Контроль за наявністю і рухом основних засобів

 

Під методологією контролю слід розуміти вчення про метод наукового дослідження, тобто знання всієї сукупності способів і прийомів теоретичного пізнання господарських явищ з точки зору їх законності, доцільності і достовірності.

В науці про контроль застосуються наступні загальнонаукові методичні прийоми дослідження: спостереження і експеримент, ідеалізація і формалізація, аналіз і синтез, індукція і дедукція, гіпотеза і аналогія, вимірювання і обчислення, опис і порівняння тощо.

Під спеціальними методичними прийомами дослідження розуміють такі прийоми, які застосовують тільки в господарському контролі, сфера яких обмежена специфічною областю пізнання. Їх особливість полягає в наступному:

1) вони не застосовуються в інших науках;

2) одні застосовуються тільки в одному з розділів науки (внутрішньогосподарський контроль), інші - в двох або у всіх розділах науки. В той же час вони чітко не відокремлені від загальнонаукових способів і прийомів, використовуються в комплексі і взаємопов'язані між собою.

На практиці методом контролю називають способи здійснення попереднього, поточного і наступного господарського контролю за діяльністю установи з точки зору дотримання законності, доцільності, достовірності, економічної ефективності господарських операцій на підставі використання звітної, облікової, планової (нормативної) та іншої економічної інформації з поєднанням дослідження фактичного стану об'єктів контролю.

Таким чином, метод господарського контролю - це сукупність способів і прийомів перевірки законності, достовірності та доцільності операцій господарюючого суб'єкта шляхом документального дослідження, визначення реального стану, порівняння і оцінки результатів перевірки.

Методом господарського контролю в практичному застосуванні є певна послідовність дій, виконання яких допомагає пізнати об'єкт дослідження. До таких методів можна віднести інвентаризацію, ревізію, аудит, судово-бухгалтерську експертизу, аналіз господарської діяльності.

В залежності від змісту господарських операцій, що здійснюються в установі, застосовують різні методичні прийоми їх контролю.

Прийом контролю - це якісно однорідна контрольна дія ревізора спрямована на виявлення, дотримання певних нормативних положень суб'єктом господарювання.

Прийоми господарського контролю поділяються на документальні та фактичні. Вони є важливими складовими частинами здійснення контролю.

При документальному контролі основних засобів застосовують такі прийоми: формальну перевірку, арифметичну перевірку, нормативно-правову перевірку, взаємний контроль документів, зустрічну перевірку.

Формальна перевірка - це перевірка правильності здійснюваних виправлень в документах. Сама наявність виправлень може бути сигналом недоброякісності того чи іншого документу: при його складанні була допущена помилка (хоча вона могла б бути непередбаченою). Далі, це - перевірка наявності і достовірності тих реквізитів, які передбачені для даного типу документів.

При проведенні формальної перевірки досліджують документи, з метою виявлення фактів підробки та дописувань в них, виправлення цифрових даних та зміни реквізитів та пам'ятаючи про можливість навмисного порушення порядку запису в документах або спотворення реквізитів особою, яка його склала.

Арифметична перевірка здійснюється з метою визначення правильності підрахунків та виявлення зловживань і крадіжок, що приховані за неправильними арифметичними діями. Нормативно-правова перевірка - це перевірка господарських операцій з точки зору їх відповідності різним нормативним актам, інструкціям, стандартам, положенням, діючим законам.

Нормативною перевіркою встановлюються факти невиконання окремих вказівок вищестоящих органів, що відносяться до фінансово-господарської діяльності.

Зустрічна перевірка документів - це перевірка достовірності і правильності відображених в документах господарських операцій, здійснюється шляхом порівняння даних різних документів, що відносяться до однієї і тієї ж або різних, але взаємопов'язаних господарських операцій та знаходяться в різних підрозділах установи, що ревізується або в інших установах.

Таким чином, зустрічна перевірка - це співставлення двох різних варіантів одного й того ж документа (а при необхідності й інших документів взаємозв'язаних з господарською операцією документів), а також облікових регістрів, двох різних установ, або навіть у двох різних підрозділах однієї і тієї ж установи.

