Access. Робота з даними (додавання, видалення, Заміна, копіювання і вставка даних, видалення рядків, сортування и пошук даних).

 

MS Access дозволяє вносити зміни в проект бази даних навіть тоді, коли дані до таблиці вже внесені. При цьому слід враховувати наступне:

• MS Access не вносить автоматично зроблені в таблицях зміни до тих, що використовують ці таблиці запити, форми, звіти, макроси або модулі - треба самим вносити зміни до залежних об'єктів;

• не можна змінювати тип даних для поля, яке використовується у визначенні зв'язку між таблицями. Спочатку треба видалити визначення зв'язку, в якому бере участь це поле;

• не можна змінювати визначення таблиці, яка відкрита у формі, запиті або звіті. Спочатку треба закрити всі об'єкти, які посилаються на цю таблицю.

Щоб забезпечити себе від випадкових помилок перед внесенням змін створюють резервну копію.

Щоб створити копію таблиці Посади треба:

1. Відкрити базу даних «КАДРИ».

2. Виділити таблицю Посади, яку треба скопіювати.

3. Виконати команду Копіювати з пункту меню Правка або клацнути по кнопці Копіювати на панелі інструментів.

4. Виконати команду Вставити з пункту меню Правка або клацнути по кнопці Вставити на панелі інструментів. Відкриється вікно Вставка таблиці, де ввести нове ім'я таблиці і вибрати потрібний режим копіювання, встановивши відповідне значення параметра вставки: Структура і дані, Тільки структура абоДодавання даних в таблицю.

5. Ім'я таблиці - Посади копія, режим копіювання - структура і дані.

Часто при роботі з даними використовується збереження через певний час. Наприклад, кожного місяця зберігають звіти про роботу співробітників.

Один із способів для цього - перейменування існуючої таблиці (наприклад, додаючи до імені таблиці дату перейменування). Для того, щоб накопичувати інформацію по наступному місяцю, можна створити нову таблицю (використовуючи резервну копію).

. Діалогове вікно «Вставка таблиці»

Для перейменування таблиці треба виділити її у вікні бази даних і натиснути клавішу F2 або натиснути

праву кнопку мишки і в контекстному меню вибрати команду Перейменувати або вибрати з пункту меню Відділи

Правка команду Перейменувати.

Посада1

. Перейменування таблиці

У будь-якому з цих випадків ім'я таблиці буде виділено в рамку, і з допомогою курсора, як при роботі із звичайним текстом, можна ввести нове ім'я таблиці (мал. 2.36), після натиснути на кнопку Еnter або клацнути мишкою за рамкою.

У базі даних «КАДРИ» перейменувати таблицю Посади копія на Посаді 1.

2. Робота з полями

Перейменування поля

При створенні таблиці буває, що були допущені орфографічні помилки або якесь поле недостатньо інформативно. Щоб не змінювати ім'я поля на нове, можна замінити його в таблиці, навіть коли до цієї таблиці вже внесені дані.

 

Таблиця з добавленим полем

Якщо в новий рядок не вносити ніяких даних, то після закриття режиму конструктора вона буде видалена.

При виконанні операції Вставити необхідно, щоб не було виділених рядків, інакше скопійований рядок замінити вибрані рядки.

Видалення полів

Щоб видалити поле, треба:

1. Відкрити вікно таблиці в режимі конструктора.

2. Виділити рядок з полем, яке треба видалити. Можна виділити декілька рядків, утримуючи клавішу Shift і натискати стрілки і. Якщо потрібно виділити декілька рядків, треба утримувати натиснутою кнопку Ctrl і клацати по потрібних рядках. Після цього натиснути клавішу Delete або праву кнопку миші і в контекстному меню вибрати команду Видалити рядки.

3. У таблиці Зарплата виділити поле ВідпрацьованоДнів і видалити його.

Переміщення полів

Для переміщення однієї або декількох рядків певних полів використовують клавіатуру або мишу.

Для переміщення полів за допомогою клавіатури необхідно:

1. Відкрити таблицю в режимі конструктора.

2. Виділити рядок або групу рядків, які треба перемістити.

3. Натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+F8, щоб включити режим Зрушення (у рядку стану з'явиться індикатор СДВ).

4. Для переміщення виділеного поля скористатися стрілками управління курсора і.

5. Щоб вимкнути режим Зрушення, треба натиснути кнопку Еsс.

Для переміщення полів за допомогою миші виділені поля просто перетягують на нове місце.

