Зміст і поняття інформації, її класифікація.

Термін інформація означає „пояснення”, „викладення”, „повідомлення”. [2]

Під інформацією (від лат. іпfоrтatіо - пояснення, повідомлення, викладення) розуміють впорядковані відомості про процеси і явища зовнішнього світу, сукупність будь-яких знань тощо.

Інформація – це сукупність відомостей, які характеризують діяльність підприємства.

При проведенні аналізу використовують внутрішні і зовнішні джерела інформації.

Внутрішня інформація – це результати діяльності (кінцеві та проміжні) підприємства, прогнози, задачі та напрямки діяльності (маркетингові дослідження), а також виробничо-постачальницькі можливості, які визначаються технічним рівнем підприємства.

Внутрішні джерела інформації включають:

а) дослідження внутрішніх даних відділом аналізу;

б) дослідження інформації, яка поступає від функціональних підрозділів підприємства.

Зовнішня інформація – це економічна, соціальна, ділова.(Це звітні дані споріднених підприємств і матеріали галузевих видань, збірники статистичних матеріалів, як вітчизняних, так і закордонних установ, дані переписів і анкетних обстежень).

Зовнішні джерела інформації підрозділяють на:

а) спеціалізовані часткові – це бюлетені агентств по маркетинговим дослідженням;

б) вторинні – це джерела інформації, яка публікується (бюлетені статистики, баланси банків);

в) оригінальні джерела – корисні дослідження з позиції користувача, які проводяться власними відділами маркетингу та збуту.

Склад, зміст та якість інформації, яка залучається до аналізу, мають визначальну роль у забезпеченні його дієвості. Аналіз не обмежується тільки економічними даними, а широко використовує технічну, технологічну та іншу Інформацію.

Цінність економічної інформації може розглядатися в трьох аспектах: споживчому - корисності для управління, економічному - вартості; естетичному - сприйнятті людиною. Цінність інформації, зазвичай, визначається економічним ефектом функціонування об'єкту управління, викликаним її споживчою вартістю. Основною вимогою до інформації є її корисність під час прийняття рішень. Для забезпечення цієї вимоги інформація повинна бути зрозумілою, доречною, достовірною, а також відповідати ідеї гармонізації та стандартизації.

Інформаційне забезпечення аналізу включає наступні види інформації:

1. Правове, господарське та фінансове законодавство (за формами власності) - законодавчі акти, інструкції, договори, технологічна документація.

2. Планово-нормативну інформацію – матеріали бізнес-планів, норми витрат і нормативи, прейскуранти цін і тарифів. Група планово-нормативних джерел важлива з точки зору на те, що вона виступає базою для порівняння, як правило, фактичних даних з прогнозованими або науково-обгрунтованими нормативами. При цьому, визначають відхилення та їх причини.

В економічному аналізі часто використовують норми затрат праці та ресурсів для виробничих цілей, тарифні ставки, норми виробітку, амортизаційних відрахувань, а також довідково-нормативні матеріали.

3. Облікову інформацію – дані первинного бухгалтерського обліку, статистичної та оперативної звітності (все можливі зведення, довідки); інша інформація – переписи, спостереження та обстеження і т.ін.

В багатьох галузях народного господарства ця група джерел є основною, вона забезпечує більше 70% потоку інформації і характеризується документальним підтвердженням, високим рівнем точності та достовірності, однак вимагає значних затрат праці та коштів на отримання і обробку даних, що шкодить оперативності аналізу, оскільки часто приходиться робити вибірку із первинних документів обліку. Тобто, це говорить про те, що існує необхідність 100%-го впровадження автоматизованої обробки інформації.

4.Звітну інформацію – бухгалтерські, статистичні, оперативні джерела. Це вся сукупність місячних, квартальних та річних типових звітів, разові статистичні звіти згідно з затвердженими Міністерством статистики форм і термінів подання - (річний звіт підприємства, місячні та квартальні звіти, декларації про доходи). Ці джерела вміщують значний фактичний цифровий матеріал, необхідний для економічного аналізу діяльності підприємств і колективів.

