Идентификация и прослеживаемость товаров

Относятся к важнейшим составным элементам системы качества на производстве и в сфере обращения. Основные положения по организации в сфере производства работ по идентификации и прослеживаемости установлены международными стандартами серии ИСО 9000, а также рекомендациями «Система качества. Идентификация и прослеживаемость продукции на предприятии» (Р 50-601-36-93).

На товарной стадии указанные элементы системы качества не менее важны, особенно когда это относится к: идентификации и прослеживаемости товарных партий на этапах хранения и предреализационной подготовки товаров.

Партионная идентификация — деятельность по информационному обеспечению установления принадлежности единичных экземпляров товаров или совокупных упаковочных единиц к определенной товарной партии.

Целью идентификации является обеспечение прослеживаемости местонахождения товарной партии и/или входящих в ее состав единичных экземпляров товаров или совокупных упаковок. Это облегчает выявление возможных причин технологических или предреализационных дефектов.

Потребность в партионной идентификации возникает на этапе формирования товарных партий и исчезает после полного использования товаров на стадии утилизации. Даже после реализации на этапе потребления (эксплуатации) могут быть выявлены критические дефекты и может возникнуть необходимость изъятия всей товарной партии, опасной для потребителя.

Прослеживаемость — способность проследить предысторию, использование или местонахождение объекта с помощью идентификации, которая регистрируется (МС ИСО 8402: 1994).

Прослеживаемость товарных партий должна быть установлена на этапе их формирования, который является началом ее применения, а также на всех последующих этапах товарной стадии.

В международном стандарте ИСО 9001 указывается, если прослеживаемость продукции является четко определенным требованием, то в пределах этих требований отдельные единицы продукции или партии должны иметь единый характер идентификации. Такая идентификация соответствующим образом регистрируется.

Комплекс работ по идентификации и прослеживаемости включает следующие взаимосвязанные направления; техническое (технологическое) обеспечение; информационное обеспечение; организационное обеспечение.

Техническое (технологическое) обеспечение идентификации и прослеживаемости на товарной стадии предполагает предварительное обеспечение за счет разработки и внедрения технологии маркирования единичных экземпляров товаров или упаковочных единиц на предтоварной стадии, что позволяет обеспечить индивидуальную идентификацию.

Маркирование представляет собой процесс нанесения на объект идентификации соответствующей информации в виде совокупности текста, рисунка или условных обозначений (информационных знаков, шифров, кодов и т.п.), отражающих отличительные признаки товаров (наименование, сорт, размер и т. п.).

Наряду с индивидуальными признаками на товар или его упаковку при маркировании должны быть нанесены условные обозначения, позволяющие осуществить партионную идентификацию и прослеживаемость товара. В качестве таких условных обозначений чаще всего используют дату выпуска и номер смены, четко указывающие на принадлежность товара к конкретной товарной партии наряду с обозначениями индивидуальной идентификации.

Информационное обеспечение. Наносимая при маркировании производственная маркировка является одним из средств информационного обеспечения идентификации и прослеживаемости единичных экземпляров, а при определенных условиях формирования товарных партий по признакам, указанным на маркировке, — и средством партионной идентификации.

Средствами партионной идентификации на товарной стадии служат также товарно-сопроводительные документы и иные носители информации (например, электронные носители при использовании технологии со штриховым кодированием, перфокарты).

Сопроводительная документация, используемая для целей идентификации, должна быть адресной, должна удовлетворять принципу информационной достаточности, обеспечивать преемственность, доступность и сохраняемость по всей технологической цепочке, иметь определенный уровень утверждения на предприятии.

Адресность заключается в четком и однозначном регламентировании источников и потребителей сопроводительных документов (фирм-получателей, их структурных подразделений).

Информационная достаточность - отражение всех характерных признаков объекта идентификации, которые обеспечивают его прослеживаемость на всех этапах товарной стадии. К таким важнейшим признакам относятся наименование товара и предприятия-изготовителя, дата выпуска и др.

Преемственность последующих и предыдущих сопроводительных документов обеспечивается переносом из одного документа в другой характерных идентифицирующих признаков, благодаря чему и осуществляется прослеживаемость. Так, в новую товарно-транспортную накладную, заполняемую при переадресовке части товарной партии, должны быть перенесены все характеризующие партию основные данные (наименование товара, изготовителя, страны происхождения и др.).

Доступность сопроводительных документов достигается обеспечением свободного доступа ответственных лиц и персонала к ним, а также владением способами их оформления, учета и хранения на всех этапах товародвижения.

Сохраняемость сопроводительных документов заключается в обеспечении условий их сохранности по всей технологической цепочке и организации хранения документов в течение определенного времени в специально отведенном для этого месте.

Организационное обеспечение идентификации и прослеживаемости товарных партий предусматривает установление функциональных задач и ответственности структурных подразделений предприятий-изготовителей и продавцов, а также их должностных лиц. Кроме того, осуществляются разработка и документальное оформление процедур идентификации и прослеживаемости, обучение персонала и проведение внутренних проверок эффективности действующих процедур.

Работы по партионной идентификации и прослеживаемости должны проводиться на всех этапах товарной стадии. При сдаче-приемке товарной партии контроль по качеству и количеству проводится совместно с контролем за информацией в товарно-сопроводительных документах, при этом действительные значения количественных и качественных характеристик товарных партий сравниваются с документальными данными, а также характеристиками товаров на маркировке. Любое несоответствие по количеству, качеству или основополагающей информации служит основанием для приостановления или отказа от приемки товаров. При погрузочно-разгрузочных работах и хранении организационное обеспечение идентификации и прослеживаемости достигается путем четкого порядка складирования отдельных товарных партий с учетом очередности реализации, особенно товаров с ограниченными сроками годности. Для идентификации товарных партий на складах длительного хранения на штабелях вывешивают паспорта, в которых указывают идентификационные признаки товарной партии. При этом обязательно должен соблюдаться принцип преемственности информационных данных в паспорте, на маркировке и в товарно-сопроводительных документах.

При реализации должна обеспечиваться с помощью производственной и торговой маркировки индивидуальная и партионная идентификация и прослеживаемость, что позволяет выявить принадлежность дефектной продукции к определенной товарной партии, даже если скрытые дефекты проявились при потреблении (эксплуатации) у потребителя. Кроме того, индивидуальная идентификация товара может служить подтверждением приобретения его у конкретного продавца или, наоборот, доказательством, что дефектный товар не мог быть приобретен у этого продавца. Последнее обстоятельство подтверждается несоответствием данных на маркировке дефектного товара и в товарно-сопроводительных документах за определенный период времени.