Общий порядок проведения инвентаризации  в организации

Особенности проведения инвентаризации товаров отгруженных

В ходе осуществления инвентаризации товаров отгруженных выполняются следующие задачи:

Проверка наличия в договорах с покупателями особых условий перехода права собственности на отгруженную готовую продукцию.

Проверка полноты и достоверности первичных документов на отгрузку готовой продукции.

Проверка правильности оценки товаров отгруженных.

Минимальная периодичность проведения инвентаризации товаров отгруженных составляет не реже 2 раз в год, если в учетной политике не установлена иная периодичность проведения инвентаризации товаров отгруженных.

В состав инвентаризационной комиссии целесообразно включить работников, способных осуществить документальный контроль условий договоров с покупателями, первичных документов на отгрузку готовой продукции.

Инвентаризируется отгруженная покупателю готовая продукция, товары, право собственности, на которую от продавца к покупателю переходит позже отгрузки, при выполнении особых условий договора. В связи с этим основная информация, которую проверяют члены инвентаризационной комиссии, содержится в документах, находящиеся в бухгалтерии и на складе у материально ответственных лиц, которые непосредственно осуществляли отгрузку готовой продукции с мест хранения (торговых баз, складов).

Члены инвентаризационной комиссии проверяют достоверность остатка на счете 45 «Товары отгруженные», подтверждением первичными документами, к которым относятся товарно-транспортные накладные. Инвентаризационные описи составляются на товары отгруженные, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке и заполняются следующие данные: наименование товаров отгруженных, их количество и стоимость, дата отгрузки, наименование покупателя, а также перечень и номера товарно - транспортных накладных, на основании которых товары отгруженные учтены по дебету 45 счета «Товары отгруженные».

В результате инвентаризации выявляются неточности и несоответствия, которые указываются в акте комиссии и в дальнейшем корректируются и устраняются работниками бухгалтерии.

 

Общий порядок проведения инвентаризации  в организации

 

Инвентаризации является одним из основных методов бухгалтерского учета, аудита и внутреннего контроля экономических субъектов.

Согласно п.1 ст.7 Федерального Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ обязанность по организации ведения бухгалтерского учета и хранению документов бухгалтерского учета возлагается на руководителя экономического субъекта. Инвентаризация является одним из обязательных методов бухгалтерского учета.

С 01.01.2013 года случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации активов и обязательств, а также перечень активов и обязательств, подлежащих инвентаризации, определяются руководителем экономического субъекта в учетной политике, за исключением обязательного проведения инвентаризации активов и обязательств, которое должно быть установлено законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами (п. 3 ст. 11).  

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

 Проведение инвентаризации обязательно:

· при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

· при смене материально ответственных лиц;

· при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

· в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· при реорганизации или ликвидации организации;

· в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Форма первичных учетных документов для учета фактов хозяйственной жизни, в т.ч. для проведения инвентаризации активов и обязательств, в соответствии с Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ должен утверждать руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

При проведении инвентаризации целесообразно руководствоваться требованиями Приказом Минфина РФ Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н (ред. от 11.04.2018 г.) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации"
(Зарегистрировано в Минюсте России 27.08.1998 № 1598) Приказа Минфина РФ от  13 июня 1995г. «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» № 49 (с изменениями на 8 ноября 2010 года) и Постановления Госкомитета по статистике от 18 августа 1998 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» № 88 (с изменениями на 3 мая 2000 года). Однако с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). С учетом вышеуказанного,  каждая организация может разработать самостоятельно формы первичных документов для проведения инвентаризации, утвердив их в учетной политике. Тем не менее, существующие названия первичных документов сохранились, независимо от их формы. Во – первых, осталось неизменным название основного первичного документа, в котором производят сравнение данных бухгалтерского учета и фактические данные, а именно «Инвентаризационная опись». Во вторых, остается в практике учета документ по фиксированию различных остатков имущества и финансовых обязательств – Акт. В третьих, используется сличительная ведомость как специальный документ, в который из инвентаризационной описи переносят расхождения: недостачи и излишки имущества, обнаруженные в ходе проведения инвентаризации. Из вышеуказанного следует, что каждая организация самостоятельно принимает решение об использовании тех или иных форм первичных документов и об их наименовании.