На відміну від зустрічної перевірки при застосуванні прийомів взаємного контролю порівнюються різні за своїм характером документи і облікові дані, в яких знайшли відображення господарські операції, що перевіряється. При взаємній перевірці співставляються різноманітні за своїм найменуванням та характером документи, у яких відображаються різні аспекти однієї і тієї ж, або декількох взаємопов'язаних операцій.

Отже, взаємна перевірка застосовується для порівняння різних документів, що відображають взаємопов'язані господарські операції. Вона здійснюється шляхом вивчення і порівняння окремих реквізитів, що повторюються в ряді взаємопов'язаних документів.

На відміну від методів документального контролю, методи фактичного контролю залишаються в значній мірі звичайними, традиційними. Однак, в ряді випадків комп'ютеризована обробка обліково-аналітичної інформації дає можливість краще підготуватися до їх здійснення (наприклад, у вигляді попередньо роздрукованих описів для проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей) або які швидше і ефективніше дозволяють обробити результати такого контролю, як:

1) огляд;

2) обстеження;

3) контрольний запуск сировини у виробництво;

4) лабораторний аналіз якості товарів, сировини та готової продукції;

5) експертна оцінка;

6) перевірка обсягів виконаних робіт;

7) перевірка дотримання трудової дисципліни та фактичного використання робочого часу;

8) отримання усних та письмових пояснень, довідок і відповідей на раніше розроблені анкети.

Кожен з названих вище методичних прийомів контролю, а тим більше їх взаємодоповнюючі комбінації та поєднання досить доцільні і успішно використовуються в різних господарських системах.

Таким чином, методичні прийоми документального контролю та методичні прийоми фактичного контролю на практиці тісно взаємопов'язані.

До прийомів фактичного контролю відносяться: інвентаризація, лабораторний аналіз, експертна оцінка, візуальне обстеження, опитування, контрольне вимірювання; перевірка операцій в натурі, дослідження операцій на місці.

Під інвентаризацією необхідно розуміти перевірку та оцінку фактичної наявності об'єкту контролю, якій притаманний комплекс наступних господарсько-правових ознак: наявність розпорядчого документа, здійснення дій колегіальним органом, виявлення кількісних і якісних характеристик об'єкту, реєстрація та оцінка фактів, нормативно–правове регулювання, бухгалтерська обробка документів, узагальнення та реалізація результатів, прийняття рішень.

Там, де немає добре організованої інвентаризаційної роботи, факти зловживань не є одиничними, вони не виявляються роками.

Лабораторний аналіз проводиться на вимогу ревізорів, коли визначити якісні ознаки матеріалів, виробів, виконаних будівельно-монтажних і ремонтних робіт іншими прийомами контролю неможливо.

Метою такої перевірки є уточнення суттєвих ознак і характеристик предметів і отримання на цій основі якісно нової інформації.

Перевірка операцій в натурі проводиться з метою перевірки здійснення операцій з придбання основних засобів, в правдивості складання актів на введення їх в експлуатацію, в наявності необоротних активів, прийнятих на відповідне зберігання.

Дослідження операцій на місці на митниці здійснюється у випадках перевірки: виходу з ремонту об'єктів основних засобів, зносу основних засобів тощо.

Контрольне вимірювання – застосовується для перевірки та контролю норм витрачення матеріалів (наприклад, в митниці при ремонті).

Експертна оцінка – прийом контролю, який застосовується для перевірки вартісних, якісних та інших характеристик об’єкта основних засобів. Експертна оцінка на митниці повинна проводитись обов’язково при ліквідації та продажу основних засобів іншим підприємствам або організаціям, при чому як оцінка доцільності ліквідації або списання, так і оцінка ринкової вартості основних засобів незалежними експертами.

Опитування – прийом контролю, при якому перевіряючими здійснюється опитування працівників як бухгалтерії установи, так і технічного персоналу.

Важливе значення в процесі контролю відіграють його принципи - норми проведення, обов'язкове дотримання яких визначає ефективність господарського контролю.

