Склад і класифікація видатків

Видатки бюджетних установ, які вони здійснюють в процесі на­дання нематеріальних послуг, за економічним змістом відрізняють­ся від витрат госпрозрахункових підприємств та організацій. Під видатками розуміють державні платежі, які не підлягають поверненню, тобто такі платежі, які не створюють і не компенсують фінансові вимоги. Видатки — один з найважливіших показників фінансово-господарської діяльності бюджетних установ. Вони є осно­вою для визначення результатів виконання кошторису доходів і ви­датків, його аналізу з метою виявлення резервів зниження видатків.

Контрольна функція обліку потребує такої його побудови, яка б забезпечувала отримання різнобічної інформації про видатки залежно від місця й часу їх виникнення. Побудова бухгалтерського обліку видатків здійснюється залежно від чинної класифікації їх (рис. 7).

Видатки, здійснювані за рахунок бюджетних коштів, назива­ються видатками загального фонду, а за рахунок позабюджетних коштів — видатками спеціального фонду. Обидва види видатків суворо плануються в кошторисі видатків, який є основним документом, що визначає загальний обсяг, цільове надходження, використання і поквартальний розподіл коштів установи.

Бухгалтерський облік цих видатків ведеться роздільно, а тому й розглядається в окремих розділах посібника.

Видатки на утримання бюджетних установ є одним з основних напрямів видатків бюджету. Але не завжди видатки на утримання установи збігаються з видатками бюджету. Так, величина грошових коштів, перерахованих постачальникам матеріалів, характеризує суму видатків бюджету, але для установи — це зміна складу активів (грошові кошти на рахунках — матеріали на складі) без реальних видатків коштів.

Виходячи з двоїстості характеру видатків бюджетних установ вони поділяються на касові і фактичні.

Касовими видатками вважаються всі виплати, здійснені з поточних чи реєстраційних рахунків як готівкою, так і шляхом безготівкових перерахувань. Повернення грошових коштів на рахун­ки приводить до відновлення, тобто зменшення касових видатків. Основною задачею обліку касових видатків є забезпечення контролю за цільовим витрачанням бюджетних коштів відповідно до кошторисних асигнувань. Фактичні видатки — це дійсні, кінцеві видатки установи, оформлені відповідними документами, включаючи видатки за неоплаченими рахунками кредиторів, за нарахованою, але не виплаченої заробітною платою і стипендіями. Ці видатки відображають фактичне виконання норм, зат­верджених кошторисом, вони є показником кінцевого виконання кошторису установи, тому при виконанні планового обсягу робіт вони повинні відповідати сумам асигнувань за кошторисом.

Приклади касових і фактичних видатків: перераховані кошти з рахунка лікарні постачальнику за продукти харчування — касові видатки, а вартість продуктів харчування, витрачених на харчування хворих, — фактичні видатки; отримання готівки

 

Рис. 7. Класифікація видатків бюджетних установ

з рахунків в банку чи казначействі в касу для виплати заробітної плати — касові видатки, а сума нарахованої заробітної плати — фактичні видатки.

Фактичні видатки, як правило, не збігаються з касовими ні в часі, ні в сумі. В тих випадках, коли частина грошових коштів на рахунках у банку чи казначействі обертається на поповнення запасів матеріалів, рахується в розрахунках (дебіторська заборгованість), залишається невитраченою у вигляді підзвітних сум і готівки в касі або використовується на погашення кредиторської заборгованості, що виникла раніше, фактичні видатки менші за касові. Якщо установа має в своєму розпорядженні запаси матеріалів, то фактичні видатки на здійснення планового обсягу робіт можуть перевищувати касові, оскільки витрата матеріалів не викликає зменшення грошових коштів на рахунках.

Якщо кошти, отримані з банку чи казначейства, витрачені за прямим призначенням відповідно до кошторису (наприклад, видатки за електроенергію, газ, воду, телефон, поточний ремонт та інші послуги), то фактичні видатки збігаються з касовими. Такі видатки називаються прямими.

Взаємозв’язок касових і фактичних видатків наведено на рис. 8.

 

Рис. 8. Взаємозв’язок касових і фактичних видатків

Касові та фактичні видатки установи є окремими етапами руху бюджетних коштів та об’єктами бухгалтерського обліку.

У бюджетних установах касові та фактичні видатки планують і обліковують за єдиною номенклатурою видатків. Нова бюджетна класифікація, розроблена і затверджена Мінфіном України, являє собою перелік згрупованих за певними ознаками видатків.

Такими ознаками є: функція держави, відомча належність та економічний зміст видатків.

Бюджетна класифікація є важливим організуючим документом, вона лежить в основі планування видатків, їх синтетичного та аналітичного обліку, суттєво впливає на всю організацію бухгалтерського обліку та звітності бюджетних установ. Важливою відмінністю нової бюджетної класифікації є розмежування видат­ків за економічними ознаками: видатки зведено в єдині економічні категорії, що відображають розмежування коштів, направлених на поточні та капітальні видатки. Кожній категорії присвоєно чотиризначний код.

Схему класифікації видатків за економічним змістом наведено на рис. 9.

 

Рис. 9. Класифікація видатків за економічною ознакою
(скорочена форма)

 

Категорія «Оплата праці працівників бюджетних установ» включає оплату праці в грошовій формі всіх працівників бюдже­тних установ за встановленими посадовими окладами, ставками або розцінками.

Видатки за цією категорією мають найбільшу питому вагу у видатках установи і є захищеною бюджетом статтею.

До категорії «Нарахування на заробітну плату» відносять єдиний соціальний внесок. Це також захищена бюджетом стаття.

Категорія «Придбання предметів постачання і матеріалів» вклю­чає видатки на придбання канцелярського, креслярського, письмового приладдя та матеріалів, виготовлення та придбання бухгалтерських і статистичних книг, бланків, відомостей, а також класних журналів, дипломів, свідоцтв, медалей, грамот, іншої документації для навчальних закладів; періодичних, довідкових та інформаційних видань, видатки на придбання матеріалів для поточних господарських потреб; придбання медикаментів і перев’язувальних матеріалів, медиковідновлювальних засобів, бактеріологічних препаратів для лікувально-профілактичних і ліку­вально-ветеринарних закладів, будинків-інтернатів, санаторіїв, про­філакторіїв, дитячих установ тощо. До них належать також видатки на продукти харчування у лікувально-профілактичних закладах, будинках-інтернатах, дитячих будинках, профтехучилищах, видатки на спецхарчування осіб, що працюють у шкідливих умовах.

За окремим кодом до цієї категорії відносяться й видатки на придбання предметів з терміном служби менше року або однорід­них малоцінних предметів; на придбання різного роду матеріалів і предметів для науково-дослідних і навчальних робіт; на придбання м’якого інвентарю та обмундирування (постільної білизни, білизни, спецівок, одягу, взуття, спортивного обмундирування), придбання книг, періодичних видань для бібліотечних фон­дів, інших матеріалів та інвентарю.

До категорії «Видатки на відрядження» належать видатки на оплату проїзду, добових, квартирних під час службових відряджень; оплату підйомних, проїзду і добових при переміщенні пра­цівників, відряджень на курси та у навчальні заклади, на сесії, наради та конференції, тобто всі видатки на відрядження, що сплачуються за рахунок бюджетних коштів.

Категорія «Оплата послуг з утримання бюджетних установ» включає плату за оренду приміщень та обладнання, транспортні послуги (в тому числі капітальний і поточний ремонт транспортних засобів), послуги зв’язку, поліграфічні послуги, поточний ремонт будівель, споруд, приміщень, обладнання та інвентарю, професійних послуг, оплату інших поточних видатків, включаючи видатки на позавідомчу охорону, утримання приміщень, заходи з охорони праці та техніки безпеки, представницькі видатки тощо.

Платежі з оплати бюджетними установами комунальних послуг та енергоносіїв плануються та обліковуються за категорією «Оплата комунальних послуг та енергоносіїв». До них належать видатки на оплату теплопостачання, водопостачання і водовідведення, оплату електроенергії, природного газу, інших видів енергії, інших комунальних послуг.

До категорії «Субсидії і поточні трансфертні виплати» віднесено всі безповоротні державні платежі, які не підлягають поверненню і передбачаються на поточні цілі.

Під капітальними видатками розуміють платежі з метою придбання капітальних активів, стратегічних і надзвичайних запасів товарів, землі, нематеріальних активів.

Категорія «Придбання основного капіталу» передбачає видатки на нові або існуючі товари тривалого користування, які купують або створюють власними силами. Ця категорія охоплює лише видатки на товари, термін служби яких перевищує 1 рік. Сюди відносяться нерухомі основні засоби (наприклад, споруди), а також рухомі основні засоби.

Ця категорія охоплює також видатки на будівництво об’єктів соціально-культурного призначення, включаючи школи, лікувально-профілактичні заклади, а також видатки на капітальний ремонт житлового фонду, виробничих об’єктів, об’єктів соціально-культурного призначення.

Категорія «Придбання землі і нематеріальних активів» включає видатки на придбання землі, права на розробку надр, використання авторських прав, патентів і тор-

гових знаків, придбання програмного забезпечення тощо.

На практиці аналітичний облік касових і фактичних видатків ведеться за більш детальною їх класифікацією.

