Первинні бухгалтерські документи, їх значення, порядок оформлення та зберігання

 

Підставою для бухгалтерського обліку операцій з вико­нання кошторису є первинні документи.

Первинний бухгалтерський документ - це бланк встановленої форми, призначений для відображення господарських операцій.

Документи поділяються на:

1) внутрішні (ті, які оформляються в даній установі);

2) зовнішні (ті, які надходять від інших установ і організацій).

Первинні документи повинні бути складені під час здій­снення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення та можуть складатися у паперовій формі або у вигляді електронних записів у формі, яка доступна для читання та включає внесення будь-яких змін

 

 

Вимоги до первинних документів

Первинні документи як у паперовій формі, так і у вигляді електронних записів для надання їм юридичної сили повинні мати такі обов'язкові реквізити²,

- назву документа (форми);

- номер і дату складання документа;

- назву установи, від імені якої складений документ;

- місце складання документа;

- зміст операції;

- обсяг господарської операції, одиницю вимірювання, сума операції

- посади та підписи осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її оформлення;

 

Документи без підпису головного бухгалтера або його заступника є не дійсними і не приймаються до виконання.

Якщо підписи, відбиток печатки на документі викли­кають сумнів то орган Державного казначейства не приймає до виконання платіжне доручення та не несе ніякої відпо­відальності за такий документ.

 

Первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою і змістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'яз­кових реквізитів та відповідність господарської операції діючому законодавству, логічна ув'язка окремих показників.

 

За своєчасне складання первинних документів і досто­вірність інформації, яка міститься в них, а також за їх передачу в обумовлені терміни за призначенням відповідальність несуть особи, які склали та підписали ці документи.

 

 

Кошторис бюджетної установи

1. поняття,

2. види,

3. структура,

4. порядок складання та затвердження

 

Основним плановим документом, який визначає склад доходів і видатків бюджетної установи на визначений пері­од, обсяг і напрями використання бюджетних коштів для виконання бюджетною установою своїх функцій і досягнен­ня цілей, визначених на бюджетний.період відповідно до бюджетних призначень, є кошторис

Фінансування бюджетних установ, проведення ними видатків за загальним і спеціальними фондами можуть здій­снюватися тільки за наявності затверджених кошторисів і планів асигнувань (за видатками загального фонду). Роз­різняють декілька видів кошторисів бюджетних установ.

 

Рис.1.4. Схема кошторису бюджетних установ

 

Види кошторисів:

Індивідуальний - складається кожною бюджетною установою та надається нею безпосередньо вищій установі незалежно від того, ведуть вони облік самостійно чи обслуговуються в централізованій бухгалтерії

Зведений - зведені показники, наведені в індивідуальних кошторисах розпорядників бюджетних коштів нижчого рівня

На централізовані заходи - складається міністерством, відомством, органом виконавчої влади або місцевого само­врядування для фінансування видатків на разові заходи (наприклад, наради, конференції тощо)

 

Розпорядники коштів бюджету незалежно від того, чи веде вонаоблік самостійно, чи обслуговується централізованою бухгалтерією, для забезпечення своєї діяльності складає індивідуальні кошториси та плани асигнувань за кожною виконуваною нею бюджетною програмою (функцією). Бюд­жетні установи, індивідуальні кошториси для затвердження подають своїй вищій установі, — безпосередньо до централізованої бухгалтерії (для здійснення контролю за ним).

Зведені кошториси складаються головними розпорядни­ками бюджетних коштів, розпорядниками вищого рівня для подання їх до Міністерства фінансів України, Наприклад, міська рада як головний розпоряд­ник коштів складає зведений кошторис на підставі показни­ків індивідуальних кошторисів бюджетних установ, яким виділяється фінансування з місцевого бюджету для їх утримання.

До кошторису на централізовані заходи асигнування включаються тільки в тому випадку, якщо проведення таких заходів за рахунок коштів відповідного бюджету дозволено законодавством України.

Незважаючи на види кошторисів, кожен з них підтверд­жує повноваження бюджетної установи на одержання доходів і здійснення видатків, визначає обсяг фінансування з бюдж­ету та напрями використання таких коштів для виконання бюджетною установою своїх функцій.

