Когда наступает последний месяц

 

Предыстория сотрудничества понятна: вы проводили переговоры с каким‑то клиентом и достигли компромисса, заключили договор на определенный срок и приступили к работе.

Вы выполняете свою часть обязательств, клиент оплачивает работу – все кажется великолепным. И тут наступает последний месяц действия вашего договора – вы или продолжаете сотрудничество, или…

Так как я управляю автомобилем, у меня есть страховка ОСАГО. Страховая компания за месяц до завершения действия договора начинает меня бомбить сообщениями, а потом переходит на телефонные звонки. Это обязательная услуга, которой я все равно воспользуюсь, вот только мне нужно решить, с кем буду сотрудничать в следующем году.

Однако это классический b2c, где есть свои особенности. И не всегда эти отношения договорные. К примеру, вы покупаете годовой абонемент в фитнес‑клуб, а срок его действия подходит к завершению.

Когда мы рассматриваем плоскость b2b, тут ситуация на порядок разнится. В корпоративном бизнесе любое официальное сотрудничество подкрепляется юридически значимым договором, содержащим все детали по правам и обязательствам обеих сторон.

Этот договор имеет срок действия. Да, многие типовые договоры содержат пункт об автоматической пролонгации, однако все мы понимаем, что современные компании под таким пунктом не любят подписываться.

Мое мнение следующее: если сотрудничество между организациями заключается официальным образом, то и предлагать его продлить также следует официально. Это ваше документально подтвержденное намерение, содержащее конкретное предложение для рассмотрения.

И такие коммерческие предложения составляются по отдельному сценарию, ввиду специфики своей предыстории.

Предварительный план информации, которую я рекомендую указывать в этой разновидности КП:

 

1. Приветствие.

2. Описание предыстории.

3. Напоминание о завершении срока действия договора.

4. Информация о проделанной работе.

5. Сведения о результативности работы.

6. Формулировка нового предложения и его условий.

7. Данные о том, насколько компания изменилась и стала солидней.

 

Это условный план, показывающий общую структуру и логику убеждения, которой я рекомендую придерживаться, чтобы ваше обращение было как минимум толковым, конкретным и содержательным.

Приветствие – это обычный шаг вежливости в любом письменном обращении. Как правило, в таких текстах представители обеих сторон друг друга знают и на протяжении сотрудничества как минимум несколько раз общались.

Описание предыстории – это протокольная форма коммуникаций, задача которой вкратце воспроизвести в памяти всю историю сотрудничества.

Даже если это всем известная и понятная информация, она должна быть, потому что мы никогда не можем знать, в чьих еще руках (со стороны получателя) окажется это обращение. Мы просто восстанавливаем календарь событий, чтобы придать всему посланию нотки официальности.

Однако мы пропустили другой важный момент, с которого начинается изучение любого коммерческого предложения, – с его заголовка. Должен ли он быть?

 

Заголовок‑пролонгация

 

Я сторонник того, что такое письмо следует оформлять по правилам фирменного light‑дизайна. Это более усовершенствованное визуальное оформление по сравнению с голым текстом на фирменном бланке. Считайте, что по факту это не коммерческое предложение, а письмо‑сообщение.

Заголовок подобного послания – это то, что заменяет надоевшее всем «Уважаемый Иван Иванович!». Как составлять такие заголовки?

И тут я рекомендую придерживаться трех сценариев:

 

1. Отчет – краткое резюме проделанной работы, которое подводит итоги и показывает соблюдение всех договоренностей. Отчет пишется для того, чтобы подчеркнуть профессионализм и этим руководствоваться при аргументации продолжения сотрудничества. Пример такого заголовка: «Поздравляем с прохождением всех проверок без штрафов и нарушений, а также кристально чистой бухгалтерией в 2017 году».

2. Демонстрация результата – если вы начали сотрудничество, продуктивность и эффективность которого измеряется, то своей результативностью вы сможете обосновывать целесообразность продления работы с тем или иным клиентом. Пример такого заголовка: «Ваш сайт в топ‑10 по 300 запросам, плюс 100 000 новых посетителей».

3. «Машина времени» – прямой намек на продолжение сотрудничества, в котором вы показываете, насколько продуктивно и плодотворно будете работать по новому контракту. Пример такого заголовка: «Что вы получите от социальных сетей в 2018 году?»

 

На что вы обратили внимание? Верно, формат заголовка показывает конкретный сценарий, по которому можно писать такое коммерческое предложение. Мы начинаем с заголовка и дальше полностью раскрываем дополнительную сопроводительную информацию.