Ввод данных в режиме таблицы.

После того, как таблица описана, можно перейти в режим «Таблица» и осуществить ввод данных. Для этого можно нажать кнопку «Вид» на панели инструментов и выбрать «Режим таблицы» . Ввод данных в этом режиме не является достаточно удобным способом ведения таблиц, но часто используется, когда создаются небольшие базы данных для собственного использования, а также на начальных этапах проектирования.

Для рационализации процесса ввода можно использовать различные приемы:

ü Значения по умолчанию;

ü «Горячие» клавиши;

ü Ввод данных в зависимую таблицу после установления связи между таблицами;

ü Использование возможности подстановки из фиксированного набора значений или из другой таблицы.

Значение по умолчанию является одним из свойств поля. Обычно в качестве значения по умолчанию указывается какое-то постоянное значение (константа), однако можно использовать и выражение, значение которого переменно. Например, для ввода текущей даты можно в качестве значения по умолчанию использовать функцию – Date(). Значение, введенное по умолчанию, может быть впоследствии изменено.

Выражения, которые используются в качестве значений по умолчанию, не должны содержать ссылки на элементы управления и другие поля, а также функции, определенные пользователем. Выражения могут записываться непосредственно или строиться с помощью «Построителя выражений».

Для использования возможности подстановки можно либо, описывая поле, при выборе типа данных указать «Мастер подстановок», либо выбрать позицию «Поле подстановки» в меню Вставка. После чего появится окно «Создание подстановки»

 

Изменение структуры таблиц.

Структуру таблицы легко изменить. Для этого нужную таблицу необходимо открыть в режиме конструктора.

Для добавления нового поля в таблицы необходимо выбрать строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажать кнопку Добавить строки  на панели инструментов, либо воспользоваться клавишей Ins. Для добавления поля в конец таблицы необходимо выбрать первую пустую строку и ввести в нее описание очередного поля.

Для удаления поля можно выделить его и нажать клавишу Del или выбрать позицию меню Правка►Удалить.

Кроме того, можно переименовывать поля и изменять любые их свойства. Если изменяемое поле является полем связи, то может потребоваться предварительное удаление связи и повторное ее задание после выполнения корректировки.

Если таблица уже содержит данные, то до изменения типов данных и размеров полей рекомендуется сделать ее копию, так как несовместимость существующих данных с новым значением свойства Тип данных может привести к потере данных.

Сохранение таблицы.

После определения структуры таблицы ее надо сохранить. Для этого используется команда Файл►Сохранить или соответствующая кнопка на панели инструментов . В окне Сохранение вводится имя таблицы. После сохранения таблицы ставший доступным режим таблицы позволяет перейти ко второму этапу ее создания – созданию записей. Переход осуществляется нажатием кнопки  на панели инструментов. В режиме таблицы можно вводить в создаваемую таблицу новые записи, заполняя ее поля.

После ввода значения в ячейку поля и попытки перейти в другую ячейку Access проверяет, являются ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если данные не являются допустимыми и их преобразование невозможно, то появляется предупреждающее сообщение. Для того чтобы выйти из ячейки, следует ввести правильное значение.