Найголовнішими принципами діяльності господарського контролю є:

1) всеосяжність, яка полягає в поширенні контролю на всі сфери суспільної діяльності і на весь господарський механізм;

2) науковість, яка полягає в застосуванні останніх досягнень науки і техніки, передового досвіду в процесі здійснення контролю;

3) економічність, яка передбачає здійснення контролю з найменшими затратами, мінімальною кількістю працівників, які володіють спеціальними знаннями і навичками контрольної роботи;

4) дієвість, яка передбачає активний вплив суб'єктів контролю на об'єкти шляхом прийняття ефективних управлінських рішень по усуненню недоліків, профілактики та попередженню їх в подальшій діяльності.

В Державній митній службі на кожній митниці створені відділи (або сектора) організаційно-контрольної роботи, які здійснюють поточний контроль за додержанням фінансово-господарської дисципліни. Окрім цього, створено Центральне бюро аналізу ризиків та аудиту, яке займається організацією контролю та комплексними перевірками на митницях. При проведенні перевірок на митницях широко застосовуються методи та принципи контролю, причому методи та прийоми контролю застосовуються в поєднанні та в різних комбінаціях.

В Кіровоградській митниці, як і в кожній установі, існує внутрішній контроль, який є системою постійного спостереження за ефективністю діяльності установи, збереженням і ефективним використанням цінностей і коштів, доцільністю і вірогідністю господарських операцій. Внутрішній контроль повинен забезпечити достатню упевненість керівництва установи у достовірності фінансової звітності; у правильності функціонування облікової системи, що стосується правильності оформлення первинних документів, їх обробки і рознесення за рахунками, у тому, що матеріальні активи установи не будуть розкрадені, незаконно привласнені, неефективно використані чи випадково або навмисно зіпсовані, знищені.

Оперативність внутрішнього контролю багато в чому залежить від своєчасності і вірогідності облікової інформації про рух, наявність і дотримання відповідних умов зберігання матеріальних цінностей. Оперативність контролю залежить не тільки від виконання його функцій головним бухгалтером, але й іншими працівниками обліку, які повинні не тільки займатися веденням обліку а й контролем за збереженням, ефективним використанням і утриманням основних засобів митниці в придатному до використання стані.

У системі економічного контролю державна митна служба України відноситься до контролюючих органів спеціального призначення, і від злагодженості та ефективності її роботи у значній мірі залежить економічна стабільність та розвиток країни в цілому.

Дійовим важелем в організації ефективної роботи регіональних митниць та митних постів є розробка та впровадження такої системи внутрішнього контролю, яка забезпечила би дотримання правил та норм внутрішнього розпорядку в кожному підрозділі служби та дотримання чинного законодавства в цілому в межах системи.

Таким чином, організація внутрішнього контролю в митній системі України повинна розглядатися на двох рівнях:

1) у цілому по системі - внутрішньовідомчий контроль, що є періодичним і здійснюється з ініціативи Державної митної служби України;

2) в окремих підрозділах служби - внутрішній контроль, що є постійним і здійснюється з ініціативи керівництва.

Внутрівідомчий контроль на Кіровоградській митниці здійснюється інспекторами – ревізорами із Державної митної служби України.

Ревізія проводиться на основі Інструкції про порядок проведення документальної ревізії фінансово-господарської діяльності митних установ та організацій митної системи, затвердженої Наказом Держмиткому № 242 від 06.06.1996 р.

Ревізія основних засобів на Кіровоградській митниці починається з перевірки правильності відображення їх в обліку й реальності балансових і звітних даних. Для цього зіставляють наявність основних засобів у балансі з даними синтетичного й аналітичного обліку. Потім перевіряють первинні документи для встановлення законності й доцільності господарських операцій і так виявляють винних осіб, які допускають порушення і зловживання. Тобто, за даними інвентарного списку основних засобів, описів інвентарних карток з обліку основних засобів і самих інвентарних карток обліку основних засобів ревізор встановлює, за ким числяться й де знаходяться основні засоби, час проведення інвентаризації і чи відображені в обліку її результати.

