Лабораторные работы по Access

Лабораторные работы по ACCESS

Методическое пособие

 

Рекомендовано редакционно-издательским советом Белгородского государственного университета в качестве учебного пособия для студентов педагогических специальностей Белгородского государственного университета.

 

Издание третье

 

 

Белгород 2011г.

ББК22.11

 

Рецензенты: Солопов Ю.И., доцент БелГТУ имюШухова

                   Шкловский А.Г., к.ф-м.н., доцент БелГУ

 

Коровина Е.Д., Пенькова О.И., Коровина И.В.

Лабораторные работы по ACCESS: Методическое пособие- Белгород 2005

 

 

Методическое пособие рекомендовано для начинающих работать с системами управления базами данных MS Access и может быть использовано для студентов различных специальностей по дисциплинам: Информатика, Программное обеспечение ЭВМ, Информационные технологии, Информационные системы. Методическое пособие состоит из 8 лабораторных работ по таблицам, запросам, формам, отчета в СУБД MS ACCESS.

 

 

ББК 22.11

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение………………………………………………………………. 4

 

Лабораторная работа №1.

Создание, заполнение и редактирование таблиц.

 Сортировка и поиск в таблице…………………………………………………..5

Лабораторная работа №2.

Создание связанных таблиц. Создание формы для ввода данных……………7

Лабораторная работа №3.

Мастера таблиц и форм.. OLE -объекты. Фильтры…………………………..10

Лабораторная работа №4.

Создание кнопочных форм в режиме конструктор……………………………14

Лабораторная работа № 5.

Создание и использование запросов………………………………………………17

Лабораторная работа № 6.

Запросы на обновление; на добавление; на удаление;

 на создание таблицы, перекрестные запросы……………………………… 20

Лабораторная работа № 7.

Создание отчетов (начало)………………………………………………………24

Лабораторная работа № 8.

Создание отчетов (продолжение)………………………………………………27

Заключение……………………………………………………………………… 30

Список использованной литературы ………………………………………….30

ВВЕДЕНИЕ

Учебно-методическое пособие «Лабораторные работы по СУБД MS Access» написано для начинающих узучать системы управления базами данных (СУБД), но уже владеющими аппаратными и программными средствами ПЭВМ на начальном уровне.

Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных, которые хранят информацию о группах объектов с одинаковым набором свойств в упорядоченном виде.

База данных (БД)– это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом. Наиболее распространенными в практике являются реляционные БД. В них информация хранится в одной или нескольких связанных таблицах. Создание БД, а также операции поиска и сортировки данных выполняются специальными программами – системами управления базами данных (СУБД).

Разнообразные средства СУБД обеспечивают выполнение трех основных функций:

1.Определение данных. Вы можете определить какие сведения будут храниться в вашей БД, их типы данных и как они связаны между собой.

2.Обработка данных. Данные можно обрабатывать самыми различными способами. Можно выбирать любые поля, фильтровать и сортировать данные. Можно объединять данные со связанной с ними информацией и вычислять итоговые значения. Вы также можете отобрать некоторые данные и затем изменить, удалить, скопировать их в другую таблицу или создать для них новую таблицу.

3.Управление данными. Вы можете указать, каким пользователям разрешено просматривать, изменять или вставлять данные.

Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в СУБД Microsoft Access, которая входит в состав пакета Microsoft Office.

Пособие состоит из 10 лабораторных работ по таблицам, запросам, формам, отчетам, страницам, макросам, приложениям, SQL-запросам и защите баз данных.

Пособие состоит из 30 страниц и рекомендуется для изучения СУБД MS Access по различным специальностям.

 

Лабораторная работа №1.

Сжатие

Задание 6.

Завершите работу с Access.

1. Выполните команду Файл, Выход.
2. Если вы производили какие-либо действия в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте утвердительно на этот вопрос.

Лабораторная работа №2.

Выберите вкладку Таблицы.

2. Щелкните два раза мышью по кнопке Создание таблицы путем ввода данных. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названий.

