Просмотр и изменение динамического набора

Лабораторная работа № 4

Цель работы: Сформировать знания о редактировании дина­мического набора. Сформировать умения изменять свойства запросов и его элементов.

 

Запрос и его элементы (поля и списки полей) имеют свойства. Свойства запроса определяют поведение запроса в целом. Например, можно определить свойство, запрещающее включение повторяющихся значений в динамический набор. Свойства поля определяют поведение данных в поле. Например, можно определить формат изображения чисел в поле. Свойства можно определять для любого поля, кроме звездочки и полей, для которых не установлен флажок (имеет вид крестика) Вывод на экран. Свойства списка полей влияют на один из списков полей таблицы и запроса, включенных в запрос. Например, можно определить свойство, задающее нестандартное название списка полей.

Опишем последовательность действий, которые надо выполнять при просмотре, определении или изменении свойств запроса или его элементов. Чтобы это сделать, надо вначале выделить запрос или его элементы:

– для выделения всего запроса следует выполнить щелчок мышью в любом месте окна запроса вне бланка QBE и списков полей;

– для выделения поля следует выполнить щелчок мышью в соответствующей ячейке в строке Поле;

– для выделения списка полей следует выполнить щелчок мышью в любом месте этого списка.

После этого надо выбрать команду Свойства в меню Вид или нажать кнопку Свойства на панели инструментов. На экране появится окно свойств выделенного объекта. Окно свойств объекта для случая, когда объектом является поле, приведено на рис. 1.

 

Рис. 1. Окно Свойства поля.

 

Затем, если требуется определить или изменить какое-либо свойство в этом бланке, раскрывают список возможных значений данного свойства, нажав кнопку раскрытия списка (если такая кнопка есть), и выбирают требуемое значение из списка или вводят допустимое значение. На рис. 2 раскрыт список значений свойства Формат поля с типом данных дата/время.

 

Рис. 2. Определение свойства Формат поля.

 

Для определения значений некоторых свойств, например, Маска ввода, можно использовать построители. Справа от ячейки бланка свойств, соответствующей такому свойству, расположена кнопка Построить, которую можно нажать для вызова построителя.

Из списка значений свойства Формат поля, приведенного на рис. 2, видно, что дата может иметь четыре формата: полный, длинный, средний и краткий. В макете базовой таблицы Выдача книг поле Дата заказа имеет краткий формат (например, "19.06.1994"). Полный, длинный и средний форматы для этого значения даты имеют соответственно вид: "19.06.1994 17:34:23", "19 июня 1994 г." и "19-июн-1994". На этом же рисунке показано, что время может изображаться в трех форматах: длинном ("17:34:23"), среднем ("5:34") и кратком ("17:34").

Аналогичным образом можно определять свойства полей для изображения других типов данных. Например, числа можно изображать с десятичным разделителем или знаком процента.

В запросе для изображения данных можно устанавливать форматы, отличные от форматов полей базовой таблицы. При этом важно знать следующее. По умолчанию поля в запросе наследуют все свойства соответствующих полей базовой таблицы или запроса. При изменении свойства поля в макете базовой таблицы это изменение будет автоматически отражено в макете запроса, однако после изменения свойства поля в режиме конструктора запросов новое значение заменит установленное для базового поля, и все последующие изменения этого свойства в макете таблицы не будут отражены в запросе.

Рассмотрим, как можно выполнять операции над полями (изменение порядка, вставка и удаление) после включения их в запрос. Перемещение поля в бланке QBE запроса выполняется просто: вначале выделяют поле (выполняют щелчок мышью в области маркировки столбца), а затем, не меняя положения указателя, нажимают кнопку мыши и перемещают столбец на новое место.

Для вставки поля в бланк QBE запроса надо в списке полей выделить поле, которое следует вставить, и перенести его из списка полей в нужный столбец бланка QBE.

Удаление всех полей из бланка QBE выполняется командой Очистить бланк в меню Правка. Чтобы удалить одно поле, надо вначале его выделить, а затем выполнить команду Удалить в меню Правка или нажать клавишу Del.

