Информационное обеспечение системы менеджмента как очень важная составляющая

Современное управление любой фирмой и построение её работы подразумевает наличие систематизированного подхода. Ничего не должно проходить сумбурно, спонтанно и зависящим от случайностей.

Современный подход к организации компании

 

Система менеджмента качестваподробно описана в ISO. Её придерживаются практически все крупнейшие предприятия, как в России, так и за её пределами. Для отечественных предприятий это оказывается непременным условием для сотрудничества с иностранными партнерами и выхода на международный рынок. Ведь помимо прочего данные ISO формируют и систему управления качеством.

Важной составляющей (правильнее даже сказать, необходимой) является информационное обеспечение системы менеджмента. Именно оно обеспечивает своевременность и точность управления, а так же осуществление обратной реакции на все происходящие процессы.

Информация в основе всего

Информационное обеспечение решает сразу несколько проблем, от которых никуда не деться:

1. Документооборот. В любой организации оборачивается и оформляется много документов, как внутренних, так и внешних. Весь документооборот должен уйти в цифровую область. При всей хлопотности внедрения он очень быстро оправдает себя: все бумаги будут систематизированы, доступны и лишены возможности пропадать. Да и самой бумаги как материала поубавится – некоторые организации в ней буквально утопают.

2. Информационные потоки при взаимодействии подразделений или филиалов. Чем быстрее осуществляется эта связь, тем эффективнее идет работа. Часто несколько подразделений независимо друг от друга могут прорабатывать один и тот же проект, и это нужно как-то синхронизировать. Информационное обеспечение системы менеджмента отлично выполняет эту функцию.

3. Подбор и систематизация различных показателей, отражающих работу организации. Это необходимо для анализа и определения политики фирмы и принятия корректирующих действий на уровне менеджмента. Современный подход к ведению дел находит обязательным учитывать реакцию практически на все действия. От этого зависит оперативное принятие решений. Обеспечение хорошей обратной связи системы способно поднять её эффективность на десятки процентов.

 

Все эти качества помогают поднять конкурентоспособность продукции или услуги, уменьшить время производства и пр. Менеджмент сейчас кардинально отличается от того, который был принят даже тридцать-сорок лет назад. И он развивается и совершенствуется.

Не всегда требуется всеобъемлющая структура. Некоторые функции стоит выбирать только если они действительно нужны. Небольшая организация вполне может обойтись и минимальным набором системы менеджмента.

Принцип создания

Создание информационного обеспечения системы менеджмента дело не секундное. Лучше всего начинать работу параллельно со всеми остальными мероприятиями по реконструкции управления.

Без помощи профессионалов не обойтись, и если в фирме нет профильного отдела программистов-системщиков, то лучше обратиться в стороннюю организацию. Тем более, что данная услуга весьма распространена, и её предлагают многие фирмы. Правда, не все из них способны справиться с крупным проектом, так что при выборе обращайте, прежде всего, внимание на следующее:

1. Количество и сложность выполненных проектов по созданию систем информационного обеспечения. Лучше показатель придумать сложно.

2. Наличие сертификатов и разнообразие предлагаемых опций. Последних можно реализовать немало – к примеру, доступ каждого сотрудника к общей базе данных или автоматическое оповещение конкретных людей о выпуске определенного документа.

3. Глубина понимания ISO и сути внедрения системы менеджмента. К сожалению, на эту область замахиваются и молодые специалисты, переоценивающие свои силы. Эта система гораздо более сложная, чем кажется.

4. Адекватность сроков и стоимости разработки информационного обеспечения систем менеджмента. Слишком привлекательные значения могут говорить о поверхностном или непрофессиональном подходе.

 

Информационное обеспечение системы менеджмента дает широкие возможности. Нужно лишь серьезно и тщательно подойти к его формированию, отладке и последующему контролю работоспособности. Причем результат будет заметен практически сразу же.

 

Вопрос 27. Человеческий фактор в организации. Активизация деятельности персонала. Мотивы и стимулы. Механизм руководства подчиненными, рычаги мотивации и стимулирования работника.

Для того, чтобы активизировать сотрудника необходимо знать мотивы труда и уметь ими правильно пользоваться. Так же мотивы позволят правильно выстроить работу с подчиненными, персоналом.

Мотивация труда - это стремление работника удовлетворить потребности (получить определенные блага) посредством трудовой деятельности5.

Рассмотрим основные понятия, поясняющие сущность мотивации и стимулирования труда.

Мотив труда

трудовой мотив - это непосредственное побуждение работника к деятельности (работе), связанное с удовлетворением его потребностей.

Мотив труда формируется только в том случае, когда трудовая деятельность является если не единственным, то основным условием получения блага. Большое значение для формирования мотивов труда имеет оценка вероятности достижения целей. Если получение блага не требует особых усилий либо его очень трудно получить, то мотив труда чаще всего не формируется.

Формирование мотива труда происходит в том случае, если в распоряжении субъекта управления имеется необходимый набор благ, соответствующий социально обусловленным потребностям человека. Для получения благ требуются личные трудовые усилия работника. Трудовая деятельность позволяет работнику получить эти блага с меньшими материальными и моральными издержками, чем любые другие виды деятельности.

Сила мотива определяется степенью актуальности той или иной потребности для работника. Чем насущнее нужда в том или ином благе, чем сильнее стремление получить его, тем активнее будет действовать работник.

 

Мотивы труда разнообразны.

Можно выделить несколько групп мотивов труда, образующих в совокупности единую систему. Это мотивы содержательности труда, его общественной полезности, статусные мотивы, связанные с общественным признанием плодотворности трудовой деятельности, мотивы получения материальных благ, а также мотивы, ориентированные на определенную интенсивность работы.

Виды мотивов труда

Мотивы труда можно разделить на биологические и социальные. Биологические мотивы соотносятся с физиологическими позывами и потребностями (голод, жажда, сон, и т. д.). То есть, например, для того чтобы удовлетворить чувство голода, человек должен сделать какую-либо простую работу - собрать плоды, поймать рыбу или же заработать денег другим способом и на них купить себе еды. Но первично его подвигает к труду биологический мотив. К социальным можно отнести следующие:

Коллективизм (потребность быть в коллективе) характерен для японского стиля управления персоналом, но имеет сильные позиции и у нас в России.

Личное самоутверждение (самовыражение) характерно для большого числа работников, преимущественно молодого или зрелого возраста.

Мотив самостоятельности присущ работникам, готовым жертвовать стабильностью и высокими заработками взамен установки быть хозяином и иметь свое дело.

Мотив надежности (стабильности) противоположен предыдущему.

Мотив приобретения нового (знаний, вещей) лежит в основе маркетинга, используется производителями новых товаров и услуг.

Мотив справедливости проходит через всю историю цивилизации. Несоблюдение справедливости ведет к демотивации.

Мотив состязательности генетически присущ каждому человеку. Это основа организации соревнования на предприятии.

 

С помощью этих мотивов можно умело руководить. Если человеку важен мотив состязательности, то необходимо проводить различные конкурсы на работе. Если человека на работе держит только высокая зарплата, то можно сделать систему премирования.
Система отпусков тоже является замечательным стимулов. Корпоративная этика – сильный стимул