3. Переименуйте поля по аналогии с предыдущим заданием так:

Старое название	Новое название
Поле1	Код
Поле2	Фамилия
Поле3	Имя
Поле4	Отчество
Поле5	Год рождения
Поле6	Школа
Поле7	Класс
Поле8	Учебная группа

 

4. Сохраните таблицу под именем «Список учеников», щелкнув на кнопке Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

5. Перейдите в режим Конструктор и посмотрите как заданы поля. Выберите из ниспадающего списка числовой тип данных для поля «Код». Сделайте поле «Код» ключевым. Тип данных полей «Фамилия», «Имя», «Отчество» - текстовый., полей «Год рождения», «Школа», «Класс» - числовой. О поле «Учебная группа» разговор особый. Значения этого поля надо не вводить вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице «Группы». Установите тип данных этого поля – числовой. Общие свойства поля не меняйте. Выберите вкладку Подстановка, тип элемента управления – Поле со списком, источник строк – Группы.

6. Сохраните изменения, щелкнув на кнопке Сохранить.

7. Закройте таблицу. В результате проделанной работы вы получите две не связанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.

Задание 5.

Создание схемы данных.

1. Щелкните на кнопке Схема данных. Появится окно Схема данных.

2. Щелкните по кнопке Добавить таблицу. В появившемся окне Добавление таблицы введите таблицу «Группы» и щелкните на кнопке Добавить. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

3. Увеличьте окно таблицы «Список учеников» так, чтобы были видны все поля.

4. Установите курсор мыши на имя поля «Учебная группа» в таблице «Группы» и, не отпуская кнопки мыши, перетащите курсор мыши на поле «Учебная группа» таблицы «Список учеников». Отпустите кнопку мыши. Появится диалоговое окно Изменение связей.

5. Установите флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы полей «Учебная группа» заданы не одинаково.

6. Установите флажок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что изменение номера группы в таблице «Группы» автоматически изменится соответствующий номер в таблице «Список учеников».

7. Установите флажок Каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы из таблицы «Группы» будут удалены все записи из таблицы «Список учеников», в которых находились соответствующие номера групп.

8. Щелкните на кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим».

9. Закройте схему данных и ответьте утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

Задание 6.

Заполнение таблицы «Группы» значениями.

1. Откройте таблицу «Группы» в режиме таблицы.

2. Заполните ее записями.

3. Сохраните таблицу и закройте ее.

Задание 7.

Создание формы для ввода данных.

1. Выберите вкладку Формы.

2. Щелкните на кнопке Создать.

3. Появится диалоговое окно, в котором следует выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных – список учеников.

4. Щелкните по кнопке ОК.

Задание 8.

Добавление в базу данных записей с помощью формы.

1. Заполните базу данных «Список учеников».

2. Сохраните введенные данные. Имя формы – «список учеников». Закройте форму.

3.  Перейдите в окно Таблицы. Откройте таблицу «Список учеников». Убедитесь, что в таблице появились новые записи.

4. Щелкнув по кнопке Сохранить, сохраните текущую таблицу.

5. Закройте таблицу.

Задание 9.

Проверка каскадного обновления связанных полей.

1. Откройте таблицу «Группы».

2.  Исправьте номера учебных групп.

3. Сохраните таблицу.

4. Закройте таблицу «Группы».

5. Откройте таблицу «Список учеников».

6. Убедитесь, что значения поля «Учебная группа» изменились.

7. Закройте таблицу «Список учеников».

Задание 10.

Проверка каскадного удаления связанных полей.

1. Откройте таблицу «Группы».

2. Удалите первую запись (выделите всю строку и нажмите Del).

3. Ответьте утвердительно на вопрос об удалении.

4. Закройте таблицу «Группы».

5. Откройте таблицу «Список учеников».

6. Убедитесь, что исчезли записи с номером удаленной группы.

7. Закройте таблицу «Список учеников».

Предъявите преподавателю:

1. таблицу «Список учеников» на экране;

2. таблицу «Группы» на экране;

3. форму «Список учеников» на экране.

Задание 11.