За первинними документами й картками обліку руху основних засобів перевіряють своєчасність і повноту оприбуткування надходження основних засобів. Зокрема, ревізор з'ясовує, чи відображені в обліку суми зносу основних засобів, які були в експлуатації, чи не зменшена кількість предметів, які надійшли до установи, на наявність на предметах інвентарних номерів.

Доцільність ліквідації основних засобів перевіряється суцільним способом за актами, зокрема, правильність їх складання, наявність актів на дефектність предметів, повноту і своєчасність оприбуткування матеріалів від ліквідації, відображення збитків від ліквідації не повністю амортизованих засобів.

Далі ревізор перевіряє законність затрат на поточний і капітальний ремонт основних засобів; правильність відображення основних засобів за фактичними затратами на придбання, зведення й виготовлення, що становлять їхню первісну вартість.

Вивчаючи операції вибуття чи ліквідації основних засобів ревізор має встановити, чи не був завищений відсоток зносу з метою дальшої реалізації за нижчими або вищими цінами.

Повноту й своєчасність оприбуткування основних засобів визначають шляхом зіставлення дати оприбуткування за рахунком 10 “Основні засоби” з даними, вказаними в первинних документах, актах приймання-здавання, актах введення в експлуатацію основних засобів тощо.

Документальній перевірці підлягають також операції щодо списання основних засобів, правильність їх оформлення, законність і доцільність вибуття і правильність відображення його в обліку.

Необхідно також перевірити правильність оцінки основних засобів. Основні засоби, які надійшли на митницю, обліковуються за первісною вартістю. При цьому придбані основні засобі, які були в експлуатації, оприбутковуються за сумою купівельної вартості (оплати), з доданням суми зносу за цими об'єктами, вказаної у документах на оплату.

Ретельно перевіряють операції щодо передачі основних засобів у оренду. Для цього вивчають зміст договорів (на який строк, розмір орендної плати, умови проведення капітального ремонту орендованих основних засобів та ін.) і їх виконання, а також правильність розрахунків за орендовані основні засоби і відображення вказаних операцій на рахунках бухгалтерського обліку.

Ревізор перевіряє точність і своєчасність обчислення зносу основних засобів. Правильність нарахування зносу основних засобів перевіряється за даними меморіального ордеру № 9, де щомісячно сума зносу відображається бухгалтерським записом у дебет відповідних рахунків:

1) дебет рахунків 103-109

2) кредит субрахунку 131 “Знос основних засобів”.

Перевіряючи операції з ремонту основних засобів, слід встановити, чи не було приписок виконаних робіт з метою завищення суми заробітної плати та понаднормативного списання будівельних матеріалів і запасних частин. Тому ревізію операцій з капітального ремонту слід починати з перевірки правильності складання плану і кошторису капітального ремонту і реальності їх показників. Такі плани і кошториси мають складатися за даними актів технічного огляду й відомості дефектів, у яких конкретно вказані ті частини основних засобів (вузли, агрегати), які підлягають ремонту, заміні або відновленню.

Завищення вартості й приписки обсягів ремонтних робіт виявляють шляхом зіставлення фактично виконаних робіт і даних первинних документів, відображених в обліку і звітності. Завищення вартості робіт зумовлене переважно неправильним застосуванням норм витрачання матеріалів і цін на них, норм виробітку й розцінок.

Правильність розрахунків з підрядником за виконаний капітальний ремонт машин, механізмів і транспортних засобів перевіряють на підставі рахунків, актів приймання-здавання відремонтованих об'єктів, кошторисів чи калькуляцій, договорів і нарядів-замовлень. Обсяг виконаних робіт за актами приймання-здавання має дорівнювати вартості за кошторисом і договором.

По результатам ревізії складається акт. Акт ревізії повинен бути стислим, лаконічним. На початку акта відмічається, на підставі чого проводиться ревізія чи перевірка (згідно плану, позапланова, за поданням правоохоронних органів, згідно з наказом ДМСУ тощо), а також відмічається які напрямки фінансово-господарської діяльності були перевірені. В акті викладаються виявлені недоліки, порушення та зловживання, позитивний досвід роботи, який доцільно розповсюдити на інші митні установи чи організації. У разі необхідності до акта додаються вилучені у встановленому порядку первинні документи або їх завірені копії, а також довідки, розрахунки та пояснення посадових осіб. Матеріали в акті викладаються довільною формою.

