Характеристики эффективного контроля.

 

Для того чтобы контроль мог выполнять свою истинную задачу, он должен обладать несколькими важными свойствами.

1. Стратегическая направленность контроля. Контроль должен иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто, и о полученных результатах можно никому не сообщать до тех пор, пока отклонения не станут необычно большими. Но если какие-то виды деятельности имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен эффективный контроль, даже если эта деятельность с трудом поддается измерению.

2. Широта контроля. Контроль должен быть всеобъемлющим. Он не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного на должность. Каждый руководитель, не зависимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если ему специально этого не поручали.

3. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об из результатах важно, только как средство достижения этой цели, бесполезно иметь обширную информацию о различных отклонениях, если эта информация не используется для осуществления необходимых корректирующих действий.

4. Соответствие делу. Контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

5. Своевременность контроля. Своевременность заключается не в исключительно высокой скорости или частоте проведения контроля, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Таким образом, система эффективного контроля – это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис.

6. Простота контроля. Как правило наиболее эффективный контроль это простейший контроль. Избыточная сложность ведет к потере контроля над ситуацией. Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

7. Экономичность контроля. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или же ввести менее тщательный контроль. Один из способов увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании принципа исключения. Он состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Действия, которые изначально имеют тривиальный характер не, стоит даже измерять.

9 Коммуникации как связующие процессы управления.

Коммуникация – делать общим, связываться, общаться.

Коммуникация и информация – разные, но взаимосвязанные понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как это предается. Информация – это сведения о каком – либо явлении. Информация является важнейшим инструментом в руках менеджера. Используя и передавая ее, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличие определенной степени взаимного понимания.

Эффектная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих проблем строится на непосредственном взаимодействии людей, а рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Процесс коммуникации.

 

Углубленное изучение межличностной коммуникации предполагает рассмотрение ее как процесса, состоящего из этапов и стадий.

Модель коммуникационного процесса

		Отправитель			Кто я такой?
		Формулирование значения			Что хотел послать?
		Носители послания			Через что решил послать?
	Этапы посылки			Кодирование
		Форма послания		значений	Как организовал значение?
		Послание			Что было послано?
		Передатчик			Кто передал послание?
		Канал			Через что и каким образом
Обратная					произошла передача?
связь		Канал
		Приемник			Кто получил послание?
		Восприятие послания			Что получил?
	Этап получения	Интерпретация послания		Раскодирование	Как понял?
				значений
		Оценка послания			Как оценил?
		Принятие значения			Принял ли?
		Получатель			Кто должен ответить на послание?

Этап отправления включает в себя следующие шаги.

Тот, кто передает информацию, называется отправителем. Это ключевая роль, заключающаяся в проектировании и кодировании информации, предназначенной для передачи другим участникам процесса. Выполнение данной роли начинается с идентификации индивидом себя (кто я такой) в рамках коммуникационного процесса и формулирование значения или смысла того, почему и что он хочет передать другому участнику. За этим следует кодирование идеи.

Кодирование – это транформирование предназначенного для передачи значения в послание или сигнал, который может быть передан. Кодирование начинается с выбора системы кодовых знаков – носителей информации (свет, температура, звук). Далее носители организуются в форму(речь, текст, рисунок, поступок). Умение говорить, писать, жестикулировать, позировать играют важную роль в способности отправителя кодировать передаваемое значение. Далее формируется послание, содержащие данные с определенным значением. Смысл или значение послания представляют собой принадлежащие отправителю идеи, ценности, отношения и чувства. При этом отправитель рассчитывает, что послание воспринято адекватно, заложенному в него значению.

Послание посредством передатчика поступает в передающий канал, доводящий его до заданного адресата. Передатчиком может быть как сам человек (его тело и голос), так и техническое средство (телефон, радио, компьютер, телевизор). Отправленное послание вернуть уже нельзя. В этом момент заканчивается этап отправления и начинается этап получения передаваемой информации и понимания ее значения.

Канал выводит послание на приемник, который фиксирует получение данного послания по другую сторону канала. Тот, кого достигло, и кому было адресовано послание, называется получателем. Это еще одна ключевая роль, которая заключается в раскодировании послания.

Раскодирование включает восприятие (что получил) послания получателем, его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял). Получить – еще не означает понять, а понять – еще не означает принять. Эффектная коммуникация устраняет причины для неприятия послания.

Возможное искажение в значении послания связано с наличием в процессе коммуникации шума. Шум – это любое вмешательство в процесс коммуникации. Источниками шума могут быть как средства коммуникационного процесса, так и организационные составляющие (многоуровневость, масштаб управляемости, централизация) затрудняют точную передачу сигнала. Шум присутствует всегда. Эффективный руководитель постарается максимально преодолеть имеющийся шум или снизить его уровень и передать смысл своего послания как можно точнее.

Последним важным элементом коммуникационного процесса является обратная связь, появляющаяся в результате обмена участников процесса ролями. Таким образом, весь цикл повторяется вновь, но уже в другом направлении. Обратная связь – это ответ получателя на послание. Коммуникация с помощью обратной связи превращается в дорогу с двусторонним движением, а сам процесс приобретает динамику. При этом обратная связь, может быть выражена не обязательно в той же кодовой системе, что и полученное послание. Главное, что бы кодовая система была известна получателю. Так, очень часто, на какую то фразу мы отвечаем кивком головы. Для руководителя обратная связь может выступать как прямая (непосредственное наблюдаемое изменение), так и косвенная (снижение производительности, текучка, прогулы, конфликты). И то, и другое могут свидетельствовать как об успехе коммуникации, так и о ее неудачах.

 

Коммуникационные сети.

 

Коммуникационная сеть – это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя и более индивидами.

Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей, а также из неформальных коммуникаций.

Если вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным, то мы говорим о коммуникации по нисходящей. Таким путем подчиненные информируются о текущих задачах, изменениях, приоритетах. Коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, выполняют функции оповещения верха о том, что делается на низших уровнях.

Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными. Поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

Диагональные связи – это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможность развития коммуникационной сети. В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью.

Неформальные коммуникации. Каналом неформальных коммуникаций можно назвать распространение слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается быстрее, чет по каналам формального сообщения, руководители пользуются первым для запланированной утечки и распространения определенной информации.

Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня, однако исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, чаще оказывается точной, а не искаженной. Независимо от точности слухи имеют огромное влияние, независимо от того является ли их воздействие положительным или отрицательным.