Определение первичного ключа

ЗАДАНИЕ 1. ТАБЛИЦЫ

 

Запустите Microsoft Access 2007 из меню Пуск или с помощью ярлыка. Отобразится окно «Приступая к работе с Microsoft Office Access».

Щелкните мышью на иконке «Новая база данных». В открывшемся поле имени файла введите имя файла. При необходимости можете выбрать папку для размещения файла базы данных.

Программа автоматически создала первый столбец будущей таблицы, назвав его «Код». Этот код мы будем позже использовать при создании связей между таблицами.

Для более детального создания полей таблицы и определения их свойств, перейдите в режим Конструктора.

 

В режиме Конструктора задаем Имя поля и Тип данных для каждого создаваемого поля.

Задание типа данных поля в режиме таблицы

Office Access 2007 может автоматически определять тип данных для поля, созданного в режиме таблицы. Однако иногда требуется переопределить тип данных, назначенный автоматически.

ТИП ДАННЫХ	ХРАНИТ	РАЗМЕР
Текстовый	Алфавитно-цифровые знаки Используется для текста или текста и чисел, не применяемых в расчетах (например, кода товара).	До 255 знаков.
Поле МЕМО	Алфавитно-цифровые знаки (более 255 знаков) или форматированный текст. Используется для текста длиннее 255 знаков или форматированного текста. Типичные примеры использования поля типа «Поле МЕМО» — примечания, длинные описания и абзацы с полужирным шрифтом или курсивом.	До 1 гигабайта знаков или 2 гигабайт памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков.
Числовой	Числовые значения (целые или дробные). Используется для хранения числовых данных, используемых в вычислениях, за исключением денежных значений (для денежных значений используется тип данных «Денежный»).	1, 2, 4 и 8 байт или 16 байт (если используется для кода репликации).
Дата/время	Даты и время. Используется для хранения значений даты и времени. Обратите внимание, что каждое сохраняемое значение содержит одновременно и компонент даты, и компонент времени.	8 байт.
Денежный	Денежные значения. Используется для хранения денежных значений (валюты).	8 байт.
Счетчик	Уникальное числовое значение, которое автоматически вводит Office Access 2007 при добавлении записи. Используется для создания уникальных значений, например для первичного ключа. Обратите внимание, что в поле с типом данных «Счетчик» числа могут последовательно увеличиваться на указанное приращение или выбираться случайно.	4 байта или 16 байт, если используется для кода репликации.
Логический	Логические значения. Используется для полей, которые могут содержать одно из двух значений, например «Да» и «Нет» или True и False.	1 бит (8 бит = 1 байт).
Поле объекта OLE	OLE-объекты или другие двоичные данные. Используется для хранения OLE-объектов других приложений Microsoft Windows.	До 1 Гбайт.
Вложение	Рисунки, изображения, двоичные файлы, файлы Microsoft Office. Стандартный тип данных для сохранения цифровых изображений и любого типа двоичных файлов.	Для сжатых вложений — 2 гигабайта. Для несжатых вложений примерно 700 Кбайт в зависимости от степени возможного сжатия вложения.
Гиперссылка	Гиперссылки. Используется для хранения гиперссылок вызова веб-страниц одним щелчком с помощью URL-адреса или файлов с помощью формата универсального имени UNC. Кроме того, можно использовать ссылку на объекты Access, хранящиеся в базе данных.	До 1 гигабайта знаков или 2 гигабайт памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков.
Мастер подстановок	Фактически типом данных не является, а вызывает мастер подстановок. Используется для запуска мастера подстановок, с помощью которого можно создать поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы, запроса или списка значений, используя поле со списком.	На основе таблицы или запроса — размер привязанного столбца. На основе значения — размер текстового поля, содержащего значение.

После добавления полей в таблицу необходимо сохранить ее структуру. При первом сохранении новой таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы.

