Unit 6. Information Systems and Databases. File Storage

Exercise 1. Think and answer:

What media can data be stored on?

Exercise 2. Study the list of IT terms below and then translate first the left then the right side of the table:

List of active terms

attribute	атрибут; ознака; властивість
auxiliary storage	зовнішня пам’ять
DASD (direct access storage device)	запам’ятовувальний пристрій з прямим доступом
data item	елемент даних
Entity	(логічний) об‘єкт
Field	поле
file maintenance	ведення (супроводження) файлу
file management system	система керування файлами
flat file	неструктурований, плаский файл
hierarchical	ієрархічний
identifier	ідентифікатор; ім‘я
index entry	стаття індексу; стаття алфавітного покажчика
indexed-sequential (access method)	індексно-послідовний (метод доступу)
locate	локалізувати (дані); визначати місце або місце розташування
location	місце розташування; адреса осередку (ЗП)
main memory	основна пам’ять, основний запам'ятоувальний пристрій (ОЗП)
mass(ive) memory	масова пам’ять; запам'ятовувальний пристрій (понад)великої місткості
navigate	пересуватися між об’єктами в базі даних
permanent storage	постійний запам'ятовувальний пристрій, ПЗП
pointer	вказівник
primary index	первинний індекс (доступу до даних)
property	властивість; якість
random access file	файл із довільним доступом
random data	випадкові дані
read	читати, считувативати (пересилати) дані із зовнішнього пристрою у ОЗП або з ОЗП в процессор
record	запис (структурна одиниця інформації)
secondary index	вторинний індекс

Exercise 3. Read the following text and translate it into Ukrainian paying attention to the words in bold:

Information Systems and Databases. File storage

Computers have been used since the 1950s for the storage and processing of data. An important point to note is that the main memory of a computer provides only temporary storage; any data stored in main memory is lost when the power is turned off. For the permanent storage of data, one must turn to auxiliary storage, primarily magnetic and optical media such as tapes, disks, and CDs. Data is stored on such media but must be read into main memory for processing.

A major goal of information-system designers has been to develop software to locatespecific data on auxiliary storage and read it efficiently into main memory for processing. The underlying structure of an information system is a set of files stored permanently on some secondary storage device. The software that comprises a file management system supports the logical breakdown of a file into records. Each record describes some thing (or entity) and consists of a number of fields, where each field gives the value of some property (or attribute) of the entity. A simple file of records is adequate for uncomplicated business data, such as an inventory of a grocery store or a collection of customer accounts.

Early file systems were always sequential, meaning that the successive records had to be processed in the order in which they were stored, starting from the beginning and proceeding down to the end. This file structure was appropriate and was in fact the only one possible when files were stored solely on large reels of magnetic tape and skipping around to access random data was not feasible. Sequential files are generally stored in some sorted order (e.g., alphabetic) for printing of reports (e.g. a telephone directory) and for efficient processing of batches of transactions. Banking transactions (deposits and withdrawals), for instance, might be sorted in the same order as the accounts file, so that as each transaction is read the system needs only scan ahead (never backward) to find the accounts record to which it applies.

When so-called direct-access storage devices (DASD), primarily magnetic disks) were developed, it became possible to access a random data block on the disk. (A data block is the unit of transfer between main memory and auxiliary storage and usually consists of several records.) Files can then be indexed so that an arbitrary record can be located and fetched (loaded into the main memory).

An index of a file is much like an index of a book; it consists of a listing of identifiers that distinguish the records (e.g. names might be used to identify personnel records), along with the records' locations. Since indexes might be long, they are usually structured in some hierarchical fashion and are navigated by using pointers, which are identifiers that contain the address (location in memory) of some item. The top level of an index, for example, might contain locations of (point to) indexes to items beginning with the letters A, B, etc. The A index itself may contain not locations of data items but pointers to indexes of items beginning with the letters Ab, Ac, and so on. Reaching the final pointer to the desired record by traversing such a treelike structure is quite rapid.

