Отбор данных с помощью фильтра.

Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.

Фильтрование данных в Access производится с помощью кнопок либо команды меню Записи►Фильтр. После нажатия второй кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения данного поля. После щелчка мышью по кнопке выбираются записи, соответствующие измененному фильтру. Еще более сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи►Фильтр►Расширенный фильтр.

 

 

Обработка данных в базе с помощью реализации запросов.

Запросы создаются пользователем для выборки необходимых ему данных из одной или нескольких связанных таблиц и представления выбранных данных также в виде таблицы. В качестве источника данных для выполнения запроса могут использоваться не только реальные таблицы, хранимые в базе данных, но и другие запросы. Кроме того, запрос может создаваться не обязательно «с нуля», но и путем корректировки уже существующего запроса.

В Access имеется несколько видов запросов:

ü Запрос на выборку, т.е. выбирающий данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. В результате получают таблицу, существующую до закрытия запроса. Таблицу с результатами запроса можно использовать для работы с данными таблиц, на которых построен запрос;

ü Запрос на создание таблицы, основанный на запросе на выборку, но в отличие от последнего, результат этого запроса сохраняется в новой таблице;

ü Запросы на обновление, удаление, добавление, являющиеся запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Способы создания запросов.

Для создания запроса в Access следует перейти к закладке Запрос в окне базы данных и нажать кнопку Создать, в результате чего появится окно Новый запрос.

Для построения запросов могут быть использованы различные мастера, но чаше всего используется возможность создания запроса с помощью конструктора. Первым шагом при создании запроса является определение таблиц, которые содержат исходную информацию. Допускается также создание запроса на основании других запросов или одновременно и таблиц, и запросов. Использование предварительно созданных запросов при создании нового запроса может помочь сделать сложный запрос, содержащий большое число взаимосвязанных таблиц и много разнообразных условий отбора.

Любой запрос можно сохранить для последующего использования. Сделать это можно несколькими способами, например, с помощью команды меню Файл►Закрыть, ответив Да на вопрос о сохранении файла и задав после этого имя запроса. Имя запроса не может совпадать не только с именем другого запроса, но и с именем какой-либо таблицы в базе данных. Сохраненный запрос можно впоследствии «открывать», что означает его выполнение. Сохраненный запрос может быть скорректирован, если открыть его в режиме конструктора.