Одновременный ввод данных в листы книги Excel

Для пользователя, знакомого с текстовым процессором Microsoft Word, описанные операции с окнами не в новинку, фактически единственно значимым отличием можно считать вертикальное разделение, которое в Word не нужно.

А вот чего в Word нет, так это возможности одновременного ввода данных на листы книги. По правде сказать, одновременный ввод то можно реализовать, но там это совершенно другая функция и реализуется сложнее.

Итак, если в книге есть несколько однотипных листов, на которые нужно добавить дополнительный расчет или просто данные:

1. Вызывается контекстное меню на том листе, где планируется ввод данных.
2. Выбирается пункт меню «Выделить все листы», или с помощью клавиши Ctrl выделить нужные листы.
3. Добавляется, либо обновляется информация на первом листе.
4. Все, можно проверять остальные листы.

Одновременное редактирование нескольких листов книги

Для правильного функционирования данной возможности не важно однотипные листы или нет и, если вводить дополнительные данные — это не важно, но, если добавлять формулы со ссылками на данные, нужно чтобы эти самые данные размещались в одинаковых ячейках, иначе формула будет обрабатываться некорректно.

Задача, с которой рано или поздно столкнется любой человек, работающий с данными – это поиск, а иногда и замена. Функция поиска и замены в табличном процессоре Excel находится на вкладке «Главная», группа «Редактирование».

Использование поиска в Excel

Команды «Найти…» и «Заменить…» находятся на смежных вкладках диалогового окна «Найти и заменить». Данное диалоговое окном можно вызвать и с помощью горячего сочетания клавиш: Ctrl+F или Ctrl+H (окно откроется либо на вкладке «Найти», либо «Заменить»)

Диалоговое окно «Найти и заменить»

Горячее сочетание Ctrl+F универсально сочетание поиска данных на странице, работает не только в офисных программах, но и абсолютно различных приложениях, например, в браузере.

При осуществлении поиска в Excel нужно знать несколько нехитрых правил:

1. По умолчанию поиск выполняется в выделенной области, если нет выделенной области, тогда на всем листе.
2. При поиске не учитывается формат ячейки, соответственное, никаких знаков валюты добавлять не стоит.
3. При работе с датами, лучше выполнять поиск их в формате по умолчанию для конкретной системы, в этом случае, в Excel будут найдены все даты, удовлетворяющие условию. Например, если в системе используется формат д/м/г, то поисковый запрос */12/2015 выведет все даты за декабрь 2015 года, независимо от того, как они отформатированы (28.12.2015, 28/12/2015, или 28 декабря 2015 и т.д.).

В Excel можно выполнять нестрогий поиск – когда один или несколько символов искомой фразы не известны. Чтобы выполнить нестрогий поиск, следует воспользоваться символами-заменителями, другое название — джокерные символы. Поиск в Excel поддерживает работу с двумя такими символами: «*» и «?»:

• «*» соответствует любому количеству символов;
• «?» соответствует любому отдельно взятому символу.

К примеру, поисковый запрос по фразе «*К?маров*» найдет такие записи, как: Комаров А.С., Александр Камаров, Комаров Александр Иванович и т.д.

Поиск данных на листе Excel

Функция замены

При поиске текста с форматированием будьте предельно внимательными

В Excel можно не просто выполнить поиск, но и сразу же выполнить замену, здесь может пригодиться возможность применять формат к целевой ячейке, например, можно выделить ячейки другим цветом, изменить шрифт, размер, начертание и т.д.

В Excel можно делать замену сразу с нужным форматированием

При использовании формата в поиске нужно быть очень внимательным, т.к. если задать формат для искомой ячейки, то ячейки с искомым текстом, но без форматирования найдены не будут.

Задание для самостоятельной работы

1. Открыть документ из предыдущего задания «Задание 2.2 выполнено».

