Построение запроса на добавление.

1. Выберите вкладку Запрос, если находитесь в другом окне.

2. Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструктор, щелкните по кнопке ОК.

4. Добавьте таблицу «Новые группы», выбрав ее и щелкнув по кнопке Добавить.

5. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

6. Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду Добавление. В появившемся диалоговом окне выберите имя таблицы «Группы», в которую будут добавляться данные. Эта таблица может быть из текущей базы данных или из любой другой. В данном случае у нас одна база данных, поэтому щелкните по кнопке ОК.

7. Выберите те поля, которые нужно добавить («Учебная группа», «Преподаватель»). (Если у какого-либо поля поставить условие отбора, то добавляется только запись, удовлетворяющие этому условию.)

8. Щелкните по кнопке для выполнения запроса. Подтвердите выполнение запроса.

9. Закройте запрос, сохранив его под именем «Добавление».

10.  Передайте на вкладку Таблицы. Откройте таблицу «Группы» и убедитесь, что данные записи были добавлены.

 

Задание 4.

Нужно удалить записи о тех учениках, которые закончили школу (в данном случае записи с номером класса 11).

Замечание. В данном случае нужно удалить записи одновременно из двух связанных таблиц: «Список учеников» и «Личные данные».

1. Выберите вкладку Запрос, если находись в другом окне.

2. Выберите пункт Создание запроса в режиме конструктора.

3. Щелкните по кнопке Создать.

4. Добавить таблицы «Список учеников» и «Личные данные», выбрав их из списка и щелкните по кнопке Добавить.

5. Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

6. Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду Удаление.

7. Перетащите символ «звездочка» (*) из списка полей таблицы «Список учеников» в бланк запроса.

8. Перетащите символ «звездочка» (*) из списка полей таблицы «Личные данные» в бланк запроса.

9. Перетащите поле «Класс» из списка полей таблицы «Список учеников» в бланк запроса.

10. Введите условие отбора: 11.

11.   Замечание. Для предварительного просмотра удаляемых записей щелкните по кнопке Вид на панели инструментов. Для возврата в режим конструктора снова щелкните по этой кнопке на панели инструментов. Любые изменения следует вносить в режиме конструктора.

12.  Щелкните по кнопке для выполнения запроса. Появится сообщение, что процесс удаления будет необратим. Подтвердите удаление записей.

13.  Закройте запрос, сохранив его под именем «Удаление».

14.  Перейдите на вкладку Таблицы. Откройте таблицу «список учеников» и убедитесь, что данные записи были удалены.

 

Самостоятельное задание.

Создайте запросы на обновление с именами «10_класс», «9_класс», которые увеличивают номер класса на единицу (10 на 11, 9 на 10).

Задание 5.

Выполнение запроса на создание таблицы.

Бывают ситуации, когда из старых таблиц нужно составить новые в другим набором полей. Предположим, что мы хотим создать таблицы успеваемости для учеников разных групп, поместив в них поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», из таблицы «Список учеников» и поля «Word», «Excel», «Access» из таблицы «Личные данные».

1. Выберите вкладку Запрос.

2. Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструктор, щелкните по кнопке ОК.

4. Добавьте таблицы «Список учеников» и «Личные данные», выбрав их и щелкнув на кнопке Добавить.

5. Закончить выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

6. Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду Создание таблицы.

7. Введите имя таблицы «Успеваемость» и щелкните по кнопке ОК.

8. Выберите поля «Фамилия», «Имя», «Учебная группа» из таблицы «Список учеников» и поля «Word», «Excel», «Access» из таблицы «Личные данные».

9. Щелкните по кнопке для выполнения запроса. Подтвердите выполнение запроса. Закройте запрос, сохранив его под именем «Новая_таблица».

Задание 6.

Создание перекрестного запроса.

Допустим, вам нужно подсчитать для экзаменационной ведомости, сколько в группе, занимающейся изучением программы Word получено оценок «3», «4» и «5» Для подобных целей используется перекрестный запрос.

1. Выберите вкладку Запрос.

2. Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне выберите пункт Перекрестный запрос, щелкните по кнопке ОК.

4. В окне Создание перекрестных запросов выделите таблицу «Успеваемость» и щелкните по кнопке Далее.

5. Выберите поле, значения которого будут использоваться в качестве заголовков строк, - «Учебная группа». Щелкните по кнопке Далее.

6. Выберите поле, значения которого будут использоваться в качестве заголовков столбцов, - «Word». Щелкните по кнопке Далее.

7. Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк (в данном случае Число). Здесь вы можете добавить итоговое поле для каждой строки (в данном случае это поле покажет общее количество оценок по каждой группе). Щелкните по кнопке Далее.

