Організація бухгалтерського обліку основних засобів в Кіровоградській митниці

 

В будь-якій установі або організації обліковий процес як технологічна сукупність складається з трьох етапів: первинного, поточного та підсумкового. На кожному етапі є такі основні об'єкти організації облікового процесу: облікові номенклатури, носії облікової інформації, рух носіїв, технологія забезпечення облікового процесу.

Сукупність об'єктів бухгалтерського обліку визначається змістом господарської діяльності конкретної установи, вимогами управління і потребами інформації, контролі та оцінюванні діяльності на підставі аналізу.

Переважну частину активів бюджетних установ становлять основні засоби. Підсистема обліку основних засобів охоплює:

1) облік надходження та руху;

2) облік зносу та ремонту;

3) облік вибуття.

Організація обліку основних засобів являє собою процес вибору й упорядкування способів і прийомів, обробки й видачі достовірної та своєчасної вихідної інформації про наявність, рух, зберігання, використання і вибуття необоротних активів.

Щоб побудувати механізм реалізації такого процесу, необхідно організувати інвентарний облік, закріпити об'єкти основних засобів за конкретними матеріально відповідальними особами, розробити облікові номенклатури, графіки руху носіїв облікової інформації та робочі інструкції тощо. На розв'язання зазначених завдань має спрямовуватися облікова політика установи чи організації.

Залежно від цільового призначення і виконуваних функцій класифікація основних засобів передбачена формою № 5 річного звіту “Звіт про рух необоротних активів”. У цій формі виділяється дев’ять груп основних засобів. На основі плану рахунків затвердженого наказом Державного казначейства України від 10.12.1999 р. № 114 “Про порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ“ із змінами та доповненнями, для обліку власних та отриманих на умовах фінансового лізингу основних засобів у Плані рахунків передбачено рахунок 10 “Основні засоби” який розподіляється на субрахунки:

101 “Земельні ділянки”;

102 “Капітальні витрати на поліпшення земель”;

103 “Будинки та споруди”;

104 “Машини та обладнання”;

105 “Транспортні засоби”;

106 “Інструменти, прилади та інвентар”;

107 “Робочі і продуктивні тварини”;

108 “Багаторічні насадження;

109 “Інші основні засоби”.

Субрахунки 102, 107, 108 – не використовуються на Кіровоградській митниці.

Склад основних засобів у розрізі груп і підгруп у бюджетних установах має свою специфіку і тому його буде розглянуто детальніше.

На субрахунку 101 “Земельні ділянки” обліковується земля, яка згідно з чинним законодавством придбана та/або надана для користування установі, у тому числі здана в оренду.

На субрахунку 102 “Капітальні витрати на поліпшення земель” обліковують витрати неінвентарного характеру, тобто витрати, не пов’язані з будівництвом споруд, на покращення земельних ділянок для сільськогосподарського призначення, які проводяться за рахунок капітальних вкладень (планування земельних ділянок, корчування площ під ріллю, очищення полів від каменів і валунів, зрізання купин, розчищення чагарників, очищення водойм тощо).

На субрахунку 103 “Будинки та споруди” обліковуються із виділенням в окремі підгрупи:

1) будинки виробничо-господарського призначення, зайняті органами управління, соціально-культурними (будівлі учбових закладів, лікарень, поліклінік і амбулаторій, будинків інтернатів для престарілих та інвалідів, дитячих закладів, бібліотек, клубів, музеїв, науково-дослідних інститутів, лабораторій та ін.) та іншими установами;

2) будинки, що повністю чи переважно призначені для проживання.

На субрахунку 104 “Машини та обладнання” обліковуються силові машини та устаткування, робочі машини та обладнання, вимірювальні прилади, регулюючі прилади і пристрої, лабораторне обладнання, обчислювальна техніка, медичне обладнання, інші машини та обладнання з виділенням.

На субрахунку 105 “Транспортні засоби” з виділенням на окремі підгрупи обліковуються усі види засобів пересування, які призначені для переміщення людей і вантажів незалежно від вартості:

1) рухомий склад залізничного, водного, автомобільного транспорту (електровози, тепловози, паровози, мотовози, мотодрезини, вагони, платформи, цистерни, теплоходи, пароплави, дизель-електроходи, буксири, баржі та барки, човни та судна службово-допоміжні, рятувальні, пристані плавучі, парусні судна, автомобілі вантажні та легкові, причепи, автосамоскиди, автоцистерни, автобуси, трактори-тягачі та ін.);

2) запасні частини до транспортних засобів, які за своєю вартістю за одиницю відносяться до основних засобів.