2. Изменить цвет ярлыка у листов: 1ЮДБ-1-1 и 1ЮДБ-1-2 на зленый, для 1ЮДБ-2-1 и 1ЮДБ-2-2 на синий, 1ЮДБ-3-1 и 1ЮДБ-3-2 на серый 50%. Изменения производить по два листа, т.е. выделили два листа в группу (клик с зажатой клавишей Shift или Ctrl для не смежных ярлыков) и для обоих сразу изменили цвет.

3. Использовать цвета темы верхнюю строчку из цветовой палитры. Точное название цветов: «Зеленый, Акцент 6»; «Синий, Акцент 5»; «Серый 50%, Акцент 3».

4. Цвет ярлыка, как и большинство операций над листом, быстрее всего изменять используя контекстное меню по ярлыку листа.

5. Выделить три последних листа в группу и скрыть, используя команду ленты интерфейса. Вкладка «Главная», группа «Ячейки», команда с выпадающим списком «Формат».

6. Добавить один чистый лист.

7. Создать копию листа «Отчеты по дням».

8. Удалить чистый лист. Удалить созданную копию листа «Отчеты по дням».

9. Сохранить книгу под именем «Задание 2.3 выполнено».

Задание для практической работы

1. Открыть документ из предыдущего задания «Задание 2.3 выполнено».
2. Отобразить все скрытые листы в книге.

Подсказка

Контекстное меню и выбрать команду «Показать…»

1. Объединить в группу все листы книги за исключением таких: Отчеты по дням, Лекции 1ЮДБ и Лекции 1ЭБД.

Подсказка
Объединение производится щелчком мыши с зажатой клавишей Ctrl.

1. При объеденных листах в одном из них в ячейке B37 ввести: «Тестирование» и завершить ввод клавишей Enter.
2. В следующей ячейке (B38) ввести следующую формулу: «=B4» и завершить ввод клавишей Enter.

Пояснение: изучение формул и работу с ними будем рассматривать позже.

1. Вернуть каретку выделения ячейки в ячейку B38 и потянуть за маркер автозаполнения на 13 ячеек вниз (до B51).
2. Если все сделано правильно в ячейках должны отобразится фамилии. Теперь можно снять группировку (просто кликнуть по листу не в группе, либо через контекстное меню) и перейти на другие листы, которые были в группе, для того, чтобы убедится, что проделанные изменения на первом листе коснулись всех листов в группе.
3. Сохранить книгу под именем «Задание 2.4 выполнено».

Вводить данные на лист Excel можно непосредственно с клавиатуры, а можно копировать из других приложений, например, MS Word. При этом, данные распределяются по ячейкам, если ввести текст, который по ширине не помещается в ячейку, а соседняя правая ячейка пустая, то может показаться, что введенный текст занимает несколько ячеек, однако, это не так.

Введенный текст занимает только одну ячейку

Весь введенный текст находится в ячейке A1, ячейка B1 пустая, кстати, общее количество знаков в ячейке составляет 32 767, это около 30 страниц стандартного текста и это только размер одной единственной ячейки, поэтому не стоит переживать, что что-то не поместится.

На заметку

Максимальный размер листа Excel — 1 048 576 строк и 16 384 столбца, это более 17 миллиардов ячеек (17 179 869 184) и в каждой может поместится 30 страничный реферат (32 767 знаков).

Для удобства ввода данных в ячейки в Excel предусмотрена строка формул, которая находится в одном ряду с окошком «Имя», под лентой вкладок интерфейса. Вся информация, находящаяся в активной ячейке, т.е. ячейке, выделенной зеленым прямоугольником с маркером автозаполнения в правом нижнем углу (о маркере автозаполнения будем вести речь позже), отображается и в строке формул, в самой же ячейке, вся информация может не отображаться.

Текст в ячейке Excel отображен и в строке формул

Завершить ввод данных в ячейку листа можно:

1. Нажав на клавишу Enter или Tab.
2. Нажав в пустом месте листа Excel.

Кроме того, если ввод данных происходит в самой ячейке, а не строке формул, то завершить ввод можно стрелкой на клавиатуре, перейдя в любую соседнюю ячейку. В строке формул стрелки клавиатуры используются для перемещения курсора.

