Для успешной закупки необходимо также правильно определить её методы. Для этого нужно как минимум знать какие методы существуют, в чем их преимущества и недостатки.

В настоящий момент известны несколько методов закупок.

Во-первых, закупка товара одной партией или оптовая закупка. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз. Его пре­имущества – это простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки, низкие транспортные расходы. Недостатки данного метода - большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

Во-вторых, регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему несколькими партиями в течение определенного периода. Преимущества данного метода заключаются в том, что ускоряется оборачиваемость капитала, достигается экономия площади складских помещений, но при этом увеличиваются риски, транспортные расходы, расходы на оформление заказа.

В-третьих, получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную закупку мелкими партиями, но характеризуется следующим» особенностями:

- количество поставляемых товаров не устанавливается, а опре­деляется приблизительно;

- поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

- оплачивается только поставленное количество товара;

- по истечение срока контракта заказчик не обязан принимать, и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества данного метода – это отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров, ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов.

В-четвертых, ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведо­мостям. Такой метод закупки широко используется там, где заку­паются дешевые и быстро потребляемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

- полный перечень товаров;

- количество товаров, имеющихся на складе;

- требуемое количество товаров.

Преимущества данного метода: ускорение оборачиваемости капитала, снижение затрат на складирование и хранение, своевре­менность поставок.

Каждый из перечисленных методов имеет как преимущества, так и недостатки. Поэтому при выборе необходимо учитывать конкретные сложившиеся условия.

Не менее важным вопросом закупок, является определение способа поставок закупаемого материала. Эти способы также достаточно многочисленны. Условно их можно поделить на традиционные и оперативные. С точки зрения логистики больший интерес представляют оперативные. Они основаны на минимальных запасах сырья и материалов на складе и оперативной связи между поставщиками и потребителями.

Они предполагают, прежде всего, поставки мелкими и частыми партиями. При этом брак не допускается. Приемный контроль или сокращен или ликвидирован вообще. Существует единственный источник по долгосрочному контракту. Внимание обращается и на вывоз и на ввоз, а график составляет покупатель. Минимум использования бумажной документации, а упор делается на телефон, электронные средства. Также данный способ предполагает использование стандартных контейнеров.

К таким способам поставок можно отнести:

- метод «канбан»;

- метод «точно в срок»;

- система снабжения по запросам;

- использование в сроки, близкие к потреблению;

- договорные поставки к определенному моменту;

- регулярные поставки, через определенные интервалы времени в соответствии с графиком и т.д.

Пожалуй, самой главной и сложной задачей закупочной логистики является выбор поставщиков. Она требует много времени и ресурсов так как:

- очень много поставщиков, предлагающих товар одного наименования;

- поставщик должен стать надежным партнером;

- количественные показатели важны, но не менее важны качественные, а они трудно поддаются определению;

- выбор поставщиков зависит от большого числа факторов, что значительно усложняет задачу.

Принципиально важным является вопрос о критериях выбора поставщиков. Их очень много и они отличаются большим разнообразием.

Наибольшей популярностью пользуются критерии, разработанные М. Линдерсом и Х. Фироном. Ими предложено девять основных критериев.

Первый критерий – это качество поставляемой продукции. Когда продукция уже произведена, определить её качество в отдельных случаях бывает крайне сложно. Для этого нужно знать производство потенциального поставщика, в частности наличие у него оборудования для производства продукции необходимого качества, возможность проводить им испытания качества, наличие контроля и аттестации входящих материалов и сырья, наличие необходимых инструкций, определяющих количество рабочих операций, время и последовательность выполнения, их контроль, организацию учебы персонала, возможность возврат некачественной продукции без оплаты и возможно со штрафами. Все это возможно при наличии долгосрочной кооперация с поставщиками, выборе поставщиков на стадии разработки продукции. Наиболее оптимальным является вариант участия потребителя в разработке этой продукции, для её максимальной адаптации к производству заказчика.

Второй критерий - своевременность (надежность) поставки. Он определяется на основе специального рейтинга поставщиков. При этом критериями надежности этого рейтинга могут быть честность и отзывчивость поставщиков, обязательность и соблюдение оговоренных сроков и объемов поставок, соблюдение требований к качеству продукции, заинтересованность в бизнесе заказчика, финансовая стабильность, репутация в своей сфере и т.д.

Третий критерий – это цена товара. При выборе цены нужно иметь в виду, что ставить её на первое место не целесообразно, так как о цене всегда можно договориться. И потом за ценой часто стоит качество и надежность

Четвертый критерий – это обслуживание.Он может включать в себя время ответа и качество технической помощи, наличие и качество послепродажного сервис, возможность долгосрочной кооперации и т.д.

Пятый критерий – возможность повторных предложений по разработке продукции или услуги, по улучшению стоимости продукции.