Задание свойств полей

С помощью значений свойств полей можно управлять отображением данных, предотвращать ввод неверных значений, задавать значения по умолчанию, ускорять поиск и сортировку, а также управлять другими функциональными характеристиками и внешним видом полей. Например, можно отформатировать числа, чтобы сделать их более удобочитаемыми, или определить условие на значение, которому должны отвечать данные, вводимые в поле.

При просмотре и изменении данных в Access используются значения свойств полей. Например, свойства Формат (Format), Маска ввода (InputMask) и Подпись (Caption) определяют представление данных в таблице и запросах в режиме таблицы. Кроме того, все элементы управления в новых формах и отчетах, основанные на этих полях таблицы, по умолчанию наследуют те же самые значения свойств. Другие свойства используются, чтобы задать значения по умолчанию в поле или сделать значение обязательным при каждом добавлении или изменении данных в этой таблице.

Задание свойства поля для таблицы в режиме конструктора

В режиме таблицы можно задать только несколько доступных свойств полей. Для задания других свойств полей необходимо открыть таблицу в режиме конструктора.

Для получения доступа ко всем свойствам полей и задания их значений следует использовать режим конструктора.

Задание свойства поля для таблицы в режиме конструктора

1. Откройте таблицу в режиме конструктора.

2. В верхней части сетки конструктора таблицы щелкните поле, для которого необходимо задать свойства (или перейдите в это поле с помощью клавиш со стрелками).

3. Свойства для этого поля отображаются в нижней части сетки конструктора таблицы. Свойства, которые можно задать, зависят от типа данных этого поля.

4. В разделе Свойства поля в нижней части этого окна щелкните поле для свойства поля, которое необходимо задать, или нажмите клавишу F6 и перейдите к этому свойству с помощью клавиш со стрелками.

5. Введите значение для свойства или, если справа в окне свойств отображается стрелка, щелкните эту стрелку для выбора значения в списке значений для этого свойства.

В следующей таблице перечислены доступные свойства полей.

СВОЙСТВО ПОЛЯ	ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ДЛЯ
Размер поля (FieldSize)	Задания максимального размера данных, сохраняемых в полях с типом данных Текстовый, Числовой или Счетчик.
Формат	Настройки формата данных поля для отображения или печати.
Число десятичных знаков	Задания количества отображаемых знаков в дробной части для числовых значений.
Новые значения	Определения способа присвоения значений для поля «Счетчик»: последовательное увеличение или случайные значения.
Маска ввода	Отображения специальных знаков для управления вводом данных.
Подпись	Определения текста, отображаемого по умолчанию в надписях для форм, отчетов или запросов.
Значение по умолчанию	Автоматического назначения значения по умолчанию полю при добавлении новых записей.
Условие на значение	Задания выражения, которое должно быть истинно при каждом добавлении или изменении значения в этом поле.
Сообщение об ошибке	Ввода текста, который будет отображаться при нарушении значением правила «Условие на значение».
Обязательное	Требования обязательного ввода данных в поле.
Пустые строки	Разрешения ввода пустой строки (путем задания значения «Да») в поле с типом данных «Текстовый» или «Поле МЕМО».
Индексированное поле	Ускорения доступа к данным в этом поле путем создания и использования индекса.
Сжатие Юникод	Сжатия текста, если в этом поле содержится > 4 096 знаков.
Режим IME	Управления преобразованием знаков в восточноазиатских версиях Windows.
Режим предложений IME	Управления преобразованием знаков в восточноазиатских версиях Windows.
Смарт-теги	Добавления смарт-тега к этому полю.
Только добавление	Включения управления версиями (путем установки значения «Да») для поля «Поле МЕМО».
Формат текста	Выбора «Формат RTF» для хранения текста в виде HTML с разрешением форматирования. Чтобы сохранить только текст, выберите «Обычный текст».
Выравнивание текста	Задания выравнивания текста по умолчанию в элементе управления.
Точность	Задания суммарного допустимого числа сохраняемых знаков по обе стороны от десятичного разделителя.
Масштаб	Задания максимально допустимого числа сохраняемых знаков справа от десятичного разделителя.

