Використання технічних засобів управління в роботі менеджера .

Робоче місце менеджера обладнують технічними засо­бами, номенклатуру яких встановлюють відповідно до ви­дів робіт, які виконує менеджер.

 На робочому місці менеджера можуть бути: засоби для складан­ня і копіювання текстових документів, виконання кресляр­ських робіт, зберігання і пошуку документів, обробки до­кументів, адміністративного зв'язку і сигналізації, від­ображення аудіовізуальної інформації, засоби обчислю­вальної техніки, інші технічні засоби і пристрої.

 Засоби складання і копіювання текстових документів: ПЕОМ, диктофони.

 Найперспективнішим засобом скла­дання і редагування текстових документів є комп'ютер. Він дає змогу автоматизувати формування тексту, забез­печує запам'ятовування і пошук тексту, можливість пере­гляду і коригування друкованого документа на екрані.

 Диктофон застосовується для:

- підготовки листів, наказів, розпоряджень, доповідних і пояснювальних записок, доповідей, довідок та інших організаційно-розпорядчих документів; при цьому не тре­ба мати чорновик, скорочуються витрати праці того, хто диктує, і секретаря;

- записування резолюцій, вказівок, запитів, заміток, на­гадувань у процесі оперативної діяльності керівника; при цьому скорочується час доведення вказівок до виконав­ців, відпадає потреба рукописного фіксування їх; керів­ник не викликає негативних емоцій у співрозмовника;

- фіксування з метою запам'ятовування, подальшого передруковування і використання міркувань, думок, про­позицій, які стосуються кола інтересів керівника;

- записування ходу нарад, зборів, засідань, тексту ви­ступів, доповідей, прийнятих рішень та ін.; при цьому відпадає потреба стенографування їх і досягається абсо­лютна адекватність запису і мови.

Засоби для виконання креслярських робіт. У кабіне­тах деяких керівників (головних інженерів, конструкто­рів та ін.) використовуються прилади для креслення, верстати, інструменти і пристрої.

Засоби зберігання і пошуку документів. До них на­лежать обладнання для картотек і засоби для зберіган­ня документів.

За мірою комп'ютеризації праці керівника переважна більшість інформації, що міститься у картотеках, повин­на бути введена в пам'ять персональної ЕОМ. У зв'язку з цим кількість картотек скорочуватиметься.

До засобів зберігання документів належать бокси для документів, обладнання для підвісного зберігання їх, папки-реєстратори тощо.

Бокси для документів, як і спеціальні шафи для них, розміщують на робочому місці керівника тільки як ви­няток. Як правило, документи зберігають у секретаря або в структурних підрозділах.

Засоби обробки документів. Ці засоби призначені, в основному, для виконання технічних операцій з обробки документів. На робочому місці керівника можуть бути корисними пристрої для скріплення і клеєння.

Засоби адміністративного зв'язку і сигналізації. Най­важливіший елемент обладнання робочого місця менеджера - комплекс технічних пристроїв, які забезпечують зв'язок менеджера з абонентом як у межах підприємства, так і поза ним. До таких пристроїв належать акустичні і візуальні засоби пошукової сигналізації і виклику, а також телефонна апаратура.

Засоби відображення аудіовізуальної інформації. У разі потреби кабінет менеджера обладнують проекцій­ною апаратурою, екраном і планувальною дошкою. Якщо в кабінеті менеджера розглядають проекти, проводять на­ради, на яких демонструють зображення, зафіксовані на кіно- і фотоплівці, кабінет обладнують проекційною апа­ратурою й екраном.

Планувальні дошки призначені для макетування про­ектних рішень. Їх також використовують для подання інформації менеджеру, побудови діаграм та ін. Напри­клад, використання такої дошки дає змогу відмовитись від складання цілодобових звітів для керівника. Досить вказати у відповідних клітинках таблиці, пред­ставленої на дошці, певні символи, що інформують керів­ника про виконання або невиконання тих або інших по­казників. Крім того, за допомогою такої дошки можна показати розташування філіалів і відділів, ділянок, кон­тор і баз, торговельних точок, основних засобів, машин і транспорту, рух товарів у мережі тощо.

Навіть висока в цілому організація праці менеджера не звільняє його від потреби виконувати ряд технічних операцій, насамперед, з обробки документів, лічильно-об­числювальних та ін. Тому робоче місце менеджера повинно бути обладнане необхідними засобами настільної орг­техніки і канцприладдями.