Улучшить внешний вид запроса можно, изменив ширину столбцов. Для изменения ширины столбца устанавливают указатель на правую границу в области маркировки столбца и перемещают ее влево (для уменьшения ширины) или вправо (для увеличения ширины). Очень быстро можно установить оптимальную ширину столбца. Оптимальной называют такую ширину, при которой в поле помещается самое длинное значение в этом столбце (в расчет принимается и ширина заголовка столбца). Установка оптимальной ширины столбца осуществляется двойным щелчком мышью на правой границе столбца в области маркировки. Если до выполнения этой операции было выделено несколько столбцов, то после ее выполнения для каждого из выделенных столбцов будет установлена оптимальная для него ширина.

Следует иметь в виду, что, если после установки оптимальной ширины в столбец будет добавлено значение, длина которого превышает текущую ширину столбца, то для отображения значения полностью придется снова повторить описанную выше процедуру. Обратите внимание на то, что рассмотренные процедуры изменяют ширину столбцов в бланке QBE. При просмотре результата выполнения запроса в режиме таблицы вам еще раз придется изменять ширину столбцов.

 Иногда для улучшения наглядности и читабельности запроса в режиме таблицы требуется изменить название поля. Сделать это можно следующим образом. Откройте запрос в режиме конструктора или перейдите в режим конструктора, если текущим является режим таблицы. Установите указатель слева от первой буквы имени поля в бланке QBE и введите перед старым именем новое имя с двоеточием (см. рис. 3).

 

Рис. 3. Переименование поля.

 

После переименования поля новое имя будет появляться как заголовок столбца запроса в режиме таблицы. Более того, новое имя будет использоваться в любом новом объекте, основанном на этом запросе, а ссылки на это поле в существующих объектах должны быть изменены пользователем.

Если требуется больше места для ввода или редактирования значения свойства, нажмите клавиши SHIFT + F2 для открытия окна Область ввода. Получить дополнительные сведения о свойстве и его значениях можно, нажав клавишу F1 после выбора свойства.

Задание

1. Откройте запрос Стоимость книг из диапазона в режиме конструктора и для поля Стоимость установите значение свойства Число десятичных знаков равным нулю, а для свойства Формат поля выберите из списка значение Денежный. Убедитесь после этого в том, что значения этого поля в динамическом наборе не будут больше содержать запятую с двумя нулями (в Беларуси в настоящее время копейки не используются). Сохраните этот запрос с измененным свойством поля Стоимость под старым именем. Такие же изменения свойств поля Стоимость выполните в запросах Операторы сравнения для поиска цены и Читатели, не сдавшие своевременно книги.

2. В динамическом наборе запроса Список книг московских издательств после поля Год издания вставьте поле Объем. Измените свойства поля Объем в этом запросе таким образом, чтобы значения этого поля в динамическом наборе имели следующий вид: "340 с.". Для этой цели в свойствах поля Объем задайте требуемую маску ввода. Данные изменения сохраните в запросе.

3. Переставьте местами поля Автор и Название в запросе Читатели, не сдавшие своевременно книги. В динамическом наборе этого запроса после поля Домашний телефон вставьте поле Домашний адрес. Измените значение свойства запроса Уникальные записи "Нет" на "Да".

4. Установите оптимальную ширину столбцов в бланке QBE для ранее созданных запросов: Использование символов шаблона, Операторы сравнения для поиска цены, Список книг московских издательств и Читатели без домашних телефонов, а затем установите оптимальную ширину столбцов для этих же запросов в режиме таблицы.

5. Переименуйте в запросе Цена книг из диапазона поле Название. Этому полю дайте имя Книга. Просмотрите результат выполнения полученного запроса в режиме таблицы. Сохраните этот запрос под именем Запрос с переименованным полем.

Запросы с параметрами

Лабораторная работа № 5

Цель работы: Сформировать умения для создания запросов с параметрами.

 

Часто встречаются ситуации, когда перед выполнением запроса надо изменять условия отбора. В таком случае целесообразно создать запрос с параметрами. При выполнении запроса с параметрами не требуется открывать окно запроса и вносить изменения в бланк QBE. Вместо этого пользователю надо ввести нужное условие отбора в диалоговое окно Введите значение параметра. Запрос с параметрами может содержать несколько параметров. Тогда перед каждым выполнением запроса на экране будет появляться определенная пользователем последовательность диалоговых окон, предназначенных для ввода условий отбора.

