Контроль за формуванням видатків

Бухгалтери, економісти, працівники контрольно-ревізійної служ­би здійснюють систематичний контроль за формуванням видатків і цільовим використанням коштів загального фонду. Цей контроль починається вже на етапі складання кошторису і закінчується аналізом його виконання. Попередній контроль за витрачан­ням коштів державного бюджету здійснюють органи Державного казначейства. З метою забезпечення цього контролю операційно-контрольне управління ГУДКУ, відділи обліку лімітів видатків і контролю за виконанням кошторисів, операційні відділи, відділи бухгалтерського обліку та звітності територіальних органів Державного казначейства на підставі поданих розпорядниками коштів платіжних доручень з доданими до них рахунками, рахунками-фактурами, накладними, трудовими угодами, договорами на виконання робіт, актами виконаних робіт тощо здійснюють перевірку щодо доцільності та ефективності витрат. Суми, що підлягають перерахуванню, звіряються з кошторисом доходів і видатків установи, із залишками невикористаних асигнувань по під­розділах бюджетної класифікації. У разі необхідності перевірка проводиться безпосередньо в бюджетній установі.

Контроль здійснюється також при отриманні готівки на виплату заробітної плати, стипендій, допомоги, витрат на службові відрядження тощо. Разом з довіреністю на отримання готівки в банку в орган Державного казначейства подаються для перевірки документи, що підтверджують необхідність витрат (розрахунково-платіжні відомості, трудові угоди, накази на відпустки, матеріальну допомогу). На прийнятих до виконання документах проставляється відбиток штампу казначея.

Операційно-контрольні управління, операційні відділи управління, відділи бухгалтерського обліку та звітності органів Державного казначейства ведуть до кожного реєстраційного рахунка особові картки, які містять розгорнуту інформацію про виділені бюд­жетні кошти на оплату витрат, суми їх використання та залишку.

З метою створення необхідних умов для ефективного використання коштів державного бюджету згідно з постановою Кабінету Міністрів розпорядники коштів, що утримуються за рахунок державного бюджету і не переведені на каз­начейське виконання кошторисів видатків, подають розрахункові документи до установ банків після їх попередньої перевірки органами Державного казначейства та за умови наявності на них відбитку штампа казначея.

Слід зазначити, що запровадження кошторису видатків і жорсткого попереднього контролю за використанням коштів за кожною категорією видатків — вимушені дії, викликані дефіцитом доходів бюджету і необхідністю проведення комплексу заходів щодо економного використання бюджетних коштів.

Облік касових операцій

Для планомірної організації грошового обігу як госпрозрахункові підприємства та організації, так і бюджетні установи зберігають свої грошові кошти на рахунках у банку і витрачають, як правило, шляхом безготівкових розрахунків. Але на практиці виникає необхідність в розрахунках готівкою, наприклад, при виплаті заробітної плати, допомоги по соціальному страхуванню, сти­пендій, авансів на відрядження, на господарські та інші витрати.

Уся готівка, що знаходиться в установі чи в централізованій бухгалтерії, для забезпечення її збереження і цільового використання зберігається в касі. Посиленню контролю за витрачанням готівки сприяє суворе дотримання порядку здійснення касових операцій, який регламентується Порядком ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 13.10.97 № 334 (далі — Порядок ведення касових операцій № 334).

Порядок визначає норми і терміни зберігання грошей в касі, видачі їх на різні цілі, правила оформлення касових документів, ведення касової книги, контролю законності касових операцій.

Розмір суми грошових коштів у касі на кінець кожного робочого дня обмежується лімітом, який щорічно встановлюється установами банків за погодженням з бюджетною установою. Порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі регулюється Інструкцією НБУ № 4 «Про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України», затвердженою постановою Правління НБУ від 13.10.97 № 335.

У зв’язку із поступовим запровадженням у практику касового виконання бюджету через казначейську систему НБУ телеграмою від 25.02.98 за № 11–111/335–1447 регламентував порядок встановлення лімітів залишку готівки в касі установ, що фінансуються через органи Державного казначейства. Згідно з цим порядком ліміти залишків готівки в касі установам, які перейшли на казначейську форму фінансування і не мають відкритих поточних рахунків у національній валюті в установах банків, встановлюються органами Державного казначейства. Цими органами до уповноваженої установи банку, в якому відкрито єдиний казначейський рахунок, подається зведена заявка-розрахунок по зазначених установах. За результатами розгляду цієї заявки уповноваженою установою банку органу Державного казначейства вста­новлюється загальний ліміт каси, в межах якого останній визначає ліміти каси окремих установ.

Якщо установа (клієнт) фінансується через єдиний казначейський рахунок і має поточний рахунок в інших установах банків, то ліміт залишку готівки в касі такому клієнту встановлюється тією установою банку, де відкрито його поточний рахунок, на підставі відповідної заявки-розрахунку з відображенням в ній показників, що мають враховувати сумарні касові обороти установи. Понад встановлених норм у касі можуть зберігатися гроші лише на виплату заробітної плати, стипендій, допомоги за тимчасовою непрацездатністю тільки протягом трьох робочих днів, включаючи день отримання готівки в банку. Після цього гроші здаються в банк і за першою вимогою установи видаються назад. Приймання грошей в касу, їх зберігання і видачу здійснює касир, який несе повну матеріальну відповідальність за збереження прийнятих ним грошових коштів та інших цінностей. Після видання наказу про призначення касира на роботу з ним укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Касиру забороняється передовіряти виконання своїх функцій іншим особам. У разі необхідності тимчасової заміни касира, наприклад, у зв’язку із його відпусткою, виконання його обов’язків за письмовим наказом керівника покладається на іншого працівника, з яким також укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

В установах і централізованих бухгалтеріях, де за штатним роз­писом не передбачено посади касира, виплата заробітної плати працівників та оплата дрібних господарських витрат здійснюється через підзвітних осіб, призначених наказом керівника установи.

Готівку в касу з поточних (реєстраційних) рахунків касир отри­мує за грошовими іменними чеками. Установи, які не перейшли на казначейське обслуговування використання бюджетних і позабюджетних коштів, мають свою чекову книжку, яку отримують в банку і зберігають у касі разом із іншими цінностями. Решті установ грошові чеки виписуються органами Державного казначейства на підставі доручення чи заявки на отримання готівки з реєстраційних рахунків.

До каси можуть надходити гроші і з інших джерел. В усіх випадках при надходженні готівки бухгалтерією оформляється при­бутковий касовий ордер № КО-1 з відривною квитанцією. Видача готівки з каси оформляється, як правило, видатковим касовим ордером № КО-2. Гроші можуть видаватися і за іншими оформленими документами, але з доданням видаткового касового ордера чи з накладанням на цих документах штампа, який замінює видатковий касовий ордер.

В установах, які мають велику кількість підрозділів чи обслуговуються централізованою бухгалтерією, виплата заробітної плати і допомоги за тимчасовою непрацездатністю може здійсню­ватися за письмовим наказом керівника іншими, крім касира, особами, з якими укладаються письмові договори про повну матеріальну відповідальність. У такому випадку не можна залучати до видачі заробітної плати осіб, пов’язаних з її розрахунками, наприклад, бухгалтера розрахункової групи централізованої бухгалтерії, завідувачку дитячого закладу, яка складає табель використання відпрацьованого часу і оформляє інші документи із заро­бітної плати.

Виплата стипендій у вищих навчальних закладах практикується через фінансових старост, яким академічна група видає групову довіреність на отримання готівки в касі.

Якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії по закінченні трьох робочих днів, виплата заробітної плати здійснюється через підзвітних осіб.

Усі прибуткові і видаткові касові ордери до передачі їх в касу ретельно перевіряють з метою забезпечення належного контролю за надходженням грошей і витрачанням їх за цільовим призначенням. Після перевірки ордери реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів і передаються в касу до виконання.

Аналітичний облік і контроль руху грошових коштів касир веде в касовій книзі ф. № КО-4. В установах і централізованих бухгалтеріях, які мають грошові операції як з бюджетними, так із позабюджетними коштами, касова книга ведеться за формою № 440, в якій для обліку бюджетних і позабюджетних коштів передбачено окремі графи.

Записи в касову книгу виконуються в двох примірниках через копіювальний папір, при цьому другі примірники є відривними і слугують звітом, який щоденно разом з прибутковими і видатковими ордерами передається касиром у бухгалтерію. В бухгалтерії касові звіти піддаються ретельній перевірці. Кожний запис перевіряється по суті, звіряється з первинними документами. Після цього в звіті по кожній господарській операції проставляється кореспонденція рахунків.

Для синтетичного обліку наявності та руху грошових коштів у касі, схему яких наведено на рис. 12, призначений активний грошовий рахунок № 30 «Каса», який має два субрахунки: № 301 «Каса в національній валюті» та № 302 «Каса в іноземній валюті».

Незалежно від того, звідки і на які цілі надійшла готівка, субрахунок № 301 дебетується на суми, які надійшли в касу, і кредитується на суми, видані з каси. Основні бухгалтерські проводки з обліку касових операцій наведено в табл. 8.

Таблиця 8 - Основні бухгалтерські проводки з обліку касових операцій в

Національній валюті

Господарські операції	Кореспонденція рахунків
Дебет	Кредит
1. Надійшла готівка в касу з поточних і реєстраційних рахунків установи		311, 321
2. Надійшла виручка за надані платні послуги
3. Оплачено готівкою за харчування працівників за місцем роботи
4. Внесено плату за проживання в гуртожитках
5. Повернуто в касу підзвітними особами залишок невикористаного авансу
6. Оприбутковано лишок коштів, виявлених під час інвентаризації каси
7. Виплачено заробітну плату і допомогу за тимчасовою непрацездатністю
8. Виплачено стипендії
9. Видано підзвіт працівникам установи
10. Внесено готівку з каси на поточний чи реєстраційний рахунки	311, 321
11. Віднесено на винних осіб нестачу готівки в касі, виявлену в результаті інвентаризації

Рис. 12. Схема наявності та руху грошових коштів
у касі бюджетної установи

 

З метою дотримання касової дисципліни не рідше одного разу в квартал проводиться раптова ревізія каси з повним переліком готівки і перевіркою цінностей, що знаходяться в касі. Для цього наказом керівника установи призначається комісія, яка за результатами перевірки складає акт, в якому за наявності розбіжностей з даними обліку вказується сума нестачі чи лишків та обставини їх виникнення. На цю суму касир складає додатковий касовий звіт.

На підставі касових звітів, в яких вказано кореспонденцію рахунків з субрахунком 301 «Каса в національній валюті», здійснюються записи в накопичувальну відомість по касових операціях (ф. № 381), об’єднану з меморіальним ордером № 1. Схему облікового процесу по касових операціях наведено на рис. 13.

В разі автоматизації обліку руху грошових коштів у касі в установах за умови забезпечення повного зберігання документів аркуші касової книги формуються у вигляді машинограми «Вклад­ний аркуш касової книги». Водночас складається машинограма «Звіт касира». Обидві машинограми, що складаються до початку наступного робочого дня, повинні мати однаковий текст і містити всі реквізити, передбачені формою касової книги. Машино­грама «Зведена відомість оборотів за субрахунками» призначена для синтетичного обліку касових операцій.

 

Рис. 13. Схема облікового процесу
з касових операцій бюджетних установ