Методы выполнения управления операций

Издание приказов. Может осуществляться в инициативном порядке и во исполнение решений вышестоящих органов. Их следует излагать кратко в повелительной форме. ПО структуре приказ может содержать константационную часть. В кот. факты вызвавшие издание приказа. Мотивировочная часть приказа отражает цель его издания и заканчивается, словом приказываю. Далее пункты приказа. Предметом приказа могут быть один или несколько вопросов. Каждый пункт приказа должен предписывать определенные действия. В приказе перечисляются исполнители и указываются сроки исполнения приказа в целом и по отдельным пунктам (если срок их исполнения не совпадает с общим сроком) отражается также на кого возлагается контроль исполнения приказа. В необходимых случаях в конце параграфа или приказа в целом приводиться основание данного решения (например, заявление, докладная, акт). Приказ может содержать приложения в виде плана мероприятий, графика работ и тп. К приказу прилагается список структурных подразделений или отдельных работников, в котором делается отметка о выдаче копии приказа или отметка об ознакомлении с приказом.

Порядок подготовки и издания указаний или письменных распоряжений по цехам, службам, отделам такой же как и приказов, но действуют они в пределах подразделения. Наиболее массовым оперативным документом, предназначенным для доведения управленческих решений до исполнителя, являются задания. Они составляются руководителями для своих подчиненных. В нем оговариваются виды работ и сроки их исполнения. Разновидностью задания является личный план работы. Он составляется сотрудником, но утверждается непосредственным руководителем. К распорядительным операциям относятся также и инструктаж по выполнению задания. Для задания, носящих повторяющийся характер рекомендуется разрабатывать письменные инструкции. В которых устанавливается состав, последовательность и способ выполнения работы (метод труда).

Координационные операции. – служат для увязки работы различных подразделений и исполнителей по срокам и содержанию деятельности. К ним относятся проведение совещание и заседаний, составление общих планов выполнения работы. Проведение их требует определенной организации. Техника связи позволяет проводить оперативные совещания с большим числом подчиненных, без отрыва их от рабочих мест, поэтому совещания с присутствием участников следует проводить только в том случае, когда согласованные решения вопросов, требует совместного обсуждения мнений работников. Предварительно руководитель должен решить целесообразно ли совещание или возможны другие формы согласования действий (контакты с подчиненными, издание приказа,)Если решение о проведении совещание принято его следует подготовить, рационально провести и выработать решение. При подготовке следует составить повестку дня. Оптимальной считается повестка из 2-3 вопросов, если сложный, то 1. Необходимо определить число участников совещания. Необходимо довести до участников повестку дня заранее. На совещание следует приглашать только тех работников, которые имеют прямое отношение к рассматриваемому вопросу. Участникам необходимо заранее предоставить все необходимые материалы. Исходя из цели и характера совещания, следует выбрать время его проведения. Текущие оперативные совещание лучше проводить во 2 половине дня. По стратегическим вопросам в любое время, но лучше с утра. Совещание должны проводиться в соответствии с регламентом. Общая продолжительность совещание не должна превышать 2 часов. 1 перерыв – 10 минут или 2 перерыва по 5 минут. Необходимо регламентировать продолжительность доклада и выступлений. Выступления должны носить конструктивный характер. Для выработки решения совещания необходимо заранее, комиссионно (не менее 3 человек) подготовить проект решения. Если обсуждение осложнилось, то вопрос необходимо снять с обсуждения, как недостаточно подготовленный и перенести его обсуждение на другое время.

Контрольно-оценочные операции – это операции по проверке исполнения приказов, распоряжений, решений совещаний, исполнения планов, заданий, поручений. 2 формы контроля:

· Внутренний (каждый работник контролирует себя сам на основе должностной инструкции, задания или личного плана)

· Внешний (со стороны администрации организации, руководителей подразделений)

Кто, что и когда контролирует, какими средствами осуществляется контроль и какова система информирования о результатах контроля. Наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением решений руководителей или коллегиальных органов, проводимых с помощью компьютера. При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольших фирмах секретарь) ежедневно в начале РД могут вызвать на экран компа список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Справки по контролю по заданной форме могут поступать на комп руководителя для информирования и принятия решений. Основным является то, что контроль должен носить предупредительный характер, чтобы выявить причины, мешающие выполнению заданий в установленные сроки и принять меры по их устранению.

 

2 Группа:

Конструктивные операции – операции, связанные с поиском и подготовкой, разного рода управленческих решений. (разработка планов, конструкций, технологий).

Существует большое число методов для выработки УР. Например

· метод аналогий, основан на использовании аналогичных ситуаций. Он может быть источником новых идей, но требует наблюдательности работников.

· Метод инверсии – наиболее простой способ, он предполагает отказ от прежних взглядов на решение определенной задачи и формирование нового подхода к решению проблем.

· Метод коллективного поиска решений – основан на обсуждении и анализе различных идей и мнений. Разновидности метода:

o метод мозговой атаки(предназначен для решения масштабных задач организации. Суть – группа людей высказывает любые идеи по решению задачи, без обсуждения и критики в момент высказывания. Председатель записывает идеи, затем они обсуждаются, оцениваются и вырабатываются решения)

o Метод коллективного блокнота – каждый участник, разработки решения получив блокнот изложением проблемы ежедневно в течении месяца вносит предложения по решению задачи. Затем они обобщаются, коллективно обсуждаются и принимаются решения.

Аналитические операции – по изучению и анализу информации, изучению опыта чего-либо, собственно анализ показателей и ситуаций. Методы анализа могут использоваться самые различные, например, сравнительный анализ отчетных и плановых показателей, фактических и нормативных показателей.

3 Группа Информационно-техническая

Документационные – операции по приему документов, их обработке, сортировке, отправке. Основными направлениями сокращения трудозатрат на эти операции является расширение без документной обработке информации на базе автоматизации этих процессов, типизация и унификация документов, расширение механизированных процессов документирования.

Первично-счетные и учетные – операции по учету, измерению и регистрации объектов. Для сокращения трудозатрат по этим операциям, необходимо максимальное внедрение технических устройств и автоматизация процессов получения данных

Коммуникационно-технические – операции, обеспечивающие взаимосвязи работников с помощью технических средств. Целесообразно использовать на средних и крупных предприятих звуковые и оптические сигналы о ходе работы, ее остановках, различного рода табло и схемы в работе диспетчерских пунктов.

Вычислительные и формально логические – операции по переработке информации на различных счетных приборах, калькуляторах, компах. По мере увеличения задач, требующих многовариантных решений с целью убыстрения и повышения надежности результатов, объем операций данного класса будет возрастать.