Акт ревізії складається в 3-х примірниках, а при необхідності в більшій кількості. Перший примірник протягом 3-х днів після підписання направляється керівникові, якій призначив ревізію, другий - залишається в митній установі, що перевірялась, а третій - в Державної митної служби України (контрольно-ревізійний відділ). Екземпляри актів передаються разом з додатками. Протягом 20 днів після проведення ревізії організацією приймається рішення за результатами ревізії, яке направляється установі або організації, що перевірялась для безумовного виконання. В залежності від характеру виявлених порушень та недоліків рішення по акту приймається у вигляді наказу або листа.

Система внутрішнього контролю визначає всі внутрішні правила та процедури контролю, запроваджені керівництвом для забезпечення стабільного й ефективного функціонування установи, дотримання внутрішньої господарської політики, збереження та раціонального використання активів, запобігання та викриття фальсифікацій, помилок, точність і повноту бухгалтерських записів, своєчасну підготовку надійної фінансової інформації.

Внутрішній контроль наявності та руху основних засобів на Кіровоградській митниці проводиться за наступними напрямами:

1) контроль стану збереження основних засобів;

2) контроль операцій з надходження та вибуття основних засобів;

3) контроль правильності нарахування зносу на основні засоби;

4) контроль операцій по ремонту основних засобів.

Першим напрямом перевірки наявності та руху основних засобів є контроль стану збереження основних засобів на митниці. Він здійснюється шляхом проведення інвентаризації.

Порядок проведення інвентаризації в Кіровоградській митниці регулюється Інструкцією № 90.

Дана Інструкція встановлює єдині вимоги щодо порядку інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, установами і організаціями, які утримуються за рахунок коштів бюджетів усіх рівнів.

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення вірогідності даних бухгалтерського обліку. Підтверджується ж вірогідність шляхом звірення фактичної наявності майна з даними бухгалтерського обліку. Інвентаризації підлягають усі види фінансових зобов'язань і все майно (у тому числі орендоване, на відповідальному збереженні і т.п.) за його місцезнаходженням і за матеріально відповідальними особами.

Відповідальність за організацію інвентаризації, правильне та своєчасне її проведення несе керівник митниці.

Періодичність проведення інвентаризації, а також її дата визначаються керівником установи. При цьому Інструкцією № 90 установлена мінімальна періодичність інвентаризацій (див. табл. 3.1), а також визначені події, при настанні яких проведення інвентаризації є обов'язковим:

1) перед складанням річної бухгалтерської звітності (у даному випадку не розглядається інвентаризація з установленою мінімальною періодичністю);

2) при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

3) при установленні фактів чи крадіжок зловживань, псування цінностей (на день установлення таких фактів);

4) після пожежі чи стихійного лиха (повені, землетрусу й ін.);

5) у випадку ліквідації установи;

6) відповідно до розпорядження судових і слідчих органів;

7) при передачі майна установи в оренду;

8) при передачі підприємств, установ, організацій чи їхніх структурних підрозділів з одного підпорядкування в інше (на встановлену дату передачі).

 

Таблиця 3.1 - Періодичність інвентаризацій основних засобів у Кіровоградській митниці

Майно, яке підлягає інвентаризації	Періодичність	Дата проведення
Будинки, спорудження й інші нерухомі об'єкти	Не менш одного разу в три роки	-
Інші основні засоби, малоцінні і швидкозношувані предмети	Не менш одного разу на рік	Не раніше першого жовтня
Капітальні роботи інвентарного характеру і капітальні ремонти	Не менш одного разу на рік	Не раніше першого грудня

 

Крім цього, проведення інвентаризації може бути ініційовано контролюючими органами, що прибули в установу для проведення перевірки (наприклад, органами Державної контрольно-ревізійної служби України).