На субрахунку 106 “Інструменти, прилади та інвентар” обліковуються:

1) інструменти - механічні та немеханічні знаряддя праці загального значення, а також прикріплені до машин предмети, які слугують для обробки матеріалів. До них відносяться: різальні, ударні, натискувальні та ущільнюючі знаряддя ручної праці, включаючи ручні механічні знаряддя, що працюють на електроенергії, енергії стисненого повітря та ін. (електродрелі, фарбопульти, електровібратори, гайковерти та ін.), а також різного роду пристрої для обробки матеріалів, здійснення монтажних робіт та ін. (лещата, патрони, ділильні головки, пристрої для встановлення двигунів та для прокручування карданного валу на автомобілях та ін.);

2) виробничий інвентар та приладдя - предмети виробничого значення, які слугують для полегшення виробничих операцій під час роботи: робочі столи, верстаки, кафедри, парти та ін.; обладнання, що сприяє охороні праці; предмети технічного значення, які не можуть бути віднесені до робочих машин (наприклад, світлокопіювальні рами та ін.);

3) господарський інвентар - предмети конторського та господарського облаштування, конторська обстановка, переносні бар'єри, вішалки, гардероби, шафи різні, дивани, столи, крісла, шафи та ящики вогнетривкі, друкарські машини, гектографи, шапірографи та інші ручні розмножувальні та нумерувальні апарати, переносні юрти, палатки (крім кисневих), ліжка (крім ліжок із спеціальним обладнанням), килими, портьєри та інший господарський інвентар, а також предмети протипожежного значення - гідропульти, стендери, драбини ручні, та ін. (крім насосів пожежних на автомобільному чи кінному ходу та механічних пожежних драбин, врахованих на субрахунку 104 “Машини та обладнання”).

На субрахунку 107 “Робочі і продуктивні тварини” виділяють підгрупи:

1) робоча худоба;

2) продуктивна та племінна худоба;

3) службові собаки;

4) декоративні тварини;

5) піддослідні тварини.

На субрахунку 108 “Багаторічні насадження” обліковують: штучні багаторічні насадження незалежно від їх віку; плодово-ягідні насадження всіх видів, озеленювальні та декоративні насадження на вулицях, площах, парках, скверах, на території установ, у дворах житлових будинків; штучні насадження ботанічних садів та інших науково дослідних установ. Молоді насадження обліковують окремо від насаджень, що досягли повного розвитку, тобто віку початку плодоношення, зімкнення крон та ін.

На субрахунку 109 “Інші основні засоби” обліковуються з виділенням на окремі групи:

1) сценічно-постановочні засоби вартістю понад 10 гривень за одиницю (декорації, меблі і реквізити, бутафорії, театральні та національні костюми, головні убори, білизна, взуття, перуки);

2) документація з типового проектування незалежно від вартості;

3) навчальні кінофільми, магнітні диски і стрічки, касети.

Одиницею обліку основних засобів є об'єкт основних засобів.

Об'єкт основних засобів - це закінчений пристрій з усіма пристосуваннями і приладдям до нього; конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій; відокремлений комплекс конструктивно з'єднаних предметів однакового або різного призначення, що мають для їх обслуговування загальні пристосування, приладдя, керування та єдиний фундамент, унаслідок чого кожен предмет може виконувати свої функції, а комплекс - певну роботу тільки в складі комплексу, а не самостійно; інший актив, що відповідає визначенню основних засобів, або частина такого активу, що контролюється установою.

Якщо один об'єкт основних засобів складається з частин, які мають різний строк корисного використання (експлуатації), то кожна з цих частин може визнаватися в бухгалтерському обліку як окремий об'єкт основних засобів.

Внутрішня телефонна та комп'ютерні мережі, системи безпеки (відеоспостереження) та комплекс охоронно-пожежної сигналізації можуть обліковуватись як окремий інвентарний об'єкт основних засобів. Зокрема, всі складові, що входять до цілісного майнового комплексу, кожний окремо може обліковуватися як окремий інвентарний об'єкт. Разом з тим, у разі передавання цього комплексу при проведенні демонтажу всі складові оприбутковуються як окремі інвентарні об'єкти.

Основні засоби в установах обліковуються за місцем їх зберігання (місцезнаходженням) та в бухгалтерії за інвентарними об'єктами.