Кстати, если у вас не получается редактировать данные непосредственно в ячейке, проверьте, возможно, у вас не разрешено редактирование данных в ячейке. Файл> Параметры> Дополнительно> Разрешить редактирование в ячейках.

В параметрах Excel можно запретить редактирование непосредственно в ячейке

Если вы передумали изменять содержимое ячейки, то нужно нажать клавишу Esc на клавиатуре. Если изменения в ячейке уже сделаны и их необходимо отменить, то следует воспользоваться либо горячим сочетанием клавиш: «Ctrl+Z», либо командой «Отменить» на панели быстрого доступа.

На заметку

Excel запоминает до 3000 последних команд.

Обратно же вернуть отмененную операцию можно с помощью сочетания Ctrl+Y, либо командой повторить на панели быстрого доступа.

На заметку

Распространенные горячие сочетания одинаково работают не только в программах пакета MS Office (Word, Excel, PowerPoint…), но и других программах, не имеющих отношения к Microsoft. Рекомендуется их запомнить.

Изменение ширины столбца

Мы уже знаем, что текст, введенный в ячейку, визуально может занимать несколько ячеек, но фактически находится только в первой, если ячейка справа занята, то текст будет просто обрезаться. Однако, в ячейках Excel может содержаться не только текст, но и даты, числа, формулы и т.п. (об этом чуть позже). Остальные типы данных не будут выходить за пределы своей ячейки, даже если справа будет свободно, но и обрезаться значения не будут. Так что же произойдет?

Возможны различные варианты, например, число может быть представлено в экспоненциальной форме, если форматированием явно не указан другой формат числа, но общей формой представления ячейки, в которой не помещаются не текстовые данные является ячейка заполненная символами диеза (#).

Числовые данные не поместились в ячейку по ширине

Пользователь, впервые столкнувшийся с ячейкой, заполненной диезами может начать искать ошибку в вычислениях, которой нет, нужно просто немного увеличить ширину столбца.

Ошибка ###### никак не сказывается на вычислениях!

Изменить ширину столбца можно несколькими способами:

1. Подвести курсор мыши к границе смежных столбцов, чтобы он принял форму двунаправленной стрелки и с помощью зажатой левой клавиши мыши подобрать правильную ширину столбцов.
2. Вызвать контекстное меню на заголовке столбца, выбрать пункт меню «Ширина столбца» и цифрами указать ширину столбца. Этот способ удобно использовать, когда необходимо указать одинаковую ширину сразу для нескольких столбцов, выделив группу можно единожды указать ширину.

Выделение столбца в Excel

Выделяются столбцы простым растягиванием мышки с зажатой левой клавишей.

Изменение высоты строки производится аналогично изменению ширины столбца за исключением направления движения мышки (вертикально, а не горизонтально).

1. Команда «Формат», отвечающая за подбор ширины столбца/высоты строки, находятся в группе «Ячейки» вкладки «Главная».

Команда «Формат» на ленте интерфейса позволит настроить строку или столбец

Есть отличный трюк настройки ширины столбца или высоты строки по содержимому, он часто применяет, если ширину столбца необходимо уменьшить, например, для столбца с нумерацией, но это не обязательно. Итак, двойной щелчок левой кнопкой мыши по границе заголовка столбца мгновенно изменит его размер.

Редактирование содержимого ячеек

Редактировать данные можно непосредственно в ячейке, а можно в строке формулы.

Каким образом вы будете редактировать данные не важно, но есть несколько особенностей:

1. Выделив одним щелчком ячейку и начав вводить новые данные предыдущее содержимое ячейки полностью удалится.
2. Для изменения части содержимого необходимо:
• сделать двойной клик по ячейке, чтобы в ячейке замигал курсор, тогда новые данные будут добавляться;
• установив курсор выделения в целевую ячейку редактирование производить в строке формул.

Во время редактирования данных в ячейке посредством строки формул можно использовать стандартные способы работы над содержимым: выделение, копирование и перемещение частей данных в ячейке.

Следует также отметить, что в режиме редактирования меняется поведение клавиш Home и End они перемещают курсор в начало или конец строки в пределах редактируемой ячейки.