Завершите работу с программой Access.

1. Выполните команду Файл, Выход.

2. Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него утвердительно.

Лабораторная работа №3.

Лабораторная работа №4.

Лабораторная работа № 5.

Создание и использование запросов.

Задание1.

1. Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

2. Установите с помощью мыши переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК.

3. Если вы включили в параметры запуска Заставку, то она появится перед вами. Закройте ее. На экране появится диалоговое окно с основными элементами базы данных. В базе данных должны быть три таблицы: "Список учеников", "Личные данные", "Группы". В случае их отсутствия импортируйте эти таблицы из чужой базы данных.

Задание 2.

Создание запроса на выборку с именем "Номера телефонов".Предположим, что вы хотите создать телефонную книгу учеников, используя конкретную базу данных.

1. Выберите вкладку Запросы. Щелкните по кнопке Создать.

2. В появившемся диалоговом окне выберите пункт Создание запроса в режимеконструктора, щелкните по кнопке Открыть.

3. Добавьте нужные таблицы ("Личные данные" и "Список учеников"), выбирая их и щелкая по кнопке Добавить, так как таблицы связаны, то между ними появится линия "один-к-одному".

4. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появится возможность выбора полей из разных таблиц. Выберите поля "Фамилия", "Имя", "Отчество" из таблицы "Список учеников" и "Номер телефона" из таблицы "Личные данные". Для этого достаточно дважды щелкать по имени полей. Второй вариант – перетаскивание мышью названия полей в клетки запроса.

5. Сохраните запрос, щелкнув по кнопке Сохранить. Введите имя запроса – "Номера телефонов" – и щелкните по кнопке ОК.

6. Щелкните по кнопке для представления запроса. Это самый простой вид запроса на выборку. В результате вы получаете новую таблицу с другим набором полей.

Замечание: Условия отбора можно включать аналогично включению фильтра. Например, телефонная книга для всех учащихся, фамилии которых начинаются на букву В, может быть получена с помощью включения условия Like "B*".

7. Получите этот запрос.

8. Щелкните на кнопке для представления запроса.

9. Измените имя запроса. Для этого выберите в меню Файл, Сохранить как и в появившемся диалоговом окне наберите новое имя запроса "Выборка по В". Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показано два запроса.

Самостоятельное задание:

а) Составьте запрос на выборку адресов только девочек, имя которых – Анна. Сохраните запрос под именем "Анна";

б) Составьте запрос на выборку номеров телефонов учащихся, отчество которых начинается на букву А. Сохраните запрос под именем "Выборка по А".

 

Задание 3.

Создание запроса с использованием логических операций в условии отбора.

 Предположим, что вам нужно составить ведомость для выплаты стипендии всем ученикам, которые учатся без троек. Для этого нужно выбрать записи, в которых оценки по предметам – "4" или "5".

1. Выберите вкладку Запросы.

2. Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке ОК.

4. Добавьте нужные таблицы ("Личные данные" и "Список учеников"), выбирая их и щелкая по кнопке Добавить. Так как таблицы связаны, между ними появляются линия "один-к-одному". Если ее нет, таблицы нужно связать.

5. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появится возможность выбора полей из разных таблиц. Выберите поля "Фамилия", "Имя", "Отчество" из таблицы "Список учеников" и поля "Word", "Excel", "Access" из таблицы "Личные данные". Для этого достаточно дважды щелкать по имени полей. Второй вариант – перетаскивание мышью названия полей в клетки запроса.

6. В строке Условия отбора под именами "Word", "Excel", "Access" введите условие 4 OR 5.

7. Щелкните по кнопке для представления запроса. Сохраните запрос под именем "Успеваемость1" щелкнув по кнопке Сохранить. Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показано три запроса.

 

Самостоятельное задание:

а) Составьте запрос на выборку записей об учениках группы № 101, у которых оценка по курсу "Освоение базы Access " – 4 или 5; сохраните запрос под именем "Успеваемость2"

б) Составьте запрос на выборку записей об учениках групп № 102 и 103, у которых оценки по курсам "Освоение программы Word " и "Освоение программы Excel " – "4" или "5"; сохраните запрос под именем "Успеваемость3".