Шестой критерий - техническая инженерная и производственная мощь

Седьмой критерий - оценка дистрибьюторских возможностей поставщиков.

Восьмой критерий - детальная оценка финансов

Девятый критерий - детальная оценка управления. При этом наряду с другими факторами важно учитывать состояние планирования, и наличие стратегического планирования, структуру организации, наличие должностных обязанностей, инструкций и другой регламентирующей документация, существующую систему мотивации и контроля, психологический климат в трудовом коллективе, риск забастовки.

Не менее важным является вопрос о методах выбора поставщиков. Чаще всего в литературе приводится четыре основных метода: метод рейтинговой оценки факторов, затратно-коэффицентный метод или «Метод миссий», метод категорий предпочтения и метод доминирующих характеристик.

Метод рейтинговой оценки факторов заключается в том, что экспертным путем определяются критерии выбора поставщиков. Затем для каждого критерия определяется удельный вес. Следующим шагом оценивается каждый критерий у данного поставщика. Оценка критерия перемножается на его удельный вес. Полученные произведения складываются. В результате мы получим сумму, которая и будет критерием рейтингом данного поставщика.

Затратно-коэффициентный метод заключается в том, что определяется несколько возможных вариантов закупки. Для каждого варианта рассчитываются все расходы и доходы. В результате получаются цифры, которые служат основанием для принятия решения.

Метод категорий предпочтения предполагает выбор поставщиков на основе информации полученной работниками компании на совещаниях, конференциях, в средствах массовой информации, при встречах.

При использовании методов доминирующих характеристик в качестве критерия выбирается один доминирующий показатель.

Тот или иной метод выбирается исходя из сложившихся условий.

Для качественного выбора поставщиков очень важно иметь полную и объективную информацию.

Для сбора информации, необходимо использовать разнообразные источ­ники. Ими могут быть, например:

- каталоги и прайс–листы;

- интернет – сайты;

- торговые журналы, объявления в СМИ;

- конкурсы, торги и аукционы;

- выставки и ярмарки;

- банки и финансовые институты официальных органов;

- торговые представительства компаний;

- переписка и личные контакты с возможными поставщиками;

- конкуренты потенциального поставщика;

- специализированные информационные агентства и исследовательские организации;

- государственные ведомства, регистрационные палаты, налоговая инспекция, лицензионные службы и пр., обладающие открытой для ознакомления информацией;

- торговые ассоциации, например торгово-промышленная па­лата РФ.

При отборе источников информации следует руководствоваться следующими правилами:

1. Нельзя ограничиваться одним источником информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой им инфор­мации.

2. Как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т. е. не быть заинтересованным в возможных по­следствиях использования предоставленной им информации.

Окончательный выбор поставщика производится лицом, при­нимающим решение, и не может быть полностью формализован.

Не менее важным моментом в закупочной деятельности является получение и оценка предложений от потенциаль­ных поставщиков. Её процедура может быть организована разным способом.

Наиболее распространенными и эффективными являются конкурсные торги и письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги (тендеры) — распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Они проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму, или планируется наладить долгосроч­ные связи между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого товара, и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

- создание и размещение рекламы о проведении торгов;

- разработка тендерной документации, которая включает в себя инструкцию о процедуре торгов, описание товаров и услуг, критерии для оценки предложений, условия будущего контракта;

- публикация тендерной документации;

- приемка и вскрытие тендерных предложений;

- оценка тендерных предложений;

- подтверждение квалифика­ции участников торгов;

- предложение и присуждение контракта.

Ключевым моментом в этой деятельности является оценка тендерных предложений. Она должна вестись в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации.

Основные правила процедуры оценки являются:

- предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;

- рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;

- безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;

- отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчёт об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованные причины отклонения пред­ложения и даны рекомендации по присуждению контракта. Побе­дителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потен­циального поставщика являются письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

В процессе письменных перегово­ров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть органи­зовано двумя способами.

Первый — когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенци­альным покупателям своей продукции предложения (или оферты). Оферты могут иметь различную форму и содержание. Но обычно они включают следующие реквизиты:

- наименование товара;

- количество и качество товара;

- цену;

- условия и срок поставки;

- условия платежа;

- характеристику тары и упаковки;

- порядок приемки-сдачи.

Оферты могут быть твердыми и свободными.

Твердая офертанаправляется только одному покупателю с указанием срока дейст­вия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделан­ного предложения. Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверж­дение о принятии предложения.

Продавцу могут быть направлены и контр условия покупателя. Если контрагентам не удается прийти к соглашению в течение срока действия предложения, то перего­воры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте. Твердые оферты высылаются, как правило, тради­ционным партнерам.

Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться не­ограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя.

Он рассылает потенциальным поставщи­кам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты).

В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое ка­чество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, ко­торая указывается в ответном предложении. В случае если потенци­альный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.

И далее идет согласование стоимости обслуживания и заключение договора.