Изучить представленный материал

Изучить представленный материал

Сделать конспект (объем – максимум 3 страницы А5)

3. Выполнить задания для самостоятельной работы

Обратная связь:

1. Фотографии выполненных конспектов выложить в соответствующее обсуждение в группе Вконтакте https://vk.com/itpamt

2. Файл с выполненной работой прикрепить соответствующее обсуждение в группе Вконтакте https://vk.com/itpamt

Навигация по ленте интерфейса

Давайте более подробно взглянем на ленту интерфейса, как уже упоминалось, команды на вкладках ленты собраны в группы. Добраться до определенной команды можно с помощью мышки, просто последовательно кликнув на имя вкладки, а потом на интересующую команду, либо с помощью клавиатуры, нажав левый Alt, можно вызвать подсказки клавиш (или «Клавиши-подсказки»).

Отображение клавиш-подсказок для выбора вкладки

Если выбрать нужную вкладку, то Excel перейдет на нее и покажет дополнительные клавиши-подсказки уже для выбора целевой команды.

Иногда подсказки клавиш (Keytips) называют еще горячими клавишами, однако, в справке Excel они называются именно подсказками клавиш, это может быть важно, если вы планируете сдавать сертификационный экзамен.

Называть клавиши-подсказки «горячими сочетаниями» неправильно

Команды собраны в группы на вкладках ленты по функциональному признаку, например, группа «Шрифт» содержит команды редактирования шрифта, его размера, цвета и т.д. Некоторые команды могут иметь дополнительные опции их использования, в этом случае, возле них есть небольшой треугольник, который сигнализирует, что, вызвав выпадающее меню, можно сделать тонкую настройку команды. К примеру, выбрать цвет заливки или самого текста.

Команда заливки на ленте Excel

Кроме того, некоторые группы имеют в правом нижнем углу треугольник со стрелкой, нажатие на который вызовет диалоговое окно, которое позволяет получить больше настроек.

ГЛОССАРИЙ

Табличный процессор (табличный процессор Excel) – это программа, предназначенная для работы с электронными таблицами. Часто можно встретить другое название «электронные таблицы (электронные таблицы Excel)», несмотря на то, что подразумевается одна и та же программа, правильно называть именно табличный процессор. Такого определения будем придерживаться и мы в данном курсе.

Рабочая книга (книга) – файл программы Excel.

Рабочий лист (лист) – отдельная страница в книге Excel, именно с листов и состоит книга.

Лента (лента вкладок) – верхнее меню программы.

Вкладка – конкретный раздел ленты, на котором собраны команды.

Группа – собрание команд по функциональному признаку на вкладке ленты.

Команда – конкретное действие, которое будет выполнять Excel в ответ на действия пользователя. Например, если пользователь нажмет на выделение полужирным, то Excel сделает выделенный текст полужирным.

Инструмент – определенная команда (или команды) табличного процессора, которые выполняют определенную функцию, например, инструмент «Формат по образцу» копирует формат из одной части листа и применяет его на другой, или инструмент «Поиск решения» – решает задачу оптимизации на основе определенного алгоритма.

OneDrive – облачное хранилище от компании Microsoft, 1 Тбайт информации получают пользователи вместе с подпиской на Office 365. Без подписки, бесплатно изначально пользователям доступно 15 Гбайт.

Интерфейс – в широком понимании, технология взаимодействия, например, современные флешки взаимодействуют с компьютером посредством интерфейса USB, что касается программ, и Excel в частности, то интерфейсом называются все визуальные элементы программы (вкладки, меню, диалоговые окна, команды на ленте и т.д.)

Задание для самостоятельной работы

1. После создания новой книги, с помощью мыши последовательно пройдитесь по вкладкам ленты.
2. В первую ячейку введите текст: «Я изучаю Excel», завершите ввод нажатием клавиши Enter.
3. Поставьте каретку выделения ячейки на введенный текст и сделайте его полужирным не используя мышку, а только с помощью подсказок клавиш:
1. Выполните последовательное нажатие клавиш: Alt, Я, 1.
4. Введите текст «Я изучаю Excel» в ячейку D1. С помощью подсказок клавиш сделайте текст курсивом, а затем отформатируйте текст в ячейке по центру:
1. Выполните последовательное нажатие клавиш: Alt, Я, 2.
2. Выполните последовательное нажатие клавиш: Alt, Я, 1.
5. Сохраните книгу под именем: «Задание 1 выполнено».