 

 

СВОЙСТВО «РАЗМЕР ПОЛЯ (FIELDSIZE)»	ОПИСАНИЕ
Текстовый	Введите значение от 1 до 255. Текстовые поля могут содержать от 1 до 255 знаков. Для сохранения текста большого объема используется поле с типом данных «Поле МЕМО».
Числовой	Выберите одно из следующих значений: · Байт. Для числовых значений в диапазоне от 0 до 255 знаков. Необходимый объем памяти — один байт. · Целое. Для числовых значений в диапазоне от -32 768 до +32 768. Необходимый объем памяти – два байта. · Длинное целое. Для числовых значений в диапазоне от -2 147 483 648 до [phone]. Необходимый объем памяти — четыре байта. СОВЕТ. Тип «Длинное целое» используется для хранения внешнего ключа, значение которого отображается в поле «Счетчик» первичного ключа другой таблицы. · Одинарное с плавающей точкой. Для числовых значений с плавающей запятой в диапазоне от -3,4 x 10^38 до +3,4 x 10^38, включающих до семи значащих разрядов. Необходимый объем памяти — четыре байта. · Двойное с плавающей точкой. Для числовых значений с плавающей запятой в диапазоне от -1,797 x 10^308 до +1,797 x 10^308, включающих до пятнадцати значащих разрядов. Необходимый объем памяти — восемь байт. · Код репликации. Для хранения глобального уникального идентификатора, необходимого для репликации. Необходимый объем памяти — шестнадцать байт. Обратите внимание, что при использовании формата файла ACCDB репликация не поддерживается. · Действительное. Для числовых значений в диапазоне от -9,999... x 10^27 до +9,999... x 10^27. Необходимый объем памяти — двенадцать байт.
Счетчик	Выберите одно из следующих значений: · Длинное целое Для уникальных числовых значений в диапазоне от 1 до [phone], если для свойства поля «Новые значения» задано значение «Последовательные», и от -2 147 483 648 до [phone], если для свойства поля «Новые значения» задано значение «Случайные». Необходимый объем памяти — четыре байта. · Код репликации. Для хранения глобального уникального идентификатора, необходимого для репликации. Необходимый объем памяти — шестнадцать байт. Обратите внимание, что при использовании формата файла ACCDB репликация не поддерживается.
Свойство «Формат (Format)»
Текстовый	Можно задать свой формат. Дополнительные сведения см. в разделеФорматирование данных в таблицах, формах и отчетах.
Числовой	Выберите одно из следующих значений: · Основной. Число отображается в том виде, в каком было введено. Например, 3456,789 отображается как 3456,789. · Денежный. При отображении числа используется разделитель групп разрядов и параметры, заданные в компоненте «Язык и региональные стандарты» панели управления для отрицательных значений, обозначения денежной единицы, разделителя целой и дробной части и количества дробных знаков. Например, 3456,789 отображается как 3456,79р. · Евро. При отображении числа используется обозначение денежной единицы евро независимо от того, что указано в компоненте «Язык и региональные стандарты». · Фиксированный. Отображается хотя бы одна цифра и применяются параметры, заданные в компоненте «Язык и региональные стандарты» панели управления для отрицательных значений, обозначения денежной единицы, разделителя целой и дробной части и количества дробных знаков. Например, 3456,789 отображается как 3456,79. · Стандартный. При отображении числа используется разделитель групп разрядов и параметры, заданные в компоненте «Язык и региональные стандарты» панели управления для отрицательных значений, разделителя целой и дробной части и количества дробных знаков. В этом формате обозначение денежной единицы не используется. Например, 3456,789 отображается как 3 456,79. · Процентный. Значение умножается на 100, и к полученному значению добавляется знак процентов. Применяются параметры, заданные в компоненте «Язык и региональные стандарты» панели управления для отрицательных значений, разделителя целой и дробной части и количества дробных знаков. Например, 0,3456 отображается как 35% · Научный. Значение отображается в стандартном экспоненциальном представлении. Например, значение 3 456,789 отображается как 3,46E+03
Дата/время	Выберите один из следующих встроенных форматов отображения: · Полный формат даты. При отображении значения используется сочетание форматов «Краткий формат даты» и «Длинный формат времени». · Длинный формат даты. При отображении значения используется полный формат даты, заданный в компоненте «Язык и региональные стандарты» панели управления. · Средний формат даты. При отображении значения используется формат дд-ммм-гг (например, 14-июл-06). · Краткий формат даты. При отображении значения используется краткий формат даты, заданный в компоненте «Язык и региональные стандарты» панели управления. · Длинный формат времени. При отображении значения используется формат времени, заданный в компоненте «Язык и региональные стандарты» панели управления. · Средний формат времени. При отображении значения используется формат ЧЧ:ММ PM, где ЧЧ — часы, ММ — минуты и PM — AM или PM. Значение часов может находиться в диапазоне от 1 до 12. Значение минут может находиться в диапазоне от 0 до 59. · Краткий формат времени. При отображении значения используется формат ЧЧ:ММ, где ЧЧ — часы, ММ — минуты. Значение часов может находиться в диапазоне от 1 до 23, значение минут — в диапазоне от 0 до 59.
Да/Нет	Выберите одно из следующих значений: · Истина/Ложь. Отображается значение «Истина» или «Ложь». · Да/Нет. Отображается значение «Да» или «Нет». · Вкл/Выкл. Отображается значение «Вкл.» или «Выкл.». ПРИМЕЧАНИЕ. В вышеперечисленном значения «Вкл.», «Истина» и «Да» эквивалентны. Также эквивалентны значения «Ложь», «Нет» и «Выкл.».
Свойство «Новые значения (New Values)»
Счетчик	Выберите одно из следующих значений (только для типа данных «Счетчик»): · Последовательные. Значения начинаются с 1 и увеличиваются на единицу для каждой новой записи. · Случайные. Первой и последующим новым строкам присваиваются случайные значения.