Облік касових видатків

Синтетичний облік касових видатків ведеться на субрахунках № 311 «Поточні рахунки на видатки установи» та № 321 «Реєстраційні рахунки» 3-го класу рахунків. За кредитом цих субрахунків відображаються здійснені касові видатки, тобто суми, отримані з рахунків в банку чи казначействі готівкою або перерахо­вані в безготівковому порядку. Одночасно робиться запис у дебет різних субрахунків залежно від напряму видатків. Основні бухгал­терські проводки з обліку касових видатків наведено в табл. 6.

Таблиця 6

Основні бухгалтерські проводки
з обліку касових видатків

Зміст операцій	Кореспонденція рахунків
Дебет	Кредит	Код статті
1. Отримано в банку і оприбутковано в касу готівку на виплату заробітної плати, допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, стипендії		311, 321	1110 1120 1342
2. Перераховано бюджету суми заборгованості по прибутковому податку		311, 321
3. Перераховано заборгованість Пенсійному фонду		311, 321
4. Погашено заборгованість перед поста­чальниками за матеріали		311, 321
5. Оплачено рахунки постачальників за комунальні послуги		311, 321
6. Внесено на рахунки депоновану заробітну плату	311, 321

 

До касових видатків належать також суми грошових коштів, переведених з поточних чи реєстраційних рахунків для наступних розрахунків з постачальниками акредитивами або чеками з лімітованих чекових книжок.

Бухгалтерські записи щодо збільшення чи відновлення касових видатків робляться на підставі виписок з поточних чи реєстраційних рахунків і доданих до них документів у накопичувальних відомостях — меморіальних ордерах. Синтетичний облік касових видатків ведеться в тих самих регістрах, що й синтетичний облік руху грошових коштів на поточних чи реєстраційних рахунках.

Аналітичний облік касових видатків ведеться по кожному поточному чи реєстраційному рахунку в розрізі кодів функціональної та економічної класифікації. Регістрами аналітичного обліку є картки аналітичного обліку касових видатків ф. № 294-б. Замість карток може застосовуватися книга обліку асигнувань і видатків ф. № 294, в якій поєднуються аналітичний облік асигнувань, касових і фактичних видатків. Централізовані бухгалтерії для оперативного контролю використання асигнувань в установах, які мають свої індивідуальні кошториси, можуть вести контрольні таблиці спостереження за касовими видатками кожної установи та окремими категоріями видатків.

Схему облікового процесу касових видатків наведено на рис. 10.

Рис. 10. Схема облікового процесу касових видатків

В умовах автоматизованої обробки облікової інформації як регістр аналітичного обліку касових видатків використовується машинограма «Зведена відомість касових видатків». Для детальнішого аналізу складається відомість обліку та аналізу асигнувань і відомість касових видатків за установами.

Облік фактичних видатків

Облік фактичних видатків ведеться на активному синтетичному рахунку № 80 «Видатки загального фонду» та його двох субрахунках: № 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи» та № 802 «Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи».

В усіх випадках на суми здійснених фактичних видатків дебетуються субрахунки № 801, 802 і кредитуються різні субрахунки. Основні бухгалтерські проводки з обліку фактичних видатків наведено в табл. 2.7.

Протягом року за дебетом субрахунків № 801, 802 накопичуються видатки наростаючим підсумком з початку року. В кінці року, як правило, всі здійснені видатки списуються з кредиту субрахунків № 801, 802 за рахунок відповідного джерела фінансування, тобто в дебет субрахунків № 681, 701, 702. Якщо сума фактичних видатків за загальним фондом перевищує залишок фінансування, списання здійснюється в сумі, рівній залишку на субрахунках № 681, 701, 702.

 

Таблиця 7- Основні бухгалтерські проводки з обліку фактичних видатків

Зміст операцій	Кореспонденція рахунків
Дебет	Код статті	Кредит
1. Нарахована заробітна плата працівників бюджетних установ	801, 802
2. Нараховані внески до Пенсійного фонду, фонду соціального страхування	801, 802		651, 652, 653
3. Затверджені авансові звіти підзвітних осіб	801, 802
4. Списані продукти харчування	801, 802
5. Списані медикаменти на лікування хворих	801, 802
6. Списані матеріали на утримання установи	801, 802		231, 234, 239
7. Нараховані стипендії студентам і аспірантам	801, 802

 

Не списуються в кінці року і переходять на баланс наступного року суми нарахованої заробітної плати за другу половину грудня, якщо її виплата здійснюється за рахунок асигнувань нового року.

Аналітичний облік фактичних видатків за субрахунками № 801, 802 у бюджетних установах ведеться в книзі № 294 за КФК та економічної класифікації, а в централізованих бухгалтеріях — в розрізі обслуговуваних установ в книзі № 309-б. Схему облікового процесу фактичних видатків наведено на рис. 11.

 

Рис. 11. Схема облікового процесу фактичних видатків

При використанні ЕОМ складаються «Відомість обліку і аналізу фактичних видатків», «Зведена відомість фактичних видатків», «Відомість фактичних видатків по установах».