 

Создание рабочей книги с одним листом происходит сразу после запуска табличного процессора. Способы запуска табличного процессора были рассмотрены в предыдущем занятии. Если у пользователя не изменены настройки запуска по умолчанию, то на начальном окне можно выбрать тип создаваемой книги: пустая, либо на основе одного из предложенных шаблонов.

Стартовый экран Excel

Шаблон – это особая книга, на основе которой создаются другие книги. В отличие от пустой книги, шаблоны, как правило уже содержат определенную разметку, форматирование и формулы. При создании книги на основе шаблона изменения вносятся не в сам шаблон, а в копию книги, созданную на основе шаблона.

Все книги создаются на основе шаблонов, просто пустая книга создается на основе чистого шаблона, лишенного дополнительного форматирования, а для упрощения понимания мы будем говорить: «Создание чистой книги».

Если необходимо создать новую книгу, когда Excel запущен, то это можно сделать с помощью команды: Файл/ Создать и выбрать тип новой книги: пустая или на основе шаблона.

Второй способ – это щелкнуть левой кнопкой мыши по значку Excel на панели задач с зажатой клавишей Shift.

И, третий способ, заключается в использовании горячего сочетания клавиш: «Ctrl+N».

При использовании последнего способа будет создана сразу пустая новая книга, а не вызван начальный экран с возможностью выбора шаблона.

Открытие существующей книги

Открыть ранее созданную книгу можно, как из самой программы Excel, так и из вне, например, файлового менеджера «Проводник».

Если воспользоваться файловым менеджером, то открыть книгу можно двойным щелчком (или одинарным, если так настроена система), либо воспользоваться вкладкой «Главная» ленты интерфейса Проводника, либо вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Открыть».

Варианты открытия существующей книги Excel

Выбрав пункт «Открыть с помощью» можно дополнительно будет выбрать программу для открытия файла, такое бывает удобно, если нужно открывать файлы от других приложений, либо, если в системе несколько программ, работающих с одним типом фалов. С файлами Excel могут работать другие табличные процессоры, например, OpenOffice Calc. Более подробно об открытии «не родных» файлов в Excel будет вестись речь в 10 занятии.

Открытие существующей книги непосредственно из табличного процессора также можно осуществить несколькими способами.

За открытие книг отвечает группа «Открыть» представления Backstage, которое вызывается по клику на вкладку «Файл», либо с помощью горячего сочетания клавиш «Ctrl+O».

Открытие книги горячим сочетанием клавиш Ctrl+O

В отличие от других продуктов MS Office, Excel обладает некоторой особенностью, а именно: в табличном процессоре Excel нельзя открыть две книги с одинаковым названием, например, одну из флешки, а вторую со своих документов на рабочем компьютере. Придется предварительно одну из книг переименовать. В то же время, открыть два документа Word или презентации PowerPoint, с одинаковым названием, можно.

Пользователю доступны несколько стандартных мест хранения файлов:

Последние – собраны последние книги, над которыми производилась работа в табличном процессоре, причем файл будет открываться из того места-расположения, где последний раз над ним производилась работа.

OneDrive – онлайн хранилище Microsoft, которое дает всем пользователям, подписавшимся на пакет Office 365, 1 Тб места под данные.

Этот компьютер – переход в папку «Мои документы», которая настроена на конкретного пользователя (по умолчанию система размещает Мои документы в хранилище OneDrive)

Обзор – запуск диалогового окна открытия файла, где в привычном интерфейсе проводника можно выбрать месторасположение и сам файл.

В Microsoft Office могут быть добавлены другие места хранения файлов, например, OneDrive корпоративный, или Office 365 SharePoint.