Какой режим редактирования предпочесть в строке формул или в ячейке?

Здесь все зависит от личных предпочтений и данных, которые редактируются в ячейке, из личного опыта скажу, что работать с формулами и небольшими объемами текста удобнее в строке формул, а если текст не помещается в пару строк, то удобнее увеличить размер ячейки и редактировать текст там, но увеличить размер можно и строки формул простым перетягиванием границ мышкой.

Редактирование большого объема данных в ячейке

Что нужно знать при редактировании больших объемов данных в ячейках, так это как начать новую строку, ведь простое нажатие Enter закончит режим редактирования. Для начала нового абзаца в ячейке Excel нужно воспользоваться сочетанием клавиш «Alt+Enter».

Для начала нового абзаца в ячейке Excel нужно воспользоваться сочетанием клавиш «Alt+Enter».

Удаление и очищение содержимого ячеек

Удалить содержимое ячеек на листе Excel можно не только различными способами, но и разной степени.

Самый очевидный и простой способ удаления содержимого заключается в использовании клавиши Delete, которая очищает содержимое ячейки, но не удаляет ее форматирование, т.е. если текст в ячейке был красного цвета, то введенный новый текст после удаления старого также будет красного цвета.

Использование клавиши Delete равнозначно команде «Очистить содержимое», которую можно найти в контекстном меню

Очистка содержимого с помощью контекстного меню либо на вкладке «Главная» группа «Редактирование»

Очистка содержимого с помощью команд на ленте интерфейса

Если нужно полностью очистить содержимое включая форматы, либо просто удалить форматирование, то следует воспользоваться командой «Очистить» вкладки «Главная».

Добавление/удаление строк, столбцов и ячеек

Последним пунктом, рассмотренным в разделе ввода и редактирование простых данных будет добавление на лист Excel новых строк и столбцов, их удаление.

Добавление новых строк или столбцов очень частая операция, т.к. идеально предугадать макет будущей таблицы или диапазона данных практически невозможно, особенно если учитывать тот факт, что сам макет может видоизменяться в процессе работы.

За добавление новых строк и столбцов, а также их удаление из листа отвечает группа «Ячейки» вкладки «Главная», команды «Вставить» и «Удалить» соответственно.

Удаление и добавление новых строк или столбцов на лист Excel

Если вставляется столбец на лист, то он будет вставляться слева от текущего, а строка вставляется выше текущей. Текущим столбцом/строкой считается тот, на котором находится маркер выделения активной ячейки.

Операции добавления и удаления строк и столбцов доступны пользователю и через контекстное меню.

Добавление или удаление строк/ столбцов с помощью контекстного меню

Часто операции вставки и удаления строк/столбцов проводят с использованием контекстного меню по заголовку.

Для удаление/ добавления строки или столбца можно вызвать контекстное меню на заголовке

Команда «Вставить» контекстного меню мультифункциональная и добавляет пустой столбец слева/строку сверху только, если мы предварительно не скопировали в буфер обмена другой столбец/строку.

По большей части, текст в ячейках используется для обозначения числовых данных, дат, или вычисляемых значений, именно по этой причине текстовую информацию еще называют метками (Labels).

В Excel существует несколько инструментов, позволяющих ускорить процесс ввода текстовых меток одним из них является инструмент автозавершение.

Автозавершение (AutoComplette)

Если в столбце встречаются повторяющиеся значения, Excel предложит вариант автозавершения на основе анализа предыдущих записей.

Демонстрация работы автозавершения

Для принятия предложенного варианта достаточно нажать Enter или Tab, иногда потребуется ввести более одной первой буквы, особенно, если несколько записей начинаются одинаково. Если вариант автозавершения не подходит, то следует просто продолжить вводить значение. Для работы автозавершения необходимо, чтобы в списке не было пустых строк.