 

Задание 4.

Создание запроса на выборку с использованием Построителя выражений.

1. Выберите вкладку Запросы.

2. Выделите запрос "Номера телефонов".

3. Щелкните по кнопке Конструктор.

4. Смените поле "Номер телефона" на поле "Адрес".

5. Сохраните запрос под именем "Адрес"

6. Установите курсор в строку Условие отбора под столбцом "Фамилия".

7. Щелкните по кнопке Построить. Появится окно, в котором можно строить сложные запросы.

8. Щелкните по кнопке Not, это слово появится в верхнем окне. Фамилию Баранова в кавычках введите вручную.

9. Щелкните по кнопке ОК. В строке Условия отбора появится данное выражение.

10. Щелкните по кнопке для представления запроса.

11.  Закройте запрос, сохранив его под именем "Не_Баранова".

Задание 5.

Создание вычисляемых полей.

1. Выберите вкладку Запросы. Щелкните по кнопке Создать.

2. В появившемся диалоговом окне выберите пункт Конструктор, щелкните по кнопке ОК.

3. Добавьте нужные таблицы ("Личные данные" и "Список учеников"), выбирая их и щелкая по кнопке Добавить.

4. Завершить выбор щелкая по кнопке Закрыть.

5. Выберите поля "Фамилия", "Имя" из таблицы "Список учеников" и поля "Word", "Excel" из таблицы "Личные данные".

6. Установите курсор в ячейку правее Excel (В строке Поле).

7. Щелкните по кнопке Построить.

8. В появившемся диалоговом окне введите вручную выражение Среднее: ([Word]+[Excel])/2 и щелкните по кнопке ОК.

9. Это выражение подставится в новом поле. Нажмите клавишу Enter.

10. Сохраните запрос под именем "Среднее".

11. Щелкните по кнопке для представления запроса. Новое поле будет иметь имя "Среднее".

12. Закройте запрос.

 

Предъявите преподавателю: на экране запросы "Номера телефонов", "Выборка по В", "Анна", "Выборка по А", "Успеваемость1", "Успеваемость2", "Успеваемость3", "Не_Баранова", "Среднее".

 

Задание 6.

Завершение работы с программой Access.

1. Выполните команду Файл, Выход.

Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.

Лабораторная работа № 6.

Лабораторная работа № 7.

Создание отчетов (начало).

Задание1.

Открытие учебной базы данных, созданном на прошлом занятии.

1. Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

2. Установите с помощью мыши переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится диалоговое окно с основными элементами базы данных. В случае их отсутствия импортируйте эти таблицы из чужой базы данных.

Задание2.             

Создание автоотчета в столбец на основании запроса «Адрес».

1. Откройте вкладку Отчеты.

2. Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Автоотчет: в столбец и запрос «Адрес».

4. Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.

5.  Сохраните отчет под именем «Адрес». Закройте отчет.

Замечание: Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса «Адрес» изменится и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.

6. Откройте вкладку Запросы.

7. Выделите запрос «Адрес».

8. Откройте запрос в режиме конструктора: щелкните по кнопке Конструктор.

9.  Введите условие отбора фамилии: Баранова.

10.  Выполните запрос, щелкнув по соответствующей кнопке. Сохраните его и закройте.

11.  Перейдите на вкладку Отчеты.

12.  Откройте отчет «Адрес». В списке вывода будут находиться данные только одного человека.

13. Распечатайте данный отчет. Для этого приготовьте принтер к печати и щелкните по кнопке Печать.

Задание 3.

Создайте ленточный автоотчет на основании запроса «Номера телефонов».

1. Щелкните по кнопке Создать.

2.  В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Автоотчет:ленточный и запрос «Номера телефонов». Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.

3.  Сохраните отчет под именем «Номера телефонов». Закройте отчет.

Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса «Номера телефонов».

4. Откройте вкладку Запросы.

5. Выделите запрос «Номера телефонов».