 

Связи

Существует три вида связей между таблицами. Вид создаваемой связи зависит от того, как заданы связанные столбцы.

Связи "один ко многим"

Связь "один ко многим" - наиболее распространенный вид связи. При такой связи каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б, однако каждой строке таблицы Б может соответствовать только одна строка таблицы А. Например, между таблицами "Издатели" и "Книги" установлена связь "один ко многим": каждый из издателей может опубликовать множество книг, однако каждая книга публикуется лишь одним издателем.

Связь "один ко многим" создается в том случае, когда только на один из связываемых столбцов наложено ограничение уникальности или он является первичным ключом.

В Microsoft Access сторона связи "один ко многим", которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, обозначается символом бесконечности.

Связи "многие ко многим"

При установлении связи "многие ко многим" каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б и наоборот. Такая связь создается при помощи третьей таблицы, называемой соединительной, первичный ключ которой состоит из внешних ключей, связанных с таблицами А и Б. Например, между таблицами "Авторы" и "Книги" установлена связь вида "многие ко многим", задаваемая с помощью связей вида "один ко многим" между каждой из этих таблиц и таблицей "АвторыКниг". Первичный ключ таблицы "АвторыКниг" - это сочетание столбцов "ИД_автора" (первичного ключа таблицы авторов) и "ИД_книги" (первичного ключа таблицы заголовков).

Связи "один к одному"

При установлении связи "один к одному" каждой строке таблицы А может соответствовать только одна строка таблицы Б и наоборот. Связь "один к одному" создается в том случае, когда оба связанные столбца являются первичными ключами или на них наложены ограничения уникальности.

Этот вид связи используется редко, поскольку в такой ситуации связываемые данные обычно можно хранить в одной таблице. Использовать связь вида "один к одному" можно в указанных ниже случаях.

