Сутність організації робочого місця менеджера. Обладнання робочого місця.

Від того, яким чином організоване робоче місце, багато в чому залежить ефективність праці керівників усіх категорій не­залежно від тієї посади, яку вони займають. Завдання раціо­нальної організації робочих місць керівників включає в себе не тільки устаткування його усім необхідним відповідно до змісту та характеру роботи, яка виконується, але й раціональне його розміщення, створення комфортних умов праці.

Розглядаючи загальні питання організації праці керівника необхідно передусім звернути увагу на те, наскільки робоче місце відповідає основним вимогам, яким чином воно устатковане, відповідність розмірів меблів антропометричним даним пра­цівника. Саме відповідність меблів антропометричним розмірам працівника забезпечує оптимальне робоче положення, а будь-яка невідповідність їх робить розумову працю важкою, продуктивність праці низькою, працівник швидко втомлюється.

Робоче місце керівника - кабінет або частина загального приміщення, в якому відбувається трудова діяльність і яке обладнане відповідно до змісту виконуваних робіт необхідними знаряддями праці.

Правильна організація робочого місця дає змогу менеджеру:

- раціонально, з найменшими витратами праці виконувати свої функції;

- ефективно спілкуватися з підлеглими та іншими працівниками;

- підтримувати високу працездатність і робочий настрій.

Робоче місце менеджера має відповідати певним вимо­гам:

- площа робочого місця повинна відповідати са­нітарним нормам;

- меблі в кабінеті або іншому службо­вому приміщенні слід розміщувати з урахуванням взаємо­зв'язків менеджера з підлеглими та послідовності робіт, що виконуються;

- меблі, обладнання робочого місця, кількість і номенк­латура знарядь праці повинні відповідати змісту і особливостям виконуваної роботи (наприклад, прийом відвідувачів, проведення нарад, аналіз і обговорення графічних матеріалів, індивідуальна творча робота).

При цьому меблі слід добирати згідно з функціональними, ергономічними, психофізіологічними і естетичними вимо­гами. Розміщення меблів і засобів оргтехніки має забезпечувати зручне використання їх.

Організація робочого місця менеджера передбачає:

- упо­рядкування і планування приміщення, в якому воно зна­ходиться;

- вибір і обладнання робочого місця засобами і предметами праці;

- розміщення предметів праці на робочому місці у певному порядку.

Робоче місце керівника, який здійснює прийом пра­цівників у службових і особистих справах, проводить на робочому місці наради, приймає і передає конфіденційну інформацію, розміщують, як правило, в окремому приміщенні (кабінеті).

Для кабінету використовують кімнати з природним освітленням прямокутної форми з співвідношенням сторін 1: 1,3 або 1: 1,5 і гранично 1: 2. Квадратні приміщення менш зручні для розміщення кабінету. Мінімальна висота кімнат - 3,25, ширина - 3 м.

 Площа кабінету повинна коли­ватися від 12 до 40 м². Вона визначається функціями, суспільним становищем керівника і не повинна переви­щувати розумних меж.

Для фарбування стін кабінету використовують кольо­ри, які сприятливо впливають на нервову систему і по­ліпшують освітлення - слонової кістки, світло-жовтий, світло-голубий, світло-зелений, світло-бежевий.

Робоче місце керівника може бути у загальному при­міщенні. При цьому його розташовують окремо від ро­бочих місць підлеглих і воно повинно займати більшу площу, ніж їх робочі місця. У деяких випадках робоче місце можна розміщувати на підвищенні (платформі). Це забезпечує можливість спостереження за робочими місцями виконавців.

З метою часткової візуальної і звукової ізоляції ро­бочого місця керівника використовують стаціонарні і пересувні перегородки, збірно-розбірні екрани, шафи, боксові розділювальні перегородки, декоративні рослини тощо.

Планування робочого місця менеджера передбачає раціональне відповідно до функціональних, гігієнічних, пси­хофізіологічних і естетичних вимог розміщення в кабі­неті або іншому службовому приміщенні меблів, облад­нання і технічних засобів.

Крім того, воно повинно виключати витрати часу, пов'язані з недоцільним переміщенням, забезпечувати умови для раціонального виконання менеджером своїх функцій і економне використання площі службового при­міщення.

Робоче місце керівника складається з трьох функціо­нальних зон:

- робочої зони;

- зони нарад;

- зони відпочинку.

Відповідно до цього є доцільним зональне (блочне) розміщення основних елементів обладнання робочого місця.

До набору меблів для робочої зони, як правило, вхо­дить двотумбовий стіл, стіл-приставка, підйомно-поворотне крісло, бокс для документів, шафа для книг або кабі­нетна стінка. В робочій зоні можуть бути інші меблі і тех­нічні засоби, які використовує менеджер у процесі роботи.

 При плануванні робочої зони менеджера можна використати такі рекомендації:

- письмовий стіл слід розташовувати перпендикулярно до вікна;

- вхідні двері повинні бути в полі зору менеджера;

- бажано, щоб вікно було зліва;

- письмовий стіл і крісла повинні бути віддалені від джерела тепла;

- меблі, як правило, за спиною керівника не розмішують, але винятком можуть бути екран, демонстраційна дошка та ін.;

- якщо в одному кабінеті два робочих місця, то прохід між ними повинен бути не менше 100-120 см;

- якщо відчинені одна шафа, тумба, бокс чи ящик сто­ла, вони не повинні перешкоджати доступу до інших шаф, боксів;

- робоче крісло, письмовий стіл і стіл-приставку слід розмістити так, щоб не встаючи можна було дістати яко­мога більше предметів.