Основними завданнями інвентаризації є:

1) виявлення фактичної наявності основних засобів, матеріальних цінностей, бланків суворої звітності, грошових коштів у касах, на реєстраційних, бюджетних, валютних та поточних рахунках;

2) виявлення не використовуваних матеріальних цінностей;

3) дотримання умов зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також правил утримання та експлуатації матеріальних цінностей;

4) перевірка реальної вартості облікованих на балансі матеріальних цінностей, сум дебіторської та кредиторської заборгованості, в тому числі - щодо якої термін позовної давності минув, та інших статей балансу.

Перш ніж провести інвентаризацію наказом керівника установи створюється інвентаризаційна комісія. До складу комісії входять, як правило, керівник установи чи його заступник (голова комісії), головний бухгалтер, бухгалтер і фахівець, що може надати інформацію про складні за структурою матеріальних цінностях.

Як правило, інвентаризація проводиться на перше число місяця. Для найменшого впливу на поточну роботу матеріально відповідальної особи ідеальним варіантом може бути проведення в нього інвентаризації протягом одного дня. Однак при великій кількості й асортименті матеріальних цінностей це не завжди вдається здійснити. Тому при переносі інвентаризації наступного дня, по закінченні поточного робочого дня приміщення опечатується інвентаризаційною комісією.

До початку роботи інвентаризаційної комісії бухгалтерія повинна закінчити обробку всіх прибуткових і видаткових документів і вивести залишки на день інвентаризації. Інвентаризація повинна проводитися комісією в повному складі в присутності матеріально відповідальної особи. Відсутність хоча б одного члена комісії може бути основою для визнання результатів інвентаризації недійсними.

Перед початком проведення інвентаризації матеріально відповідальне особа надає комісії розписку (як правило, вона знаходиться на самому інвентаризаційному описі) про те, що всі прибуткові і видаткові документи на товарно-матеріальні цінності здані в бухгалтерію, усі товарно-матеріальні цінності, що надійшли на збереження, оприбутковані, а вибулі - списані.

Основні засоби перевіряються шляхом підрахунку, зважування, обмірювання і т.п. Крім цього, у деяких випадках визначення обсягу і ваги основного засобу можна проводити шляхом технічних підрахунків, про що необхідно зробити оцінку в інвентаризаційному описі. Кожне найменування основного засобу, який інвентаризується, заноситься в інвентаризаційні описи. Якщо інвентаризуються цінності, що не є власністю установи (орендовані, на відповідальному збереженні), на них складається окремий опис.

У процесі інвентаризації комісія може виявляти цінності, непридатні до подальшого використання. Якщо за зовнішніми характеристиками можна чітко визначити непрацездатність або непридатність об'єкта, комісія повинна внести пропозицію про доцільність подальшого використання об'єкта основних засобів (здати в ремонт або списати). Разом з тим бувають об'єкти (в основному устаткування), що за своїми зовнішніми характеристиками не викликають сумнівів у працездатності, але в силу специфіки окремих складових частин (вузли, агрегати, деталі) при тривалому використанні можуть бути небезпечні для навколишнього середовища. Наприклад, це можуть бути візуальні дисплейні термінали. Оглядаючи ці об'єкти, комісія повинна звернути увагу на термін їхньої експлуатації, періодичність проведення техобслуговування, стан приміщення, у якому вони використовуються. Звичайно, загострювати увагу на тонких технічних характеристиках такого устаткування не має змісту, тому що для цього існують або штатні фахівці, або сторонні організації, які зобов’язані контролювати працездатність устаткування. Однак, якщо в комісії є сумніви щодо доцільності подальшого використання якого-небудь об'єкта матеріальних цінностей, вона повинна внести пропозиції про його перевірку. Інвентаризаційні описи можуть заповнюватися вручну чи за допомогою обчислювальної техніки. Складаються вони в двох екземплярах, а при зміні матеріально відповідальної особи – у трьох. На кожній сторінці опису прописом вказується число порядкових номерів основних засобів і загальний підсумок кількості всіх цінностей у натуральних показниках, записаних на даній сторінці, незалежно від того, у яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах і т.п.) ці цінності відображені. Виправлення і підчищення в описі не допускаються. Складені описи підписуються головою і всіма членами комісії, а матеріально відповідальна особа пише розписку наступного змісту:

“Усі цінності, перераховані в даному інвентаризаційному описі з № ___ по № ___, перевірені комісією в натурі в моєї присутності внесені в опис, у зв'язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії не маю. Цінності, перераховані в описі, знаходяться на моєму відповідальному зберіганні”.