6. Откройте ее в режиме конструктора: щелкните по кнопке Конструктор.

7. Введите в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу [Введите фамилию]. Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.

8. Выполните запрос. Появится диалоговое окно Введите значение параметра с просьбой ввести фамилию, информацию о котором вы хотите получить.

9.  Введите фамилию «Корнилова» и щелкните по кнопке ОК.

10.  Сохраните запрос и закройте его.

11.  Перейдите на вкладку Отчеты.

12. Откройте отчет «Номера телефонов». Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую другую фамилию. В списке вывода будут данные только одного человека.

Задание 4.

Внесение изменений в итоговые отчеты.

1. Щелкните по кнопке Вид для перехода в режим конструктора. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.

2. Исправьте заголовок отчета на «Номер телефона учащегося». Смените цвет букв, их размер и шрифт.

3. Перейдите в режим предварительного просмотра. Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось.

4. Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Задание 5.

Создание отчета «справка» с помощью Конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет вас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об учении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром, в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

1. Создайте запрос с параметром «Справка».

2. Откройте вкладку Отчеты.

3. Щелкните по кнопке Создать.

4. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор и запрос «Справка».

5.  Щелкните по кнопке ОК. Появится Конструктор отчетов и панель со вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие колонтитулов, заголовка и примечания отчета выбирается командами Вид, Колонтитулы и Вид, Заголовок/Примечание отчета. При установке соответствующего переключателя появится соответствующий раздел конструктора.

6. В поле верхнего колонтитула поместить надпись:

КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА

СПРАВКА

   Для этого щелкните по кнопке Надпись на дополнительной панели. Укажите мышью место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода слов «КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА» нажмите одновременно комбинацию клавиш Shift + Enter. В конце ввода слова «СПРАВКА» нажмите клавишу Enter. Установите размер надписи – 18. Выполните команду Формат, Размер, по размеру данных. Расположите надпись, симметрично по центру страницы.

7. В области данных напечатайте три независимых строки:

Дана настоящая в том, что

является учеником (цей)

группы

8. Щелкните по кнопке Список полей, если этот список не присутствует в рабочей области.

9. В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышью при нажатой клавише Ctrl и перетаскивая в область данных.

10.  Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записи.

11.  Установите размер записи – 12 и расположите ее удобным для вас образом.

12.  Выделите все элементы области данных при нажатой клавише Shift.

13. Выровняйте элементы по левому и нижнему краям, выполнив соответственно команды Формат, Выровнять, По левому краю и Формат, Выровнять, По нижнему краю.

14. Уберите пустое место в области данных, передвинув край области.

15.  Выберите параметры страницы: верхнее и нижнее поле – по 20 мм, правое и левое – по 10 мм; ориентация – альбомная.

16.  В разделе нижнего колонтитула введите подпись:

Директор компьютерной школы.

17. Сохраните макет отчета под именем «Справка».

18.  Перейдите в режим предварительного просмотра. Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось.

19.  Закройте отчет, предварительно сохранив его.

 

Предъявите преподавателю на экране отчеты «Адрес», «Номер телефона», «Справка».

Задание 6.

Завершение работы с программой Access.

2. Выполните команду Файл, Выход.

3. Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.

 

Лабораторная работа № 8.

Задание1.

Открытие учебной базы данных, созданном на прошлом занятии.

1. Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

2. Установите с помощью мыши переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится диалоговое окно с основными элементами базы данных. В случае их отсутствия импортируйте эти таблицы из чужой базы данных.

Задание2.

Создание с помощью Конструктора отчета «Списки учеников».

Ставится задача вывести списки учащихся по группам. Для этого их нужно сгруппировать и отсортировать внутри группы по алфавиту. В качестве источника данных выберем таблицу «Список учеников».

1. Откройте вкладку Отчеты.

2.  Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите режим Конструктор и таблицу «Список учеников» в качестве источника данных. Щелкните по кнопке ОК.

4. Если отсутствует раздел Заголовок отчета, добавьте его с помощью команды Вид, Заголовок/примечание отчета.

5.  Щелкните по кнопке Сортировка и группировка.

