Формирование базы данных для анализа среды деятельности предприятия

После общего исследования среды деятельности пред­приятия и выявления наиболее значимых факторов среды необходимо получить о них всю возможную информацию.

Есть несколько способов получения информации о кри­тических точках среды:

§ сканирование среды (поиск уже сформированной ин­формации, существующей в ретроспективе);

§ мониторинг среды (отслеживание текущей, вновь появ­ляющейся информации о среде);

§ прогнозирование (создание информации о будущем состоянии среды).

Отслеживание информации осуществляется в рамках трех главных типов систем ее получения.

1. Иррегулярные системы. Распространены в исследова­ниях особых ситуаций, например в условиях продолжаю­щегося кризиса среды: энергетического, политического и т. п. Фокусируются в прошлое с целью определения событий-аналогов.

2. Регулярные (периодические) системы. Для них харак­терен периодический, чаще всего ежегодный обзор событий. Результаты периодических исследований применяются менеджментом при принятии рабочих решений. В исследова­ниях также преобладает ретроспективный момент, но при этом имеет место и обращение к будущему.

3. Системы непрерывного обзора. Постоянно исследуют значимые элементы среды и являются устойчивым компо­нентом процесса планирования. В большей степени ориен­тированы на будущее с использованием методов прогнози­рования. Применение ограничено средствами предприятия, а также возможностями аналитиков предприятия правиль­но оценивать значение факторов среды.

Прежде чем приступить к поиску информации, следует определить круг вопросов по каждому из значимых элемен­тов среды. Перечень признаков для характеристики внут­ренней среды представлен в табл. 9.2.

 

 

Таблица 9.2

Примерный перечет, признаков для характеристики внутренней среды

Элементы	Признаки
Производство	Размеры и мощности Тип и возраст оборудования Источники поставок Тенденции производительности Инновационные возможности Нормирование работ Уровень брака
Маркетинг	Номенклатура продукции Качество продукции Размеры и доля рынка Качество маркетинговых исследований Эффективность рекламы Организация продаж и сервиса
Финансы	Активы Валовые накопления Доходность Источники денежных поступлений Показатели баланса
Управлением персоналом	Программы обучения Процедуры привлечения и отбора кадров Анализ трудовых операций Содержательность работы Система вознаграждений
Организационная структура Власть и лидерство	Характер делегированных полномочий Тип организационной структуры Отношения между менеджерами и рабочими Характер власти Эффективность менеджмента

 

Направления сбора информации о внешней среде:

§ экономические факторы (инфляция, рентабельность (ставка процента), безработица и пр.);

§ социальные факторы (рождаемость, социальная обеспеченность, имущественное положение, степень удовлетворения потребностей и т. д.);

§ культурные факторы (ценности и предпочтения по­требителя);

§ ресурсы (материальные, трудовые, финансовые, ин­вестиционные и др.);

§ политические факторы;

§ отраслевые факторы (конкуренция, цены, технология и т. п.).

Перечень вопросов для обзора по подпространствам внешней среды деятельности предприятия и их элементам разрабатывается по форме, приведенной в табл. 9.3.

Таблица 9.3

Элементы и признаки подпространств внешней среды предприятия

Подпространства	Элементы	Признаки
Рабочая среда (среда непосредственных контактов)	Поставщики Клиенты Посредники Конкуренты Контактная аудитория	Экономические ресурсы Сырье и материалы Энергоресурсы Финансовый капитал Производительный капитал Наемные работники
Общая среда (среда косвенных контактов)	Экономические факторы Технологические факторы Политические факторы Социальные факторы

 

Направления сбора информации для анализа состояния организации (ее сильные и слабые стороны):

§ стиль управления (личные качества, знания, навыки ру­ководства);

§ капитал (размер капитала, ликвидность, объем долгов, и др.);

§ трудовые ресурсы (квалификация, уровень оплаты тру­да: оклады, часовые тарифные ставки и т. п.);

§ технология (прогрессивность, степень модернизации, восприимчивость к новшествам и т. п.);

§ организация (структура, ориентация на удовлетворение потребностей потребителей, процесс принятия решений, открытость отношений внутри организации);

§ здания и сооружения (удобство, привлекательность и др.);

§ рабочая сила (основные рабочие группы, ценности и убе­ждения, личные цели и т. д.).

Многие предприятия пытаются находить специальные и особенные источники информации, но при этом 90% не­обходимой, соответствующей (релевантной) информации извлекается из легальных источников.

Сбором информации занимается в основном служба планирования. Процесс поиска информации координиру­ется и контролируется высшим менеджментом, который тоже самостоятельно ведет поиск и анализ информации.

В процессе планирования решения принимаются на ос­новании преобразования информации. В практике управ­ления различают два понятия: данные и информация.

Данные — это разнообразные сообщения, представлен­ные в цифровой, письменной или смешанной форме и за­фиксированные на определенных носителях или передан­ных устно. Они отражают состояние объекта и его харак­теристики.

Важной характеристикой данных является их информа­тивность. Под информативностью в управлении понимают количество информации, которое извлекает из документа ее потребитель.

Информация — это сведения, полученные в результате переработки данных, раскрывающих их содержание и опи­сывающих состояние объекта. Источники информации о сре­де деятельности предприятия приведены на (рис. 17).

Рис. 17. Источники информации о среде деятельности предприятия

Система информации включает собственно информа­цию, способы ее получения, обработки, передачи и хране­ния, методы переработки для использования в управлении. Она является частью системы управления. Сложность структуры управления современным предприятием обу­словливает необходимость упорядочения информации и ее потоков.

Ниже приведены научные принципы совершенст­вования системы информации.

1) Системность при выборе параметров элементов ин­формационной системы.

2) Эволюционность развития системы.

3) Обеспечение эффективности совершенствования сис­темы.

4) Минимизация исходной информации.

5) Универсальность информации.

6) Объединение информационных потоков по функциональным признакам.

Среди информационных систем особое место занимают автоматизированные информационные системы накопле­ния информации, ее обработки и хранения. По характеру выполняемых работ автоматизированные системы разделя­ются на расчетные, следящие, информационно-справочные, информационно-поисковые и системы выполнения логиче­ских операций.

§ Группировки информации о среде деятельности:

- по характеру признаков среды:

- размеры предприятия и мощности производства;

- номенклатура продукции (маркетинг);

- активы (финансовые);

- программа обучения персонала (управление персоналом);

- характер делегирования полномочий;

§ по источникам информации:

- отчеты;

- деловые материалы;

- журналы и книги;

- совещания и т. п.

Оценка информации является заключительным этапом анализа среды деятельности предприятия. Итоги оценки используются в качестве основы для стратегического ана­лиза и определения возможных вариантов стратегии.

Основной целью оценки информации является выясне­ние отрицательных и положительных воздействий среды на будущую деятельность предприятия. В процессе оценки фокус перемещается от понимания среды к критическому ее анализу и пониманию, какое значение для предприятия и его будущего может иметь данное состояние среды.