Розділ 6. Зразки оформлення документів

АВТОБІОГРАФІЯ

Автобіографія – документ щодо особового складу, у якому особа в хронологічній послідовності (від моменту народження до часу написання документа) повідомляє основні факти своєї біографії. Документ, як правило, пишеться власноруч на чис­тому паперовому аркуші. Іноді підприємство чи установа, яка приймає осіб на роботу або навчання, укладає спеці­альний бланк. Кожне наступне по­відомлення починається з нового абзацу. Автобіографія належить до документів з низьким рівнем стандартизації, але з обов’язковим повідомленням такої інформації:

1.Назва виду документа.

2.Текст, в якому зазначається:

· прізвище, ім'я, по батькові теперішні та колишні, якщо були змінені (називний відмінок однини);

· дата народження (словесно-числовим способом);

· місце народження (назва населеного пункту пишеться у Н. відмінку);

· відомості про освіту (повне найменування всіх нав­чальних закладів, де здобувалася освіта);

· перебування на військові службі, у місцях позбавлення волі та ін.

· відомості про трудову діяльність (стисло і послідов­но подаються назви місць роботи з зазначенням посад);

· відомості про громадську роботу;

· нагороди, стягнення, заохочення;

· короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, брат, сестра (якщо неодружені); чо­ловік, дружина, діти (якщо одружені); зазначається прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, посада та місце роботи, навчання).

3.Повна домашня адреса, номер телефону (при потребі).

4.Дата написання (ліворуч).

5.Підпис (праворуч).

На вимогу установи, до якої подається документ, інформація може бути детальнішою.

Зразок:

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Петренко В'ячеслав Іванович, народився 20 червня 1970 року в м.Бердянськ Запорізької області.

З 1977 по 1987 рік навчався у Бердянській середній школі № 4.

Після закінчення школи у 1987 році вступив на навчання до Бердянського професійно-технічного училища № 15, яке закінчив у 1990 р., одержавши диплом техніка технолога.

У 1990 році вступив на заочне відділення юридичного факультету Запорізького національного університету за спеціальністю «Правознавство». На даний час – студент 3-го курсу юридичного факультету ЗНУ.

З 1990 року виконую обов’язки старости групи.

Склад сім'ї:

батько — Назаренко Іван Іванович, 1950 р. на­родження, вчитель біології загальноосвітньої школи № 12 м. Бердянськ;

мати — Назаренко Інна Ігорівна, 1951 р. народження, вчитель молодших класів загальноосвітньої школи № 4 м. Бердянськ;

сестра – Назаренко Валентина Іванівна, 1975 р. народження, студентка 1-го курсу Бердянського педагогічного інституту.

Прописаний і мешкаю за адресою: вул. Приморська, 17, кв. 43, м.Бердянськ, 68073

12 жовтня 1993 р. (підпис В. Л. Петренка)

ВИТЯГ З НАКАЗУ

Витяг із наказу – це копія будь-якої частини оригіналу документа. У практичній роботі витяги з наказів оформляють досить часто для вирішення питань виробничої діяльності підприємства.

Витяг із наказу має фактично ті самі реквізити, що й наказ, але з нього береться лише та розпорядча частина тексту, що потрібна для практичної роботи. Констатуючу частину тексту переносять у витяг цілком. Крім того, оформляють позначку про завірення копії.

Реквізити:

1. Назва виду документа (ВИТЯГ З НАКАЗУ).

2.Дата (переносять з оригіналу).

3. Індекс (переносять з оригіналу).

4. Місце укладання чи видання.

5. Заголовок до тексту.

6. Текст (переносять з оригіналу всю констатуючу частину, слово НАКАЗУЮ та потрібні пункти розпорядчої частини).

7. Підпис (переносять з оригіналу, але керівник не підписується).

8.Позначка про завірення копії (без слова «Копія»).

Зразок:

ТЕХНІКУМ М’ЯСО-МОЛОЧНОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ

ВИТЯГ ІЗ НАКАЗУ
23 січня 2009 м. Херсон №02

Про забезпечення протипожежної

безпеки та посилення охорони

приміщень у період Різдвяних свят

Для забезпечення протипожежної безпеки та посилення охорони службових і виробничих приміщень технікуму в період Різдвяних свят з 06 по 08 січня 2009 року НАКАЗУЮ:

Завідувачам кабінетів, лабораторій та відповідальним працівникам технікуму після закінчення робочого дня 05.01.09 особисто перевірити стан електрообладнання в кабінетах, лабораторіях і закріплених приміщеннях.

Здати кабінети, лабораторії та закріплені приміщення призначеній комісії під розписку.

Директор (підпис) В.Н. Максимович

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ

Витяг з протоколу – це певна частина (уривок) протоколу. Належить до довідково-інформаційних документів.

Оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу.

Реквізити:

1.Назва виду документа (Витяг із протоколу).

2.Заголовок протоколу (переносять з оригіналу протоколу).

3.Номер протоколу.

4.Дата протоколу.

5.Текст витягу (зі вступної частини беруть пункти «Голова», «Секретар», «Присутні», потрібний номер питання порядку денного, з основної – цитують пункти, що стосуються потрібного питання порядку денного).

6.Дата складання витягу.

7.Підпис (переносять реквізит з оригіналу, але голова й секретар не підписуються).

8.Посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто уклав витяг.

9.Дата укладання витягу.

10.Позначка про завірення копії.

Зразок:

Витяг з протоколу № 1

засідання кафедри української мови ЗНУ

від 29 серпня 2009 року

Голова: В.П. Шевченко

Секретар: Н.Ю.Щвець

Присутні: д. філол. н, проф. В.П.Шевченко, к. філол. н., доц. О.О.Струшенківська, к. філол. н., доц. Н.А.Мозгова, к. філол. н., доц. В.І.Петренко, викладач В.М.Пелих, к. філол. н., доц. О.І.Савчук, лаборант Н.Ю.Щвець.

1. СЛУХАЛИ:

Про рекомендацію до друку навчального посібника „Українська мова. Практикум", підготовленого О.І.Савчук.

УХВАЛИЛИ:

Рекомендувати до друку навчальний посібник „Українська мова. Практикум", підготовлений О.І.Савчук.

Оригінал підписали:

Голова (підпис) В.П.Шевченко

Секретар (підпис) Н.Ю.Щвець

Згідно з оригіналом:

Секретар-референт (підпис) З.І.Корунь

ДОВІДКА

Довідка – довідково-інформаційний документ, який засвідчує факти біографії або діяльності особи чи уста­нови. Довідка надається на вимогу до іншої установи.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосують­ся окремих осіб) та службові (щодо установи в цілому).

Довідки, що відображають виробничу діяльність установ, можуть бути зовнішніми і внутрішніми.

Зовнішні довідки укладаються для подання до вищої установи, підписують їх, крім укладача, керівник підприємства і завіряються печаткою.

Внутрішні довідки подають керівникові підприємства або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не завіряються печаткою.

Оскільки ситуації, з приводу яких видаються довідки, досить типові, то використовують уніфіковані трафаретні бланки, в котрих частину тексту віддруковано й позначено місця для внесення деяких змінних реквізитів. Текст починається із зазначення в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді зазначають, куди подаватиметься довідка, що видається.

Довідки, що направляються за межі установ, як правило, оформляються на загальних бланках, а ті, що подаються в межах установ, – на чистих аркушах паперу формату А4 або А5. У довідці можуть наводитися таблиці, додатки.

У деяких випадках довідку можуть підписувати особи, що склали її й повністю відповідають за викладені в ній факти.

Реквізити:

1.Назва організації, що видає довідку.

2.Назва виду документа (Довідка).

3.Дата видачі.

4.Номер.

5.Вихідний номер і дата письмового запиту про необ­хідність довідки (якщо такий існував).

5. Прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається довідка.

6.Текст.

7.Призначення.

8.Підписи службових осіб (посада укладача, ініціали та прізвище).

9.Печатка (проставляють, як правило, коли довідка виходить за межі підприємства).

Зразок:

Запорізький національний університет„09” вересня 2009 р.№___________	м. Запоріжжя
Довідка
Видана Степаненку В’ячеславу Фомичу в тому, що він є студентом 3-го курсу біологічного факультету Запорізького національного університету. Видано для бухгалтерії ЗНУ
Декан біологічного факультету Секретар Печатка	(підпис) (підпис)	Л.О.Омельянчик В.І.Сидоренко

 

Зразок 2.

Комунальний заклад м. Оріхів «Оріхівський притулок для неповнолітніх» 10 грудня 2006 р. № 268	м. Оріхів
Довідка
Видана неповнолітньому Карпенку Роману Романовичу, 11.05.99 р. н. в тому, що він з 15 жовтня 2006 р. по даний час знаходиться в комунальному закладі «Оріхівський притулок для неповнолітніх». Видано для служби у справах неповнолітніх Вільнянської райдержадміністрації.
Завідувач комунальним закладом «Оріхівський притулок для неповнолітніх»   Секретар Печатка	(підпис) (підпис)	Г П. Кравчук В.І.Стенко

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Доповідна записка – це службовий документ, адресований керівникові устано­ви (структурного підрозділу), у якому міститься інформація про певний факт чи подію у вигляді прохання і повідомлення з виснов­ками та пропозиціями. Доповідні записки можуть готуватись із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Оформлення доповідної записки залежить від адресата. Внутрішні доповідні записки (що подаються керівникові структурного підрозділу або установи) оформляються на чистому аркуші паперу від руки. Зовнішні доповідні записки (що виходять за межі підприємства) оформляються на загальних або спеціальних бланках формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту) з кутовим чи повздовжнім розміщенням постійних реквізитів.

Реквізити:

1.Назва виду документа.

2.Заголовок.

3.Прізвище, ініціали, посада адресата (кому подається записка).

4.Прізвище, ініціали, посада адресанта (хто подає).

5.Текст.

6.Дата подання.

7.Підпис.

Зразок розписки, оформленої від руки на чистому аркуші паперу формату А4.

	Ректорові Запорізького національного університету проф. Тимченку С.М. завідувача господарської частини Чорного Леоніда Ілліча
Доповідна записка про порушення правил техніки безпеки
23 грудня 2006 року під час нічної зміни виникла аварійна ситуація з вини працівника з обслуговування будівель та споруд Тищенко М.М., яка порушила правила експлуатації ліфтової установки в гуртожитку № 4. Вважаю, що необхідно вжити заходи дисциплінарного впливу щодо Тищенко М.М.
24 грудня 2006 р. (підпис Л.М.Чорного)

ДОРУЧЕННЯ

Доручення – це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь дії (одержання грошей чи матеріальних цінностей тощо).

Доручення буває особисте і службове.

Особисті доручення видаються фізичною особою. Оформляють їх від руки або машинописним способом на чистому аркуші паперу. Особисті доручення найчастіше складаються на одер­жання грошей. Особисті доручення засвідчує нотаріус або уповноважена особа установи, організації чи підприємства, де він навчається або працює, адміністрація стаціонарного лікувального закладу, установи, де він перебуває на лікуванні, або уповноважені особи військової частини, в якій довіритель служить.

У разі виконання дій, зазначених у дорученні, пред’явлення документа, що засвідчує особу, на яку оформлено дане доручення обов’язкове. Виправлення в дорученнях категорично забороняються.

Текст пишеться довільно. Обов'язко­вими є такі реквізити:

1.Назва виду документа (Доручення).

2.Текст доручення, де вказується прізвище, ім'я та по батькові довірителя, а також особи, якій видається дору­чення; вказівка реквізитів документа, який посвідчує особу (як правило, паспорт); зміст дій; назва установи, де вико­нуються операції, термін, до якого доручення є дійсним.

3.Підпис довірителя.

4.Дата написання документа (зазначена словесно-цифровим способом).

5.Засвідчення підпису і дата засвідчення.

6.Печатка.

Офіційне доручення складається у випадку, коли пра­во вчинення якихось дій передається від установи іншій установі або особі. Реквізити:

1.Назва організації, яка видає доручення (вона позначена на бланку, виготовленому друкарським способом, або міститься на штампі, який проставляється в лівому верхньому кутку аркуша).

2.Номер доручення.

3.Дата (зазначена словесно-цифровим способом).

4.Назва виду документа (Доручення).

5.Текст доручення [зазначають, яка організація, кому (прізвище, ім’я, по батькові, паспортні дані), де й що доручає; також у тексті залишають місце для підпису особи, якій видано доручення; закінчують текст зазначенням терміну дії доручення].

6.Зразок підпису особи, якій видається доручення.

7.Підписи службових осіб, які видали доручення.

8.Печатка (гербова або кругла, що прирівнюється до гербової).

Зразок особистого доручення:

Доручення

Я, Попитайленко Ольга Анатоліївна, студентка 1-го курсу економічного факультету ЗНУ, доручаю Фоміну Антону Євгенійовичу, за його паспортом серії СВ №39061, виданим 11 червня 1999 р. Оріхівським РВ УМВС України в Запорізькій обл., отримати в касі університету призначену мені стипендію згідно з наказом № 456 від 11.01.2003, у розмірі 543 (п’ятсот сорок три) гривні 10 копійок.

11 листопада 2009 р. (підпис О.А.Попитайленко)

Підпис студентки

Попитайленко О.А. засвідчую:
Декан економічного

факультету ЗНУ (підпис) Е.В.Прушківська

11 листопада 2003 р.

______________________________________________

Зразок офіційного доручення:

ОРІХІВСЬКИЙ ПРИТУЛОК ДЛЯ НЕПОВНОЛІТНІХ

ДОРУЧЕННЯ № 35

27 травня 2007 р. м. Оріхів

Видано Сидоренко Тетяні Іванівні (паспорт СА № 457634, виданий Оріхівський РВУ МВС України в Запорізькій області 26 січня 1999 р.) у тому, що їй доручається отримати коди на неповнолітніх:

1. Кучковська Лідія Іванівна, 23.06.98 р. н., свідоцтво про народження І-ЖС №458723 а/з № 23 від 16.07.98 р.

2. Демченко Ганні Юріївні, 24.07.98 р. н., свідоцтво про народження ІУ-ЖС №897634 а/з № 12 від 12.08.98 р.

3. Сиротюк Івана Григоровича, 26.07.98 р. н., свідоцтво про народження ІУ-ЖС №897657 а/з № 23 від 16.08.98 р.

Повноваження з цього доручення не можуть бути передані іншим особам.

Доручення видано терміном на один день – 28 травня 2007 р.

Підпис Сидоренко Т. І. (зразок підпису) засвідчую:

Завідувач комунального закладу

„Оріхівський притулок

для неповнолітніх” (підпис) В.І.Назаренко

Печатка

ЗАПРОШЕННЯ

Запрошення є поширеним документом, що тою чи іншою мірою стосується діяльності практично всіх організацій, особливо комерційних структур. Запрошення – це коротке повідомлення про певну подію і запрошення взяти у ній участь. Адресується конкретній особі, може мати різноманітне обрамлення, довільний текст. За змістом і формуляром запрошення подібне до службового листа та оголошення про майбутню подію.

Запрошення бувають іменні (вони вимагають документа, що засвідчує запрошену особу) та неіменні – офіційна листівка (запрошення) є вхідною перепусткою на урочисті збори, засідання з певного приводу, наукову конференцію, святкову подію, на концерт чи вечір відпочинку.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2.Звертання до адресата (у формі кличного відмінка).

3.Текст, в якому вказуються:

· дата й час події;

· місце;

· порядок денний, тематика події;

· прізвища доповідачів з кожного питання;

· прізвище й телефон відповідальної особи;

· маршрут проїзду.

4.Підпис.

5.Печатка (при потребі).

Зразок:

Запрошення

Шановна Ольго Володимирівно!

Міністерство України у справах сім’ї та молоді спільно з обласною службою у справах неповнолітніх Запорізької облдержадміністрації проводять „круглий стіл” на тему „Тютюн, алкоголь, наркотики в молодіжному середовищі: вживання, залежність, ефективна профілактика”.

Запрошуємо Вас узяти участь у роботі „круглого столу”, засідання якого відбудеться 19 грудня 2006 р. о 14 год. в актовій залі комунального закладу „Запорізький обласний притулок для неповнолітніх” (вул. Осипенко, 24).

Телефон для довідок: 061-456-56-87

З повагою спеціаліст обласної служби у справах неповнолітніх О.А.Дяченко.

ЗАЯВА

Заява – документ щодо особового складу, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Реквізити:

1. Адресат (з великої літери праворуч) – посада, назва установи, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у давальному відмінку, використовуючи паралельні закінчення –ові (еві, -єві) та –у, (-ю).

2. Адресант (без прийменника з малої літери) – посада, звання, назва закладу (підрозділу), прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка звертається із заявою, у родовому відмінку (без крапки в кінці останнього слова).

3. Назва виду документа (з великої літери без крапки).

4. Текст.

5.Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата (переважно словесно-цифровим способом).

7. Підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різ­новидами заяви є: заява-зобов'язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про прийн­яття на роботу, позовна заява тощо.

Заява-зобов'язання оформлює кредитування за спеціаль­ними позиковими рахунками і є різновидом термінового зобов'язання. Заява-зобов'язання може складатися у ході виробничо-господарської діяльності, коли у підприємств та організацій виникає потреба у додаткових оборотних кош­тах, які задовольняються за рахунок банківських кредитів.

Зразок 1.