Особенности проведения инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками

В ходе осуществления инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками решаются следующие задачи:

Проверка полноты и своевременности осуществления сверки расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками.

Выявление дебиторских и кредиторских задолженностей с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками с истекшим сроком исковой давности и правильности их списания.

Выявление невостребованной кредиторской задолженности.

Проверка фактов хозяйственной жизни по предъявленным поставщикам и подрядчикам и полученным от покупателей и заказчиков претензиям и искам.

Проверка уровня системы управления дебиторской задолженностью покупателей и заказчиков.

Минимальная периодичность проведения инвентаризации расчетов составляет не менее двух раз в год обязательно по состоянию на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности. 

Инвентаризации подлежат финансовые обязательства экономических субъектов, возникшие:  

· при получении товарно - материальных ценностей и работ, услуг от поставщиков и подрядчиков до оплаты (кредиторская задолженность);

· при перечислении авансовых платежей поставщикам и подрядчикам до получения товарно - материальных ценностей и выполнения ими работ, услуг (дебиторская задолженность);

· при отгрузке готовой продукции покупателям до получения оплаты за нее (дебиторская задолженность);

· при получении от покупателей сумм предварительной оплаты за продукцию, работы, услуги (кредиторская задолженность).

Как известно, во взаимоотношениях с покупателями и заказчиками необходимо периодически в течение срока действия или по окончании выполнения договора на отгрузку продукции покупателю контрагентом. Ежемесячные акты сверки позволяют оперативно проводить контроль соблюдения условий договоров с поставщиками и претензий к поставщикам по нарушению ими условий поставки или (и) количества, качества товарно-материальных ценностей. Особенность составления акта сверки расчетов заключается в том, что по состоянию на конкретную дату его может составить любая из сторон, т.е. экономический субъект или его поставщик. Чаще всего акты сверки расчетов предоставляют поставщики товарно-материальных ценностей. Несмотря на это, показатели акта сверки расчетов при этом всегда имеют обоюдную информацию о взаимоотношениях по одному или нескольким договорам с поставщиком. В актах сверки расчетов указываются даты и данные по фактам отгрузки товарно-материальных ценностей, выполнения работ, оказания услуг, по оплате за отгрузку, просьба к другой стороне рассмотреть и подтвердить сумму задолженности и порядок ее погашения, подписи и печати обеих сторон, а также причины разногласий.

И при полном соответствии суммы задолженности у обеих сторон они отражаются зеркально. Факт получения акта сверки расчетов от поставщика с указанием даты и времени его получения фиксируется в журнале регистрации актов сверки расчетов. В этом же журнале после сличения данных о сумме задолженности на текущую дату в учёте экономического субъекта с суммой акта по данным учета поставщика необходимо сделать отметку в случае полного или частичного признания долга или отказа от погашения задолженности. В случае разногласий в акте сверки расчетов для выяснения причины ошибки каждой из сторон необходимо более детально рассмотреть все факты хозяйственной жизни по возникновению, погашению, изменению суммы задолженности. После обнаружения и исправления ошибки в учёте одной из сторон, акт сверки следует подписать в откорректированном виде.

Распространенным нарушением является то, что зачастую руководители экономических субъектов ограничиваются составлением только актов сверки расчетов, чем подтверждается лишь соответствие размера задолженности, без проведения самой инвентаризации. И поэтому невозможно решить другие вопросы, касающиеся контроля над соблюдением сроков погашения задолженности, причин и виновников образования задолженности, давности ее возникновения и реальность погашения. 

За отчетный период может быть проведено несколько сверок расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками и составленные при сверках акты расчетов будут являться основой заполнения акта инвентаризации № ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами». Приложением к акту № ИНВ -17 является бухгалтерская справка, в которой содержится информация об остатках дебиторских и кредиторских задолженностей в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета. Акт инвентаризации и справка к нему могут заполняться как по покупателям, поставщикам и прочим дебиторам и кредиторам, так и отдельно по каждой указанной категории расчетов. 

