Організація руху та аналітичного обліку основних засобів на Кіровоградській митниці

 

Ефективність діяльності бюджетних установ, в тому числі митниць, певною мірою залежить від організації та забезпечення обладнанням, приладами, інвентарем та іншими об’єктами основних засобів

Первісне формування складу основних засобів бюджетних установ і організацій здійснює держава за рахунок коштів державного та місцевих бюджетів.

Надходження основних засобів у Кіровоградській митниці здійснюється внаслідок:

1) будівництва нових об'єктів;

2) придбання (за рахунок бюджетних або позабюджетних коштів);

3) оприбуткування залишків, виявлених за результатами проведених інвентаризацій;

4) безкоштовного отримання.

Порядок бухгалтерського обліку та здійснення операцій з основними засобами бюджетних організацій має свої особливості та регулюється спеціальними нормативними документами, що затверджуються Державним казначейством України.

На Кіровоградській митниці порядок документального оформлення та обліку надходження необоротних активів регламентується Інструкцією з обліку основних засобів та інших необоротних активів № 64 від 17.07.2000 р. (зі змінами). Інструкцією зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів від 02.12.1997 р. № 125/70; Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ і Порядком застосування Плану рахунків бюджетних установ від 10.12.1999 р. № 114.

У бухгалтерському обліку основні засоби оприбутковуються за первісною вартістю. До первісної вартості основних засобів не включаються наступні витрати:

1) витрати з наймання транспорту для перевезення основних засобів;

2) суми податку на додану вартість, які сплачуються при отриманні (купівлі) основних засобів;

3) податки та збори, інші послуги та інші видатки, які сплачуються при придбанні основних засобів;

4) роботи щодо встановлення структурованої кабельної системи, настройки локальної обчислювальної мережі тощо, а також витратні матеріали, що використані при проведенні таких робіт;

5) витрати на поточний та капітальний ремонт, а також витрати на запасні частини, що були застосовані при ремонті основних засобів, крім робіт, які виконувались при добудівлі, дообладнанні, реконструкції та модернізації.

Витрати, пов'язані з придбанням основних засобів, відображаються за кодами економічної класифікації витрат:

2110 “Придбання обладнання і предметів довгострокового використання”;

2121 “Будівництво (придбання) житла”;

2122 “Будівництво (придбання) адміністративних об’єктів”;

2123 “Інше будівництво (придбання)”;

2130 “Капітальний ремонт, реконструкція та реставрація”;

2300 “Придбання землі і нематеріальних активів”.

Надходження основних засобів супроводжується відкриттям інвентарних карток їх обліку та присвоєнням їм інвентарних номерів та проведенням необхідних записів у регістрах аналітичного обліку.

Згідно з Інструкцією № 64 кожному об'єкту основних засобів присвоюють інвентарний номер, що складається з восьми знаків. Перші три знаки означають номер субрахунку, четвертий - підгрупу, а останні чотири знаки - порядковий номер предмета в підгрупі. Для тих субрахунків, в яких не виділені підгрупи, четвертий знак позначається нулем.

Інвентарний номер присвоює бухгалтерія бюджетної установи. Його обов'язково зазначають на самому об'єкті, щоб уникнути плутанини при віднесенні на вартість об'єкта витрат на ремонт, при нарахуванні зносу і списанні. Інвентарний номер проставляють на жетоні, який прикріплюють до об'єкта, позначають фарбою на об'єкті або роблять це в інший спосіб. Інвентарний номер не повинен псувати вигляд основного засобу.

Якщо інвентарний об'єкт складний і включає ті або інші відокремлені елементи, що становлять разом з ним одне ціле (припустимо, комп'ютер), як правило, на кожному такому елементі (у даному прикладі - на системному блоці, моніторі, клавіатурі, мишці тощо) повинен бути той самий інвентарний номер, що і на основному об'єкті. Інвентарний номер, присвоєний об'єкту, зберігається за ним на весь період знаходження його в цій установі. Номери вибулих або ліквідованих об'єктів можуть бути присвоєні іншим новоприбулим об'єктам.

З метою своєчасного відображення придбання основних засобів (незалежно від джерела надходження) їх аналітичний облік на митниці ведеться за типовими формами: 0З-1 (бюджет) “Акт прийняття-передачі основних засобів”, Типова форма ОЗ-2 (бюджет) “Акт прийняття-здання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів”, 0З-6 (бюджет) “Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах”, 0З-9 (бюджет) “Інвентарна картка групового обліку основних засобів в бюджетних установах”, 0З-10 (бюджет) “Опис інвентарних карток з обліку основних засобів”.

При надходженні основних засобів на митницю складається “Акт прийняття-передачі основних засобів” (форма № ОЗ-1(бюджет)). Для прийняття об'єктів основних засобів наказом керівника установи створюється комісія, яка складає акт у двох примірниках: один - для установи, яка здає, другий - для установи, яка приймає. Акт затверджується керівником установи. Після оформлення акт разом з технічною документацією, що стосується даного об'єкта, передається в бухгалтерію. Акт складається на кожний окремий об'єкт основних засобів, який надходить шляхом придбання або безоплатної передачі від інших організацій. На об'єкт, що був в експлуатації, робиться запис на суму зносу.

“Акт прийняття-здання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів” типова форма № ОЗ-2 (бюджет) застосовується для оформлення прийняття-здання основних засобів після капітального ремонту, реконструкції чи модернізації.

Акт складається у двох примірниках і підписується представником установи, уповноваженим на прийняття основних засобів після ремонту, та представником підприємства (організації), яке виконувало їх ремонт, реконструкцію чи модернізацію.

В акті вказується кошторисна вартість ремонту, реконструкції, модернізації згідно з затвердженим розрахунком витрат, необхідних для їх здійснення, і фактична вартість закінчених робіт.

Типова форма № ОЗ-6 (бюджет) “Інвентарна картка обліку основних засобів в бюджетних установах” застосовується для обліку будинків, споруд, передавальних пристроїв, робочих силових машин і обладнання, автоматизованих ліній, транспортних засобів, вимірювальних приладів і регулюючих пристроїв, лабораторного обладнання, виробничого і господарського інвентарю та інших об'єктів основних засобів.

Інвентарна картка відкривається в бухгалтерії на кожний об'єкт, заповнюється на підставі акта прийняття-передачі основних засобів, накладних, технічної та іншої супровідної його документації. У картці подається коротка індивідуальна характеристика об'єкта.

Записи в картку про роботи, проведені по добудові, дообладнанню, реконструкції, модернізації і капітальному ремонту існуючого об'єкта вносяться на підставі акта прийняття-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об'єктів.

У короткій індивідуальній характеристиці об'єкта, який обліковується на даній інвентарній картці, повинні бути названі два-три найбільш важливі для нього якісні показники, що не дублюють показників супроводжуючої його технічної документації.

У разі неможливості внести в дану інвентарну картку всі якісні і кількісні зміни характеристики об'єкта, що сталися внаслідок його реконструкції чи модернізації, її доповнюють новою. Стару картку зберігають і вносять надпис про заведення нової інвентарної картки.

Типова форма № ОЗ-9 (бюджет) “Інвентарна картка групового обліку основних засобів в бюджетних установах” застосовується для групового обліку однотипних об'єктів основних засобів, які мають одне і те ж призначення, однакову технічну характеристику і вартість. Картки ведуться за матеріально відповідальними особами.

Записи в цих картках проводяться окремо на кожний предмет, із зазначенням його інвентарного номера та суми вартості. Масовий інвентар можна записувати загальними сумами, вказуючи кількість одиниць та їх інвентарні номери.

Типова форма № ОЗ-10 (бюджет) “Опис інвентарних карток з обліку основних засобів” застосовується для реєстрації інвентарних карток, які відкриваються при здійсненні аналітичного обліку основних засобів. Опис складають в одному примірнику в бухгалтерії з метою контролю за зберіганням інвентарних карток. Записи ведуться в розрізі класифікаційних груп основних засобів.

Надходження основних засобів супроводжується кореспонденцією рахунків з обліку основних засобів із пасивними рахунками: № 13 “Знос необоротних активів” для нарахування зносу на основні засоби, що раніше були в експлуатації; № 40 “Фонд у необоротних активах” для відображення вартості показників джерел утворення господарських засобів, що належать до частини основних засобів.

Незалежно від організаційно-правової форми господарювання, підпорядкування та форми власності юридичної особи, що передає основні засоби на безоплатній основі, бюджетна установа-одержувач відносить їх вартість до доходів спеціального фонду. Винятки стосуються лише операцій з централізованого постачання матеріальних цінностей.

Документальне оформлення надходження основних засобів на митницю можна розглянути на рисунку 2.4.

 

записзвірка

Рис.2.4 - Схема обліку надходження основних засобів

 

Типові операції з обліку надходження основних засобів наведено в таблиці 2.2.

Таблиця 2.2 - Основні бухгалтерські проводки з надходження основних засобів

Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки
	Дебет	Кредит
1. Прийняття в експлуатацію заново побудованих будинків і споруд	103	401
2. Придбання основних засобів за рахунок бюджетних коштів за договірною ціною: - без ПДВ - на суму ПДВ - одночасно друга проводка на договірну вартість без ПДВ	104-109 641 811	311,318,321 675 311,318,321 675 401
Придбання основних засобів за рахунок позабюджетних коштів за договірною ціною: - без ПДВ - на суму ПДВ - одночасно друга проводка на договірну вартість без ПДВ	104-109 641 811	313,323,675 313,323,675 401
Списання суми копійок за придбаними основними засобами	801, 811	313,323,311 318,321,675
Безкоштовне отримання основних засобів	103-109	401, 131
Оприбуткування основних засобів, виготовлених господарським способом	106-109 811	625 401

 

Порядок відображення таких операцій у бухгалтерському обліку установи-замовника залежить від того, за рахунок яких коштів (загальний або спеціальний фонди) та яким суб'єктом господарювання (бюджетна установа чи госпрозрахункова організація) здійснюються операції з централізованого постачання.