ACCESS. Запит з обчисленнями.

За допомогою агрегатних функцій можна обчислювати суму стовпця чисел у запиті. Агрегатні функції виконують обчислення у стовпці даних і повертають одне значення. У застосунку Access доступні такі агрегатні функції: Sum, Count, Avg (для обчислення середнього значення), Min і Max. Сума даних обчислюється за допомогою додавання до запиту функції Sum, кількість даних — за допомогою функції Count і т. д.

Крім того, у застосунку Office Access 2007 є кілька способів додавання функції Sum та інших агрегатних функцій до запиту. Можливі дії:

• Відкриття запиту в поданні таблиці та додавання рядка підсумків. Рядок підсумків, нова функція у програмі Office Access 2007, дозволяє використовувати агрегатну функцію в одному або кількох стовпцях набору результатів запиту без змінення структури запиту.

• Створення запиту на обчислення підсумків. Запит на обчислення підсумків обчислює проміжні підсумки для груп записів, а рядок підсумків — загальні підсумки для одного або кількох стовпців (полів) даних. Наприклад, щоб обчислити проміжні підсумки для всіх продажів за містом або за кварталом, використовується запит на обчислення підсумків для групування записів за потрібними категоріями, після чого обчислюється сума.

• Створення перехресного запиту. Перехресний запит — це спеціальний тип запиту, який відображає результати в сітці, яка схожа на аркуш Microsoft Office Excel 2007. Перехресні запити зводять значення та групують їх за двома наборами даних — в одному наборі дані розташовуються по вертикалі (заголовки рядків), а у другому — вгорі по горизонталі (заголовки стовпців). Наприклад, за допомогою перехресного запиту можна відобразити підсумки продажу для кожного міста за останні три роки, як показано в таблиці нижче:

 

ACCESS. Запит з сортуванням.

Визначте поля, за якими потрібно виконати сортування.Для сортування за двома або кількома полями, укажіть поля, які використовуватимуться як внутрішні та зовнішні поля сортування.

Клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці у стовпці або елементі керування, який відповідає внутрішньому полю, і виберіть одну з команд сортування. Команди залежать від типу даних, що містяться у вибраному полі.

ПРИМІТКА У разі сортування даних за полем із типом даних «Так/Ні» значення «Так», «Істина» або «Ввімкнуто» вважаються «вибраними», а значення «Ні», «Хибність» або «Вимкнуто» вважаються «знятими». За промовчанням цей тип поля відображається у вигляді прапорця, але можна настроїти відображення поля як текстового поля або поля зі списком. У разі змінення вигляду поля на текстове поле або на поле зі списком сортування виконується за ознаками «вибрано» чи «знято».

 

1. Число, Грошова одиниця, Автонумерація

2. Текст, Примітка, Гіперпосилання

3. Так/Ні

4. Дата й час

Повторіть попередній крок для кожного поля сортування, включно із зовнішнім полем сортування.

Порядок записів змінюється відповідно до порядку сортування.

ПРИМІТКА Якщо текстове поле містить значення Null і рядки з нульовою довжиною, у разі сортування за зростанням спочатку відображаються записи зі значенням Null, записи з рядками нульової довжини, а потім записи з непустими значеннями.

Додаткові відомості про сортування полів зі спеціальними символами, пробілами на початку та від’ємними значеннями

Якщо значення в полі починається зі спеціального символу — дефіса, дужки або іншого символу — під час сортування за зростанням спостерігається така поведінка:

a. Значення, які починаються із пробілу, відображаються перед значеннями з цифр і букв.

b. Значення в лапках відображаються після значень, які починаються з пробілу, але перед значеннями з цифрами та буквами.

c. Значення, які починаються зі знака мінус (-), відображаються перед значеннями зі знаком плюс (+).

d. Для всіх інших символів порядок визначається на основі кодів ASCII символів. Наприклад, для знака долара ($) використовується код 36, а для знака рівності (=) — 61, тому значення, які починаються з $, відображаються перед значеннями, що починаються з =.

