхним и нижним колонтитулами (шапкой и примечанием). В шапке целесообразно выводить значения, по которому создана группа, а в примечании - итоговые значения по этой группе.

Порядок сортировки

Поле/выражение

Для задания группировки необходимо вызвать щелчком правой клавиши мыши в свободном месте бланка отчета вызвать контекстное меню и выбрать опцию Сортировка и группировка или нажать клавишу на панели инструментов. В любом случае произведенные действия вызовут появление соответствующего окна (рис. 9.2), в котором указываются:

 

Рис. 9.2. Окно сортировки и группировки информации.

 

· поле или выражение, по которому информация в отчете должна быть разбита по группам;

· порядок сортировки внутри группы (по возрастанию или убыванию);

· параметры группировки (например, необходимость шапки и/или примечания группы, интервал и т.п.).

Значения интервала группировки зависят от типа используемого для этих целей поля или выражения: например, для полей типа Дата/время используются интервалы вида:

· год;

· квартал;

· месяц;

· неделя;

· день;

· час;

· минута;

· каждое отдельное значение.

Текстовые поля можно группировать по количеству первых символов, число которых указывается в свойствах группы.

В области данных можно вводить дополнительные поля для расчета новых данных в пределах каждой записи. Для этого необходимо создать в данной области новое поле и посредством вкладки Данные его свойств ввести выражение, например, для определения стоимости партии товара выражение будет иметь вид

=[Количество_товара]*[Стоимость_1_товара]

Для расчета итоговых значений в примечаниях отчета и/или групп необходимо создать там новое поле и на вкладке Данные его свойств ввести выражение вида

=<Операция>(<Аргумент>)

Список групповых операций приводился ранее, в лабораторной работе № 6. Аргументом является выражение или название поля. Например, если суммируются все стоимости партий товара, то можно использовать выражение вида

=Sum([Количество_товара]*[Стоимость_1_товара])

или:

Sum(Поле23),

где Поле23 - название поля, в котором вычисляются стоимости каждой партии. Его можно увидеть на вкладке Другие свойств вычисляемого поля.

 

Задание к лабораторной работе.

1. Для таблицы Сотрудник БД Фирма создать ленточный отчет.

2. В режиме конструктора оформить его заголовок как список сотрудников фирмы "АТП Совтрансавто". В заголовок внести логотип фирм (figura1.bmp). Шрифт заголовка жирный, 16 пунктов.

3. Ввести в отчет группировку сотрудников по отделам, с указанием в шапке группы названия отдела (шрифт - курсив, 14 пунктов) и числа сотрудников в нем, а в примечании - общего количества детей в отделе.

4. Ввести в область данных поле, в котором для каждого сотрудника рассчитывается зарплата (оклад - налог).

5. Отделить списки сотрудников каждого отдела толстой зеленой линией.

6. В примечании отчета рассчитать зарплату по всей фирме с указанием вида информации.

7. Результат работы показать преподавателю.

Список рекомендуемой литературы:

 

1. Высоцкий Л.Г. Компьютерные технологии обработки данных. Методические указания к выполнению контрольных работ с вариантами задания для направления 060500 «Бухгалтерский учет» (заочное отделение). - Калининград: КГТУ, 1999. - 25 с.

2. Каратыгин С.А., Тихонов А.Ф. Энциклопедия по СУБД Paradox 4.5: В 2-х томах: Т. 1. - М.: Мир, 1994. - 520 с.

3. Вейнеров О.М., Самохвалов Э.Ф. Разработка САПР: В 10 кн. Кн. 4. Проектирование баз данных САПР. - М.: Высш. шк., 1990. - 144 с.

4. Крамм Р. Системы управления базами данных dBASEII и dBASEIII для персональных компьютеров. - М.: Финансы и статистика, 1988. - 283 с.

5. Романов Б.А., Кушниренко А.С. dBASEIV. Назначение, функции, применение. - М.: Радио и связь, 1991. - 384 с.

6. Спенс Р. Clipper. Руководство по программированию. Версия 5.01. - Мн.: Тиволи, 1994. - 480 с.

7. Попов А.А. Программирование в среде СУБД FoxPro 2.0. Построение систем обработки данных. - М.: Радио и связь, 1993. - 352 с.

8. Бемер С., Фратер Г. MS Access. - К.: Торгово-издательское бюро BHV, 1994. - 384 c.

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение ……………………………………………………………………………………3

Лабораторная работа №1. Основные понятия базы данных.

Создание одиночных таблиц базы данных………………………………………………4

Лабораторная работа №2. Организация ввода данных в БД. …………………………11

Лабораторная работа №3. Создание сверочных таблиц БД…………………………...15

Лабораторная работа №4. Импорт данных………………………………………………18

Лабораторная работа №5. Фильтрация данных………………………………………….21

Лабораторная работа №6. Запросы к БД…………………………………………………23

Лабораторная работа №7. Разработка интерфейса пользователя………………………32

Лабораторная работа №8. Создание специальных формуляров БД……………………42

Лабораторная работа №9. Проектирование отчетов в среде СУБД Access……………45

Список рекомендуемой литературы …………….…………………………… ……………..…50