У зоні нарад розміщують стіл для нарад із стільцями (кріслами) і крісло для головуючого. Залежно від площі кабінету і чисельності працівників, які звичайно беруть участь у нарадах, ця зона може бути організована само­стійно або суміщена з основною робочою зоною. В останньому випадку стіл для нарад розміщують перпендикулярно до письмового стола керівника. Кількість крісел за таким столом не повинна перевищувати 4-5 з кожного боку.

Зону відпочинку обладнують журнальним столиком, кріслами для відпочинку, джерелами локального освіт­лення, телевізором, її розташовують, як правило, в тій частині кабінету, яка протилежна робочій зоні.

Планування і естетичне оформлення кабінету здійснюється відповідно до вимог естетичної єдності облад­нання, колірного оформлення і відповідного реквізиту. Оформлення повинно відповідати смаку володаря кабі­нету. В кабінеті можуть бути портрети, картини, скульптури, альбоми, призи, одержані підприємством на престижних виставках, стилізовані чи натуральні зразки продукції, макети найновіших технічних пристроїв, які виробляє підприємство, карти і схеми міжнародних зв'яз­ків підприємства, художньо виконані діаграми тощо. Но­менклатуру, чисельність і розміщення предметів естети­зації середовища встановлюють відповідно до інтер'єру кабінету при консультації дизайнера.

У кабінеті керівника можуть бути квіти і декоративні рослини. З них можна створити композиції, декоративні ансамблі.

При розміщенні предметів і засобів праці безпосе­редньо на письмовому столі або тумбі доцільно врахову­вати такі рекомендації:

- не тримати на столі нічого зайвого (кожен предмет на столі, навіть чистий аркуш паперу, постійно відвертає увагу), а тільки все необхідне;

- все, що беруть правою рукою, розміщують справа, інше зліва; таким же повинно бути і розташування пред­метів у ящиках письмового столу;

- усі предмети розміщують так, щоб забезпечити най­кращу послідовність переміщення; при цьому слід прагну­ти виробити оптимальну їх послідовність;

- кожен предмет повинен мати своє місце і це розміщен­ня повинно бути постійним;

- письмовий стіл слід використовувати тільки для по­точної роботи, а не для складування книг, документів та інших матеріалів, у тому числі й архівних;

- документи, які використовуються у поточній роботі, необхідно розміщувати так, щоб забезпечити швидкий їх огляд і пошук;

- комп'ютер можна розміщувати як праворуч, так і лі­воруч, а клавіатуру, як правило, праворуч або в центрі;

- засоби зв'язку (телефони, викличні і переговорні при­строї) розташовують зліва від керівника на робочій по­верхні стола чи приставної тумби, що дає змогу залишити праву руку вільною для роботи;

- канцелярські приладдя слід зберігати в спеціальних лотках з розділювачами.

Меблі, які використовують для обладнання кабінету менеджера, - столи, шафи, крісла, стільці, бокси, сейфи, полиці - можуть бути різноманітної форми, кольору, розмірів і конструкцій.

Важливо, щоб усі елементи обладнання відповідали смаку менеджера, характеру його роботи, забезпечували комфортні умови праці.

Розміри меблів повинні відповідати антропометричним даним керівника. Далеко не завжди меблі, які випуска­ють масово, наприклад, столи, робочі крісла підходять для осіб високого (низького) росту. Слід добирати такі меблі, які б забезпечили правильну робочу позу, зручність при виконанні усіх видів робіт. Якщо необхідно, це можна зробити кількома технічними операціями (змінити висоту стола або крісла, видалити середній ящик стола, виготовити приставку та ін.).

У кабінеті менеджера може бути кілька столів: письмо­вий стіл, приставні столи, стіл для засідань.

Крісла і стільці, які використовують у кабінеті, повин­ні бути зручними в користуванні, а крісло керівника може бути пристосоване і для короткочасного відпочинку.

Шафи можуть бути книжкові, для верхнього одягу, рідше - конторські (для зберігання справ). Вико­ристовуючи типові елементи збірно-розбірних меблів, можна здійснити необхідне компонування елементів, на­даючи комплекту меблів форми, яка відповідає функціо­нальному призначенню (зберігання справ, креслень, ма­кетів, зразків продукції тощо).

Нерідко в кабінетах менеджерів є бокси для збері­гання справ у вертикальному або підвішеному положенні.

Якщо в кабінеті є сейф, доцільно, щоб він був прихо­ваний якоюсь перегородкою чи знаходився поза полем зору відвідувачів.

У кабінеті можуть бути грифельна дошка (вона по­винна бути прикрита світлонепроникною декоративною шторою), стенди і кронштейни для розміщення схем, креслень, плакатів і графіків, стіл для макетів і моделей.

Якщо в цьому є потреба, у кабінеті встановлюють кондиціонер, вентилятор, озонатор, сонцезахисні жалю­зі, калорифер тощо.