Корректировка отчета в режиме конструктора.

Для того, чтобы изменить полученный документ, надо перейти в режим конструктора отчетов. Для этого можно выбрать команду меню Вид►Конструктор отчетов.

При работе в режиме конструктора на экране появляются три панели инструментов, используемые при создании/корректировке отчетов: Конструктор отчетов, Формат (форма/отчет) и Панель элементов. Каждая из этих панелей может быть отключена.

Часть кнопок Конструктора отчетов является общей для большинства офисных Windows-приложений, но есть и специфические, предназначенные именно для создания отчетов:

 - кнопка Сортировка и группировка выводит на экран соответствующее окно, в котором указываются поля, используемые для группировки и сортировки данных в отчете;

 - кнопка Панель элементов включает и выключает режим показа в конструкторе отчетов панели элементов;

 - кнопка Автоформат выводит на экран диалоговое окно, позволяющее изменить внешний вид отчета в целом;

 - кнопка Свойства выводит на экран окно свойств выделенного в данный момент в конструкторе элемента. Каждое поле отчета обладает большим числом свойств;

 - кнопка Построить используется для вызова нужного построителя (выражений, макросов или программ).

Панель элементов полностью совпадает с одноименной панелью, используемой при создании экранных форм. Наиболее часто при создании/корректировке отчетов используются кнопки:

 - надписи. Эти элементы управления попадают в отчет в том виде, в каком они представлены в конструкторе отчетов;

 - поля. В этих элементах управления указываются имена тех полей таблицы или запроса, данные из которых выводятся в отчете.

Корректировка отчета.

В открытом с помощью Конструктора отчете имеются следующие области:

ü Заголовок отчета;

ü Верхний колонтитул;

ü Заголовок группы;

ü Область данных;

ü Примечание группы;

ü Нижний колонтитул;

ü Примечание отчета.

Высоту любой области можно изменять, используя маркеры, расположенные на вертикальной линейке. Если в окне находится меньшее количество областей, чем нужно в меню Вид следует отметить строки, соответствующие нужным областям отчета. Аналогичным образом могут быть удалены из отчета ненужные области.

Данные, находящиеся в области заголовка отчета, выводятся в начале первой страницы отчета. Как правило, в этой области помещают название отчета.

Данные, находящиеся в области верхнего колонтитула, выводятся в начале каждой страницы многостраничного отчета. На первой странице данные из области верхнего колонтитула выводятся вслед за данными из области заголовка отчета. В этой области при создании отчетов табличной формы обычно размещают названия столбцов, которые определяют содержание выводимых в отчете данных.

В области данных отображаются названия полей базовой таблицы или запроса. В самом отчете вместо них будут выводиться данные, хранящиеся в этих полях. Данные, размещенные в этой области, выводятся в отчете строка за строкой. В области данных, как и в любой другой области, могут быть размещены вычисляемые поля.

Элементы, размещенные в области нижнего колонтитула, выводятся внизу на каждой странице отчета. Часто это бывают номера страниц, либо какие-то элементы оформления.

В примечание отчета помещают, как правило, итоговые значения, подписи и другую информацию. Данные в этой области выводятся на последней странице отчета.

Ввод нового поля в отчет.

Если возникла необходимость дополнительно ввести в отчет какое-то поле из таблицы/запроса, то можно создать с помощью кнопки  элемент-поле и ввести (или выбрать из соответствующей папки при использовании построителей) в него название поля, которое является элементом-источником данных. Но удобнее вывести на экран список полей источника данных (с помощью кнопки на панели Конструктор отчетов) и перетащить в выбранную область проектируемого отчета нужное поле из него.

При использовании последнего способа в области данных появляются сразу два элемента: левый – это подпись, а правый – это, собственно, создаваемое поле. В элементе-подписи выводится текст, указанный в свойстве Подпись для соответствующего поля в таблице или запросе. Если элемент вводится в область данных табличного документа, то надо отдельно выделить подпись, вырезать ее и вставить в нужное место верхнего колонтитула.