В целях правильности постановки контроля за фактическим наличием активов и обязательств в экономическом субъекте создаются постоянно действующие и рабочие инвентаризационные комиссии, персональный состав которых утверждается руководителем экономического субъекта. Состав комиссии при проведении инвентаризации различных видов активов может состоять из опытных работников различных должностей и навыков, хорошо разбирающихся в инвентаризируемом имуществе, ценах, качестве, состоянии, также для проведения инвентаризации можно привлечь на условиях аутсорсинга сторонних специально подготовленных специалистов, которые в полном составе и присутствии вместе с председателем. Следует иметь в виду, что персональный состав комиссии должен быть подобран с такими условиями, что некоторые виды активов, к примеру, основные средства, остатки в незавершенном производстве, крупногабаритные материалы, товары, готовая продукция требуют физической работы по подсчету их фактического наличия. Или в иных случаях, когда инвентаризации подлежат, к примеру, товары отгруженные, расчеты, нематериальные активы, то исследованию подвергаются документы и тогда члены комиссии должны уметь их идентифицировать, оценить их состояние, принадлежность и достоверность. Одним из главных правил проведения инвентаризации является то, что она проводится полным составом инвентаризационной комиссии с обязательным присутствием материально ответственных лиц. При коллективной (бригадной) ответственности при проведении инвентаризации обязательно должен присутствовать бригадир или его заместитель и члены бригады, работающие на начало проведения инвентаризации. С ответственными лицами (кладовщиками, зав. складами, продавцами) должен быть заключен договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности (ст. 242 ТК РФ). В соответствии с Постановлением Минтруда России от 31.12.2012 г. № 85 утверждены перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества. Указанный выше документ содержит также перечень работ, которые следует контролировать, в частности, работы по приему на хранение, обработке (изготовлению), учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей. Наряду с этим, работы по проверке расчетов, товаров отгруженных и других видов активов и обязательств при инвентаризации связаны только с документальным контролем в присутствии должностных лиц, не являющихся материально ответственными. 

Инвентаризация начинается с издания приказа, в котором указывается вид инвентаризируемого имущества, место его нахождения, дата начала и окончания инвентаризации, персональный состав инвентаризационной комиссии во главе с председателем. Приказ и пломбир (устройство для опечатывания входа) выдается на руки председателю комиссии, который после его регистрации в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации в бухгалтерии форма, осведомляет членов комиссии о предстоящей инвентаризации. Члены комиссии с помощью работников бухгалтерии проводят распечатку инвентаризационных описей того имущества, которое подлежит инвентаризации и подготавливают исправное весоизмерительное оборудование, таблицу для пересчета товарно-материальных ценностей из одних единиц измерения в другие единицы измерения. Инвентаризационные описи распечатываются в бухгалтерии по подразделениям организации. Отдельно предоставляется информация о соответствии подразделения конкретному материально ответственному лицу, общей стоимости вверенных материалов, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности и заполнением графы количества материалов по данным бухгалтерского учета. Товарно - материальные ценности в инвентаризационной описи должны быть расположены по на­именованиям и артикулам, значащимся в учете, что часто не всегда соответствует порядку их хранения и расположения на складе. В ходе инвентаризации члены комиссии заполняют в инвентаризационных описях графу о фактическом наличии и расхождения фактического наличия с бухгалтерскими данными. Инвентаризационные описи заполняются не менее чем в двух экземплярах без помарок и подчисток. Наименование инвентаризуемых товарно-материальных ценностей и объектов, их количество указывают в той номенклатуре и в тех единицах измерения, по которым они учтены в учете. На каждой странице инвентаризационной описи необходимо указать прописью число порядковых номеров и общий итог количества товарно-материальных ценностей в нату­ральных измерителях. Обязательно следует в инвентаризационных описях указывать полное наименование товарно материальных ценностей, их номенк­латурные и прейскурантные номера, артикулы, сорта и другие отли­чительные признаки, предусмотренные прейскурантами, количество мест, единицы измерения, массу-брутто, массу-нетто или количество, цену за единицу и сумму, а также другие необходимые данные. Для проверки фактического наличия материальных цен­ностей могут составлять составляются акты инвентаризации, т.к. по некоторым видам инвентаризируемого имущества нет данных бухгалтерского учета, например по остаткам незавершенного производства, по готовой продукции в цехе, расчетам с поставщиками и подрядчиками и другим.

Товарно-материальные ценности в упаковке необходимо перед проверкой раскрывать и осматривать или выборочно проверять, когда распаковка влечет за собой снижение качества ценностей или их порчу.

Незаполненные строки в инвентаризационной ведомости следует прочеркивать и на последней странице описи необходимо сделать отметку о проверке цен и подсчета итогов за подписями членов комиссии, произ­водивших эту проверку. Члены комиссии должны подписать каждую страницу инвентаризационной описи.