Как уже было отмечено выше, запустить представление Backstage на группе «Открыть», можно и с помощью горячего сочетания Ctrl+O, однако, если нужно сразу же перейти на диалоговое окно открытия файла, то это проще всего сделать с помощью горячего сочетания клавиш Ctrl+F12.

Сохранение книг

Для сохранения в Excel, как и других программах Microsoft Office, предусмотрено несколько вариантов:

Сохранить – сохраняет текущую книгу.

Сохранить как… – сохраняет текущую книгу под новым именем и/ или в новом месте. С помощью команды «Сохранить как…» можно сохранить книгу в другом формате.

Если книга сохраняется в первый раз, то всегда будет запускаться команда «Сохранить как…»

Для команды «Сохранить» предусмотрены горячие сочетания клавиш: Ctrl+S и Shift+F12, они идентичны и, возможно, продублированы для удобства использования программы как правшами, так и левшами.

Есть горячие сочетание и для команды «Сохранить как…» – это клавиша F12, которая сразу запускает диалоговое окно сохранения файла.

При использовании команды «Сохранить как…» пользователь может выбрать место для хранения файла, в тои числе и хранилище OneDrive или его аналог. Если использовать OneDrive, то хранилище доступно прямо из окна табличного процессора, в случае сторонних поставщиков онлайн хранилищ, возможно, придется воспользоваться диалоговым окном сохранения, выбрав правильное расположение сохранения файла.

Переименование листа

Для переименования листа следует проделать операцию аналогичную копированию, т.е. либо через контекстное меню, либо через вкладку «Главная», группа «Ячейки», команда «Формат» и выбрать пункт «Переименовать…».

Переименование листа с помощью команды ленты интерфейса

Для переименования есть и более быстрый способ, нужно просто выполнить двойной клик левой кнопкой мыши по ярлычку листа. Имя листа может содержать пробелы в отличии от имени ячейки/диапазона, но максимальное количество символов в имени ограничено 31.

Сокрытие листов в книге

Иногда может потребоваться скрыть определенный лист/листы. Причин может быть несколько, например, там используются вспомогательные вычисления, либо данные на нем пока не актуальны и т.д.

Сокрытие листа выполняется через контекстное меню, либо через команду «Формат» вкладки «Главная», в принципе, как и большинство операций над листами в Excel.

Если в книге есть скрытые листы, то в контекстном меню будет активной команда «Показать…»

Если в книге есть скрытые листы, то в контекстном меню и команде «Формат» появится активным пункт «Показать…», который вызывает диалоговое окно отображения скрытых листов.

В диалоговом окне будет отображен список скрытых листов

Удаление листа из книги

Удаление производится из контекстного меню по ярлыку листа. Если на листе была введена информация, то Excel выведет предупреждение о возможной потере данных, если удаляется пустой лист, то предупреждения не будет.

Второй способ заключается в использовании команды «Удалить», группы «Ячейки» вкладки «Главная».

Чаще используют удаление через контекстное меню

Функция замены

При поиске текста с форматированием будьте предельно внимательными

В Excel можно не просто выполнить поиск, но и сразу же выполнить замену, здесь может пригодиться возможность применять формат к целевой ячейке, например, можно выделить ячейки другим цветом, изменить шрифт, размер, начертание и т.д.

В Excel можно делать замену сразу с нужным форматированием

При использовании формата в поиске нужно быть очень внимательным, т.к. если задать формат для искомой ячейки, то ячейки с искомым текстом, но без форматирования найдены не будут.

Задание для самостоятельной работы

1. Открыть документ из предыдущего задания «Задание 2.2 выполнено».

2. Изменить цвет ярлыка у листов: 1ЮДБ-1-1 и 1ЮДБ-1-2 на зленый, для 1ЮДБ-2-1 и 1ЮДБ-2-2 на синий, 1ЮДБ-3-1 и 1ЮДБ-3-2 на серый 50%. Изменения производить по два листа, т.е. выделили два листа в группу (клик с зажатой клавишей Shift или Ctrl для не смежных ярлыков) и для обоих сразу изменили цвет.

