Общая характеристика отчетов.

Под отчетом в Access понимается любой выходной документ: список (например, сотрудников), письмо, адрес, печатающийся на конверте (почтовая этикетка), отчет в традиционном понимании этого слова.

Для создания отчетов используются высокоуровневые средства автоматизации, так называемые генераторы отчетов. Отчеты позволяют:

ü Проводить группировку данных;

ü Вычислять многоуровневые промежуточные и общие итоги по отдельным полям;

ü Вводить в отчеты вычисляемые поля;

ü Выводить в отчеты данные из разных источников;

ü Включать в отчеты данные, отобранные по заданным критериям;

ü Использовать различные формы представления информации;

ü Качественно оформлять выводимые данные.

Отчеты имеют много общего с формами. Однако отчеты, в отличие от форм, не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют только выводить данные в различном виде. Вывод отчета может быть осуществлен на экран, на печать, а также в файл. Чаще всего отчеты используются для вывода информации на печать (т.е., для получения так называемых «твердых копий»). Для документов, даже одинаковых по содержанию, могут использоваться разные приемы оформления, в зависимости от того, куда осуществляется вывод информации. Например, при выдаче информации на экран могут использоваться специальные эффекты («мигание», динамические изображения, полосы прокрутки и т.п.).

Источниками для получения отчетов могут быть не только таблицы баз данных, но и запросы, а также записи, отобранные с помощью фильтров.

Отчеты могут быть разной формы. Различают отчеты анкетной и табличной форм. При анкетной форме данные об одном объекте (сотруднике, товаре и т.п.) обычно размещаются один под другим, причем слева указывается название атрибута (поля), а справа – его значение. После вывода информации об одном объекте выводится информация о следующем объекте.

Документы табличной формы включают в себя привычные таблицы с названием атрибутов в заголовках столбцов; данные о каждом из объектов представляются в одной строке.

Табличные документы могут включать одну таблицу – однотабличные документы, либо несколько таблиц (обычно разной структуры) – многотабличные документы.

В зависимости от объема и выбранного способа оформления документ может занимать одну или несколько страниц.

В любом документе могут быть выделены самостоятельные разделы (зоны, «полосы», области), несущие разную смысловую нагрузку. В реальном документе те или иные зоны могут отсутствовать. Различают зоны, относящиеся целиком к документу – заголовок отчета и примечание документа (итоговая зона, оформительская часть). Заголовок и примечание отчета могут размещаться на первой и последней страницах отчета соответственно, либо выноситься на отдельные листы.

Для каждой страницы выделяют верхний и нижний колонтитулы. Основной областью является область данных. В ней размещаются данные из базы данных. Кроме того, в документе может быть обеспечена группировка данных, причем, в отличие от запросов, группировка может быть многоуровневой. В этом случае для каждого уровня группировки могут быть созданы зоны заголовка и примечания группы.

Группировки обычно используется с целью подсчета каких-либо итоговых показателей для каждой группы (суммы, количества элементов в группе и т.д.). При этом возможно получение итоговых документов, содержащих только итоговые значения, детальных документов, содержащих только детальные строки и смешанных – содержащих как детальные строки, так и итоговые.

Отчеты с подведением итогов могут быть использованы и при создании документов анкетной формы. Например, при выдаче в анкетной форме сведений о сотрудниках, в конце документа можно подсчитать общее количество сотрудников. Но так как наиболее часто эти возможности используются в табличных документах, то соответствующие классификационные группировки отнесены именно к этому виду документов.

В последнее время в отчеты, наряду с символьной информацией, часто включается деловая графика.

Кроме документов, содержащих в основном фактографическую информацию из баз данных, можно создавать и документы, которые включают какой-то текст, с добавлением данных из базы данных (документы типа «письма»).

В документах фактографического типа можно различать просто какой-то текст, не имеющий жесткой связи с элементами базы данных (например, название документа, поясняющее текст), названия элементов из базы данных (например, «Фамилия») и значения этих элементов (например, Иванов, Петров), элементы оформления (линия, рисунок).