3. Зміна властивостей даних (типів даних, розміру поля)

Зміна типу даних поля

При розробці проекту БД зазвичай вибирають тип даних поля і його размер, виходячи з призначення поля. Надалі може виявитися, що поле, яке спочатку вважалося за числове, містить і букви. Для числового поля може потрібно буде ширший діапазон значень, чим пропонувалось на етапі проектування, або виникнути необхідність змінити його десяткове уявлення. У всіх перерахованих випадках треба змінити тип даних або розмір полів. MS Access дозволяє це виконати, навіть якщо в поля вже введені дані.

Для зміни типу даних необхідно відкрити таблицю в режимі конструктора. Клацнути по осередку Тип даних того поля, тип якого потрібно поміняти. Потім клацніть по кнопці з стрілкою вниз, розташованої справа. Відкриється список типів, із яких можна вибрати новий тип даних

 

Щоб змінити тип даних для таблиці Співробітники, необхідно:

1. Відкрити таблицю в режимі конструктора.

2. Вибрати поле ІдентифКод, тип даних - текстовий, натиснути на стрілку і в списку, що відкрився, вибрати - числовий, розмір поля встановити - дійсне.

3. Вийти з режиму конструктора, заздалегідь зберігши зміни.

Єдиний тип, який не можна змінювати, - це об'єкт ОLЕ. У таблиці 2.9 представлені можливі перетворення типів даних і відповідне обмеження.

Таблиця 2.9 Зміна типів даних

Із В Обмеження

Мемо MS Access видаляє індекси, що містять це текстове поле

Числовий Перетворюване текстове поле повинне містити тільки цифри і допустимі роздільники

Дата/Час Текстове поле повинне містити легко розпізнаване значення дати і/або часу, таке як 11-апр-04 або 5:15 РМ

Лічильник Таке перетворення неможливе, якщо таблиця вже містить дані

Так/Ні Текстове поле повинне містити тільки наступні значення: Так, Істина, Вкл, Немає, Брехня, Викл

Текстовий Обрізається текст, що містить більше 255 символів

Числовий Поле Мемо повинне містити тільки цифри і допустимі роздільники

Дата/Час Поле Мемо повинне містити легко розпізнаване значення дати і/або часу, таке як 11-апр-04 або 5:15 РМ

Грошовий Поле Мемо повинне містити тільки цифри і допустимі роздільники

Лічильник Таке перетворення неможливе, якщо таблиця вже містить дані

Так/Ні Текстове поле повинне містити тільки наступні значення: Так, Істина, Вкл, Немає, Брехня, Викл

Текстовий Немає обмежень

Мемо Немає обмежень

Дата/Час Значення поля повинні знаходитися в інтервалі від -657 434 до 2 958 465,99998843

Грошовий Немає обмежень

Лічильник Таке перетворення неможливе, якщо таблиця вже містить дані

Так/Ні Нульове значення або значення N1111 перетвориться в значення Немає, а решта значень - в Так

Числовий(іншої точності) Початкове число повинне знаходитися в інтервалі значень для нової точності

Текстовий Немає обмежень

Мемо Немає обмежень

Числовий Немає обмежень

Грошовий Немає обмежень, але набутого значення може показатись заокругленим

Лічильник Таке перетворення неможливе, якщо таблиця вже містить дані

Так/Ні Значення 12:00:00 АМ або значення 1Чи11 перетвориться в значення Немає, а решта значень - в Так

Текстовий Немає обмежень

Мемо Немає обмежень

Числовий Значення поля повинне знаходитися в інтервалі значень числового типу

Дата/Час Значення поля повинні знаходитися в інтервалі від -657 434 до 2 958 465,99

Лічильник Таке перетворення неможливе, якщо таблиця вже містить дані

Так/Ні Нульове значення або значення №11 перетвориться в значення Немає, а решта значень - в Так

Текстовий Немає обмежень

Мемо Немає обмежень

Числовий Немає обмежень

Дата/Час Значення має бути менше 2 958 466

Грошовий Немає обмежень

Так/Ні Всі значення перетворяться в Так

Текстовий Перетвориться в текстовий вираз Та чи ні

Мемо Перетвориться в текстовий вираз Та чи ні

Числовий Немає = 0 Так = -1

Дата/Час Немає = 12:00:00 АМ Так = 29.12.1899

Грошовий Немає = 0 Так = -$1

Лічильник Таке перетворення неможливе

Зміна розміру поля

Для текстового і числового поля можна задавати розмір поля. Не дивлячись на те, що текстове поле дозволяє зберігати до 255 символів, завжди можна обмежити довжину даних, що зберігаються, навіть до 1 символу. За умовчанням, розмір текстового поля завжди дорівнює 50 символам. Можна збільшити розмір текстового поля, але якщо при перевизначенні поля треба зробити його коротше, то при збережені нового визначення поля буде видано повідомлення, що це може привести до часткової втрати інформації, що зберігається (текстові значення будуть усічені справа до нового розміру поля)

Розмір числового поля може мінятися від 1 байта (значення від 0 до 255) до 8 байт (якщо необхідно зберігати дуже великі числові значення з плаваючою крапкою). Якщо зменшити розмір числового поля, при перетворенні даних можуть виникнути помилки. MS Access округляє і усікає числові значення при перетворенні даних з плаваючою крапкою до цілого або грошовому типу.

