Перечень обеспечивающих функций компании «Росбытхим»

Анкета 2

Код функционального направления	Функциональное направление	Код функции	Функции обеспечения
2.1	Организация закупок	2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4	Заказ товаров Заключение контрактов Формирование товарных запасов Изучение динамики продаж
2.2	Организация сбыта	2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5	Заключение договоров реализации Реализация продукции оптовым и розничным покупателям Ценовая политика по сбыту Поиск новых клиентов Анализ спроса
2.3	Организация хранения	2.3.1	Обеспечение работы склада
2.4	Организация транспортной доставки	2.4.1 2.4.2	Доставка товара клиентам Доставка товара со склада перевозчика на склад компании
2.5	Техническое обеспечение	2.5.1 2.5.2	Обеспечение оргтехникой Компьютеризация и развитие сети

Рис. 4.5. Основные функции обеспечения направлений деятельности компании «Росбытхим»

Перечень функций менеджмента компании «Росбытхим»

Анкета 3

Код компонента менеджмента	Компонент менеджмента	Код функции	Функции менеджмента
3.1	Структура	3.1.1 3.1.2	Мониторинг организационной структуры Мониторинг финансовой структуры
3.2	Финансы	3.2.1 3.2.2 3.2.3	Ведение операционных бюджетов Ведение бюджета движения денежных средств Ведение бюджета доходов и расходов
3.3	Учет	3.3.1 3.3.2	Ведение бухгалтерского учета Ведение учета реализации бизнес-плана
3.4	Маркетинг	3.4.1	Проведение маркетингов ых исследований
3.5	Экономика	3.5.1	Управление затратами
3.6	Бизнес-планирование	3.6.1	Разработка бизнес-плана
3.7	Персонал	3.7.1	Подбор и управление персоналом

Рис. 4.6. Основные функции менеджмента компании «Росбытхим»

 

3 этап. Составление перечня исполнительных звеньев (структурная модель)

Функции обеспечения, функции менеджмента в компании кто-то должен выполнять. Поэтому в «Положение об организационной структуре» вводится специальный раздел, в котором приводится перечень исполнительных звеньев. В этом разделе инвентаризуются и перечисляются подразделения, отделы, исполнители, реализующие принятые компанией функции.

В крупных компаниях перечень исполнительных звеньев может быть весьма значительным, поэтому исполнительные звенья иерархически упорядочиваются и группируются на том или ином основании.

Компании могут объединяться на разных основах иерархической группировки функций и звеньев: продуктовая, функциональная, территориальная, группировка по проектам и другие.

Для визуального представления иерархических перечней исполнительных звеньев также используют структурные схемы (рис. 4.7). Еще раз подчеркнем, что аккуратное и адекватное составление подобных схем в средних, а тем более крупных компаниях требует определенных усилий и внимания. Ниже представлен пример составления перечня исполнительных звеньев и структурной схемы компании «Росбытхим».

Как видно из анкеты, исполнительные звенья компании «Росбытхим» были разбиты на три группы организационных звеньев: коммерческая деятельность, финансовая служба и служба управления делами. Подобное разделение носит весьма условный характер, и в данной компании использовалось для удобства дальнейшего представления структурной схемы. В небольших компаниях можно не объединять отдельные организационные звенья в группы, а наоборот, выделить звенья на уровне отдельных исполнителей, что позволит получить более наглядную картину матрицы организационных проекций.

Однако для компаний крупного или среднего размера выделение групп организационных звеньев играет важную роль и может служить источником идей при проведении реструктуризации управления.

Перечень структурных звеньев компании «Роебытхим»

Анкета 4

Код группы	Группа организационных звеньев	Код организационного звена	Название
4.1	Коммерческая деятельность	4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4     4.1.5 4.1.6	Отдел закупок Транспортный отдел Отдел маркетинга Отдел сбыта (региональные и городские продажи) Склад Отдел статистики
4.2	Финансовая служба	4.2.1     4.2.2   4.2.3 4.2..4	Руководство финансовой службы (главный бухгалтер) Финансовый аналитик Отдел платежей Бухгалтерия фирмы
4.3	Служба управления делами	4.3.1   4.3.2   4.3.3	Секретариат руководства Информационный отдел Отдел охраны и экономической безопасности

Рис. 4.7. Структурные звенья компании «Росбытхим»

 

4 этап. Построение матриц организационных проекций

Построение организационной модели компании осуществляется через последовательную «инвентаризацию» и документирование составляющих ее компонент: сначала это иерархический перечень продуктов и услуг, которые предоставляет потребителям компания; потом иерархический перечень функций, которые реализуются компанией с целью предоставления заявленного перечня продуктов и услуг; затем наступает очередь иерархического перечня звеньев, которые реализуют заявленный перечень функций, обеспечивающих предоставление соответствующих продуктов и услуг.

