Создание условий для постоянного (вечного) хранения документов архивного фонда УР как важной составной части государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия народа удмуртии

Администрацией района выделены 2 дополнительных помещения под архивохранилища на 1 этаже Административного здания МО «Липовское», общей площадью 34,9 кв.м. В помещениях проведены ремонтные работы: модернизация электропроводки и светильников, замена регистров отопления на радиаторы, установка пластиковых окон с рольставнями (2 шт.) и сертифицированных металлических дверей (2 шт.). В отделе заменен устаревший системный блок компьютера, приобретено лицензионное программное обеспечения. Приобретён копировальный аппарат с принтером и сканером формата А3.

За счет приобретения металлических стеллажей (72 пог.м) и замены комбинированных стеллажей на металлические, улучшились условия хранения 25182 дел архивного фонда района (84% от общего количества хранящихся дел). Протяженность стеллажных полок увеличилась на 85 погонных метров.

В целях предотвращения старения и разрушения архивных документов, восстановления их свойств и долговечности проведена работа по подшивке 156 документов. Выполнено картонирование 0,506 тыс. ед.хр. архивных документов, что на 1,7 раза превышает планируемые показатели.

Развитие информационного потенциала Архивного фонда УР как составной части Архивного фонда РФ

Подготовлен и утвержден регламент архивного отдела по предоставлению муниципальных услуг «Оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела». Регламент размещен на официальном сайте МО «Кизнерский район», на региональном портале.

Планомерно проводилось обследования состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов в 17 организациях-источниках комплектования архивного отдела, в т.ч. 1 обследование по заданию Комитета по делам архивов при Правительстве УР. Серьёзных нарушений в области архивного дела, утери документов не обнаружено, организациям даны письменные рекомендации по устранению недостатков.

На постоянное хранение в отдел принято 325 управленческих документов.  В состав Архивного фонда УР включено 2498 (план -1295) дел на всех видах носителей.

Проведение инициативного документирования значимых общественно-политических, культурных мероприятий, проводимых органами местного самоуправления, общественными организациями архивным отделом не планировалось.

 

Обеспечение единого информационного пространства, удовлетворение потребностей и реализация законных прав пользователей на получение информации, содержащейся в документах Архивного фонда УР и других архивных документах

С целью создания условий для расширения доступа к документам Архивного фонда УР, продолжена работа по развитию автоматизированного научно-справочного аппарата к документам и фондам архивного отдела. В отчетный период в общероссийский автоматизированный программный комплекс «Архивный фонд» внесено 2666 (план -2458) записей - заголовков дел. В автоматизированные информационно-поисковые системы архива включено  100% дел, хранящихся в отделе. В систему автоматизированного государственного учёта документов из имеющегося 181 фонда, 341 описи включено по 100% фондов, описи, а также и 100% аннотаций по всем фондам и описям. БД исторических справок внесено 55,8%. Кроме того, продолжилось формирование базы данных «Предметно - тематический указатель к решениям исполкома Кизнерского райсовета и постановлениям Администрации района». Общий объём сведений, внесенных в тематические базы данных на 01.01.2012, составил 12455 записей, из них в течение 2011года - 2604 (план -2200) записи.

Формирование полнотекстовой базы данных «Фотокаталог» не планировалось.

Продолжалось формирование единой республиканской базы данных «Местонахождение документов по личному составу»: внесена 31 запись об организациях, документы по личному составу, которых поступили на хранение в архивный отдел и архивы организаций. Составлены исторические справки по 20 фондам отдела.

За отчетный период на хранение в отдел принято 181 дело по личному составу от ликвидированных организаций.

Исполнено 717 запроса от граждан и организаций. Все запросы исполнены в установленный законодательством срок.

 Подготовлены и утверждены регламенты архивного отдела по предоставлению муниципальных услуг «Предоставление гражданам, органам местного самоуправления и организациям всех форм собственности архивной информации и копий архивных документов», «Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архивного отдела». Регламенты размещены на официальном сайте МО «Кизнерский район», на региональном портале.

В  течение отчетного периода проведено 12(план -11) информационных мероприятий (выставка, публикации в печати, радиопередача, школьные уроки, экскурсии). В сети Интернет на странице архивного отдела размещены 3 информации (план работы на 2012 год, Календарь памятных дат на 2012 год и история архивного отдела).

В течение 2011года читальный зал посетили 3 пользователя, выдано 10 ед. хранения. Пользователям архивной информации было выдано 681 листов копий по 122  архивным документам. К архивной информации обратилось 724 пользователя, которым было выдано для работы более 6900 дел.

 

4. Совершенствование системы повышения квалификации сотрудников архивных учреждений, развитие международных гуманитарных связей Удмуртской Республики в области архивного дела

Начальник архивного отдела с декабря 2010 года по 8 июня 2011года прошла профессиональную переподготовку ФГОУ ВПО «Уральская академия государственной службы по программе «Государственное муниципальное управление».

Ведущий специалист прошла краткосрочное обучение в Региональном учебно-научном центре «Информбезопасность» ГОУ ВПО «Удмуртский государственный университет» по программе повышения квалификации «Обеспечение безопасности персональных данных при их обработке в информационной системе персональных данных» в объеме 72 часа.

Начальник и специалист-эксперт отдела принимали участие в республиканском семинаре-совещании в ГКУ «ЦГА УР», по внедрению общероссийского программного комплекса «Архивный фонд» (версия 4.1) и в семинаре «Роль архивных учреждений в социальной защите граждан».

Начальник отдела и специалист-эксперт прошли аттестацию.

В июле текущего года по программе трудоустройства несовершеннолетних трудоустроены 2 подростка для оказания помощи по наведению справок, заполнению тематической программы «Предметно-тематический указатель к протоколам заседаний исполкома райсовета», выполнения работ по улучшению физического состояния документов. В результате реализации молодёжной программы подростки получили профессиональные навыки архивного дела.

Оказывалась методическая и практическая помощь работникам архивов организаций района. Проведено 60 консультаций по вопросам делопроизводства и архивного дела. Организованы и проведены семинары-совещания по вопросам архивного дела для ответственных за архив и делопроизводство в организациях – источниках комплектования архивного отдела.