· Чтобы разделить таблицу, содержащую слишком много столбцов.

· Чтобы изолировать часть таблицы по соображениям безопасности.

· Для хранения данных кратковременного использования, удалить которые проще всего путем очистки таблицы.

· Для хранения данных, имеющих отношение только к подмножеству основной таблицы.

В Microsoft Access сторона связи "один к одному", которой соответствует первичный ключ, обозначается символом ключа. Сторона связи, которой соответствует внешний ключ, также обозначается символом ключа.

ЗАДАНИЕ 2. ЗАПРОСЫ

Типы запросов (MDB)

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В Microsoft Access есть несколько типов запросов.

Запросы на выборку

Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Запросы с параметрами

Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи, приходящиеся на интервал времени между этими датами.

Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При печати данного отчета Microsoft Access выводит на экран приглашение ввести месяц, доходы за который должны быть приведены в отчете. После ввода месяца Microsoft Access выполняет печать соответствующего отчета.

Перекрестные запросы

Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

Запросы на изменение

Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение.

· На удаление записи. Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

· На обновление записи. Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

· На добавление записей. Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу «Клиенты».

· На создание таблицы. Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи.

Запросы SQL

Запрос SQL — это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Язык SQL (Structured Query Language) используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access.

Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора запроса, Microsoft Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL. Фактически, для большинства свойств запроса, доступных в окне свойств в режиме конструктора, имеются эквивалентные предложения или параметры языка SQL, доступные в режиме SQL. При необходимости пользователь имеет возможность просматривать и редактировать инструкции SQL в режиме SQL. После внесения изменений в запрос в режиме SQL его вид в режиме конструктора может измениться.

Некоторые запросы, которые называют запросами SQL, невозможно создать в бланке запроса. Длязапросов к серверу, управляющих запросов и запросов на объединение необходимо создавать инструкции SQL непосредственно в окне запроса в режиме SQL. Для подчиненного запросапользователь должен ввести инструкцию SQL в строку Поле или Условие отбора в бланке запроса.

Примеры условий запроса

Условия для других полей

Поле типа «Логический» В строку Условия введите значение Да, чтобы включить в результаты записи, для которых установлен соответствующий флажок. Введите значение Нет, чтобы включить в результаты записи со снятым флажком.

Вложения В строку Условия введите значение Is Null, чтобы включить в результаты записи без вложений. Введите условие Is Not Null, чтобы включить в результаты записи с вложениями.

Поля подстановок Существуют два типа полей подстановок: поля, значения для которых извлекаются из существующего источника данных (с помощью внешнего ключа), и поля, которые сформированы на основе списка значений, заданного при создании поля подстановок.

 

ЗАДАНИЕ 3. ФОРМЫ

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных. Для автоматизации часто выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие функциональные элементы.

Формы можно рассматривать как окна, через которые пользователи могут просматривать и изменять базу данных. Рационально построенная форма ускоряет работу с базой данных, поскольку пользователям не требуется искать то, что им нужно. Внешне привлекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она может помочь в предотвращении неверного ввода данных. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать формы, а также новые типы форм и функциональные возможности, благодаря которым база данных становится более практичной.

Создание кнопочной формы

1. Откройте базу данных.

2. В меню Сервис выберите команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм.

3. Если выводится запрос на подтверждение создания кнопочной формы, нажмите кнопку Да.

4. Нажмите кнопку Создать.

5. Введите имя новой кнопочной формы и нажмите кнопку OK.

Имя новой кнопочной формы добавляется в поле Страницы кнопочной формы.

6. Выберите имя новой кнопочной формы и нажмите кнопку Изменить.

7. Нажмите кнопку Создать.

8. В поле Текст введите текст для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите для нее команду в поле Команда. Например, введите текст Просмотр заказов, а затем выберите в поле Команда команду Открыть форму для изменения.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для создания кнопочной формы, которая открывает другие кнопочные формы, выберите в поле Команда команду Перейти к кнопочной форме, а затем укажите кнопочную форму, к которой надо перейти.