Между функциями и звеньями необходимо установить соответствие. Этого требуют и стандарты качества ISO 9000, предъявляемые к системе управления: у каждой функции должен быть «хозяин». Документированное закрепление функций за исполнительными звеньями осуществляется путем включения в «Положение об организационной структуре» специального раздела, в котором каждому исполнительному звену приписываются закрепленные за ним функции.

Графически закрепленные функции за звеньями удобно представлять с помощью специальной матрицы организационных проекций, или, как ее называют в стандарте ISO 9000, — матрицы соответствия. По строчкам матрицы указываются исполнительные звенья, а по столбцам указываются функции, реализуемые исполнительными звеньями. Для соответствующих друг другу функций и исполнительных звеньев в необходимых клетках матрицы проекций указывается знак соответствия (например, крестик).

Таким образом, если составлены перечни функций и исполнительных звеньев, то в качестве следующего шага можно попытаться построить матрицу проекций, и на ее основе написать соответствующий раздел «Положения об организационной структуре». В табл. 4.1 и 4.2 приведены матрицы организационных проекций компании «Росбытхим», соответственно, проекция «функции обеспечения/структурные звенья» и проекция «функции менеджмента/структурные звенья». Напротив каждого структурного звена проставляются знаки в соответствующей ячейке, если данное структурное звено выполняет указанную функцию.

 

5 этап. Анализ матрицы и построение структурной схемы

На этом этапе необходимо проанализировать матрицы и принять решение либо об изменении организационной структуры, либо о соответствии настоящей структуры текущему положению дел.

Анализ матрицы в компании «Росбытхим» выявил перегруженность некоторых звеньев функциями обеспечения и функциями менеджмента. Например, было принято решение о разделении отдела сбыта на два подразделения — отдел региональных продаж и отдел городских продаж. Разумеется, реализация этого решения потребовала найма менеджеров для руководства этими отделами. Также появилась новая позиция — руководитель коммерческой службы (или коммерческий директор), которую занял бывший руководитель отдела сбыта. Таким образом, после незначительных улучшений мы получаем новую структурную схему (рис. 4.8), которую вносим в «Положение об организационной структуре» компании «Росбытхим».

Как видно из схемы организационной структуры компании «Росбытхим», в ней есть два руководителя, занимающие высший руководящий пост. Нужно сказать, что данная ситуация сложилась исторически и, несмотря на «неправильность» подобной ситуации с точки зрения теории менеджмента, компания эффективно управляется, т.к. существует разделение полномочий и ответственности между двумя руководителями компании².

Таким образом, «Положение об организационной структуре» компании содержит описание организационной структуры в определенном формате. Во-первых, оно отвечает на вопросы о том, кто и что делает в компании; во-вторых, использует простейшие иерархические модели функций (см. рис. 4.4 и 4.5), звеньев (см. рис. 4.6) и матрица соответствия между ними (табл. 4.1 и 4.2).

² Автор книги сталкивалась с подобной ситуацией, когда выступала в качестве консультанта другой известной санкт-петербургской компании. Такое «двуначалие» никого не смущало, а компания эффективно управлялась.

Рис. 4.8. Организационная схема компании «Росбытхим»

Таблица 4.1

Матрица организационных проекций (проекция «функции обеспечения/структурные звенья»)

 

 

Код звена

Исполнительные (структурные) звенья

Функции обеспечения направлений деятельности

2.1.1

2.1.2

2.1.3

2.1.4

2.2.1

2.2.2

2.2.3

2.2.4

2.2.5

2.3.1

2.4.1

2.4.2

2.5.1

2.5.2

4.1.1

Отдел закупок

+

+

+

+

+

4.1.2

Транспортный отдел

+

+

4.1.3

Отдел маркетинга

+

+

+

4.1.4

Отдел сбыта (региональные и городские продажи)

+

+

+

+

+

4.1.5

Склад

+

+

+

4.1.6

Отдел статистики

+

+

4.2.1

Руководство финансовой службы

+

4.2.2

Финансовый аналитик

+

+

4.2.3

Отдел платежей

4.2.4

Бухгалтерия фирмы

4.3.1

Секретариат руководства

4.3.2

Информационный отдел

+

+

4.3.3

Отдел охраны и экономической безопасности

Таблица 4.2