8.  Задайте имя запроса «Word». Щелкните по кнопке Готово.

 

Самостоятельное задание.

Составьте аналогичные запросы для оценок, полученных группой по результата изучения Excel и Access.

Предъявите преподавателю на экране запросы «Лицей», «Гимназия», «Добавление», «10_класс», «9_класс», «Удаление», «Новая_таблица», «Word».

Задание 7.

Завершение работы с программой Access.

1. Выполните команду Файл, Выход.

2. Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.

 

Лабораторная работа № 7.

Создание отчетов (начало).

Задание1.

Открытие учебной базы данных, созданном на прошлом занятии.

1. Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

2. Установите с помощью мыши переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится диалоговое окно с основными элементами базы данных. В случае их отсутствия импортируйте эти таблицы из чужой базы данных.

Задание2.             

Создание автоотчета в столбец на основании запроса «Адрес».

1. Откройте вкладку Отчеты.

2. Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Автоотчет: в столбец и запрос «Адрес».

4. Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.

5.  Сохраните отчет под именем «Адрес». Закройте отчет.

Замечание: Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса «Адрес» изменится и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.

6. Откройте вкладку Запросы.

7. Выделите запрос «Адрес».

8. Откройте запрос в режиме конструктора: щелкните по кнопке Конструктор.

9.  Введите условие отбора фамилии: Баранова.

10.  Выполните запрос, щелкнув по соответствующей кнопке. Сохраните его и закройте.

11.  Перейдите на вкладку Отчеты.

12.  Откройте отчет «Адрес». В списке вывода будут находиться данные только одного человека.

13. Распечатайте данный отчет. Для этого приготовьте принтер к печати и щелкните по кнопке Печать.

Задание 3.

Создайте ленточный автоотчет на основании запроса «Номера телефонов».

1. Щелкните по кнопке Создать.

2.  В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Автоотчет:ленточный и запрос «Номера телефонов». Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.

3.  Сохраните отчет под именем «Номера телефонов». Закройте отчет.

Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса «Номера телефонов».

4. Откройте вкладку Запросы.

5. Выделите запрос «Номера телефонов».

6. Откройте ее в режиме конструктора: щелкните по кнопке Конструктор.

7. Введите в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу [Введите фамилию]. Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.

8. Выполните запрос. Появится диалоговое окно Введите значение параметра с просьбой ввести фамилию, информацию о котором вы хотите получить.

9.  Введите фамилию «Корнилова» и щелкните по кнопке ОК.

10.  Сохраните запрос и закройте его.

11.  Перейдите на вкладку Отчеты.

12. Откройте отчет «Номера телефонов». Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую другую фамилию. В списке вывода будут данные только одного человека.

Задание 4.

Внесение изменений в итоговые отчеты.

1. Щелкните по кнопке Вид для перехода в режим конструктора. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.

2. Исправьте заголовок отчета на «Номер телефона учащегося». Смените цвет букв, их размер и шрифт.

3. Перейдите в режим предварительного просмотра. Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось.

4. Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Задание 5.

Создание отчета «справка» с помощью Конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет вас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об учении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром, в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

1. Создайте запрос с параметром «Справка».

2. Откройте вкладку Отчеты.

3. Щелкните по кнопке Создать.

4. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор и запрос «Справка».

5.  Щелкните по кнопке ОК. Появится Конструктор отчетов и панель со вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие колонтитулов, заголовка и примечания отчета выбирается командами Вид, Колонтитулы и Вид, Заголовок/Примечание отчета. При установке соответствующего переключателя появится соответствующий раздел конструктора.

6. В поле верхнего колонтитула поместить надпись:

КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА

СПРАВКА

   Для этого щелкните по кнопке Надпись на дополнительной панели. Укажите мышью место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода слов «КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА» нажмите одновременно комбинацию клавиш Shift + Enter. В конце ввода слова «СПРАВКА» нажмите клавишу Enter. Установите размер надписи – 18. Выполните команду Формат, Размер, по размеру данных. Расположите надпись, симметрично по центру страницы.

7. В области данных напечатайте три независимых строки:

Дана настоящая в том, что

является учеником (цей)

группы

8. Щелкните по кнопке Список полей, если этот список не присутствует в рабочей области.

9. В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышью при нажатой клавише Ctrl и перетаскивая в область данных.

10.  Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записи.

11.  Установите размер записи – 12 и расположите ее удобным для вас образом.

12.  Выделите все элементы области данных при нажатой клавише Shift.

13. Выровняйте элементы по левому и нижнему краям, выполнив соответственно команды Формат, Выровнять, По левому краю и Формат, Выровнять, По нижнему краю.