В акте инвентаризации содержится два раздела, в одном из которых указываются данные по дебиторской задолженности и в другом – по кредиторской задолженности. Заполнение акта инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками членам комиссии необходимо осуществлять на основе данных приложенной к акту бухгалтерской справки, первичных документов (товарно-транспортных накладных, актов на выполненные поставщиками и подрядчиками работы, оказанные услуги, счетов-фактур, платежных поручений, банковских выписок, расходных кассовых ордеров, доверенностей), договоров, счетов, гарантийных писем, писем, подтверждающих претензии с приложением соответствующих актов инвентаризации товарно-материальных ценностей, по которым выставлялась претензия и других документов. 

Особенностью акта инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками является то, что по каждому дебитору и кредитору – поставщику, покупателю в акте заполняется наименование и номер счета бухгалтерского учета, на котором отражается задолженность, сумма задолженности всего, в т.ч. подтвержденная дебитором (кредитором), не подтвержденная дебитором (кредитором) и сумма задолженности с истекшим сроком исковой давности, установленным законодательством (ст. 196 ГК РФ) в три года.

 Взаимоотношения экономического субъекта с поставщиком направлены на стремление получить от него в срок, в количестве и качестве, установленные договором, товарно-материальные ценности. Когда при инвентаризации расчетов выявляются несоответствия показателей дебиторской (кредиторской) задолженности с поставщиками и подрядчиками, то члены комиссии должны указать причину расхождения: ошибка в аналитическом учете, несвоевременность отражения факта хозяйственной жизни в бухгалтерском учете, некорректное применение взаимозачетных схем, когда поставщик одновременно является покупателем, недостоверность первичных документов, недопустимое свернутое сальдо кредиторской и дебиторской задолженности при отсутствии аналитического учета по каждому поставщику и подрядчику.

Члены инвентаризационной комиссии при выявлении дебиторской задолженности поставщиков и подрядчиков с истекшим сроком исковой давности свыше 3х лет контролируют своевременность и правильность ее списания на прочие расходы, по дебету счета 91.2 «Прочие расходы» по кредиту счета 60.2 «Авансы выданные». При выявлении кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности контролируется своевременность и правильность ее включения в состав прочих доходов экономического субъекта, т.е. по дебету счета 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и по кредиту счета 91.1 «Прочие доходы».     

 При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками члены комиссии анализируют состав дебиторской задолженности, дату ее возникновения на основании первичных документов на отгрузку готовой продукции покупателю и причины, по которым дебиторская задолженность не погашена и выявляют востребованную и невостребованную дебиторскую задолженность (таблица 1).

 

Таблица 1 – Выявление и списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

 

ВИДЫ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ	ВОСТРЕБОВАННАЯ ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ	НЕИСТРЕБОВАННАЯ ДЕБИТОРСКАЯ ЗАДОЛЖЕННОСТЬ
МОМЕНТ ПРИЗНАНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ	СОБЛЮДЕНИЕ ПРАВИЛ ДОСУДЕБНОГО УРЕГУЛИРОВАНИЯ (ПИСЬМЕННАЯ ПРЕТЕНЗИЯ ДОЛЖНИКУ И СУДЕБНЫЙ ИСК В АРБИТРАЖНЫЙ СУД)	ПО ИСТЕЧЕНИИ УСТАНОВЛЕННОГО ПРЕДЕЛЬНОГО СРОКА ИСПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ПО РАСЧЕТАМ НЕ ВЫСТАВЛЯЕТСЯ ПИСЬМЕННАЯ ПРЕТЕНЗИЯ ДОЛЖНИКУ
УКАЗАНИЕ СРОКА ИСПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ В ДОГОВОРЕ	В ДОГОВОРЕ СТОРОНАМИ ОГОВОРЕН СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ПО ОПЛАТЕ	В ДОГОВОРЕ НЕ ОГОВОРЕН СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ПО ОПЛАТЕ
ПОРЯДОК ИСЧИСЛЕНИЯ СРОКА ИСКОВОЙ ДАВНОСТИ	СРОК ИСКОВОЙ ДАВНОСТИ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ИСЧИСЛЯЕТСЯ С МОМЕНТА ПРОСРОЧКИ ПО УСЛОВИЯМ ДОГОВОРА	СРОК ИСКОВОЙ ДАВНОСТИ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ИСЧИСЛЯЕТСЯ ПОСЛЕ СЕМИ ДНЕЙ ПОСЛЕ ВЫСТАВЛЕНИЯ КРЕДИТОРОМ ТРЕБОВАНИЯ ПЛАТЕЖА
ПОРЯДОК СПИСАНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ	СПИСАНИЕ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ С ИСТЕКШИМ СРОКОМ ИСКОВОЙ ДАВНОСТИ ТРИ ГОДА НА ПРОЧИЕ РАСХОДЫ ОРГАНИЗАЦИИ	СПИСАНИЕ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ С ПО ИСТЕЧЕНИИ 4-Х МЕСЯЦЕВ НА ПРОЧИЕ РАСХОДЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ОДНОВРЕМЕННОЕ ОТРАЖЕНИЕ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ НА ЗАБАЛАНСОВОМ СЧЕТЕ 007