Параметр имеет имя. Это имя определяет разработчик запроса и записывает его в квадратных скобках. Имя параметра может записываться в строке Условия отбора или в строке Поле бланка QBE. Если в бланке QBE Access встречает в квадратных скобках текст, не совпадающий с именем поля, то он автоматически считает его именем параметра.

Для создания запроса с параметрами выполните следующие действия:

– Создайте запрос в режиме конструктора и включите в него нужные таблицы. Перенесите нужные поля в бланк QBE.

– В ячейку Условие отбора поля, которое планируется использовать для определения параметра, введите текст (см. рис. 1), заключенный в квадратные скобки. Этот и будет именем параметра, он появится на экране при выполнении запроса. Имя параметра должно отличаться от имен полей.

Рис. 1. Пример записи имени параметра.

 

– Выберите команду Параметры в меню Запрос. На экране появится диалоговое окно Параметры запроса (см. рис. 2). В первую ячейку Параметры введите имя параметра, которое было введено в первую ячейку бланка QBE при составлении запроса с параметром. В ячейке, расположенной справа от имени параметра, установите нужный тип данных. Если запрос содержит несколько параметров, продолжите ввод имен параметров и установку типов данных. При выполнении запроса пользователю будет предложено ввести значения параметров в том порядке, в котором они расположены в диалоговом окне Параметры запроса. Тип данных для параметров можно и не задавать, тогда он наследуется из базовой таблицы.

Рис. 2. Установка типа данных для параметров.

– Выберите команду Таблица в меню Вид или нажмите кнопку Режим таблицы на панели инструментов. На экране появится диалоговое окно Введите значение параметра (см. рис. 3).

 

Рис. 3. Диалоговое окно для ввода значения параметра.

– Введите значение параметра и нажмите кнопку OK. MS Access выполнит отбор данных и выведет на экран динамический набор или, если запрос содержит несколько параметров, на экране появится диалоговое окно для ввода значения следующего параметра. После ввода значений всех параметров на экране появится динамический набор.

Задание

 

1. В качестве упражнения создайте запрос, который будет осуществлять поиск книг по ключевому слову в теме. Назовите данный запрос Книги с ключевым словом в теме. Бланк QBE для данного запроса приведен на рис. 4. Обратите внимание на то, что при вводе значения параметра в диалоговое окно надо указывать корень слова, а не само слово, иначе некоторые книги могут быть не найдены.

Сократить количество релевантных сведений при поиске книг можно, указав несколько ключевых слов. Создайте запрос, который будет осуществлять поиск книг по двум ключевым словам в теме. Запрос назовите Поиск по двум ключевым словам.

Рис. 4. Поиск книг по ключевому слову в теме.

2. Запросы с параметрами удобно использовать для указания нескольких первых букв искомого значения. На рис. 5 показан бланк QBE для запроса, который будет осуществлять поиск книг по нескольким первым буквам фамилии автора.

 

Рис. 5. Поиск книг по первым буквам фамилии автора.

Сохраните данный запрос под именем Поиск книг по фамилии автора и выполните его несколько раз для наборов первых букв фамилии автора, содержащих различное количество символов.

3. Создайте запрос, который будет выводить список читателей, которые вовремя не сдали книги. В качестве параметра возьмите период (количество дней), в течение которого читатель может держать книги на руках. Для этих целей измените ранее созданный запрос с именем Читатели, своевременно не сдавшие книги, добавив в него параметр. Новый запрос назовите Список читателей для вызова.

4. Создайте запрос, который будет подсчитывать количество книг, заказанных в конкретном месяце года. Год и номер месяца возьмите в качестве параметров. Запрос назовите Заказы книг по месяцам. В динамический набор включите три поля, которым дайте следующие имена: Год, Номер месяца, Количество книг. Напомним, что для создания этого запроса в бланке QBE понадобится строка Групповая операция.

 

Вычисляемые поля

Лабораторная работа № 6

Цель работы: Сформировать умения создавать вычисляемые поля для организации вычислений.

 

Вычисляемое поле – это такое поле, которое не содержится ни в одной из таблиц базы данных, а создается с помощью выражений. Для расчетов с использованием формул, определяемых пользователем, требуется создать новое вычисляемое поле прямо в бланке запроса. Вычисляемое поле создается с помощью выражения, которое вводится в пустую ячейку Поле бланка запроса.

Вычисляемое поле имеет следующий формат: