Построение графиков и диаграмм в среде Excel.

 

Теоретическая часть

 

Предварительные сведения о построении диаграмм

 

Процедура построения графиков и диаграмм в Excel отличается как широкими возможностями, так и необычайной легкостью. Любые данные в таблице всегда можно представить в графическом виде. Для этого используется Мастер диаграмм, который вызывается нажатием на кнопку с таким же названием, расположенную на стандартной панели управления. Эта кнопка принадлежит категории кнопок Диаграмма.

После нажатия кнопки Мастер диаграмм нужно выделить на рабочем листе место для размещения диаграммы. Установите курсор мыши на любой из углов создаваемой области, нажмите кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, выделите прямоугольную область. После того как вы отпустите кнопку мыши, вам будет предложена процедура построения диаграммы, состоящая из пяти шагов. На любом шаге вы можете нажать кнопку Готово, в результате чего построение диаграммы завершится. С помощью кнопок Далее> и <Назад, вы можете управлять процессом построения диаграммы.

Кроме того, для построения диаграммы можно воспользоваться командой Вставка | Диаграмма.

Если выделена область данных, самый быстрый способ построить диаграмму — нажать клавишу F11.

Построив диаграмму, вы можете добавлять и удалять ряды данных. Для удаления данных нужно выделить их на диаграмме и нажать клавишу Del или выполнить команду Правка | Очистить | Ряды.

Команда Вставка | Новые данные позволяет добавить на диаграмму новые данные.

Давайте познакомимся с общими приемы построения и редактирования диаграмм, а также с новыми понятиями, связанными с графическим представлением информации. Все пояснения будут вестись для тестовых графиков и диаграмм, построенных на основе тестовой таблицы (таблица 1).

 

Таблица 1 - Тестовая таблица

 

	столбец1	столбец2	столбец3	столбец4
строка1
строка2
строка3

 

В процессе построения диаграммы вам предстоит определить место, где будет расположена диаграмма и ее тип. Вы должны также определить, где и какие надписи должны присутствовать на диаграмме. В результате вы получаете хорошую заготовку для дальнейшей работы.

Другими словами, после нажатия кнопки Готово, вы получаете набор объектов для форматирования. Для каждого элемента диаграммы можно вызвать свое меню форматирования. Для этого достаточно нажать кнопку мыши на элементе диаграммы, чтобы указать элемент, а потом нажать правую кнопку мыши для вызова меню со списком команд форматирования. В качестве альтернативного способа перехода в режим форматирования объекта диаграммы вы можете дважды нажать кнопку мыши на этом объекте. В результате вы сразу оказываетесь в окне диалога форматирования объекта.

Термин «диаграмма активна» означает, что в углах и на серединах сторон поля диаграммы расположены маркеры, которые имеют вид маленьких черных квадратиков. Диаграмма становится активной, если вы нажмете кнопку мыши в любом месте диаграммы (предполагается, что вы находитесь вне диаграммы, то есть курсор установлен в ячейке активного листа книги). Когда диаграмма активна, вы можете изменять размеры поля и перемещать ее по рабочему листу.

Работа с элементами или объектами диаграммы выполняется в режиме редактирования диаграммы. Признаком режима редактирования диаграммы является наличие окантовки границы поля и маркеров, расположенных по углам и серединам сторон поля диаграммы. Маркеры имеют вид черных квадратиков и находятся внутри области диаграммы. Для перехода в режим редактирования дважды нажмите кнопку мыши на диаграмме.

Для перемещения по элементам диаграммы вы можете использовать клавиши-стрелки. При переходе на элемент вокруг него появляются маркеры. Если в этот момент нажать правую кнопку мыши, то появится меню со списком команд для форматирования активного элемента.

 

Построение и редактирование диаграмм и графиков

 

На первом шаге построения диаграмм вы сталкиваетесь с понятием меток строк и столбцов, которые представляют собой заголовки строк и столбцов, а также названия полей. Вы можете включать их в область, для которой будет строиться диаграмма, или не делать этого. Если вы не включите метки строк, то на 4 шаге построения диаграммы вам придется указать, что под метки строк отводится 0 строк. Аналогично для меток столбцов. По умолчанию диаграмма строится по всей выделенной области, то есть считается, что строки и столбцы под метки не выделены. Однако когда в верхней строке и в левом столбце выделенной области находится текст, Excel автоматически выделяет их под метки.

 

Пример 1. Метки столбцов и строк

 

Первая строка и первый столбец тестовой таблицы содержат метки столбцов и строк. Включите 1 строку и 1 столбец тестовой таблицы в область построения диаграммы и укажите на 4 шаге, что под метки отводится одна строка и один столбец. Если вы включите метки столбцов и строк в область диаграммы, но на 4 шаге при задании числа строк и столбцов отводимых под метки укажите нули, диаграмма все равно будет построена корректно.

Информация в 1 строке тестовой таблицы является текстом, поэтому не может быть отражена на графике. Excel использует ее в качестве меток для горизонтальной оси.

Метки столбцов являются текстом легенды. Термин легенда обозначает прямоугольник, в котором указывается, каким цветом или типом линий отображаются на графике или диаграмме данные из той или иной строки. Если 1 столбец не содержит меток, Excel вводит собственные метки: “ряд1”, “ряд2” и т.д. В нашем случае легенда состоит из слов “Строка1”, “Строка2” и “Строка3”, записанных рядом с линиями, отображающими данные в соответствующих строках (рисунок 1).

 

 

Рисунок 1 - Отображение легенды

 

Для построения графика, представленного на рисунке 1, на 2 шаге построения диаграммы выберите из предложенного списка форматов диаграмм формат “График” (рисунок 2) и нажмите кнопку Далее>. После этого мастер диаграмм на 3 шаге предложит выбрать тип графика из предложенных образцов.

На шаге 5 мастера диаграмм введите название диаграммы Тестовый график и нажмите кнопку Готово. При этом вы получите график, который отличается от графика, приведенного на рисунке 5.1, только стилем линий, расположением заголовка и размером графика.

Часто возникает необходимость построения графика в котором область данных отделена от легенды несколькими столбцами. Тогда на 1 Шаге при указании диапазона значений нужно указать два или более участков таблицы, разделив их символом ‘;’. Например, для исключения из области построения столбца 1, в окне следует ввести: “=A1:A4;C1:D4” или выделить необходимые области мышью, удерживая нажатой клавишу «ctrl».