Вопрос №6.2 Управление запасами.

 

Определение необходимого объема финансовых средств для формирования запасов товарно-материальных ценностей осуществляется путем выявления потребности в них, для чего их предварительно группируют:

- производственные запасы (запасы сырья и материалов);

- запасы готовой продукции.

 

Потребность каждого вида определяется раздельно как запасы:

- текущего хранения (постоянно обновляемая часть запасов, равномерно потребляемых в производстве);

- сезонного хранения (в связи с сезонными особенностями производства и закупки сырья, а также потребления готовой продукции);

- целевого назначения (определены специфическими целями деятельности предприятия).

 

Основное внимание уделяется определению потребности в запасах текущего хранения, так как на большинстве предприятий они представляют единственный вид запасов товарно-материальных ценностей.

 

Необходимый объем финансовых средств, авансируемых на формирование запасов товарно-материальных ценностей, определяется по формуле: ФС_З = СР x Н_З - КЗ,

где ФС_З - объем финансовых средств, авансируемых в запасы;

СР - среднедневной объем расхода запасов в сумме;

Н_З - норматив хранения запасов в днях (при отсутствии нормативов может быть использован показатель средней продолжительности оборота запасов в днях);

КЗ - средняя сумма кредиторской задолженности за приобретенные товарно-материальных ценностей (включается в расчет только по производственным запасам; при реализации продукции включается лишь при установившейся практике предоплаты).

Расчет ведется по каждому из видов запасов. Суммирование результатов расчетов позволяет получить показатель общей потребности в финансовых ресурсах, авансируемых на формирование запасов, т.е. определить размер оборотных активов, обслуживающих эту стадию производственно-коммерческого цикла.

 

Минимизация текущих затрат по обслуживанию запасов представляет собой оптимизационную задачу, решаемую в процессе их нормирования. Для производственных запасов она состоит в определении оптимального размера партии поставляемого сырья и материалов. Чем выше размер партии, тем ниже размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их приемке. Однако высокий размер партии поставки определяет высокий средний размер запаса: если закупать сырье один раз в два месяца, то средний размер запаса составит 30 дней, а если размер партии сократить вдвое, т.е. закупать сырье один раз в месяц, то средний размер запаса составит 15 дней. В этих условиях снизится размер текущих затрат по хранению за­пасов.

Расчет оптимального размера партии поставки, при котором минимизируются совокупные текущие затраты по обслуживанию запасов, осуществляется по формуле, известной как модель Уилсона:

ОР_ПП = (2 ∙ З_Г ∙ ТЗ₁): ТЗ₂,

где ОР_ПП - оптимальный размер партии поставки;

З_Г - необходимый объем закупки товаров (сырья и материалов) в год (квартал);

TЗ₁ – размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их приемке в расчете на одну партию;

ТЗ₂ — размер текущих затрат по хранению единицы запасов.

 

Рассмотрим пример расчета оптимального размера партии поставки.

Годовая потребность в определенном виде сырья, определяющая объем его закупки составляет 1000 тыс. руб.

Размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их хранению в расчете на одну поставляемую партию составляет 12 тыс. руб.

Размер текущих затрат по хранению единицы запаса составляет 6 тыс. руб. в год.

Согласно формуле:

Следовательно, на протяжении года товар должен доставляться 16 раз (1000: 63), или каждые 22 дня (360: 16). При таких показателях размера партии и частоты поставки совокупные текущие затраты по обслуживанию товарных запасов будут минимальными.

 

Для запасов готовой продукции задача минимизации текущих затрат по их обслуживанию состоит в определении оптимального размера партии производимой продукции. Если производить определенный товар мелкими партиями, то затраты по хранению его запасов в виде готовой продукции будут минимальными. В то же время существенно возрастут текущие затраты предприятия, связанные с частой переналадкой оборудования, подготовкой производства и т.п.

Минимизация совокупного размера текущих затрат по обслуживанию запасов готовой продукции также может быть осуществлена на основе модели Уилсона (с иным содержанием показателей ТЗ, и ТЗ₂). В этом случае вместо необходимого объема закупки товаров используется планируемый объем производства или продажи готовой продукции.