3. Использовать цвета темы верхнюю строчку из цветовой палитры. Точное название цветов: «Зеленый, Акцент 6»; «Синий, Акцент 5»; «Серый 50%, Акцент 3».

4. Цвет ярлыка, как и большинство операций над листом, быстрее всего изменять используя контекстное меню по ярлыку листа.

5. Выделить три последних листа в группу и скрыть, используя команду ленты интерфейса. Вкладка «Главная», группа «Ячейки», команда с выпадающим списком «Формат».

6. Добавить один чистый лист.

7. Создать копию листа «Отчеты по дням».

8. Удалить чистый лист. Удалить созданную копию листа «Отчеты по дням».

9. Сохранить книгу под именем «Задание 2.3 выполнено».

Задание для практической работы

1. Открыть документ из предыдущего задания «Задание 2.3 выполнено».
2. Отобразить все скрытые листы в книге.

Подсказка

Контекстное меню и выбрать команду «Показать…»

1. Объединить в группу все листы книги за исключением таких: Отчеты по дням, Лекции 1ЮДБ и Лекции 1ЭБД.

Подсказка
Объединение производится щелчком мыши с зажатой клавишей Ctrl.

1. При объеденных листах в одном из них в ячейке B37 ввести: «Тестирование» и завершить ввод клавишей Enter.
2. В следующей ячейке (B38) ввести следующую формулу: «=B4» и завершить ввод клавишей Enter.

Пояснение: изучение формул и работу с ними будем рассматривать позже.

1. Вернуть каретку выделения ячейки в ячейку B38 и потянуть за маркер автозаполнения на 13 ячеек вниз (до B51).
2. Если все сделано правильно в ячейках должны отобразится фамилии. Теперь можно снять группировку (просто кликнуть по листу не в группе, либо через контекстное меню) и перейти на другие листы, которые были в группе, для того, чтобы убедится, что проделанные изменения на первом листе коснулись всех листов в группе.
3. Сохранить книгу под именем «Задание 2.4 выполнено».

Вводить данные на лист Excel можно непосредственно с клавиатуры, а можно копировать из других приложений, например, MS Word. При этом, данные распределяются по ячейкам, если ввести текст, который по ширине не помещается в ячейку, а соседняя правая ячейка пустая, то может показаться, что введенный текст занимает несколько ячеек, однако, это не так.

Введенный текст занимает только одну ячейку

Весь введенный текст находится в ячейке A1, ячейка B1 пустая, кстати, общее количество знаков в ячейке составляет 32 767, это около 30 страниц стандартного текста и это только размер одной единственной ячейки, поэтому не стоит переживать, что что-то не поместится.

На заметку

Максимальный размер листа Excel — 1 048 576 строк и 16 384 столбца, это более 17 миллиардов ячеек (17 179 869 184) и в каждой может поместится 30 страничный реферат (32 767 знаков).

Для удобства ввода данных в ячейки в Excel предусмотрена строка формул, которая находится в одном ряду с окошком «Имя», под лентой вкладок интерфейса. Вся информация, находящаяся в активной ячейке, т.е. ячейке, выделенной зеленым прямоугольником с маркером автозаполнения в правом нижнем углу (о маркере автозаполнения будем вести речь позже), отображается и в строке формул, в самой же ячейке, вся информация может не отображаться.

Текст в ячейке Excel отображен и в строке формул

Завершить ввод данных в ячейку листа можно:

1. Нажав на клавишу Enter или Tab.
2. Нажав в пустом месте листа Excel.

Кроме того, если ввод данных происходит в самой ячейке, а не строке формул, то завершить ввод можно стрелкой на клавиатуре, перейдя в любую соседнюю ячейку. В строке формул стрелки клавиатуры используются для перемещения курсора.

Кстати, если у вас не получается редактировать данные непосредственно в ячейке, проверьте, возможно, у вас не разрешено редактирование данных в ячейке. Файл> Параметры> Дополнительно> Разрешить редактирование в ячейках.

В параметрах Excel можно запретить редактирование непосредственно в ячейке

Если вы передумали изменять содержимое ячейки, то нужно нажать клавишу Esc на клавиатуре. Если изменения в ячейке уже сделаны и их необходимо отменить, то следует воспользоваться либо горячим сочетанием клавиш: «Ctrl+Z», либо командой «Отменить» на панели быстрого доступа.