Включение/отключение данной функции находится по адресу: Файл/ Параметры/ Дополнительно/ Автозавершение значений ячеек (в разделе «Параметры правки»)

Ввод числовых данных

Числовые данные – это основной тип данных, с которым придется работать в табличном процессоре. В Excel есть несколько вариантов форматирования числовых данных. Это сделано для удобства восприятия информации на листе. Ознакомиться с вариантами представления числовых форматов можно в группе «Число» вкладки «Главная», либо вызвав диалоговое окно «Формат ячеек», щелкнув по клавише вызова диалогового окна вышеупомянутой группы.

Варианты представления числовых данных можно узнать в диалоговом окне «Формат ячеек»

В таблице сотрудников, заработанные сумы представлены числами, но в различных форматах.

Пример различных вариантов представления числовых форматов

Различный числовой формат можно применить с помощью ленты интерфейса, диалоговое окно формата ячеек можно вызвать, используя контекстное меню на конкретной ячейке, команда «Формат ячеек».

В Excel предусмотрены специальные символы, которые можно использовать вместе с числовыми данными в ячейках листа:

Символ	Описание
+ перед числом	опциональный параметр, обозначающий, что значение в ячейке будет положительным;
— или ()	отрицательное значение, пример использования: «-500» или «(500)»;
%	означает, что значение составляет часть от 100 (проценты), пример использования: 50%. 50% равняется 0,5;
=	означает начало ввода формулы, все, что введено после этого знака Excel попытается вычислить, например, если записать «=50-40», то в ячейке получится 10, а если записать «50-40», то это значение будет воспринято как текст;
/	многофункциональный символ может использоваться для обозначения даты, например, 15/04/1983, что равняется 15.04.1983, или 15/04 будет записано, как 15 апр. В тоже время, знак «/» используется и для обозначения дробного числа, если используется вместе со знаком «=», например, =1/2, что равняется 0,5;
:	используется для обозначения времени, например, 6:00 – шесть часов утра;
. и,	использование этих двух символов зависит от региональных настроек системы пользователя, а также настроек самого Excel. По умолчанию Excel наследует региональные настройки системы, поэтому, если операционная система настроена на регион Россия или Украина, то «.» воспринимается как разделитель дат, например, запись 15.04.1983 идентична 15/04/1983, а «,» – это разделитель десятичной дроби, например, 15,83. Если же система имеет настройки США, то там «.» используется, как разделитель десятичной дроби, а символ «,» используется улучшенного восприятия больших чисел, т.е. разделения разрядов, с целью улучшенного восприятия больших чисел.

Как уже отмечалось, разделитель целой и дробной части, а также разделитель разрядов зависит от языковой версии программ установленных на вашем компьютере, если же есть необходимость изменить эти параметры, то сделать это просто: Файл/ Параметры/ Дополнительно и в группе «Параметры правки» выбрать разделители.

Настроить разделители можно в параметрах Excel

Работа с датами

Рассмотрим работу с датами более подробно.

Горячее сочетание

Чтобы ввести текущую дату необходимо воспользоваться сочетанием Ctrl+; (одновременно нажать: Ctrl+Shift+4) а для времени Ctrl+: (одновременно нажать: Ctrl+Shift+6).

Представление дат в Excel зависит от региональных настроек системы, это важно понимать, поскольку неправильно введенная дата программой может начать восприниматься как обычный текст.
Например, в России и Украине даты вводятся как: дд.мм.гг, а в США мм.дд.гг, поэтому в русскоязычной системе запись «1/28/28» Excel воспримет как обычный текст, в англоязычной версии это будет 28 января 2028 года. Для русскоязычной версии следует ввести 28/1/28, либо 28.1.28.

Для конкретной ячейки или группы ячеек можно переопределить формат отображения дат, выбрав команду «Формат ячеек…» в контекстном меню, но это не повлияет на их первоначальный ввод. Т.е. даже, для ячейки, которая будет отображать даты в формате мм.дд.гг (США), в русскоязычной версии Excel следует вводить как дд.мм.гг.

Применение к ячейке формата даты

При вводе даты лучше всего вводить год полностью, но можно и вводить только последние 2 цифры, однако здесь важно понимать, что числа от 00 до 28 воспринимаются Excel как 2000 … 2028 год, а от 37 до 99, как 1937…1999 года. Вот такая особенность.

