Представление данных в виде форм

Лабораторная работа № 9

Цель работы: Сформировать умения создавать формы для представления данных.

 

Форма, также как таблица и запрос, может использоваться в MS Access для ввода информации в базу данных и для ее обработки. Более того, если база данных постоянно пополняется новыми записями или информация базы данных часто изменяется, удобней использовать форму. При создании формы можно указать, какие поля и в какой последовательности должны быть в ней представлены, разбить поля на логически связанные группы, задать удобное расположение на экране. Любая форма создается на основе таблиц и запросов. Данные из одной таблицы могут быть представлены в нескольких формах, и, наоборот, в одной форме могут содержаться данные из различных таблиц и запросов. Кроме того формы могут содержать иллюстрации, графически представлять хранящуюся в базе данных информацию. Таким образом, формы позволяют создать удобный пользовательский интерфейс для работы с данными.

Конечно, создание форм требует дополнительных усилий. Однако потраченное время будет возмещено за счет уменьшения ошибок при вводе, удобства доступа к хранящейся в базе данных информации, наглядности ее представления и облегчения восприятия. Кроме того, форма может служить защитой базы данных от действий неквалифицированных пользователей.

Так же как и в случае таблиц или запросов, самым простым способом создания форм является использование мастера. Мастер задает пользователю вопросы о структуре и оформлении формы, предлагая на выбор несколько вариантов. В процессе создания формы можно вернуться на несколько шагов назад, чтобы изменить принятые решения или выбрать другой вариант. В результате такого диалога появляется готовая к применению форма.

Для создания формы с помощью мастера необходимо выполнить следующие действия:

– В окне базы данных раскройте вкладку Форма или выберите команду Объекты базы данных ‌| Формы в меню Вид.

– Нажмите кнопку Создать в окне базы данных или в меню Вставка выберите команду Форма. На экране появится диалоговое окно Новая форма (см. рис.1).

–В поле ввода с раскрывающимся списком можно ввести имя таблицы или запроса, данные из которых необходимо представить в форме. Это целесообразно сделать лишь в том случае, если в форме будут использоваться данные из одной таблицы или одного запроса. В противном случае источник данных в этом окне можно не задавать. Нажмите кнопку Мастер форм, а затем - кнопку ОК.

Рис. 1. Диалоговое окно Новая форма.

После этих действий на экране появится диалоговое окно Создание форм, показанное на рис. 2. Это же окно можно получить на экране более быстрым способом – двойным щелчком мыши на команде Создание формы с помощью мастера во вкладке Формы окна базы данных.

Рис. 2. Диалоговое окно Мастер форм.

 

– В этом окне из списка Таблицы и запросы выберите требуемые имена, а затем в нижней части окна из левого столбца перенесите требуемые поля в правый столбец, используя для переноса кнопки с символами >, >>. Копки <, << используются для отмены переноса полей.

– После нажатия кнопки Далее появится диалоговое окно, в котором надо выбрать вид представления формы. Допустимы три вида представления: одиночная форма, подчиненная форма или связанная форма. Выберите требуемый вид представления формы.

– Для перехода к следующему окну нажмите кнопку Далее. В этом окне выберите внешний вид формы: в один столбец, ленточную, табличную или выровненную форму.

– После этого действуйте в соответствии с инструкциями, приведенными в ряде диалоговых окон.

Процесс построения формы рассмотрим на следующем примере. Требуется создать форму, которая позволит просматривать содержание книг.

В окне базы данных Библиотека во вкладке Формы выполните двойной щелчок мышью на команде Создание формы с помощью мастера.

Рис. 3. Диалоговое окно Создание форм с выбранными полями.

В появившемся диалоговом окне (см. рис. 3) вначале выберите таблицу Книги и из нее в правый столбец перенесите поля Автор и Название. После этого выберите таблицу Издательства для переноса полей Город и Наименование. Поступая таким образом, в правый столбец перенесите поля Год издания и Тема. Результат выполнения этих действий мы видим на рис. 3. Нажмите кнопку Далее.

Следующее диалоговое окно предназначено для выбора вида представления данных. Оно показано на рис. 4. В нем надо определить таблицу для подчиненной формы. Подчиненная форма в нашем случае должна базироваться на таблице Темы. Для этого выполните щелчок мышью на таблице Книги в левой части окна и, если кнопка Подчиненные формы не активна, выполните на ней щелчок мышью. Затем нажмите кнопку Далее.

Рис. 4. Диалоговое окно для выбора вида представления данных.

В следующем диалоговом окне (см. рис. 5) для определения внешнего вида подчиненной формы нажмите кнопку табличный, а затем кнопку – Далее.

Рис. 5. Диалоговое окно для выбора внешнего вида подчиненной формы.

Диалоговое окно, показанное на рис. 6, предназначено для задания стиля формы. Выберите стиль формы – Камень и нажмите на кнопку Далее.

Рис. 6. Диалоговое окно для выбора стиля.

Последнее диалоговое окно при создании формы с помощью мастера представлено на рис.7. В нем укажите имя формы Содержание книг и имя подчиненной формы Подчиненная форма Темы. Поскольку мы еще не знаем, как изменить макет формы, то сделайте активной кнопку (если она не активна) Открыть форму для просмотра и ввода данных, а затем нажмите на кнопку Готово.

Рис. 7. Последнее диалоговое окно при создании формы.

В результате выполнения описанных действий откроется приведенная на рис. 8 форма Содержание книг. Безусловно, эта форма в том виде, как мы ее создали, обладает рядом недостатков, которые можно устранить при выполнении ее редактирования. Важно отметить, что поставленную задачу она все же решает – достаточно удобно позволяет просматривать содержание книг.

Рис. 8. Составная форма Содержание книг.

Каждая форма в MS Access может быть представлена на экране в одном из четырех видов: в основном режиме работы с формой, в табличном режиме, в режиме конструирования и в режиме предварительного просмотра.

Задание

 

1. Для запроса Стоимость книг с учетом инфляции создайте автоформу в столбец. Напомним, что для создания автоформ надо выполнить следующие действия. В окне базы данных во вкладке Формы надо выполнить щелчок мышью на команде Создать, а затем в появившемся диалоговом окне Новая форма выбрать в качестве источника данных требуемую таблицу или запрос, далее выбрать соответствующую автоформу и нажать кнопку ОК. Форму для нашего задания назовите Автоформа в столбец.

2. Выясните, что вам напоминает форма, приведенная на рис. 9. Какую функцию она автоматизирует?

 

Рис. 9. Табличная автоформа.

 

Создайте эту автоформу и самостоятельно дайте ей название.

3. Создайте форму, приведенную на рис. 10. Самостоятельно выясните, какую таблицу или какой запрос для этой формы надо взять в качестве источника данных. Определите, какой стиль выбран для создания этой формы.

Созданную вами форму назовите Ленточная автоформа. Перечислите недостатки, которые вы в форме обнаружили. Каким способом можно изменить макет Ленточной автоформы?

 

Рис. 10. Пример ленточной автоформы.

4. MS Access имеет возможность представлять числовую информацию из базы данных в графической форме. Эту форму представления числовой информации называют диаграммой. Создайте диаграмму, приведенную на рис. 11.

Рис. 11. Графическое представление стоимости книг.

 

Возможности MS Access для построения и форматирования диаграмм являются очень ограниченными. Поэтому дополнительную обработку диаграммы можно выполнить с помощью приложения MS Graph. Вызвать его можно в режиме конструирования формы двойным щелчком мыши в области диаграммы.