Как в первом, так и во втором случае расчеты могут быть уточнены с учетом минимальной нормы отгрузки (железнодорожным или автомобильным транспортом), создания на предприятии определенного размера страхового запаса, альтернатив в выборе средств транспортирования и других условий.

Своевременное вовлечение в хозяйственный оборот излишних запасов товарно-материальных ценностей осуществляется на основе мониторинга текущей финансовой деятельности (сопоставления нормативного и фактического размера запасов). Мероприятия в этом случае разрабатываются совместно со службой производственного менеджмента (при нормализации запасов сырья и материалов) или со службой маркетинга (при нормализации запасов готовой продукции). Основная цель этих мероприятий - высвобождение части финансовых средств, омертвленных в сверхнормативных запасах.

Размер высвобождаемых финансовых средств в этом случае определяется по формуле

ФС_В = З_Н - З_Ф = (ЗД_Н - ЗД_Ф) ∙ СР,

где ФС_В - сумма высвобождаемых финансовых средств в процессе норма­лизации запасов;

ЗД_Н - норматив запасов в днях;

ЗД_Ф - фактические запасы в днях;

СР - среднедневной объем расходования запасов;

З_Н - норматив запасов;

З_Ф - фактические затраты.

 

В практике финансового менеджмента для отражения реальной стоимости запасов может быть использован метод LIFO (последний пришел - первый ушел). В соответствии с ним запасы направляются в производственное потребление или на реализацию по ценам, по которым было зафиксировано их последнее поступление.

В отличие от метода FIFO (первый пришел — первый ушел), когда использование запасов осуществляется по ценам их первоначального формирования, метод LIFO позволяет получить реальную оценку этих результатов в условиях инфляции и эффективней управлять стоимостной формой движения запасов.

В практике зарубежных фирм при решении задач управления запасами используются логистические подходы. Построить управление предприятием в соответствии с моделью децентрализованной логистики можно путем использования программных продуктов, например LS LIPRO SYSTEMS, - интегрированного решения планирования ресурсов предприятия. Эта система представляет собой гибкое и масштабируемое решение для управления средними предприятиями, состоящее из сети модулей с различной функциональностью (для сбыта, закупок, основных производственных данных, централизованного управления материалами, управления складами, производственной логистики и др.), в которой осуществлены принципы де­централизованной логистики.

С применением этой системы сложная деятельность предприятия разворачивается в простую структуру децентрализованных модулей производственной логистики (PL). Точное планирование и управление запасами подчиняется производящей структурной единице. Планирование изготовления, управление материалами с учетом брутто- и нетто-факторов, контроль наличия на складе и обратная связь находятся под контролем соответствующих модулей PL.

Таким образом, модуль PL, являясь ядром системы точного управления, выполняет задачи планирования и точного управления заказом, материального менеджмента на складах, управления производственными данными и передачи данных потребности в материалах.

Для дорогостоящих материалов при незначительной или редкой величине расхода применяется способ управления потребностями, при котором инициируются специфические заказ-требования на материалы для модуля закупок или для других сегментов. Для этого PL определяет индивидуальный для заказа объем потребности, гарантирующий реально необходимое количество и, таким образом, минимизирующий складские запасы.

Модуль PL содержит обширный объем функций, предназначенных для управления складскими запасами отдельно в каждом сегменте. В результате постоянного отслеживания текущего объема запасов в любой момент времени можно получить реальные данные по запасам. Основными компонентами функций управления складскими запасами являются:

- управление основными данными складских запасов;

- управление местами складирования;

- учет складских запасов и управление ими;

- перемещение со склада на склад;

- перманентная инвентаризация.

В некоторых отраслях промышленности в настоящее время используется метод управления запасами товарно-материальных ценностей «точно в срок» (JIT — just-in-time). В соответствии с этим методом управления запасы приобретаются и вводятся в производство точно в тот момент, когда в них возникает необходимость, что позволяет зна­чительно сократить объемы запасов, но требует высокого уровня коор­динации между производителем и поставщиками относительно сроков поставки и объемов партии. Применение метода «точно в срок» ведет не только к сокращению запасов, но и к повышению производительно­сти и гибкости производства, улучшению качества продукции.