Інвентарним об'єктом за субрахунком 103 “Будинки та споруди” є кожна окрема будівля. До її складу входять усі потрібні для експлуатації і розміщення всередині нього комунікації, тобто: система опалення приміщення, включаючи котельну установку для опалення (якщо остання знаходиться в самому приміщенні), внутрішня мережа водогазопроводу і каналізації з усіма пристроями, внутрішня мережа силової та освітлювальної електропроводки з усією освітлювальною арматурою, внутрішні телефонні й сигналізаційні мережі та вентиляційні пристрої загально санітарного значення.

Земля і будівлі, розташовані на ній, є окремими основними засобами і в бухгалтерському обліку відображаються окремо.

Зовнішні прибудови до будівлі, що мають самостійне господарське значення, приміщення котельних, які стоять окремо, а також капітальні надвірні прибудови (склади, гаражі) вважаються також самостійними інвентарними об'єктами.

Земельні ділянки обліковуються на підставі державних актів, якими посвідчується право власності на земельну ділянку або право постійного користування та встановлюються площа та вартість переданих земельних ділянок.

При придбані (створені) основні засоби зараховуються на баланс митниці за первісною вартістю.

Витрати з наймання транспорту для перевезення основних засобів не збільшують вартість придбаних основних засобів, а відносяться на видатки за відповідними кодами економічної класифікації видатків.

Суми податку на додану вартість, які сплачуються при отриманні (купівлі) основних засобів, не враховуються до вартості основних засобів і відносяться на фактичні видатки за кодом економічної класифікації видатків, що призначений для придбання цих активів.

Податки та збори, інші послуги та інші видатки, які сплачуються при придбанні, не збільшують вартість основних засобів, а відносяться на фактичні видатки бюджетної установи.

Організація обліку на митниці покладена на відділ бухгалтерського обліку та звітності, який є структурним підрозділом митниці і підпорядковується начальнику митниці.

 Відділ при виконанні покладених на нього завдань і функцій взаємодіє з іншими підрозділами митниці та керується у своїй діяльності Конституцією України, Митним кодексом України, іншими законами України, актами Президента України й Кабінету Міністрів України, наказами Держмитслужби, нормативно-правовими актами інших уповноважених органів.

На відділ бухгалтерського обліку покладаються наступні завдання:

1) планування видатків на утримання митниці та забезпечення контролю за раціональним і цільовим використанням бюджетних коштів відповідно до затвердженого кошторису;

2) ведення бухгалтерського обліку всіх господарських операцій з відображенням їх в регістрах бухгалтерського обліку;

3) розроблення спільно з іншими підрозділами митниці плану заходів, спрямованих на підвищення ефективності використання фінансових, матеріальних і трудових ресурсів митниці;

4) складання фінансової, статистичної звітності, подання її в установлені строки до відповідних органів;

5) відвернення й недопущення порушень фінансової дисципліни, безгосподарності, марнотратства, викривлення фінансової звітності.

Керівник відділу підпорядковується безпосередньо начальнику митниці, а з питань бухгалтерського обліку, складання фінансової звітності, формування та виконання кошторисів – начальнику Управління фінансів та бухгалтерського обліку - головному бухгалтеру Державної митної служби України.

Він також є розпорядником коштів з правом другого підпису, здійснює контроль за раціональним та економним використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, збереженням державної власності.

Головний бухгалтер здійснює загальне керівництво роботою відділу та забезпечує виконання завдань, покладених на відділ.

Робота відділу регламентується положенням про відділ бухгалтерського обліку та звітністю, наказом про облікову політику, а також графіком документообігу. Графік документообігу розробляє головний бухгалтер. Затверджується і вводиться в дію наказом керівника для того, щоб бути безумовно обов’язковим не тільки для облікових, але й для інших працівників, пов'язаних з веденням обліку.

Облік основних засобів ведеться на Кіровоградській митниці посадовою особою відділу бухгалтерського обліку та звітності за допомогою програми “Фінанси” та “Облік основних засобів”. Облік здійснюється згідно Інструкції з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ № 64, Інструкцією зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів від 02.12.1997 р. № 125/70; Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ і Порядком застосування Плану рахунків бюджетних установ від 10.12.1999 р. № 114 із змінами та доповненнями.

Перед посадовою особою, яка здійснює облік основних засобів, поставленні наступні завдання:

1) правильне документальне оформлення та своєчасне відображення в облікових регістрів надходження, внутрішнього переміщення та вибуття основних засобів;

2) відображення нарахування зносу на основні засоби;

3) обґрунтування доцільності ремонту основних засобів та відображення його в обліку;

4) збір та групування інформації для здійснення контролю за збереженням та правильним використанням кожного об’єкта.

Аналітичний облік основних засобів ведеться по об’єктно та по відповідально матеріальним особам.