 

Дебиторская задолженность считается востребованной, когда руководство экономического субъекта предприняло все необходимые действия для взыскания дебиторской задолженности с покупателя (заказчика). Урегулирование спора начинается с выставления должнику письменной претензии с обоснованием и расчетом суммы дебиторской задолженности.  

Когда должник в течение 30 дней не урегулирует спор и оставит претензионное письмо без ответа, то предприятие может обратиться в арбитражный суд с исковым заявлением, в котором указаны все обстоятельства спора и с приложением к нему платежного документа об оплате государственной пошлины и иных первичных документов, подтверждающих факт возникновения дебиторской задолженности (товарно-транспортные накладные, акты, договоры, платежные поручения, банковские выписки и другие документы). Таким образом, судебный иск к должнику является доказательством востребования дебиторской задолженности.

При исчислении срока исковой давности дебиторской задолженности члены комиссии руководствуются правилами бухгалтерского учета и также нормами ГК РФ. 

Срок исковой давности дебиторской задолженности рассчитывается с момента просрочки долга по условиям договора, т.е. срок исковой давности следует считать с того дня, когда деньги согласно договору должны были поступить от должника, но так и не поступили. Исчисление срока исковой давности прерывается, когда экономический субъект до истечения трех летнего срока подал в суд на должника, а затем отозвал исковое заявление. В этом случае время, прошедшее до перерыва, не засчитывается и срок исковой давности пересчитывается заново, начиная с даты отзыва судебного иска (ст. 203 ГК РФ).

Членам комиссии необходимо изучить документацию, свидетельствующую о признании должником своего долга (подписанные акты сверки расчетов, переписку с должником с просьбой отсрочить платежи, обязательствах погасить платеж, платежные документы о частичном возмещении процентов или самого долга). И тогда, по любому из вышеуказанных действий должника, с даты свершения этого действия, необходимо заново исчислять срок исковой давности дебиторской задолженности, в котором не считается предыдущий период времени до прерывания срока исковой давности (п. 20 постановления Пленума ВАС РФ от 15 ноября 2001 г. № 18).

В иных случаях, когда в договоре с покупателем не указан срок погашения обязательств и не предусмотрены условия, позволяющие определить этот срок, то в соответствии со ст. 314 ГК РФ обязательство по оплате покупатель должен погасить не позднее семи дней с момента предъявления ему требования об оплате. И тогда, исчисление срока исковой давности дебиторской задолженности, начинается с восьмого дня, т.е. с момента предъявления покупателю требования об оплате. Члены комиссии проверяют соблюдение экономическим субъектом претензионного порядка урегулирования споров для того, чтобы признавая дебиторскую задолженность востребованной, проверить правильность исчисления срока исковой давности и правильность списания дебиторской задолженности с прошедшим сроком исковой давности в состав прочих расходов организации по дебету счета 91.2 «Прочие расходы» и по кредиту 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Комиссия выявляет неистребованную дебиторскую задолженность, т.е. задолженность, по которой истек предельный срок исполнения обязательств по договору и не выставлено судебного иска на должника в арбитражный суд.