Для змінення цього порядку можна настроїти ігнорування першого символу всіх значень у полі. Цей метод працює, якщо значення в полі завжди починаються з одного спеціального символу, наприклад, знака мінус, або з однакової кількості спеціальних символів — тобто відомо, скільки символів слід пропустити. Покрокові інструкції щодо сортування за частковими значеннями наведено в статті Сортування записів на основі часткових значень поля. Якщо кількість символів, які потрібно пропустити, відрізняється, можна створити настроюваний порядок сортування. Покрокові інструкції можна переглянути у статті Сортування записів у настроюваному порядку.

Зауважте, що не можна видалити порядок сортування лише з одного поля. Щоб скасувати сортування в усіх полях сортування, на вкладці Основне у групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Очистити всі сортування, після чого застосуйте потрібний порядок сортування.

 

22. ACCESS. Використання ‘построителя выражений’.

 

Выражения состоят из функций, операторов, констант и идентификаторов (например, имен полей, таблиц, форм и запросов). С помощью построителя выражений легко найти и добавить эти компоненты, так что можно создать выражение быстро и без ошибок. Кроме того, построитель выражений помогает понять, какие компоненты уместны в том контексте, в котором вы вводите выражение. Это особенно полезно при построении веб-баз данных, так как в них доступны не все функции.

Дополнительные сведения о веб-базах данных см. в статье Создание базы данных Access для публикации в Интернете.

Для создания нового выражения можно использовать построитель выражений или выбрать одно из готовых выражений. В их число входят выражения для отображения номеров страниц, текущей даты, а также текущей даты и времени.

Построитель выражений можно запустить в большинстве ситуаций, когда приходится составлять выражения вручную (например, при редактировании свойства Данные элемента управления или свойства "Правило проверки" поля таблицы). Как правило, если при щелчке по полю свойства вы видите кнопку Построить или если слово выражение отображается в меню, можно нажать кнопку или выбрать этот пункт, чтобы открыть построитель выражений.

 

 

ACCESS. Сортування даних.

Відповідь на запитання в завданні 20.

 

ACCESS. Підсумкові запити.

 

Щоб вибрати не окремі записи, а підсумкові значення для певної групи даних (наприклад, кількість книг по інформатиці, по кожному видавництву, кількість читачів по кафедрах тощо), треба скористатись підсумковими запитами. Таким запитам треба вказати характер групування даних і тип групової операції. Щоб конкретизувати характер групування входимо до «Груповые операции → Группировка». Це можна зробити так:

 ввійти до режиму «Конструктора» запиту;

 сформувати поля, що будуть складати запит;

 встановити курсор всередину таблиці із параметрами запиту (у режимі «Конструктора») запитом;

 натиснути на піктограму, що знаходиться на панелі інструментів (виглядає як значок «»). Замість піктограми можна клацнути правою кнопкою миші й вибрати з контекстного меню пункт «Групповые операции».

У таблиці з параметрами запиту Access додасть рядок з іменем «Групповаяоперация». Щоб створити групу записів з однаковими значеннями по деякому полю, треба в рядку «Групповая операция» цього поля ввести «Группировка». Accessвибере множину записів з однаковим значенням поля групування й підрахує для них підсумки. Такі дії Access повторить для кожної групи. Спосіб рахування підсумків вказують у тому ж рядку «Групповая операция». Для цього переходимо до поля, по якому планують визначити підсумкове значення. Клацаємо лівою кнопкою миші на списку «Группировка». Список розкриється, з нього вибираємо тип операції для одержання підсумків. Список операцій має такі функції:

SUM – обчислення суми значень для групи;

AVG – середнє значення поля для даних із групи записів;

MIN – мінімальне значення для даних із групи записів;

MAX – максимальне значення для даних із групи записів;

COUNT – кількість записів, у яких є значення із групи;

STDEV – стандартне відхилення;

VAR – дисперсія;

FIRST – значення в першому записі групи;

LAST – значення в останньому записі групи.