Залежно від обсягу прав, обов'язків розрізняють роз­порядників коштів за державним бюджетом трьох ступенів головні, другого ступеня та третього ступеня, а за місцевим бюджетом - двох ступенів - головні та третього ступеня. Такі відмінності кількості категорій розпорядників коштів за різними бюджетами залежать від кількості ланок управління.

Головними розпорядниками коштів (ГРК) є:

• бюджетні установи в особі керівників центральних органів виконавчої влади — по державному бюджету;

• бюджетні установи в особі керівників відділів обласних, міських, районних адміністрацій — по місцевих бюджетах.

Головним розпорядником коштів надано право розпо­діляти бюджетні кошти між нижчими розпорядниками коштів (РК), а також витрачати їх на централізовані та інші заходи, на утримання апарату управління.

Розпорядниками коштів другого ступеня (РКII ступеня) є бюджетні установи в особі керівників, які одержують кошти на видатки установи та розподіляють суму коштів, визначену ГРК для переказу безпосередньо підпорядкованим їм установам.

Розпорядниками коштів третього ступеня (РК III ступеня) є бюджетні установи в особі керівників, які отри­мують кошти тільки для безпосереднього витрачання.

Оскільки кошторис— це план доходів і видатків бюджетної установи, то сама форма документу складається з двох час­тин: доходної і видаткової. Крім того, кошторис враховує можливість фінансування установи за рахунок як загального, так і спеціального фондів бюджету відповідного рівня. Тобто доходна та видаткова частини кошторису поділяються на два розділи: за загальним і спеціальним фондом.

Форма кошторису бюджетної установи єдина для всіх бюджетних установ і затверджується Міністерством фінансів України

Залежно від джерел утворення доходи поділяються на два види:

• доходи загального фонду бюджету;

• доходи спеціального фонду бюджету.

Загальний фонд - це державні кошти, що надійшли на рахунок бюджетної установи із загального фонду державного або місцевого бюджету для її утримання, їх ще називають асигнуваннями з державного бюджету.

Спеціальний фонд - це надходження від плати за послуги, що надаються бюджетними установами згідно із законодавством України, а також кошти, перераховані бюджетним установам для виконання окремих доручень, благодійні внески, гранти та дарунки. Перелік доходів спеціального фонду визначається Кабінетом Міністрів України.

Доходи спеціального фонду бюджетної установи скла­даються з таких груп надходжень: "власні та інші кошти спеціального фонду бюджету. Складання і затвердження кошторису, як зазначалося вище, починається із розробки проекту кошторису бюджетною установою. Цей документ містить приблизні показники, оскільки остаточні будуть визначені після погодження проекту кошторису із розпорядником вищого рівня.

Формування доходної частини спеціального фонду про­екту кошторису здійснюється на підставі розрахунків доходів, які складаються за кожним джерелом доходів, що плануються на наступний рік.

Кошторис за загальним і спеціальним фондами затверджується в цілому на рік без розподілу за періодами в обсязі, що дорівнює сумі цих

Витрачання бюджетних коштів повинні здійснюватися в межах затвердженого кошторису. Перевищення затверджених сум видатків розглядається як перевитрачання бюджетних коштів за даною статтею, тобто їх нецільове використання, що тягне за собою відповідальність відповідно до чинного законодавства.

 

Планування доходної частини кошторису бюджетної установи є невід'ємним процесом планування видаткової чистини кошторису. Вона є загальною сумою видатків - фінансових і матеріальних ресурсів, які спрямовуються на забезпечення здійснення бюджетних програм і заходів, які заплановано здійснити протягом року цією бюджетною установою,

 

За економічним змістом видатки бюджетних установ поді­ляються на поточні, капітальні, нерозподілені, кредитування з вирахуванням погашення

Обов'язковим є виконання вимоги щодо першочергового забезпечення бюджетними коштами видатків на оплату праці, а також на господарське утримання бюджетних установ. Видатки на придбання обладнання, капітальний ремонт приміщень тощо, які не є першочерговими, можуть перед­бачатися тільки за умови забезпечення коштами невідкладних видатків і відсутності заборгованості в бюджетній установі.