По закінченні інвентаризації описи передаються в бухгалтерію, у них поруч з фактичною наявністю матеріальних цінностей проставляються дані бухгалтерського обліку. Шляхом звірки цих даних виявляються розбіжності (надлишки, нестачі).

Комісія повинна перевірити результати інвентаризації, визначені бухгалтерією, і відповідно до них внести свої пропозиції, що відображаються в протоколі. У випадку встановлення порушень у протоколі повинні бути відображенні докладні причини їхнього виникнення, зазначені винні особи, а також пропозиції по прийняттю до них мір. На практиці не завжди можна швидко визначити причини порушень і установити винних осіб. Тому до затвердження протоколу, у ньому можна вказати, що проводиться службове розслідування відповідно до наказу по установі. Протокол, у свою чергу, повинний бути затверджений протягом 10 днів по закінченні інвентаризації.

За результатами інвентаризації керівник видає наказ по установі, у якому може як заохотити працівників за належне виконання своїх обов'язків, так і залучити до дисциплінарної і матеріальної відповідальності відповідно до чинного законодавства. Термін зберігання інвентаризаційних документів (опису, акти, протоколи) складає три роки, але за умови, що ці документи були перевірені при проведенні ревізії.

Результатом інвентаризації є або підтвердження даних бухгалтерського обліку, або виявлення надлишків і нестач.

Зрозуміло, що всі надлишки підлягають оприбуткуванню на баланс установи і відносяться на збільшення фінансування. При цьому надалі необхідно установити причини виникнення цих надлишків.

Що ж стосується нестач, то вони списуються двома способами: або за рахунок установи, або за рахунок матеріально відповідальних осіб.

У першому випадку установа списує основні засоби як у межах норм природного збитку, так і понад ці норми, коли не установлене винна особа. Матеріальні цінності понад норми природного збитку установа списує або самостійно, або з дозволу вищестоящої установи, по кожному випадку нестачі в залежності від її суми.

За рахунок матеріально відповідальних осіб установа списує з балансу основні засоби, а особа, що допустила нестачу, відшкодовує її вартість з урахуванням вимог чинного законодавства. Якщо комісією встановлено, що нестача виникла внаслідок зловживання, то матеріали інвентаризації протягом п'яти днів з моменту встановлення нестачі підлягають передачі в слідчі органи, а для стягнення суми нестачі подається цивільний позов.

У випадках, коли винні особи не встановлені, справи по цих нестачах знаходяться в слідчих органах, суми списаних матеріальних цінностей обліковуються на забалансовому рахунку 05 “Гарантії і забезпечення” до моменту встановлення винних осіб чи до одержання висновку слідчих органів по цих справах.

Оцінка виявлених і не врахованих з моменту проведення останньої інвентаризації об'єктів повинна бути проведена за дійсною вартістю, а знос слід визначити за справжнім технічним станом об'єктів, із оформленням даних оцінки та зносу відповідними актами. Результати інвентаризації повинні бути відображені в обліку за той же період, в якому закінчено інвентаризацію. Вартість надлишків і недостач визначають за тими ж цінами, що і в поточному обліку.

Відображення результатів інвентаризації в Кіровоградській митниці надані у таблиці 3.2.