Руководствуясь тем, что покупатель считается дебитором по неистребованной задолженности по истечении 4х месяцев со дня получения продукции, работ, услуг члены комиссии контролируют выполнение требований Письма Госналогслужбы России от 01.09.1995 № ПВ-6-08/466 и п. 1 Постановления Правительства РФ от 18.08.1995 г. № 817 «О мерах по обеспечению правопорядка при осуществлении платежей по обязательствам за поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг», по которому невостребованная дебиторская задолженность по истечении 4х месяцев с момента возникновения обязательно должна быть списана с баланса и включена в состав прочих расходов по дебету 91.2 «Прочие расходы» и по кредиту 62.1 «Расчеты с покупателями и заказчиками» без уменьшения налогооблагаемой прибыли. Члены комиссии подвергают инвентаризации забалансовые счета, потому что в течение 5 лет до момента погашения должником неистребованная дебиторская задолженность должна быть учтена на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

В составе просроченной дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности члены комиссии должны выявить безнадежную задолженность, т.е. нереальную к взысканию с должников по следующим критериям (таблица 2):

1) истек установленный ст.196 ГК РФ срок исковой давности в три года;

2)   обязательство не может быть исполнено;

3)  долг признан безнадежным на основании акта госоргана;

4) должник ликвидирован (п.2, 266 НК РФ).

 Обязательство не может быть исполнено должником по причине стихийных и событий техногенного характера, на которые сторонам договора невозможно повлиять: землетрясение, наводнение, ураган, пожар и другие чрезвычайные ситуации). И поэтому обязательство должника по оплате долга прекращается (ст. 416 Гражданского кодекса РФ) и долг перед экономическим субъектом должен быть признан безнадежным (постановление ФАС Дальневосточного округа от 26 июля 2005 г. № Ф03-А51/05-1/1407).

Должны быть выявлены также сомнительные долги, т.е. не погашенная в сроки, установленная договором, задолженность покупателей и заказчиков перед экономическим субъектом в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг, не обеспеченная залогом, поручительством, банковской гарантией (п. 1 ст. 266 НК РФ). Долг может быть признан безнадежным и списан, когда невозможно взыскать с должника сумму долга по исполнительному лицу даже через судебных приставов, о чем может свидетельствовать присланное судебными приставами в адрес экономического субъекта Постановление о невозможности взыскания долга и Постановление об окончании исполнительного производства, являющимися актами госоргана (ВАС РФ определение от 7 марта 2008 г. № 2727/08). При этом имеется возможность повторного предоставления должнику исполнительного листа с целью взыскания долга (ст. 21, ч. 4 ст. 46 Федерального закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ).

 

Таблица 2 - Критерии безнадежной дебиторской задолженности

 

Критерии признания безнадежной дебиторской задолженности
Истек установленный срок исковой давности в три года	Обязательство должника по оплате долга прекращается по причине землетрясения, наводнения, урагана, пожара и других ЧС	Присланы судебными приставами Постановление о невозможности взыскания долга и Постановление об окончании исполнительного производства	Ликвидация и исключение должника из ЕГРЮЛ, обращение в суд и обжалование решения об исключении должника из ЕГРЮЛ, признание должника банкротом
Законодательное основание безнадежной дебиторской задолженности
ст.196 ГК РФ	ст. 416 Гражданского кодекса РФ, постановление ФАС Дальневосточного округа от 26 июля 2005 г. № Ф03-А51/05-1/1407	ВАС РФ определение от 7 марта 2008 г. № 2727/08, ст. 21, ч. 4 ст. 46 Федерального закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ	ст. 49, 419 ГК РФ, Письма Минфина России от 27 июля 2005 г. № 03-01-10/6-347, от 7 июля 2008 г. № 03-03-06/1/309

 

Безнадежным долгом, который можно списать является дебиторская задолженность юридического лица после его ликвидации и исключения из Единого государственного реестра юридических лиц (ст. 49, 419 ГК РФ). Наряду с этим имеется иная позиция налоговых органов, по которой экономический субъект должен сначала обратиться в суд и обжаловать решение об исключении организации из ЕГРЮЛ и только после признания должника банкротом списать безнадежный долг по нему (Письмо Минфина России от 27 июля 2005 г. № 03-01-10/6-347, Письмо Минфина России от 7 июля 2008 г. № 03-03-06/1/309).