Формування як доходної, так і видаткової частин кош­торису здійснюється окремо за коштами надходжень загаль­ного та спеціального фондів бюджету.

 

Видатки бюджетної установи

Поточні видатки

Включають видатки на оплату праці працівників, утримання бюджетних установ; на відрядження; на придбання матеріалів, інвентарю; будівництво, капітальний ремонт і проведення заходів спеціального призначення; оплату комунальних послуг та енергоносіїв; дослідження і розробки, державні програми

Капітальні видатки

Видатки, пов'язані з придбанням основного капіталу, створенням державних запасів і резервів, придбанням землі та нематеріальних активів,

Нерозподілені видатки

Здійснюються за рахунок резервних фондів Кабінету Міністрів України і обласних і місцевих адміністрацій, виконкомів місцевих Рад народних депутатів

Кредитування із вирахуваннямпогашення

Включає платежі бюджетів усіх рівнів, у результаті яких у них виникають фінансові вимоги до інших економічних одиниць, або надання кредитів за вирахуванням сум повернення

 

 

Лімітна довідка про бюджетні асигнування - це документ, який містить затверджені бюджетні призначення (бюд­жетні асигнування) та їх помісячний розподіл, а також інші показники, які відповідно до законодавства мають бути ви­значені на підставі відповідних нормативів.

Лімітна довідка про бюджетні асигнування для бюджет­них організацій є своєрідним лімітом видатків, які вони мо­жуть здійснювати протягом бюджетного періоду для виконан­ня основних функцій і в межах яких вони мають право брати на себе зобов'язання.

Бюджетні установи на підставі отриманої від вищої ус­танови лімітної довідки, в якій встановлено бюджетні асиг­нування, уточнюють проекти кошторисів, складають плани асигнувань і подають ці документи головним розпорядникам для уточнення показників проектів зведених кошторисів у встановлені терміни.

Розпорядники свої витрати приводять у відповідність з бюджетними асигнуваннями та іншими показниками, що доведені лімітними довідками.

Уточнені проекти кошторисів і планів асигнувань за не­обхідності розглядаються головним розпорядником у при­сутності керівників відповідних бюджетних установ.

Затверджені кошториси, плани асигнувань і штатні роз­писи бюджетних установ підписуються керівником установи (централізованої бухгалтерії) та керівником її фінансового підрозділу або головним бухгалтером. Ці документи за­тверджуються в двох примірниках, один з яких повертається бюджетній установі, а другий залишається в установі, що їх затвердила.

1.6. Схема порядку складання кошторису бюджетних установ

 

Кошторис затверджується за загальним і спеціальним фондами на рік без розподілу за періодами в обсязі, який дорівнює сумі цих фондів.

Затвердження кошторисів і планів асигнувань, а також здійснення видатків у сумі, що перевищує встановлені бюджетні призначення, тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.

.

Контрольні питання до теми

1. Значення бухгалтерського обліку бюджетних установ в умовах ринкової економіки.

2. Визначення та задачі бухгалтерського обліку бюд­жетних установ.

3. Складові бухгалтерського обліку бюджетних установ.

4. Мета та предмет бухгалтерського обліку бюджетних установ.

5. Місце, що належить бюджетному обліку в системі бух­галтерського обліку.

6. Установи та організації, що належать до бюджетних.

7. Особливості діяльності бюджетних установ.

8. Об'єкти бухгалтерського обліку бюджетних установ.

9. Основні вимоги щодо ведення обліку та складання звітності в бюджетних установах.

10. Функції та принципи на яких ґрунтується бухгал­терський облік бюджетних установ.

11. Поняття плану рахунків.

12. Структура плану рахунків бюджетних установ, ор­ганізацій.

13. Кошторис бюджетних установ. Порядок складання.

15. Структура кошторису бюджетної установи..

16. Видаткова частина кошторису бюджетної установи.

17. Лімітна довідка про бюджетні призначення, як ліміт видатків.

18. Розпорядники бюджетних коштів за обсягом наданих прав.

 

ТЕМА ОБЛІК ДОХОДІВ

ПЛАН

1. Облік доходів загального фонду

2. Облік доходів спеціального фонду

3. Облік доходів від реалізації продукції, виробів і виконаних робіт, доходів бюджетів та інших доходів