 

Таблиця 3.2 - Бухгалтерські проводки з інвентаризації основних засобів на Кіровоградській митниці

Зміст бухгалтерської операції	Дебет	Кредит
Оприбутковано надлишки основних засобів	106	401
Списана недостача: - основних засобів - знос	401 131	106 106
Віднесена за рахунок винних осіб нестача основних засобів у сумі: - підлягає відшкодуванню установі - підлягає перерахуванню до бюджету - нараховане ПДВ	363 363 363	711 642 641
Нестача внесена матеріально відповідальною особою до каси установи	301	363
Грошові кошти внесені на поточний рахунок	323	301
Перераховано ПДВ	641	323
Перераховано залишок коштів від відшкодованої нестачі в доход бюджету	642	323

 

У 2009 році на Кіровоградській митниці проведена щорічна інвентаризація основних засобів за субрахунками бухгалтерського обліку й за матеріально відповідальними особами. Результати проведення інвентаризації наступні:

1) нестач, виявлених у процесі інвентаризації не має;

2) виявлені фізично зношені меблі у підрозділах та на складі митниці, в зв’язку з цим інвентаризаційною комісією складені акти про розукомплектування та переведення основних засобів в дошки і зроблено відповідні бухгалтерські записи.

3) виявленні основні засоби, що непридатні для подальшого використання. Комп’ютерна техніка обліковується на балансі, але фактично не використовується – це, монітори у кількості 7 штук, які не підлягають ремонту.

В цілому, контроль на Кіровоградській митниці проводиться згідно чинного законодавства, але є й недоліки: по-перше, затягування з прийняттям рішень за результатами інвентаризації, по-друге, недостатній поточний контроль за рухом основних засобів, не всі основні засоби передані на відповідальне збереження за місцем експлуатації. Основні засоби вартістю до 1000 грн. обліковуються на 106 рахунку “Інструменти, прилади та інвентар”, а повинні обліковуватися на 113 рахунку “Малоцінні необоротні матеріальні активи”. В 2010 р. планується більшу увагу приділити обліку основних засобів та привести у відповідність до інструкції облік по рахунках.

ВИСНОВКИ

 

За результатами дослідження можна з’ясувати, що Кіровоградська митниця використовує в своїй діяльності основні законодавчі та нормативні акти України, які стосуються обліку основних засобів бюджетних установах.

Відзначимо, що “основні засоби” - матеріальні активи, які використовуються установою багаторазово і безперервно в процесі виконання основних функцій, надання послуг, очікуваний строк корисного використання чи експлуатації яких становить більше одного року і вартість яких без податку на додану вартість та інших платежів перевищує 1000 гривень за одиницю або комплект, а також сценічно-постановочні засоби вартістю за одиницю понад 10 грн (декорації, меблі і реквізити, театральні і національні костюми, головні убори, білизна, взуття, перуки);.

При вивченні організації бухгалтерського обліку основних засобів на митниці, ми визначили, що цим питанням займається посадова особа відділу бухгалтерського обліку та звітності.

Для ведення обліку основних засобів на Кіровоградській митниці використовується програма “Фінанси”, яка в частині обліку основних засобів призначена для обліку, зберігання, обробки та представлення інформації у відділі бухгалтерського обліку та інших зацікавлених відділах. Вона дозволяє здійснити ввід, корекцію, друк та знищення інвентарних карток, актів надходження, переміщення основних засобів, зберігання масивів введеної інформації, роздруківки вихідних документів.

Фінансування витрат на придбання основних засобів митниці здійснюється за рахунок державного бюджету. Фінансування здійснюється на таких принципах як плановості, цільового спрямування та ефективного використання коштів, дотримання режиму економії та здійснення постійного контролю за їх використанням.

Серед позитивних моментів організації обліку на Кіровоградській митниці можна виділити:

1) високу кваліфікацію працівників бухгалтерії на Кіровоградській митниці, всі вони мають вищу економічну освіту;

2) ефективний контроль за наявністю і збереженням основних засобів;

3) правильне, повне і своєчасне оформлення первинними документами та відображення в обліку операції з руху основних засобів, їх зносу, ремонту і модернізації;

4) точне і своєчасне визначення суми зносу основних засобів та їх відображення в обліку і звітності;

5) своєчасне і якісне проведення інвентаризації основних засобів, правильне оформлення її результатів та їх відображення в обліку і звітності;