9. Для большинства выбранных команд под полем Команда открывается новое поле со списком. При необходимости, выберите нужный элемент в этом поле. Например, если на шаге 8 была выбрана команда Открыть форму для изменения, выберите в поле Форма имя нужной формы, например Заказы, и нажмите кнопку OK.

10. Повторите шаги с 7 по 9 для создания остальных кнопок кнопочной формы.

ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, выберите ее имя в списке Элементы данной кнопочной формы и нажмите кнопку Изменить или Удалить. Если требуется изменить порядок элементов кнопочной формы, выберите элемент в списке и воспользуйтесь кнопками Вверх или Вниз.

11. Закончив создание кнопочной формы, нажмите кнопку Закрыть.

Чтобы кнопочная форма открывалась при открытии базы данных, выберите имя кнопочной формы в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм и нажмите кнопку По умолчанию.

При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм создается таблица «Switchboard Items», которая описывает текст и действия кнопок формы. Если позднее внести изменения в кнопочную форму в режиме конструктора формы, приложение может перестать работать.

Изменение кнопочной формы

1. Откройте базу данных.

2. В меню Сервис выберите команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм.

3. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите кнопочную форму, которую надо изменить, и нажмите кнопку Изменить.

4. Выберите элемент кнопочной формы, который нужно изменить, и выполните одно из следующих действий.

5. Чтобы изменить текст подписи кнопки, команду, выполняемую при нажатии кнопки, или объект, который открывается или запускается при нажатии кнопки, нажмите кнопку Изменить.

Чтобы добавить кнопку, нажмите кнопку Создать, введите текст подписи кнопки и выберите команду в поле со списком Команда. В зависимости от выбранной команды Microsoft Access может вывести еще одно поле со списком под полем Команда. При необходимости, выберите элемент в этом поле. Например, если в поле Команда была выбрана одна из команд для работы с формой, выберите в нижнем поле имя формы, которую нужно открыть.

Для удаления кнопки нажмите кнопку Удалить.

Чтобы изменить порядок кнопок, пользуйтесь кнопками Вверх и Вниз.

Нажмите кнопку Закрыть.

Удаление кнопочной формы

1. Откройте базу данных.

2. В меню Сервис выберите команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм.

3. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите кнопочную форму, которую надо удалить, и нажмите кнопку Удалить.

4. Нажмите кнопку Закрыть.

Если база данных, в которую следует добавить кнопочную форму, еще не создана, то можно воспользоваться мастером баз данных. Мастер автоматически создает кнопочную форму, которая помогает перемещаться по базе.

 

 

 

ЗАДАНИЕ 4. ОТЧЕТЫ

В Microsoft Office Access 2007 доступен ряд средств, которые помогают быстро создавать привлекательные, наглядные отчеты, где данные представлены в наиболее удобном для пользователей этих отчетов виде. Команды на вкладке Создать позволяют создать простой отчет одним щелчком мыши.

Для создания более сложных отчетов можно воспользоваться мастером отчетов или самостоятельно выполнить добавление всех данных и элементов форматирования вручную.

ЗАДАНИЕ 1. ТАБЛИЦЫ

 

Запустите Microsoft Access 2007 из меню Пуск или с помощью ярлыка. Отобразится окно «Приступая к работе с Microsoft Office Access».

Щелкните мышью на иконке «Новая база данных». В открывшемся поле имени файла введите имя файла. При необходимости можете выбрать папку для размещения файла базы данных.

Программа автоматически создала первый столбец будущей таблицы, назвав его «Код». Этот код мы будем позже использовать при создании связей между таблицами.

Для более детального создания полей таблицы и определения их свойств, перейдите в режим Конструктора.

 

В режиме Конструктора задаем Имя поля и Тип данных для каждого создаваемого поля.