Материально ответственное лицо дважды подписывает инвентаризационную опись:

· перед началом пересчета товарно-материальных ценностей дают расписку в том, что им предъявлены для проверки все товарно-материальные ценно­сти;

· после завершения инвентаризации в конце описи о том, что инвентаризация осуществлена правильно, согласен с ее результатами и претензий к ревизионной ко­миссии у материально-ответственного лица нет.

Члены комиссии после завершения инвентаризации предоставляют описи в бухгалтерию. При наличии в инвентаризационных описях расхождений работники бухгал­терии под наблюдением председателя инвентаризационной комиссии составляют сличительные ведомости по тем товарно-материальным ценностям, где обнаружено несоответствие фактических данных с данными бухгалтерского учета.

Суммы их излишков и недо­стач в сличительных ведомостях указываются в соответствии с оцен­кой в бухгалтерском учете в нату­ральном и стоимостном выражении. Когда в учете не указана цена, а имеются сведе­ния об общей стоимости и количестве товарно-материальных ценностей, то цена определяется расчетным путем. Когда учет ведется только по стоимости, например в мага­зинах, то итоги инвентаризации оформляют актом инвентаризации. Во избежание ошибок перед составлением сли­чительной ведомости необходимо проверить, соответствует ли учет­ная цена товарно-материальных ценностей их цене по прейскуранту или документам постав­щика, проверить правильность таксировки приходных и расходных документов.

Если имеются отклонения, нужно выявить причину и устано­вить соответствие этих цен.

Сличительная ведомость и акт инвентаризации должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии.За остатки товарно-материальных ценностей подписывается бухгалтер. В результате инвентаризации может быть выявлена недостача или излишек или пересортица. По всем выявленным расхождениям материально ответ­ственные лица представляют подробные письменные объяснения.

Взаимный зачет излишков и недостач от пересорти­цы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально ответственного лица и в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования в одинаковой сумме. Если при зачете недостач излишками по пересортице остается разница непогашенной недостачи, то ее должен погасить виновник, т.е. материально-ответственное лицо списанию в уста­новленном порядке. Выявленные инвентаризацией неучтенные материалы должны быть оценены с учетом рыночных цен.

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образо­вавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения и указаны причины, по которым такая разница не от­несена на виновных лиц.

Результаты инвентаризации должны быть оформлены протоколом, в котором необходимо отразить: результаты инвентаризации, состояние складского хозяйства и условия сохранности материалов. На основании составленных сличительных ведомостей в протоколе члены комиссии делают выводы о результатах инвентаризации и дают предло­жения по устранению выявленных недостатков, списанию недостач в пре­делах норм естественной убыли, оприходованию излишков и т.д.

Все документы: инвентаризационная опись, акт инвентаризации, сличительная ведомость, протокол должны быть утверждены руководителем экономического субъекта и отражены в бухгалтерском учете в течение 10 дней после окончания инвентари­зации.

Таким образом, процесс инвентаризации можно подразделить на пять этапов: регламентирующий, подготовительный, проведение инвентаризации, обработка и анализ информации, оформление и отражение в бухгалтерском учете результатов инвентаризации.

1. Первый этап – регламентирующий, на котором осуществляется:

· издание приказа (постановления, распоряжения) «Приказ
(постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации»), конкретизирующего содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии;

· подписание приказа (постановления, распоряжения) руководителем организации и вручение приказа председателю инвентаризационной комиссии;

· регистрация приказа в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации;

· формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;

· определение сроков проведения и видов инвентаризируемого имущества;

· проверка наличия договоров о личной (индивидуальной) или коллективной материальной ответственности, сроков действия этих договоров;

· уведомление материально-ответственных лиц о проведении инвентаризации, чтобы они заранее были готовы к тому, что их работу проверяют, чтобы, например, весь товар находился на вверенном им складе, был оприходован и проверен.

2. Второй этап – подготовительный, в ходе которого осуществляется:

· подготовка имущества, например, товарно-материальных ценностей, к проведению инвентаризации;

· подготовка первичных документов и регистров бухгалтерского учета, необходимых для проведения инвентаризации;

· распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей  «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей») отдельно на каждое материально ответственное лицо;

· обязательность подписи материально-ответственных лиц на заглавном листе инвентарной описи «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» и их ознакомление с приказом о проведении инвентаризации».

· получение последних на момент инвентаризации приходных и расходных документов или отчетов о движении материальных ценностей и денежных средств, и визирование их председателем инвентаризационной комиссии обязан с указанием «до инвентаризации» по состоянию на конкретную дату;

· подготовка весо измерительного оборудования или специальных таблиц пересчета одних единиц измерения в другие;

· получение от материально ответственных и от подотчетных лиц организации, которым были выданы подотчетные суммы для покупки имущества или доверенности на его получение, расписки в том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также в том, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.