Члены комиссии должны проконтролировать своевременность и правильность бухгалтерского учета операций по списанию просроченной дебиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные и сомнительные к взысканию с должников в инвентаризируемом периоде по приказу руководителя экономического субъекта. Приказ руководителя может быть издан в том периоде, когда стало известно о безнадежности долга или с отсрочкой до момента проведения ежегодной инвентаризации, или, когда стало известно о банкротстве должника спустя некоторое время после истечения срока исковой давности через средства массовой информации (ВАС РФ от 18 ноября 2009 г. № ВАС-14369/09).

Списание просроченной дебиторской задолженности, с истекшим сроком исковой давности, безнадежных и других долгов осуществляется в соответствии с п.1 ст.265 НК РФ, по которой  к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности суммы безнадежных долгов, а в случае если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Дата образования и размер безнадежных долгов должны быть подтверждены:

· сроком платежа, указанном в договоре;

·  подтверждающими первичными документами на отгрузку продукции, работ, услуг (товарно-транспортными накладными, актами приемки оказанных услуг, оформленными в соответствии с условиями договора;

·  первичными документами, подтверждающими оплату (платежными поручениями, банковскими выписками, приходными кассовыми ордерами);

· актом инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного периода, с указанием долга;

· приказом руководителя о списании дебиторской задолженности как безнадежного долга.

Таким образом, рассмотренные особенности проведения инвентаризации различных видов имущества и финансовых обязательств показывают, что наряду с общими процедурами проведения инвентаризации имеются те, которые используются только для проведения инвентаризации отдельных видов хозяйственных средств и источников их образования. 

Отличается также порядок возложения материальной ответственности на должностных лиц за сохранность активов. Известно, что фактическому пересчету и проверке подлежит то имущество, которое материально выражено, к примеру, сырье и материалы, товары, основные средства. Когда в результате проведения инвентаризации выявляется недостача или излишек, то виновник-материально-ответственное лицо обязан за это нести полную материальную ответственность. 

Затруднительно возложить ответственность на лицо за сохранность активов, которые не выражены физически, например, остаток НДС по приобретенным ценностям, нематериальные активы, товары отгруженные, остаток дебиторской задолженности с покупателями и заказчиками. При инвентаризации указанных видов активов применяются только документальные методы проверки. 

Исключительно документальные методы применяются при проведении инвентаризации обязательств в виде остатков кредиторской задолженности.

 

Вопросы для самопроверки:

1.Назвать случаи обязательного проведения инвентаризации?

2.Назвать минимальную периодичность проведения инвентаризации различных видов имущества и финансовых обязательств организации?

3. Назвать особенности закрепления полной индивидуальной (коллективной) материальной ответственности за лицами, осуществляющими учет движения и сохранность имущества организации?

4.Указать виды инвентаризационных описей, используемых для проведения инвентаризации различных видов имущества и финансовых обязательств?

5. Указать порядок и момент отражения результатов инвентаризации (недостачи, излишка, пересортицы) на счетах бухгалтерского учета?

6.Каким образом списываются недостачи и излишки при отсутствии виновных лиц?

7.Указать и раскрыть пять этапов проведения инвентаризации?

8. Назвать задачи и состав инвентаризируемого имущества при проведении инвентаризации основных средств?

9. Назвать периодичность проведения и состав инвентаризируемого имущества при проведении инвентаризации нематериальных активов?

10. Назвать периодичность проведения, документы, результаты инвентаризации материалов?

11.Указать этапы проведения инвентаризации товаров и тары?

12.В чем заключаются особенности проведения инвентаризации товаров отгруженных?

13.Раскрыть особенности проведения инвентаризации наличных денежных средств и денежных документов?

14. Раскрыть особенности проведения и документирования инвентаризации незавершенного производства?

15. Раскрыть особенности проведения инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками?