Общая характеристика экранных форм.

Экранные формы в Access используются для ввода данных в базу, корректировки данных, а также позаписного вывода данных. Кроме того, они используются также для реализации просмотра баз данных по определенным условиям и для создания «заставок» и меню (так называемые несвязанные формы, т.е. формы, не связанные с какой-либо таблицей).

Access позволяет строить сложные формы с включением табличной (многострочной) части, а также множества «динамических» частей, возможно и из разных баз данных.

В экранной форме помимо информационных присутствуют и управляющие элементы.

В Access включено приложение «Решения», в котором иллюстрируются различные приемы работы с системой, причем именно несвязанная форма играет роль головного меню и служит для обращения к тем или иным формам и документам.

Несмотря на наличие возможности создавать несвязанные формы, чаще всего формы все-таки связаны с таблицами баз данных (одной или несколькими взаимосвязями). Кроме того, экранные формы могут создаваться на основе предварительно сформулированных запросов; для таких форм их взаимосвязь с таблицами является опосредствованной.

Основные рекомендации по созданию форм.

1. Порядок размещения элементов в форме будет зависеть от типа и назначения формы. Порядок расположения полей на экране для форм, использующихся для вывода информации, определяется, в основном смысловой группировкой информации, удобством восприятия. Так как информационные потребности разных пользователей могут различаться, то в принципе, на основе одного и того же источника (таблицы, запросы) может быть создано несколько разных экранных форм, ориентированных на разные запросы пользователей, с соответствующим составом и порядком следования полей.

Для форм, предназначенных для ввода данных в БД, порядок размещения полей ввода на экране может не совпадать ни с порядком полей в структуре БД, ни с порядком их ввода (определяемого обычно расположением соответствующих данных во входном документе, с которого производится ввод данных). Порядок же перемещения курсора при вводе данных должен соответствовать порядку следования вводимых полей в исходном документе. Если порядок размещения полей на экране не соответствует требуемому порядку ввода данных, то некоторые СУБД дают возможность изменять (задавать) порядок ввода данных (т.е. последовательность позиционирования курсора при переходе от одного поля к другому). Если СУБД не позволяет задать произвольный порядок перемещения курсора между полями, то порядок следования полей в форме ввода должен соответствовать последовательности их ввода. Даже если возможность задавать порядок обхода полей есть, то лучше, чтобы для форм, использующихся для ввода данных, порядок расположения полей в форме совпадал с порядком их расположения во входном документе.

2. Если форма предназначена для ввода данных, то из нее могут быть исключены поля, которые автоматически вводятся в БД и не могут быть изменены пользователем (например, поле счетчика, вычисляемые поля).

3. При выборе стиля оформления экрана:

ü Не стоит злоупотреблять использованием цветов, шрифтов и других оформительских эффектов; оформление экрана не должно отвлекать от выполнения основных функций.

ü Яркие цвета (например, красный) следует использовать только для целей привлечения внимания (например, при сигнале о существенной ошибке).

ü Надо быть осторожными при изменении размера шрифта для значений полей (т.к. при его увеличении текст может не уместиться в отведенное ему «окошко» и пользователю придется вручную подгонять поля к новому размеру текста).

ü На разных экранах одного приложения рекомендуется использовать единый стиль, выражающийся не только в оформлении, но и расположении информации; обычно верхняя часть экрана используется как заголовочная, средняя – как основная рабочая зона, нижняя – для размещения итоговых данных, если они имеются, а также в качестве зоны вывода подсказок.

ü Не следует перегружать форму большим числом элементов; при необходимости размещения в форме большого количества данных лучше распределить информацию между несколькими «страницами», чем нагромождать множество элементов на одном экране, использовать мелкий шрифт и т.д.

4. Access позволяет для отдельных элементов формы указывать, выводится ли этот элемент всегда, либо только на экран, или только на печать (свойство режим вывода). Возможно создание форм, которые могут во время работы переключаться для выполнения нужной функции (например, ввода или редактирования данных).

5. В формах, используемых для ввода информации, часто задаются ограничения целостности. В Access имеется возможность задавать ограничения целостности различными способами как при создании таблиц баз данных, так и при создании форм.

6. Применение экранных форм для ввода данных позволяет не только соответствующим образом оформить экран, обеспечить контроль правильности данных, ни и использовать приемы для рационализации процесса ввода данных (выбор из списка, автоматический перенос данных из других таблиц и др.).

7. Во всех формах одного приложения должно быть обеспечено единообразное выполнение одинаковых действий. Например, переход к следующему/предыдущему полю, записи, странице формы должен осуществляться с использованием одних и тех же клавиш при выполнении аналогичных действий в разных формах или одинаково оформленных и расположенных кнопок в экранных формах.

Создание экранных форм.

Форму можно создать несколькими разными способами. Для того чтобы создать новую форму, надо выбрать позицию Формы в окне базы данных и нажать на кнопку Создать. После этого появится окно Новая форма.

Рисунок 9. Выбор способа создания формы