Если нужно быстро вставить текущую дату или время в ячейку, то для этого служит горячее сочетание клавиш: «Ctrl+;», «Ctrl+:», но для русскоязычной версии вводить нужно так будто вы в русской раскладке, т.е. «Ctrl+Shift+4» и «Ctrl+Shift+6» не зависимо от текущей раскладки клавиатуре.

Введенные таким образом дата и время не будут изменяться, если необходимо обновляемые значения текущей даты и времени, следует воспользоваться функциями (об этом в соответствующем разделе).

Автозаполнение

Функция автозаполнения в Excel позволяет продолжить ряд данных либо размножить значение определенной ячейки на несколько соседних. Это один из наиболее часто используемых функционалов пользователями различного уровня. С помощью автозаполнения можно быстро пронумеровать табличные данные простыми числами, датами, месяцами, либо текстом с числами. Автозаполнение можно использовать для простого копирования чисел, ячеек с форматированием, либо отдельно форматирование.

Итак, инструменты, отвечающие за работу автозаполнения находятся:

• Вкладка «Главная», группа «Редактирование», команда «Заполнить».

Автозаполнение с ленты интерфейса

• Воспользоваться автозаполнением можно протянув мышкой за правый нижний угол активной ячейки, этот угол представлен квадратиком и называется маркером автозаполнения, при подведении мышки к маркеру курсор мышки меняет внешний вид.

Маркер автозаполнения

После заполнения ряда данных можно выбрать дополнительные опции нажав на появившеюся специальную кнопку

Выбор дополнительных опций автозаполнения

Если растянуть ряд с использованием правой клавиши мыши, то дополнительные опции для автозаполнения появятся сразу

Растягивание с помощью правой клавиши мыши

Однако, автозаполнение, в первую очередь, используется не для копирования ячеек, а для продолжения рядов данных, например, автоматически пронумеровать строки в Excel, заполнить список датами, автоматически расписать дни недели, или месяцы и т.д.

На заметку

Если выделить область и потянуть маркер автозаполнения с правого нижнего положения вверх, не выходя за границы выделенной области, то можно очистить от содержимого часть, или все ячейки области. Увидеть сколько ячеек будет очищено можно по «засветлению» ячеек области.

Очищение содержимого с помощью маркера автозаполнения

Что касается числовой информации, то Excel анализирует выделенные ячейки и пытается предугадать продолжение ряда, например, если выделить два числа 1 и 2, а потом заполнить список автозаполнением, то продолжение ряда будет: 3, 4, 5, и т.д., в то же время, если выделить 1 и 3, то продолжение будет: 5, 7, 9 и т.д. В автозаполнении не обязательно использовать только числа, можно дописывать текст, например, ряд: «мужчина 1, мужчина 2″, будет продолжен, как:» мужчина 3, мужчина 4 и т.д.».

Если говорить только о текстовой информации, то неизвестный произвольный ряд текста будет повторятся при автозаполнении, например, выделив «яблоко, груша, апельсин», мы получим столько раз повторение списка, на сколько ячеек растянем маркер автозаполнения. Но есть заранее занесенные списки с текстовыми данными, которые можно редактировать, а также дополнять, которые Excel знает, как правильно продолжить. Например, если ввести «понедельник», то автозаполнение сможет продолжить дни недели, ровно, как и месяцы.

Посмотреть существующие списки, или создать свой, можно в настройках Excel: Файл/ Параметры Excel/ Дополнительно/ Группа Общие/ Изменить списки…

Можно создать свои списки автозаполнения, либо изменить существующие

Кстати, списки в разные, в зависимости от языкового варианта табличного процессора, для русскоязычной версии Office списки выглядят так:

Демонстрация стандартных списков в русскоязычной версии Excel

А вот система с английским и украинскими языковыми пакетами Office

Списки с английским и украинским языковыми пакетами

Как можно заметить, пользователь может создать свой список и Excel будет его продолжать, согласно порядку расположения, в нем элементов, например, имен.