На заметку

Excel запоминает до 3000 последних команд.

Обратно же вернуть отмененную операцию можно с помощью сочетания Ctrl+Y, либо командой повторить на панели быстрого доступа.

На заметку

Распространенные горячие сочетания одинаково работают не только в программах пакета MS Office (Word, Excel, PowerPoint…), но и других программах, не имеющих отношения к Microsoft. Рекомендуется их запомнить.

Изменение ширины столбца

Мы уже знаем, что текст, введенный в ячейку, визуально может занимать несколько ячеек, но фактически находится только в первой, если ячейка справа занята, то текст будет просто обрезаться. Однако, в ячейках Excel может содержаться не только текст, но и даты, числа, формулы и т.п. (об этом чуть позже). Остальные типы данных не будут выходить за пределы своей ячейки, даже если справа будет свободно, но и обрезаться значения не будут. Так что же произойдет?

Возможны различные варианты, например, число может быть представлено в экспоненциальной форме, если форматированием явно не указан другой формат числа, но общей формой представления ячейки, в которой не помещаются не текстовые данные является ячейка заполненная символами диеза (#).

Числовые данные не поместились в ячейку по ширине

Пользователь, впервые столкнувшийся с ячейкой, заполненной диезами может начать искать ошибку в вычислениях, которой нет, нужно просто немного увеличить ширину столбца.

Ошибка ###### никак не сказывается на вычислениях!

Изменить ширину столбца можно несколькими способами:

1. Подвести курсор мыши к границе смежных столбцов, чтобы он принял форму двунаправленной стрелки и с помощью зажатой левой клавиши мыши подобрать правильную ширину столбцов.
2. Вызвать контекстное меню на заголовке столбца, выбрать пункт меню «Ширина столбца» и цифрами указать ширину столбца. Этот способ удобно использовать, когда необходимо указать одинаковую ширину сразу для нескольких столбцов, выделив группу можно единожды указать ширину.

Выделение столбца в Excel

Выделяются столбцы простым растягиванием мышки с зажатой левой клавишей.

Изменение высоты строки производится аналогично изменению ширины столбца за исключением направления движения мышки (вертикально, а не горизонтально).

1. Команда «Формат», отвечающая за подбор ширины столбца/высоты строки, находятся в группе «Ячейки» вкладки «Главная».

Команда «Формат» на ленте интерфейса позволит настроить строку или столбец

Есть отличный трюк настройки ширины столбца или высоты строки по содержимому, он часто применяет, если ширину столбца необходимо уменьшить, например, для столбца с нумерацией, но это не обязательно. Итак, двойной щелчок левой кнопкой мыши по границе заголовка столбца мгновенно изменит его размер.

Редактирование содержимого ячеек

Редактировать данные можно непосредственно в ячейке, а можно в строке формулы.

Каким образом вы будете редактировать данные не важно, но есть несколько особенностей:

1. Выделив одним щелчком ячейку и начав вводить новые данные предыдущее содержимое ячейки полностью удалится.
2. Для изменения части содержимого необходимо:
• сделать двойной клик по ячейке, чтобы в ячейке замигал курсор, тогда новые данные будут добавляться;
• установив курсор выделения в целевую ячейку редактирование производить в строке формул.

Во время редактирования данных в ячейке посредством строки формул можно использовать стандартные способы работы над содержимым: выделение, копирование и перемещение частей данных в ячейке.

Следует также отметить, что в режиме редактирования меняется поведение клавиш Home и End они перемещают курсор в начало или конец строки в пределах редактируемой ячейки.

Какой режим редактирования предпочесть в строке формул или в ячейке?

Здесь все зависит от личных предпочтений и данных, которые редактируются в ячейке, из личного опыта скажу, что работать с формулами и небольшими объемами текста удобнее в строке формул, а если текст не помещается в пару строк, то удобнее увеличить размер ячейки и редактировать текст там, но увеличить размер можно и строки формул простым перетягиванием границ мышкой.

Редактирование большого объема данных в ячейке

Что нужно знать при редактировании больших объемов данных в ячейках, так это как начать новую строку, ведь простое нажатие Enter закончит режим редактирования. Для начала нового абзаца в ячейке Excel нужно воспользоваться сочетанием клавиш «Alt+Enter».

Для начала нового абзаца в ячейке Excel нужно воспользоваться сочетанием клавиш «Alt+Enter».

Удаление и очищение содержимого ячеек

Удалить содержимое ячеек на листе Excel можно не только различными способами, но и разной степени.

Самый очевидный и простой способ удаления содержимого заключается в использовании клавиши Delete, которая очищает содержимое ячейки, но не удаляет ее форматирование, т.е. если текст в ячейке был красного цвета, то введенный новый текст после удаления старого также будет красного цвета.

Использование клавиши Delete равнозначно команде «Очистить содержимое», которую можно найти в контекстном меню

Очистка содержимого с помощью контекстного меню либо на вкладке «Главная» группа «Редактирование»

Очистка содержимого с помощью команд на ленте интерфейса

Если нужно полностью очистить содержимое включая форматы, либо просто удалить форматирование, то следует воспользоваться командой «Очистить» вкладки «Главная».

Добавление/удаление строк, столбцов и ячеек

Последним пунктом, рассмотренным в разделе ввода и редактирование простых данных будет добавление на лист Excel новых строк и столбцов, их удаление.

Добавление новых строк или столбцов очень частая операция, т.к. идеально предугадать макет будущей таблицы или диапазона данных практически невозможно, особенно если учитывать тот факт, что сам макет может видоизменяться в процессе работы.

За добавление новых строк и столбцов, а также их удаление из листа отвечает группа «Ячейки» вкладки «Главная», команды «Вставить» и «Удалить» соответственно.

Удаление и добавление новых строк или столбцов на лист Excel

Если вставляется столбец на лист, то он будет вставляться слева от текущего, а строка вставляется выше текущей. Текущим столбцом/строкой считается тот, на котором находится маркер выделения активной ячейки.

Операции добавления и удаления строк и столбцов доступны пользователю и через контекстное меню.

Добавление или удаление строк/ столбцов с помощью контекстного меню

Часто операции вставки и удаления строк/столбцов проводят с использованием контекстного меню по заголовку.

Для удаление/ добавления строки или столбца можно вызвать контекстное меню на заголовке

Команда «Вставить» контекстного меню мультифункциональная и добавляет пустой столбец слева/строку сверху только, если мы предварительно не скопировали в буфер обмена другой столбец/строку.

По большей части, текст в ячейках используется для обозначения числовых данных, дат, или вычисляемых значений, именно по этой причине текстовую информацию еще называют метками (Labels).

В Excel существует несколько инструментов, позволяющих ускорить процесс ввода текстовых меток одним из них является инструмент автозавершение.

Автозавершение (AutoComplette)

Если в столбце встречаются повторяющиеся значения, Excel предложит вариант автозавершения на основе анализа предыдущих записей.

Демонстрация работы автозавершения

Для принятия предложенного варианта достаточно нажать Enter или Tab, иногда потребуется ввести более одной первой буквы, особенно, если несколько записей начинаются одинаково. Если вариант автозавершения не подходит, то следует просто продолжить вводить значение. Для работы автозавершения необходимо, чтобы в списке не было пустых строк.

Включение/отключение данной функции находится по адресу: Файл/ Параметры/ Дополнительно/ Автозавершение значений ячеек (в разделе «Параметры правки»)

Ввод числовых данных

Числовые данные – это основной тип данных, с которым придется работать в табличном процессоре. В Excel есть несколько вариантов форматирования числовых данных. Это сделано для удобства восприятия информации на листе. Ознакомиться с вариантами представления числовых форматов можно в группе «Число» вкладки «Главная», либо вызвав диалоговое окно «Формат ячеек», щелкнув по клавише вызова диалогового окна вышеупомянутой группы.

Варианты представления числовых данных можно узнать в диалоговом окне «Формат ячеек»

В таблице сотрудников, заработанные сумы представлены числами, но в различных форматах.

Пример различных вариантов представления числовых форматов

Различный числовой формат можно применить с помощью ленты интерфейса, диалоговое окно формата ячеек можно вызвать, используя контекстное меню на конкретной ячейке, команда «Формат ячеек».

В Excel предусмотрены специальные символы, которые можно использовать вместе с числовыми данными в ячейках листа:

Символ	Описание
+ перед числом	опциональный параметр, обозначающий, что значение в ячейке будет положительным;
— или ()	отрицательное значение, пример использования: «-500» или «(500)»;
%	означает, что значение составляет часть от 100 (проценты), пример использования: 50%. 50% равняется 0,5;
=	означает начало ввода формулы, все, что введено после этого знака Excel попытается вычислить, например, если записать «=50-40», то в ячейке получится 10, а если записать «50-40», то это значение будет воспринято как текст;
/	многофункциональный символ может использоваться для обозначения даты, например, 15/04/1983, что равняется 15.04.1983, или 15/04 будет записано, как 15 апр. В тоже время, знак «/» используется и для обозначения дробного числа, если используется вместе со знаком «=», например, =1/2, что равняется 0,5;
:	используется для обозначения времени, например, 6:00 – шесть часов утра;
. и,	использование этих двух символов зависит от региональных настроек системы пользователя, а также настроек самого Excel. По умолчанию Excel наследует региональные настройки системы, поэтому, если операционная система настроена на регион Россия или Украина, то «.» воспринимается как разделитель дат, например, запись 15.04.1983 идентична 15/04/1983, а «,» – это разделитель десятичной дроби, например, 15,83. Если же система имеет настройки США, то там «.» используется, как разделитель десятичной дроби, а символ «,» используется улучшенного восприятия больших чисел, т.е. разделения разрядов, с целью улучшенного восприятия больших чисел.

Как уже отмечалось, разделитель целой и дробной части, а также разделитель разрядов зависит от языковой версии программ установленных на вашем компьютере, если же есть необходимость изменить эти параметры, то сделать это просто: Файл/ Параметры/ Дополнительно и в группе «Параметры правки» выбрать разделители.

Настроить разделители можно в параметрах Excel

Работа с датами

Рассмотрим работу с датами более подробно.

Горячее сочетание

Чтобы ввести текущую дату необходимо воспользоваться сочетанием Ctrl+; (одновременно нажать: Ctrl+Shift+4) а для времени Ctrl+: (одновременно нажать: Ctrl+Shift+6).

Представление дат в Excel зависит от региональных настроек системы, это важно понимать, поскольку неправильно введенная дата программой может начать восприниматься как обычный текст.
Например, в России и Украине даты вводятся как: дд.мм.гг, а в США мм.дд.гг, поэтому в русскоязычной системе запись «1/28/28» Excel воспримет как обычный текст, в англоязычной версии это будет 28 января 2028 года. Для русскоязычной версии следует ввести 28/1/28, либо 28.1.28.

Для конкретной ячейки или группы ячеек можно переопределить формат отображения дат, выбрав команду «Формат ячеек…» в контекстном меню, но это не повлияет на их первоначальный ввод. Т.е. даже, для ячейки, которая будет отображать даты в формате мм.дд.гг (США), в русскоязычной версии Excel следует вводить как дд.мм.гг.

Применение к ячейке формата даты

При вводе даты лучше всего вводить год полностью, но можно и вводить только последние 2 цифры, однако здесь важно понимать, что числа от 00 до 28 воспринимаются Excel как 2000 … 2028 год, а от 37 до 99, как 1937…1999 года. Вот такая особенность.

Если нужно быстро вставить текущую дату или время в ячейку, то для этого служит горячее сочетание клавиш: «Ctrl+;», «Ctrl+:», но для русскоязычной версии вводить нужно так будто вы в русской раскладке, т.е. «Ctrl+Shift+4» и «Ctrl+Shift+6» не зависимо от текущей раскладки клавиатуре.

Введенные таким образом дата и время не будут изменяться, если необходимо обновляемые значения текущей даты и времени, следует воспользоваться функциями (об этом в соответствующем разделе).

Автозаполнение

Функция автозаполнения в Excel позволяет продолжить ряд данных либо размножить значение определенной ячейки на несколько соседних. Это один из наиболее часто используемых функционалов пользователями различного уровня. С помощью автозаполнения можно быстро пронумеровать табличные данные простыми числами, датами, месяцами, либо текстом с числами. Автозаполнение можно использовать для простого копирования чисел, ячеек с форматированием, либо отдельно форматирование.

Итак, инструменты, отвечающие за работу автозаполнения находятся:

• Вкладка «Главная», группа «Редактирование», команда «Заполнить».

Автозаполнение с ленты интерфейса

• Воспользоваться автозаполнением можно протянув мышкой за правый нижний угол активной ячейки, этот угол представлен квадратиком и называется маркером автозаполнения, при подведении мышки к маркеру курсор мышки меняет внешний вид.

Маркер автозаполнения

После заполнения ряда данных можно выбрать дополнительные опции нажав на появившеюся специальную кнопку

Выбор дополнительных опций автозаполнения

Если растянуть ряд с использованием правой клавиши мыши, то дополнительные опции для автозаполнения появятся сразу

Растягивание с помощью правой клавиши мыши

Однако, автозаполнение, в первую очередь, используется не для копирования ячеек, а для продолжения рядов данных, например, автоматически пронумеровать строки в Excel, заполнить список датами, автоматически расписать дни недели, или месяцы и т.д.

На заметку

Если выделить область и потянуть маркер автозаполнения с правого нижнего положения вверх, не выходя за границы выделенной области, то можно очистить от содержимого часть, или все ячейки области. Увидеть сколько ячеек будет очищено можно по «засветлению» ячеек области.

Очищение содержимого с помощью маркера автозаполнения

Что касается числовой информации, то Excel анализирует выделенные ячейки и пытается предугадать продолжение ряда, например, если выделить два числа 1 и 2, а потом заполнить список автозаполнением, то продолжение ряда будет: 3, 4, 5, и т.д., в то же время, если выделить 1 и 3, то продолжение будет: 5, 7, 9 и т.д. В автозаполнении не обязательно использовать только числа, можно дописывать текст, например, ряд: «мужчина 1, мужчина 2″, будет продолжен, как:» мужчина 3, мужчина 4 и т.д.».

Если говорить только о текстовой информации, то неизвестный произвольный ряд текста будет повторятся при автозаполнении, например, выделив «яблоко, груша, апельсин», мы получим столько раз повторение списка, на сколько ячеек растянем маркер автозаполнения. Но есть заранее занесенные списки с текстовыми данными, которые можно редактировать, а также дополнять, которые Excel знает, как правильно продолжить. Например, если ввести «понедельник», то автозаполнение сможет продолжить дни недели, ровно, как и месяцы.

Посмотреть существующие списки, или создать свой, можно в настройках Excel: Файл/ Параметры Excel/ Дополнительно/ Группа Общие/ Изменить списки…

Можно создать свои списки автозаполнения, либо изменить существующие

Кстати, списки в разные, в зависимости от языкового варианта табличного процессора, для русскоязычной версии Office списки выглядят так:

Демонстрация стандартных списков в русскоязычной версии Excel

А вот система с английским и украинскими языковыми пакетами Office

Списки с английским и украинским языковыми пакетами

Как можно заметить, пользователь может создать свой список и Excel будет его продолжать, согласно порядку расположения, в нем элементов, например, имен.

Для работы с датами у Excel припасено несколько интересных возможностей, чтобы их увидеть следует воспользоваться командой «Заполнить» с ленты интерфейса, использовать автозаполнением с контекстным меню, либо нажать на всплывающую кнопку дополнительных опций, тогда можно будет заполнять ячейки не просто с инкрементом в один день, а выбрать шаг в месяц, год, или для заполнения использовать только рабочие дни.

Некоторые хитрости работы автозаполнения

Несколько примеров работы функции автозаполнение в Excel.

Примеры работы автозаполнения