Щоб змінити в таблиці Відділи розмір поля НазваВідділу, який при створенні таблиці був визначений за умовчанням, необхідно:

1. Відкрити таблицю Відділи в режимі конструктора.

2. Встановити курсор в полі Ім'я поля - НазваВідділу.

3. У властивостях поля змінити властивість Розмір поля на 60

4. Вийти з режиму конструктора, зберігши зміни.

Видалення таблиць

При роботі з БД часто створюють таблиці для зберігання проміжної інформації. Щоб ці таблиці не займали пам'ять, їх рекомендують періодично видаляти.

Для того, щоб видалити таблицю, треба:

1. Виділити її у вікні бази даних і натиснути на клавішу Delete. Або виконати команду Видалити з пункту меню Правка.

2. Відкриється вікно для підтвердження видалення таблиці, де натиснути на кнопку Так, якщо таблицю необхідно видалити, або Ні, якщо видаляти таблицю не треба

 

Якщо таблиця була видалена випадково, то її можна відновити через пункт меню Правка команду Відмінити.

Завдання на практичне заняття № 3

1. Створити копію таблиці Співробітники, назвавши її Співробітники_1.

2. Перейменувати таблицю Співробітники_1 в Підлеглі.

3. Перейменувати поле Посада в ЗаймаючуПосаду.

4. Скопіювати поле ДомАдрес і вставити його останнім.

5. Перейменувати копію поля ДомАдрес в РозташуванняРобочогоМісця.

6. Видалити поле Фотографія.

7. Перемістити поле РозташуванняРобочогоМісця після поля КодВідділу.

8. Змінити типи полів:

• ІдентифКод замість числового - текстовий;

• РабочийТелефон замість текстового - числовий.

9. Змінити розміри полів:

• Прізвище-30;

• Імя- 15:

• ДомТелефон - 13;

• ЗаймаючаПосада - 20.

11. Видалити таблицю Підлеглі.

 

 

ACCESS.Запит на вибірку.

 

Запит на вибірку — вибирає дані з таблиць, які задовольняють умови відбору. За допомогою запитів можна проглядати, аналізувати і змінювати дані з декількох таблиць. Вони також використовуються як джерело даних для форм і звітів. При його виконанні дані, які задовольняють умовам відбору, вибираються з однієї або декількох таблиць чи інших запитів і виводяться у певному порядку на екран. Монітора

Запит на вибірку встановлюється декількома способами. Перший спосіб — щоб спростити створення запитів, слід користуватися Мастером запросов. Мастер запросов на вибірку використовується для створення запитів для відтворення даних з полів однієї або декількох таблиць або запитів. За допомогою того ж майстра можна розраховувати суми, середні для усіх записів або їх певних груп, знаходити максимальне і мінімальне значення в полі тощо. Другий спосіб – використання конструктора

3)Процес створення запиту можна розбити на кроки, на яких, зокрема, визначаються:

поля, які повинні бути включені до запиту;

-порядок сортування, або упорядкування, даних;

-умови відбору, які мають бути використані в запиті.

4)Необхідні умови для групування даних при формування запиту на вибірку засобами майстру

Для групування даних при створенні запиту на вибірку за допомогою “Майстра Запросов” повинні бути зв’язки.

5)Щоб створити запит використовуючи конструктор запитів потрібно виконати наступні дії:

-в вкладці Создать вибрати Конструктор запросив

-в новому вікні вибрати таблиці з яких потрібно вибрати данні

— вибрати потрібні поля з даних таблиць та встановити умови вибірки

6)Сортування в запиті на вибірку має два варіанти – сортування данних по возростанию або по убіванию

7)Групування в запиті на вибірку.

Операція Угрупування (Group By) призначена для об’єднання записів, що мають однакові значення в группіруемих полях, в один запис. Для полів, у яких зазначене статистична функція (Sum, Count і т.д), проводяться відповідні обчислення.

8) Логічні оператори. В випадку, якщо нас цікавить декілька значень, вводяться в рядок Условие отбора і розділяються логічним оператором OR. Коли задаються для деякого поля декілька умов відбору, які з’єднані логічним оператором OR, то для того, щоб запис був відібраний запитом, істинним повинна бути хоча б одна з них. Можна ввести всі умови в одну чарунку рядка Условие отбора і з’єднати їх оператором OR.