Для работы с датами у Excel припасено несколько интересных возможностей, чтобы их увидеть следует воспользоваться командой «Заполнить» с ленты интерфейса, использовать автозаполнением с контекстным меню, либо нажать на всплывающую кнопку дополнительных опций, тогда можно будет заполнять ячейки не просто с инкрементом в один день, а выбрать шаг в месяц, год, или для заполнения использовать только рабочие дни.

Некоторые хитрости работы автозаполнения

Несколько примеров работы функции автозаполнение в Excel.

Примеры работы автозаполнения

Работая в Excel, пользователь постоянно будет сталкиваться с автозаполнением, ведь использование его вместе с формулами и раскрывает потенциал табличного процессора.

Мгновенное заполнение (Flash Fill)

Работа функции «Мгновенное заполнение» похоже на работу автозаполнения, но, все же, функция несколько сложнее. Эта возможность сравнительно новая, т.к. впервые появилась только в 2013 версии Excel.

Мгновенное заполнение может использоваться для быстрого извлечения или соединения данных без применения формул. Например, если в одном столбце записаны фамилия и имя в одной ячейке, то мгновенное заполнение позволит в одно действие извлечь фамилию в один столбец, а вторым действием извлечь имя.

Работа мгновенного заполнения

Функция мгновенного заполнения находится на вкладке «Данные», группа «Работа с данными», можно использовать горячее сочетание клавиш: «Ctrl+E».

Функция мгновенного заполнения на вкладке «Данные»

Горячее сочетание

Ctrl+E вызывает функцию мгновенного заполнения

Мгновенное заполнение можно использовать и для объединения ячеек, изменения регистра букв в ячейках. Можно придумать и более сложные сценарии, например, создания электронных адресов с первой буквы имени и фамилии пользователя.

Создание электронных адресов с помощью мгновенного заполнения

При наличии фантазии, можно придумать достаточно эксцентричные способы использования мгновенного заполнения, когда решается одновременно несколько задач, например, соединяются строки и число преобразуется в дату.

Дополнительные примеры работы мгновенного заполнения

 

Задание для самостоятельной работы

1. Открыть книгу из предыдущего занятия «Задание 2.4 выполнено».
2. Объединить в группу все листы книги за исключением таких: Отчеты по дням, Лекции 1ЮДБ и Лекции 1ЭБД.

Подсказка

Лучше сначала объединить все листы, через контекстное меню, а потом убрать выделение из трех ненужных.

1. Пронумеровать ячейки A38:A51, введя в первые две цифры 1 и 2, а остальные заполнить с помощью автозаполнения.

Подсказка

Выделить первые две ячейки, а потом растянуть на оставшиеся, потянув мышкой за маркер автозаполнения.

1. Перейти на лист «Отчеты по дням», установить курсор в ячейку A16 и, с зажатой клавишей Ctrl, схватить за маркер заполнения пронумеровать еще 15 ячеек.

Инфо-справка: зажатая клавиша Ctrl позволяет продолжать ряд, даже ясли за основу взята одна ячейка.

1. Сохранить документ под именем «Задание 3.1 выполнено».

Операции вырезки, копирования и вставки данных долго представлять не нужно, без них сейчас не обходится практически ни одна программа. На некоторых клавиатурах даже есть дополнительная маркировка горячих сочетаний клавиш для этих операций.

Excel не исключение, здесь также можно копировать, вырезать и вставлять не просто все данные ячейки, но и отдельно значения или форматы ячеек. В этом вопросе рассмотрим копирование, вырезку и вставку данных в Excel, а также акцентируем внимание на некоторых особенностях работы данных функций в табличном процессоре Microsoft.

Функции вырезки, копирования и вставки можно производить различными способами:

• с помощью мышки;
• с помощью команд ленты интерфейса;
• с помощью горячих сочетаний клавиш (Ctrl+C (копирование), Ctrl+X (вырезка), Ctrl+V (вставка));
• с помощью панели буфера обмена MS Office.