Крупные компании используют компьютерные системы контроля запасов. После внесения в память компьютера информации обо всех видах запасов автоматически происходит регистрация расхода матери­алов и корректировка остатков. При достижении момента возобновле­ния запаса поставщику через компьютерную сеть передается заказ на новую поставку, а после ее получения вновь корректируются остатки.

В практике некоторых предприятий при решении задач управле­ния запасами используются логистические подходы. Политика управ­ления запасами состоит из решений — что закупать или производить, когда и в каких объемах. Она также включает в себя решения о размещении запасов на производственных предприятиях и в распределительных центрах. Некоторые предприятия, к примеру, предпочитают отложить размещение запасов в логистической сети и хранить их на заводских складах. Другие могут пойти на риск и поместить больше запасов в ре­гиональных распределительных центрах — поближе к рынкам.

 

Второй элемент политики управления запасами касается стра­тегии. Можно управлять запасами каждого распределительного скла­да отдельно, а можно управлять запасами на разных складах централи­зованно. Централизованное управление требует большей координации и информационного обеспечения.

 

Второй элемент среднего запаса — это страховые запасы, поддержи­ваемые для защиты от неопределенности. Основное назначение страхо­вых запасов в том, чтобы покрывать потребности, вызванные кратко­срочными колебаниями снабжения или спроса..

Особый интерес представляют запасы в пути, т.е. запасы, которые уже отправлены или ожидают транспортировки. Если права собственно­сти передаются в пункте отправления, запасы в пути следует считать частью средних запасов. Во-первых, запасы в пути представляют собой реальные активы, которые должны быть оплачены, хотя они пока недо­ступны для использования. Во-вторых, с запасами в пути связана не­которая неопределенность, поскольку обычно практически невозмож­но точно установить, где в конкретный момент времени находится транспортное средство с грузом и когда оно прибудет к месту назначе­ния. Поэтому менеджеры уделяют сегодня серьезное внимание задаче сокращения объема запасов в пути и сопутствующей неопределенности. Руководство предприятия устанавливает целевой уровень обслу­живания заказов, который определяется следующими параметрами: продолжительностью цикла исполнения заказа и нормой насыщения спроса по объему или по ассортименту заказа, в целом по всем за­казам или в любой комбинации этих параметров.

 Продолжительность цикла исполнения заказа (функционального цикла) — это время между подачей клиентом заказа на закупку и получением им соответствующего груза.

Норма насыщения спроса по объему характеризует долю количества заказанной продукции, которая реально может быть отгружена.

Например, 95-процентная норма насыщения спроса по объему означает, что из каждых 100 ед. заказанной продукции в среднем 95 ед. могут быть отгружены из наличных запасов, а заказ на оставшиеся 5 ед. исполнен позднее либо аннулирован.

Норма насыщения спроса ассортименту — это доля видов продукции, заказ на которые может быть выполнен полностью.

Например, когда клиент заказывает 80 ед. именту — двум видам продукции. Если в наличии имеется только 75 ед. продукта А и все 20 ед. продукта Б, норма насыщения спроса по объему составит 95% [(75 + 20): (80 + 20)], а норма насыщения спроса по ас­сортименту — 50%.

Норма насыщения спроса по заказам в целом - это доля заказов, которые могут быть выполнены по всем параметрам. В вышеприведенном примере заказ не выполнен полностью, так что норма насыщения по заказу в целом равна нулю.

Управление запасами — это главный элемент логистики, который должен быть интегрирован в единую систему для достижения целевых нормативов в обслуживании потребителей. Традиционный метод по­вышения качества сервиса заключался в наращивании объема запасов, но сегодня осуществимы и другие решения: ускорить транспортировку грузов, улучшить информационное обеспечение для сокращения не­определенности или использовать альтернативные источники снаб­жения.