14. Уберите пустое место в области данных, передвинув край области.

15.  Выберите параметры страницы: верхнее и нижнее поле – по 20 мм, правое и левое – по 10 мм; ориентация – альбомная.

16.  В разделе нижнего колонтитула введите подпись:

Директор компьютерной школы.

17. Сохраните макет отчета под именем «Справка».

18.  Перейдите в режим предварительного просмотра. Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось.

19.  Закройте отчет, предварительно сохранив его.

 

Предъявите преподавателю на экране отчеты «Адрес», «Номер телефона», «Справка».

Задание 6.

Завершение работы с программой Access.

2. Выполните команду Файл, Выход.

3. Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.

 

Лабораторная работа № 8.

Задание1.

Открытие учебной базы данных, созданном на прошлом занятии.

1. Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

2. Установите с помощью мыши переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится диалоговое окно с основными элементами базы данных. В случае их отсутствия импортируйте эти таблицы из чужой базы данных.

Задание2.

Создание с помощью Конструктора отчета «Списки учеников».

Ставится задача вывести списки учащихся по группам. Для этого их нужно сгруппировать и отсортировать внутри группы по алфавиту. В качестве источника данных выберем таблицу «Список учеников».

1. Откройте вкладку Отчеты.

2.  Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите режим Конструктор и таблицу «Список учеников» в качестве источника данных. Щелкните по кнопке ОК.

4. Если отсутствует раздел Заголовок отчета, добавьте его с помощью команды Вид, Заголовок/примечание отчета.

5.  Щелкните по кнопке Сортировка и группировка.

6.  В появившемся диалоговом окне выберите поле «Учебная группа» для группировки. В разделе Свойства группы для Заголовка группы выберите Да.

7.  Выберите второе поле для сортировки – «Фамилия». У этого поля в Заголовке группы должно стоять значение Нет.

8.  Закройте это окно, щелкнув по кнопке в правом верхнем углу экрана.

9.  Введите в раздел заголовка отчета текст «СПИСОК УЧЕНИКОВ КОМПЬЮТЕРНОЙ ШКОЛЫ». Для этого щелкните по кнопке Надпись на дополнительной панели. Укажите мышью места начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода нажмите клавишу Enter.

10.  Установите размер надписи 16. Выполните команду Формат, Размер, по размеру данных. Измените размер окна, если надпись видна не полностью.

11.  Введите в разделе Верхний колонтитул надпись «СПИСОК УЧЕНИКОВ» размером 14. Эта надпись будет появляться на каждой странице. Передвиньте надпись на правый край страницы.

12.  Введите в разделе Заголовок группы ‘Учебная группа’ надпись «Список учеников», затем поместите поле «Учебная группа» (удалите надпись поля), а потом слово «группы».

13.  Поместите поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Год рождения» в раздел Область данных. Уберите их подписи. Установите размер 12. выполните команду Формат, Размер, по размеру данных.

14.  В разделе Нижний колонтитул укажите номера страниц. Для этого добавьте в область нижнего колонтитула пустое поле, щелкнув по соответствующей кнопке и перетащив ее мышью в нужное место.

15.  Удалите подпись поля. Выделите пустое поле.

16.  Щелкните по кнопке Свойства.

17.  Введите значение = [Page] в строке Данные.

18.  Закройте текущее окно. Номера страниц будут появляться в конце каждой страницы.

19.  Ниже надписи в разделе Заголовок группы проведите линию. Для этого воспользуйтесь кнопкой панели элементов Линия.

20.  Отделите линиями все заголовки.

Замечание: выбрав режим предварительного просмотра, вы уведите документ таким, каким он будет напечатан на бумаге. Линии сетки можно убрать (выберите меню Вид и отключите галочку у пункта меню Сетка).

Задание 3.

Нумерация записей в области данных отчета.

1. Установите для отчета режим Конструктора.

2. Добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по соответствующей кнопке и перетащив ее мышью в область данных в положение перед полем «Фамилия».

3. Удалите надпись пустого поля.

4.  Выделите поле и щелкните по кнопке Свойства на панели инструментов.

5.  Введите в ячейку Данные выражение = 1.

6. В ячейке свойства Сумма с накоплением выберите значение Для всего. Во время предварительного просмотра или вывода отчета на печать номер каждой следующей записи будет увеличиваться на 1.

7. Закройте окно со свойствами полей.

8.  Перейдите в режим предварительного просмотра. Просмотрите результат

9. Закройте отчет, предварительно сохранив его под именем «Список учеников».

Задание 4.

Подсчет количества записей в отчете.