Одна з найважливіших можливостей інтенсифікації праці менеджера в сучасних умовах полягає у створенні автоматизованого робочого місця (АРМ). АРМ облад­нують набором засобів одержання, обробки і передання інформації - дисплеєм, терміналом, засобами зв'язку і швидкого друкування, копіювальною машиною, яка може запам'ятовувати і передавати копію документа, інтерфейсним обладнанням для вмикання терміналу до локальної мережі, що забезпечує вихід на спеціалізовані бази даних та ін.

 Персональний комп'ютер дає змогу:

 - успішно вирішувати так звані оптимізаційні за­дачі, коли з багатьох варіантів потрібно вибрати най­більш близький до оптимального;

  - здійс­нювати довгострокове і оперативне планування діяль­ності підрозділу або своєї роботи;

- підтримувати зв'язок із суміжними підприємствами і підрозділами; проводити робочі наради;

- видавати, реєструвати і контролювати виконання доручень;

- складати звіти про вико­нану роботу, графіки і розклади заходів, відпусток, зу­стрічей, нарад та ін.;

- здійснювати оцінку роботи робітників;

- вести робочий календар, тримати в порядку особисті справи підлеглих;

- складати, редагувати і передавати документи.

Підключення до локальних обчислювальних мереж забезпечує обмін даними між різними АРМ.

Таким чином, використання персонального комп'юте­ра значно підвищує інтелектуальні можливості менеджера, полегшує його працю, допомагає прийняти оптималь­ні рішення у проблемних ситуаціях.

 

Висновки.

 

Наукова організація праці передбачає систематичне впровадження досягнень науки і передового досвіду та дозволяє найкращим чином поєднувати техніку і людей в єдиному виробничому процесі, забезпечує найбільш ефективне використання матеріальних і трудових ресурсів, безперервне підвищення продуктивності праці.

Соціальні задачі НОП - це всебічний розвиток людини в процесі праці, виховання свідомого відношення до праці, розвиток творчої ініціативи, підвищення освітнього рівня і ділової кваліфікації кадрів і перетворення праці в першу життєву потребу.

Психофізіологічними задачами НОП є забезпечення умов для збереження в процесі праці здоров'я, стійкої працездатності людини, полегшення праці, підвищення його змістовності і привабливості.

Основними задачами наукової організації праці є:

4. підвищення продуктивності праці, зростання освітнього і культурного рівня робітників, використання в організації праці наукових досягнень і передового досвіду;

5. поліпшення умов праці;

6. всебічний облік і контроль за мірою праці, матеріальне стимулювання працівників.

В основі наукової організації управлінської праці полягають принципи: комплексності, системності, спеціалізації, регламентації, стабільності, цілеспрямованості.

Від того, яким чином організоване робоче місце, багато в чому залежить ефективність праці керівників усіх категорій не­залежно від тієї посади, яку вони займають. Завдання раціо­нальної організації робочих місць керівників включає в себе не тільки устаткування його усім необхідним відповідно до змісту та характеру роботи, яка виконується, але й раціональне його розміщення, створення комфортних умов праці.

Робоче місце керівника - кабінет або частина загального приміщення, в якому відбувається трудова діяльність і яке обладнане відповідно до змісту виконуваних робіт необхідними знаряддями праці.

Планування робочого місця менеджера передбачає раціональне відповідно до функціональних, гігієнічних, пси­хофізіологічних і естетичних вимог розміщення в кабі­неті або іншому службовому приміщенні меблів, облад­нання і технічних засобів.

Крім того, воно повинно виключати витрати часу, пов'язані з недоцільним переміщенням, забезпечувати умови для раціонального виконання менеджером своїх функцій і економне використання площі службового при­міщення.

 

Питання для самоконтролю

 

1. Розкрийте сутність наукової організації праці на сучасному етапі.

2. Охарактеризуйте завдання наукової організації праці.

3. Визначте і охарактеризуйте напрямки наукової організації праці.

4. Висвітліть основні принципи наукової організації праці.

5. Розкрийте зміст планування раціональної організації праці менеджера.

6. У чому полягає сутність організації робочого місця менеджера?

7. Назвіть та охарактеризуйте вимоги, що пред’являються до робочого місця менеджера.

8. Розкрийте сутність планування робочого місця менеджера.

9. За якими напрямками можуть використовуватися технічні засоби управління в організації?

10. Обґрунтуйте необхідність створення автоматизованого робочого місця менеджера.