5.Поза облікову інформацію – включає матеріали перевірок і ревізій, анкетування, особисті спостереження аналітика, пояснювальні та доповідні записки, матеріали друку, розпорядження і т.ін. Позаоблікові джерела інформації відіграють певну роль у випадках, коли інші джерела відсутні і для рішення окремих, як правило, нових проблем. Наприклад, аналіз можливостей розвитку того чи іншого виду підприємництва в конкретному регіоні найкраще провести за даними анкетування. Це дасть можливість з’ясувати відношення мешканців, їх об’єктивну думку та прийняти обґрунтоване рішення.

Економічний аналіз є основним споживачем інформації і є найбільш чуттєвим до її недоліків.

У всіх випадках аналітична інформація повинна бути якісною і відповідати наступним вимогам: бути об’єктивною, конкретною, комплексною, оперативною, систематичною.

Якщо ці вимоги задовольняються, то аналіз буде ефективним і зможе виконати поставлені перед ним задачі.

Основні етапи системи інформаційного забезпечення включають:

1. Накопичення та зберігання інформації;

2. Перевірка інформації:

-   формальна або технічна;

-   суттєва або логічна;

3. Аналітична обробка інформації;

 

2. Організація, послідовність та основні етапи проведення економічного аналізу

 

Умовою успішного проведення економічного аналізу є чітка організація аналітичного процесу

Виділяють дві організаційні форми економічного аналізу на підприємстві: централізовану та децентралізовану.

Організація економічного аналізу - це система раціональних, скоординованих дій вивчення об'єкта спостереження відповідно до визначеної мети. Організація економічного аналізу розглядається як технологічний процес, розподілений на окремі етапи. Перелік етапів в різних літературних джерелах неоднаковий. На їх кількість та послідовність впливають різноманітні чинники: наявність технічних і економічних засобів досягнення поставлених цілей, структура управління, система обліку тощо

Основним при цьому є здатність аналітика логічно відтворити господарські операції, які знайшли відображення в обліку та звітності, реконструювати роботу бухгалтера.

Виділяють такі етапи аналітичної роботи:

Підготовчий етап передбачає визначення мети й об'єктів аналізу, вивчення матеріалів і результатів за раніше проведеним аналізом відібраних об'єктів, складання плану аналізу та графіку його проведення, розробку програми та всього інструментарію аналізу (макетів таблиць, алгоритмів розрахунків і т.д.), обмеження кола необхідної інформації для проведення аналізу та попереднє ознайомлення з нею.

Аналітичний етап включає: збір і перевірку достовірності інформації, що використовується; систематизацію накопичених матеріалів; забезпечення зіставленості показників; статистичну обробку отриманих даних; заповнення аналітичних таблиць; розробку аналітичних показників, необхідних для вирішення поставлених перед аналізом завдань, визначення факторів і ступеню їх впливу на відповідні показники діяльності підприємства, виявлення причинних зв'язків між цими показниками та відповідними господарськими процесами; визначення резервів збільшення ефективності виробництва тощо.

Заключний етап аналітичної роботи - узагальнення й оформлення результатів економічного аналізу, формулювання висновків і пропозицій, спрямованих на усунення причин, які знижують рівень використання ресурсів підприємства, розробка економічно обґрунтованих рекомендацій по їх реалізації, розрахунок економічної ефективності заходів і визначення їх впливу на показники роботи підприємства. Це найбільш відповідальний етап. Саме за запропонованими рекомендаціями, результативності їх впровадження, судять про глибину аналізу, кваліфікацію спеціалістів, які приймали безпосередню участь в його проведенні. Будь-які результати аналітичного дослідження діяльності підприємства в цілому або його підрозділів повинні бути оформлені у вигляді відповідних документів. Систематизувати оброблені результати економічного аналізу можна в двох формах: безтекстовій та описовій.

 Послідовність та конкретизація проведення аналітичних робіт є наступною:

1) Складання програми аналізу, підбір і перевірка даних для цієї програми.

2) Обробка необхідних матеріалів, що передбачає порівняння показників їх співставність.

3) Вивчення матеріалів, що досліджуються шляхом визначення впливу факторів на економічні показники, розмір відхилень і написання висновків.

4) Розробка системи заходів у вигляді пропозицій.

5) Розробка системи контролю за дотриманням впровадження цих засобів Оформлення результатів аналізу у вигляді аналітичної записки, аналітичних таблиць, графіків і вказуються невикористані резерви, які повинні бути об’єктивними.