1. Откройте отчет «список учеников» в режиме Конструктора.

2.  Добавьте область примечания отчета, если ее нет в Конструкторе. Для этого выполните команду Вид, Заголовок/примечание отчета.

3. Добавьте в область примечания пустое поле, щелкнув по соответствующей кнопке и перетащив ее мышью в область Примечание отчета в положение под полем «Фамилия»

4. Убедитесь, что нужное (пустое) поле выбрано, и щелкните по кнопке Свойства на панели инструментов.

5.  Введите в ячейку Свойства – Данные вычисляемого поля выражение = Count (*). Это выражение использует функцию Count для подсчета всех записей отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях.

6. Введите название: «Общее количество записей».

7. В режиме предварительного просмотра вы уведите подсчитанным общее количество записей.

8.  Сохраните отчет под тем же именем. Закройте отчет.

Задание 5.

Создание отчета с помощью Мастера отчетов.

1. Откройте вкладку Отчеты.

2.  Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Мастер отчетов и таблицу «Список учеников». Щелкните по кнопке ОК.

4. В появившемся диалоговом окне создания отчета выберите поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Школа», «Класс».

5. Щелкните по кнопке Далее. В результате появится новое диалоговое окно, где следует выбрать поля для группировки (объединение по признаку), например, если требуется напечатать список учеников одной школы, а внутри школы – сначала список учеников IX класса, затем X, далее XI класса.

6. Добавьте первый уровень – «Школа», второй – «Класс». Для этого выберите названия этих полей в левом окне и щелкните по соответствующей кнопке.

Замечание. С помощью кнопок Уровень можно менять местами уровни группировки. Например, сначала можно сделать группировку по классу, а потом по школе.

7. Щелкните по кнопке Далее. На этом шаге можно отсортировать данные.

8. Щелкните по кнопке Далее.

9. Выберите вид макета для отчета Ступенчатый и щелкните по кнопке Далее.

10.  Выберите стиль отчета выделенный и щелкните по кнопке Далее.

11. Задайте имя отчета «Отчет1» и щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в режим просмотра отчета. Возможно переключение в три режима: Конструктор, Предварительный просмотр и Образец.

12. Закройте отчет, согласившись с сохранением.

Самостоятельное задание.

1. Составьте отчеты выбирая разные макеты:

«Отчет1» - блок;

«Отчет2» - структура1;

«Отчет3» - структура2;

«Отчет4» - по левому краю 1;

«Отчет5» - по левому краю 2.

2. Составьте отчеты, выбирая разные стили:

«Отчет6» - компактный;

«Отчет7» - простой;

«Отчет8» - строгий;

«Отчет9» - формальный;

«Отчет10» черно-белый.

Задание 6.

Создание почтовых наклеек.

1. Откройте вкладку Отчеты.

2. Щелкните по кнопке Создать.

3. В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Почтовые наклейки и таблицу «Список учеников». Щелкните по кнопке ОК.

4. В следующем окне щелкните по кнопке Далее.

5. В следующем окне вновь щелкните по кнопке Далее.

6. В следующем окне создайте прототип наклейки, введя нужные слова и выбрав соответствующие поля (переносите поле из правого окна в левое, щелкая по соответствующей кнопке). Щелкните по кнопке Далее.

7. В следующем окне укажите поля для сортировки (например, «Фамилия» - по алфавиту). Щелкните по кнопке Далее.

8. Введите имя отчета «Наклейки» и щелкните по кнопке Готово.

 

Предъявите преподавателю на экране отчеты «Список учеников», «Отчет1», «Отчет2», «Отчет3», «Отчет4», «Отчет5», «Отчет6», «Отчет7», «Отчет8», «Отчет9», «Отчет10», «Наклейки».

Задание 7.

Завершение работы с программой Access.

1. Выполните команду Файл, Выход.

2. Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Информатика. Базовый курс. С.Симонович и др.-СПб: Питер, 2005.-640с.

2. А.В.Могилев, Н.И.Пак, Е.К.Хеннер. Иинформатика. М.: Академия.,2005г., 115-689с.

3. Практикум по информатике: Учебное пособие для студентов ВУЗов/ А.В.Могилев, Н.И.Пак, Е.К.Хеннер. М.:Академия., 2002г.,С 75-180.

4. С. Робинсон. MS ACCESS 2000: учебный курс- Спб: Питер, 2001.-512с.

5. Мicrosoft Access 2000: Справочник. Под ред. Ю.Колесникова.-СПб: Питер,1999.-640с.

6. Мicrosoft Office 2000: Справочник. Под ред. Ю.Колесникова.-СПб: Питер,1999.-640с.

 

Учебное издание