6.  В появившемся диалоговом окне выберите поле «Учебная группа» для группировки. В разделе Свойства группы для Заголовка группы выберите Да.

7.  Выберите второе поле для сортировки – «Фамилия». У этого поля в Заголовке группы должно стоять значение Нет.

8.  Закройте это окно, щелкнув по кнопке в правом верхнем углу экрана.

9.  Введите в раздел заголовка отчета текст «СПИСОК УЧЕНИКОВ КОМПЬЮТЕРНОЙ ШКОЛЫ». Для этого щелкните по кнопке Надпись на дополнительной панели. Укажите мышью места начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода нажмите клавишу Enter.

10.  Установите размер надписи 16. Выполните команду Формат, Размер, по размеру данных. Измените размер окна, если надпись видна не полностью.

11.  Введите в разделе Верхний колонтитул надпись «СПИСОК УЧЕНИКОВ» размером 14. Эта надпись будет появляться на каждой странице. Передвиньте надпись на правый край страницы.

12.  Введите в разделе Заголовок группы ‘Учебная группа’ надпись «Список учеников», затем поместите поле «Учебная группа» (удалите надпись поля), а потом слово «группы».

13.  Поместите поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Год рождения» в раздел Область данных. Уберите их подписи. Установите размер 12. выполните команду Формат, Размер, по размеру данных.

14.  В разделе Нижний колонтитул укажите номера страниц. Для этого добавьте в область нижнего колонтитула пустое поле, щелкнув по соответствующей кнопке и перетащив ее мышью в нужное место.

15.  Удалите подпись поля. Выделите пустое поле.

16.  Щелкните по кнопке Свойства.

17.  Введите значение = [Page] в строке Данные.

18.  Закройте текущее окно. Номера страниц будут появляться в конце каждой страницы.

19.  Ниже надписи в разделе Заголовок группы проведите линию. Для этого воспользуйтесь кнопкой панели элементов Линия.

20.  Отделите линиями все заголовки.

Замечание: выбрав режим предварительного просмотра, вы уведите документ таким, каким он будет напечатан на бумаге. Линии сетки можно убрать (выберите меню Вид и отключите галочку у пункта меню Сетка).

Задание 3.

Нумерация записей в области данных отчета.

1. Установите для отчета режим Конструктора.

2. Добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по соответствующей кнопке и перетащив ее мышью в область данных в положение перед полем «Фамилия».

3. Удалите надпись пустого поля.

4.  Выделите поле и щелкните по кнопке Свойства на панели инструментов.

5.  Введите в ячейку Данные выражение = 1.

6. В ячейке свойства Сумма с накоплением выберите значение Для всего. Во время предварительного просмотра или вывода отчета на печать номер каждой следующей записи будет увеличиваться на 1.

7. Закройте окно со свойствами полей.

8.  Перейдите в режим предварительного просмотра. Просмотрите результат

9. Закройте отчет, предварительно сохранив его под именем «Список учеников».

Задание 4.

Подсчет количества записей в отчете.

1. Откройте отчет «список учеников» в режиме Конструктора.

2.  Добавьте область примечания отчета, если ее нет в Конструкторе. Для этого выполните команду Вид, Заголовок/примечание отчета.

3. Добавьте в область примечания пустое поле, щелкнув по соответствующей кнопке и перетащив ее мышью в область Примечание отчета в положение под полем «Фамилия»

4. Убедитесь, что нужное (пустое) поле выбрано, и щелкните по кнопке Свойства на панели инструментов.

5.  Введите в ячейку Свойства – Данные вычисляемого поля выражение = Count (*). Это выражение использует функцию Count для подсчета всех записей отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях.

6. Введите название: «Общее количество записей».

7. В режиме предварительного просмотра вы уведите подсчитанным общее количество записей.

8.  Сохраните отчет под тем же именем. Закройте отчет.

Задание 5.

Создание отчета с помощью Мастера отчетов.

1. Откройте вкладку Отчеты.

2.  Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и таблицу «Список учеников». Щелкните по кнопке ОК.

4. В появившемся диалоговом окне создания отчета выберите поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Школа», «Класс».

5. Щелкните по кнопке Далее. В результате появится новое диалоговое окно, где следует выбрать поля для группировки (объединение по признаку), например, если требуется напечатать список учеников одной школы, а внутри школы – сначала список учеников IX класса, затем X, далее XI класса.

6. Добавьте первый уровень – «Школа», второй – «Класс». Для этого выберите названия этих полей в левом окне и щелкните по соответствующей кнопке.

Замечание. С помощью кнопок Уровень можно менять местами уровни группировки. Например, сначала можно сделать группировку по классу, а потом по школе.

7. Щелкните по кнопке Далее. На этом шаге можно отсортировать данные.

8. Щелкните по кнопке Далее.

9. Выберите вид макета для отчета Ступенчатый и щелкните по кнопке Далее.

10.  Выберите стиль отчета выделенный и щелкните по кнопке Далее.

11. Задайте имя отчета «Отчет1» и щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в режим просмотра отчета. Возможно переключение в три режима: Конструктор, Предварительный просмотр и Образец.

12. Закройте отчет, согласившись с сохранением.

Самостоятельное задание.

1. Составьте отчеты выбирая разные макеты:

«Отчет1» - блок;

«Отчет2» - структура1;

«Отчет3» - структура2;

«Отчет4» - по левому краю 1;

«Отчет5» - по левому краю 2.

2. Составьте отчеты, выбирая разные стили:

«Отчет6» - компактный;

«Отчет7» - простой;

«Отчет8» - строгий;

«Отчет9» - формальный;

«Отчет10» черно-белый.

Задание 6.

Создание почтовых наклеек.

1. Откройте вкладку Отчеты.

2. Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Почтовые наклейки и таблицу «Список учеников». Щелкните по кнопке ОК.

4. В следующем окне щелкните по кнопке Далее.

5. В следующем окне вновь щелкните по кнопке Далее.

6. В следующем окне создайте прототип наклейки, введя нужные слова и выбрав соответствующие поля (переносите поле из правого окна в левое, щелкая по соответствующей кнопке). Щелкните по кнопке Далее.

7. В следующем окне укажите поля для сортировки (например, «Фамилия» - по алфавиту). Щелкните по кнопке Далее.

8. Введите имя отчета «Наклейки» и щелкните по кнопке Готово.

 

Предъявите преподавателю на экране отчеты «Список учеников», «Отчет1», «Отчет2», «Отчет3», «Отчет4», «Отчет5», «Отчет6», «Отчет7», «Отчет8», «Отчет9», «Отчет10», «Наклейки».

Задание 7.

Завершение работы с программой Access.

1. Выполните команду Файл, Выход.

2. Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Информатика. Базовый курс. С.Симонович и др.-СПб: Питер, 2005.-640с.

2. А.В.Могилев, Н.И.Пак, Е.К.Хеннер. Иинформатика. М.: Академия.,2005г., 115-689с.

3. Практикум по информатике: Учебное пособие для студентов ВУЗов/ А.В.Могилев, Н.И.Пак, Е.К.Хеннер. М.:Академия., 2002г.,С 75-180.

4. С. Робинсон. MS ACCESS 2000: учебный курс- Спб: Питер, 2001.-512с.

5. Мicrosoft Access 2000: Справочник. Под ред. Ю.Колесникова.-СПб: Питер,1999.-640с.

6. Мicrosoft Office 2000: Справочник. Под ред. Ю.Колесникова.-СПб: Питер,1999.-640с.

 

Учебное издание

Лабораторные работы по ACCESS

Методическое пособие

 

Рекомендовано редакционно-издательским советом Белгородского государственного университета в качестве учебного пособия для студентов педагогических специальностей Белгородского государственного университета.

 

Издание третье

 

 

Белгород 2011г.

ББК22.11

 

Рецензенты: Солопов Ю.И., доцент БелГТУ имюШухова

                   Шкловский А.Г., к.ф-м.н., доцент БелГУ