Задание типа данных поля в режиме таблицы

Office Access 2007 может автоматически определять тип данных для поля, созданного в режиме таблицы. Однако иногда требуется переопределить тип данных, назначенный автоматически.

ТИП ДАННЫХ	ХРАНИТ	РАЗМЕР
Текстовый	Алфавитно-цифровые знаки Используется для текста или текста и чисел, не применяемых в расчетах (например, кода товара).	До 255 знаков.
Поле МЕМО	Алфавитно-цифровые знаки (более 255 знаков) или форматированный текст. Используется для текста длиннее 255 знаков или форматированного текста. Типичные примеры использования поля типа «Поле МЕМО» — примечания, длинные описания и абзацы с полужирным шрифтом или курсивом.	До 1 гигабайта знаков или 2 гигабайт памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков.
Числовой	Числовые значения (целые или дробные). Используется для хранения числовых данных, используемых в вычислениях, за исключением денежных значений (для денежных значений используется тип данных «Денежный»).	1, 2, 4 и 8 байт или 16 байт (если используется для кода репликации).
Дата/время	Даты и время. Используется для хранения значений даты и времени. Обратите внимание, что каждое сохраняемое значение содержит одновременно и компонент даты, и компонент времени.	8 байт.
Денежный	Денежные значения. Используется для хранения денежных значений (валюты).	8 байт.
Счетчик	Уникальное числовое значение, которое автоматически вводит Office Access 2007 при добавлении записи. Используется для создания уникальных значений, например для первичного ключа. Обратите внимание, что в поле с типом данных «Счетчик» числа могут последовательно увеличиваться на указанное приращение или выбираться случайно.	4 байта или 16 байт, если используется для кода репликации.
Логический	Логические значения. Используется для полей, которые могут содержать одно из двух значений, например «Да» и «Нет» или True и False.	1 бит (8 бит = 1 байт).
Поле объекта OLE	OLE-объекты или другие двоичные данные. Используется для хранения OLE-объектов других приложений Microsoft Windows.	До 1 Гбайт.
Вложение	Рисунки, изображения, двоичные файлы, файлы Microsoft Office. Стандартный тип данных для сохранения цифровых изображений и любого типа двоичных файлов.	Для сжатых вложений — 2 гигабайта. Для несжатых вложений примерно 700 Кбайт в зависимости от степени возможного сжатия вложения.
Гиперссылка	Гиперссылки. Используется для хранения гиперссылок вызова веб-страниц одним щелчком с помощью URL-адреса или файлов с помощью формата универсального имени UNC. Кроме того, можно использовать ссылку на объекты Access, хранящиеся в базе данных.	До 1 гигабайта знаков или 2 гигабайт памяти (2 байта на знак), из которых в элементе управления можно отобразить 65 535 знаков.
Мастер подстановок	Фактически типом данных не является, а вызывает мастер подстановок. Используется для запуска мастера подстановок, с помощью которого можно создать поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы, запроса или списка значений, используя поле со списком.	На основе таблицы или запроса — размер привязанного столбца. На основе значения — размер текстового поля, содержащего значение.

После добавления полей в таблицу необходимо сохранить ее структуру. При первом сохранении новой таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы.

Определение первичного ключа

Первичный ключ таблицы состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую строку в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный инвентарный номер, порядковый номер или код.

В качестве первичного ключа удобно использовать поле, которое обладает следующими характеристиками:

· оно должно однозначно определять каждую строку.

· оно не должно быть пустым — в нем всегда должно быть значение.

· оно должно изменяться крайне редко (лучше всего — никогда).

Приложение Access использует поля первичного ключа для быстрого объединения данных нескольких таблиц.

Всегда следует определять для таблицы первичный ключ. Для первичного ключа автоматически создается индекс, ускоряющий выполнение запросов и операций. Кроме того, приложение Access проверяет наличие и уникальность значений в поле первичного ключа.

При создании новой таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ и назначает полю имя «Код» и тип данных «Счетчик». Это поле просматривается в режим конструктора.