Основательная подготовка ревизоров также осуществляется в направлении изучения необходи­мых законодательных и других нормативные правовых актов, технологических особенностей экономического субъекта и специфики его бизнеса, изучения имеющихся в ревизуемой организации плановых, отчетных и статистических данных, документации и результатов предыдущих инвентаризаций и тема­тических проверок и финансовое состояние ревизуе­мой организации.

3. Третий этап – проведение инвентаризации, заключающейся в следующих контрольных действиях:

· выявление и проверка фактического наличия товаров, путем его обязательного физического пересчета, взвешивания и перемеривания, с заполнением соответствующих граф в инвентаризационных описях,

· заполнение данных о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи, которые составляются в двух экземплярах;

· прочеркивание в описях незаполненных строк на последних страницах;

· подписывание всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами составленных инвентаризационных описей;

· получение в конце описи от материально ответственного лица расписки, подтверждающей осуществление проверки имущества комиссией в присутствии мол, подтверждающей отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий и подтверждающей принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение;

· составление актов на выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия;

· при автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» содержит заполненные графы кроме одной, о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении, которую и должны заполнить члены комиссии;

· выявление материальных ценностей, не отраженных в учете, включение их в инвентаризационную опись.

4. Четвертый этап - это обработка и анализ информации при сопоставлении данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета, на котором происходит:

· выявление расхождений в учете с фактическими остатками;

· определение причин расхождений руководителем организации совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию;

· сверка при необходимости движения товарно-материальных ценностей за период с момента предыдущей инвентаризации;      

· заполнение бухгалтером сличительных ведомостей «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов», «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей») в двух экземплярах (один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному(ым) лицу(ам), в которых отражаются результаты инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей;

· для выявления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности соответственно применяются формы  «Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств», Акт инвентаризации расходов будущих периодов», Акт инвентаризации наличных денежных средств, находящихся по состоянию на конкретную дату» и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности», в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей;

· составление отдельных сличительных ведомостей на ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки).

5. Пятый этап - оформление и отражение результатов инвентаризации, на котором работники бухгалтерии по распоряжению руководителя экономического субъекта, при участии членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц составляют документы по учету результатов проверок. Следует отметить, что по п. 4 ст. 11 федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ в бухгалтерском учете выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием активов и обязательств и данными регистров бухгалтерского учета должны регистрироваться в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

На этом этапе осуществляются следующие действия:

приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с результатами инвентаризации и результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете;

· привлечение лиц, виновных в неправильном учете имущества, к административной ответственности;

· привлечение виновных материально ответственных лиц к материальной ответственности согласно индивидуальному или коллективному договору о материальной ответственности, погашение материального ущерба;

· составление журнала учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации  «Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации», для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

Перед обобщением и оформлением результатов ревизии определяется размер ущерба.

Должностные – материально ответственные лица могут быть привлечены только при наличии прямого дей­ствительного ущерба (ст. 238 ТК РФ).

Величина прямого действительного ущерба определяется на основе дей­ствительных потерь, определенных:

· в отношении ущерба денежных средств - исходя из их номинальной стоимости;

· в отношении ущерба товарно-материальных ценностей - по рыночным ценам, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа;   

· в отношении ущерба по другим фактам хозяйственной жизни - по фактическим расходам.

Взыскание причиненного материального ущерба с виновного материально ответственного лица осуществляется в пределах его средне­го месячного заработка, в полном размере материальный ущерб подлежит только в строго установ­ленных ст. 243 ТК РФ определенных случаях. В ходе инвентаризации для обоснования размера материального ущерба составляется рас­чет стоимости недостающих ценностей или потерь по рыночным ценам (со ссылкой на соответствующие источники информации).

Не допускается возложение материальной ответственности на материально ответственное лицо за ущерб, причиненный в резуль­тате нормального производственно-хозяйственного риска и также не подлежат погашению материально-ответственным лицом упущенные выгоды или недополученные доходы.

Посколькуинвентаризация являетсяосновным способом фактической проверки при ревизии то следует рассмотреть особенности проведения инвентаризации некоторых видов активов и финансовых обязательств. Особенности могут состоять в разной периодичности, персональном составе инвентаризационной комиссии и составе инвентаризируемого имущества, особенностях и необходимости применения измерительного оборудования, составления конкретных документов, применении различных (документального и фактического) методов, результатов инвентаризации и особенностей их отражения в бухгалтерском учете.