File systems making use of indexes can be either purely indexed, in which case the records need to be in no particular order and every individual record must have an index entry that points to the record's location, or they can be " indexed-sequential. " In this case a sort order of the records as well as of the indexes is maintained, and index entries need only give the location of a block of sequentially ordered records.

Searching for a particular record in a file is aided by maintaining secondary indexes on arbitrary attributes as well as by maintaining a primary index on the same attribute on which the file is sorted. For example, a personnel file may be sorted on (and maintain a primary index on) employee identification numbers, but it might also maintain indexes on names and departments. An indexed-sequential file system supports not only file search and manipulation commands of both a sequential and index-based nature but also the automatic creation of indexes.

Exercise 4. Study the supplementary list of words below.

Supplementary list of words and phrases

banking transaction	банківська операція
batch	пакет; пачка
breakdown	розподіл; розподіл на категорії; класифікація
comprise	включати, укладати в собі, містити
data item	елемент даних
deposit	внесок (банківський); депозит
feasible	реальний, здійсненний
inventory	товарно-матеріальні запаси; наявні товари
personnel	персонал, кадри (підприємства, установи)
sequential	послідовний
storage	зберігання; запам‘ятовувальний пристрій; пам‘ять
successive	наступний; який (що) йде один за одним; послідовний
temporary	тимчасовий
underlying	базовий, лежачий в основі
withdrawal	знятя грошей; вилучення

Exercise 5. Answer the questions.

1. Can the main memory be used for the permanent storage of data?

2. What is the major goal of information system designers?

3. What does a file consist of?

4. What does a record in a file describe?

5. What does each field describe?

6. How are records in sequential file systems processed?

7. How are sequential files stored and what are they used for?

8. What kind of devices made it possible to locate a random data block on the disks?

9. What does an index of a file consist of?

10. How are indexes navigated?

Exercise 6. Here are the answers. Work out questions.

1. Locations of indexes to items beginning with the letters A, B, etc.

2. Pointers to indexes of items beginning with the letters Ab, Ac, and so on.

3. Purely indexed or indexed-sequential.

4. The record’s location.

5. The location of a block of sequentially ordered records.

6. The automatic creation of indexes.

Exercise 7. Fill in the gaps with the words from the box. Translate the sentences into Ukrainian.

random, storage, sequential, fields, access, secondary, files, file maintenance, batches, retrieval, records

1. A file is simply an organized collection of............ and...........

2. The process of modifying the contents of a file by adding, deleting or correcting records is termed...................

3. There are two principal types of file maintenance; one is associated with sequential access mass memory devices, the other is relevant to mass memory with ……….. access.

4............. access permits transactions to be processed in the order in which they are received.

5. A disk is particularly suitable for the.... of random access files.

6. Transactions are collected into.......... over a period to form an unsorted transactions file.

7. The handling of.............. makes up a huge part of the work of computers.

8. A file management system is software that manages the storage,............ to,............ from flat files.

9. A set of files is stored permanently on some........ storage device.

Exercise 8. Translate into English:

Файл — це структура даних, яка складається із записів та полів. Звичайні файли не мають зв’язків або інтегрованих структур з будь-якими іншими файлами. Система керування файлами — це програмний продукт, який здійснює управління збереженням, доступом, пошуком та використанням звичайних файлів.

Система керування файлами має такі переваги, як мала вартість, легкість в управлінні та підтримці, високу стійкість під час виникнення помилок у даних, що викликані помилками у програмному та технічному забезпеченні. Проте до недоліків можна включити те, що файли є незалежними, не інтегрованими, одна й та ж інформація багато разів дублюється в різних файлах. Кожне місце, де розташовується інформація, повинне бути відзначене та поновлене кожного разу, коли файл змінюється. Програми залежать від розташування полів у записах. Програми, які керують даними в багатьох файлах, дуже важко створити і підтримувати. Системи керування файлами надають користувачеві можливість ввести програмні команди, які здійснюють перехресний (cross-referencing) доступ до файлів.