Перенос текста и объединение ячеек

Ранее мы уже обращали внимание на ввод текстовой информации, следует напомнить, что если ячейка справа не занята, то текст, не вмещающийся в ячейки будет «залазить» на соседние, если справа ячейка будет занята, то такой текст попросту будет обрезаться. В Excel предусмотрена возможность переноса длинного текста в ячейке, а также, при необходимости объединения нескольких соседних ячеек.

Установка переноса текста в ячейке и объединение нескольких ячеек

Операции переноса и объединения ячеек часто используются при составлении даже самых простых таблиц.

Пример использования переноса текста в ячеках и объединения нескольких ячеек

Чтобы разъединить объединенные ячейки необходимо их выделить и повторно нажать команду объединения, также убирается и перенос в ячейках. Если вы случайно захватили для объединения больше или меньше необходимого количества ячеек, то можно быстро отменить операцию горячим сочетанием клавиш Ctrl+Z (или командой отмена на панели быстрого доступа).

В диалоговом окне «Формат ячеек» рядом с опциями переноса текста и объединения ячеек есть опция автопобора ширины. Редко используемая команда впишет текст в ячейку так, чтобы он вмещался в ячейку, но сделает это за счет уменьшения размера текста. Данная команда не совместима с командой переноса по словам, поэтому на рисунке выше она не активна для выделения.

Применение функции автоподбора ширины

Добавление границ для ячеек

Границы – еще один элемент улучшения визуальной составляющей, если при работе границы заменяют линии сетки листа, то при стандартной печати таблица просто напечатается без каких-либо разграничительных линий.

Установка границ для диапазонов данных

Однако, границы не будут лишними и при обычной работе для разделения нескольких таблиц на листе. За установку отвечает выпадающая команда из группы «Шрифт» вкладки «Главная». Здесь заготовлена быстрые наборы форматирования таблицы, для более тонкой настройки можно воспользоваться вкладкой «Граница» диалогового окна «Формат ячеек».

Тонкая настройка границ для диапазона с помощью диалогового окна «Формат ячеек»

Диалоговое окно «Формат ячеек» на вкладке «Граница» вызывается по команде «Другие границы…». Здесь можно выбрать тип линии, ее цвет, а также тонко настроить линии в самой таблице (внешние, внутренние).

Формат по образцу

В документах, особенно в корпоративных отчетах, применяется единообразное форматирование диапазонов и таблиц. Excel позволяет копировать не просто данные, но и данные с форматированием, за это отвечает механизм «Специальная вставка», которая была рассмотрена в третьем вопросе третьего занятия. В тоже время, если нужно быстро скопировать форматирование определенной ячейки или диапазона: цвет текста, заливку, тип и цвет границ и т.д. можно воспользоваться механизмом «Формат по образцу».

Команда формат по образцу

Для того чтобы скопировать оформление, необходимо:

1. Выделить содержимое с форматированием.
2. Нажать кнопку «Формат по образцу» группы «Буфер обмена» вкладки «Главная».
3. Выделить другой участок, который должен быть отформатирован как исходный либо кликнуть в левую верхнюю ячейку участка.

После применения формата выделение «Формат по образцу» спадает, поэтому, если нужно отформатировать несколько участков, следует дважды кликнуть «Формат по образцу». Теперь можно быстро создавать однообразно отформатированные диапазоны простым кликов в свободной области.

Второй хитрый трюк использования данного инструмента заключается в том, что если копируется не форматирование отдельной ячейки, а диапазона с разным форматированием (например, заголовки строк имеют другое выделение, есть различные границы, как внешние, так и внутренние), то для создание точно такого же диапазона (по количеству ячеек) можно просто кликнуть по одной ячейке, она будет самой левой верхней в новом диапазоне.

Пример использования инструмента «Формат по образцу»

Команда «Формат по образцу» скопирует как внешнее оформление ячеек, так и объединит несколько ячеек, если они были объединенными в исходные диапазоны, но данная команда не скопирует ширину столбцов ее придется установить отдельно либо воспользоваться командой «Специальная вставка».

 

Задание для практической работы

1. Открыть книгу из предыдущего занятия «Задание 4.4 выполнено».
2. Применить финансовый формат для столбцов заработка в разных валютах, для каждого свой.
3. Поместить слово «Курс» над всеми тремя ячейками, выполнив команду «Объединить и поместить в центре» для ячеек G1:I1.
4. Добавить одинарные границы для всех записей.
5. Сохранить книгу под именем «Задание 5.1 выполнено».

 

Начало беседы о столбцах и строках было положено в первом вопросе третьего занятия, там мы рассмотрели добавление и удаление строк и столбцов, а также изменение ширины/ высоты. В данном вопросе продолжим рассмотрение операций над строками и столбцами в книге Excel, в частности, научимся скрывать их из листа, форматировать и транспонировать.